Klanten betalen facturen doorgaans na ontvangst van goederen of diensten. Het is echter ook mogelijk om de betaling vooraf te regelen. Bij voorschotten betalen klanten een factuur volledig voordat de onderneming goederen levert of diensten verricht. Het aanbieden van voorschotten is een financiële strategie die de cashflow van een onderneming kan verbeteren en vereist een zorgvuldige planning.

In dit artikel leggen we voorschotten uit, inclusief de voor- en nadelen, het betalingsproces, de opbrengstverantwoording en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn voorschotten?
  
• Welke ondernemingen maken gebruik van voorschotten?
  
• Voordelen van voorschotten
  
• Nadelen van voorschotten
  
• Hoe bied je voorschotten aan?
  
• Hoe boek je voorschotten?
  
• Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen
  

Wat zijn voorschotten?

Bij voorschotten worden facturen volledig voldaan voordat bedrijven goederen verzenden of diensten leveren. De betaling komt binnen vóór de geplande vervaldatum van de factuur.

In tegenstelling tot aanbetalingen dekken voorschotten het volledige verschuldigde bedrag in plaats van een deel ervan. Deze vereffening is voor de verkoper weinig risicovol, omdat het de kans op wanbetaling wegneemt. Voorschotten zijn ook legaal, zolang ze maar in een overeenkomst zijn vastgelegd.

Ondernemingen stellen vaak voorschotten voor in ruil voor contante kortingen voor hun klanten. Met deze strategie kunnen klanten profiteren van lagere prijzen en kunnen leveranciers sneller hun inkomsten ontvangen.

Welke ondernemingen maken gebruik van voorschotten?

Voorschotten worden vaak gebruikt in de bouwsector voor grootschalige projecten. Doordat betalingen volledig worden voldaan voordat diensten worden geleverd, kunnen ondernemingen de aankoop van grondstoffen dekken en werknemers en onderaannemers betalen.

Ondernemingen kunnen ook voorschotten vragen voor dure of gepersonaliseerde bestellingen. Een timmerman die een meubelstuk op maat maakt, kan bijvoorbeeld om een voorschot vragen om het risico op wanbetaling te minimaliseren als de klant de bestelling annuleert of van gedachten verandert. Op maat gemaakte producten zijn moeilijk door te verkopen vanwege hun unieke karakter.

Ook evenementenorganisatoren geven vaak de voorkeur aan voorschotten, omdat ze maanden van tevoren voorbereidingen moeten treffen. Als organisatoren de betaling vóór de vervaldatum ontvangen, kunnen ze locaties reserveren, meerdere dienstverleners inschakelen, onvoorziene omstandigheden opvangen en de toezegging van de klant versterken.

Bovendien eisen de meeste bedrijven die een abonnementsmodel hanteren volledige betaling aan het begin van de maand of het jaar om toegang te krijgen tot hun diensten.

Voordelen van voorschotten

Voorschotten bieden ondernemingen veel voordelen, waardoor ze het volgende kunnen doen:

• De liquiditeit van de onderneming stabiliseren en tekorten voorkomen
  
• De liquiditeit vergroten
  
• Bedrijfsactiviteiten financieren
  
• De behoefte aan werkkapitaal verminderen
  
• Beter omgaan met onvoorziene gebeurtenissen en voorraad
  
• Het risico op wanbetaling en te late betalingen elimineren
  
• Last-minute annuleringen verminderen
  
• Betalingsprocessen vereenvoudigen
  

Voorschotten bieden klanten ook grotere onderhandelingsvoordelen. Ze kunnen een aanzienlijke commerciële korting krijgen, waardoor de kosten van hun aankopen dalen. Klanten vermijden ook mogelijke boetes voor te late betaling door vóór de vervaldatum te betalen.

Nadelen van voorschotten

Sommige klanten aarzelen misschien om het volledige bedrag te betalen voordat ze de verkochte goederen of diensten ontvangen. De verplichting om vooruit te betalen kan sommige potentiële klanten afschrikken, vooral als de concurrentie gunstigere betalingsvoorwaarden biedt.

Bij voorschotten hebben klanten weinig opties als de verkoper de goederen niet levert, onvoldoende werk levert of defecte producten levert – vooral als de onderneming de overeenkomst niet nakomt of een project onafgemaakt laat. Daarom kunnen voorschotten een groot risico vormen voor klanten. Ze kunnen aanzienlijke financiële verliezen lijden als de goederen of diensten niet naar wens zijn of niet worden geleverd.

Voor verkopers kan het niet nakomen van een overeenkomst leiden tot juridische stappen en een eis tot terugbetaling. Het kan zelfs schade toebrengen aan het merkimago van de verkoper.

Hoe bied je voorschotten aan?

Het is belangrijk om een duidelijk omschreven en transparante overeenkomst op te stellen die de algemene verkoopvoorwaarden duidelijk regelt en beide partijen beschermt. Ondernemingen moeten een optie voor voorschotten opnemen in de beschikbare betaalmethoden.

Als een onderneming een commerciële korting aanbiedt om voorschotten te stimuleren, moet dit op de factuur worden vermeld. De onderneming moet ook het geldende kortingspercentage en de voorwaarden om van de korting te profiteren vermelden, in compliance met artikel L441-9 van het Franse Wetboek van Koophandel. Als de onderneming geen korting aanbiedt, moet zij dit op de factuur vermelden met een formulering zoals: “Wij bieden geen korting bij vooruitbetaling” (“Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé”).

Ondernemingen zouden moeten overwegen om een beveiligd betaalgateway te gebruiken (bijv. Stripe). Wanneer betalingen volledig zijn voldaan, moeten ondernemingen consequent met klanten communiceren over de voortgang van het project of de bestelling om misverstanden te voorkomen. Het doel van de onderneming als leverancier is om een soepel betalingsproces en een zorgeloze samenwerking te garanderen.

Hoe boek je voorschotten

Er is een speciale boekhoudkundige boeking nodig wanneer een klant een factuur betaalt voordat de onderneming goederen levert of diensten verleent. Hoe dit wordt geboekt, hangt af van het boekhoudsysteem van de onderneming.

Voor ondernemingen die gebruikmaken van boekhouding op kasbasis (bijv. kleine en middelgrote ondernemingen en eenmanszaken), worden voorschotten geboekt op het moment van de transactie, wanneer het bedrag op de bankrekening van de onderneming wordt gestort. Voor ondernemingen die boekhouding op transactiebasis gebruiken (bijv. grote ondernemingen), worden voorschotten geboekt op het moment dat een factuur wordt uitgegeven, niet op het moment van incasso.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de periodetoerekening – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je inkomsten krijgen: in het Stripe Dashboard zie je al je Stripe-transacties en -voorwaarden en importeer je niet-Stripe-gegevens.

• Omzetrapporten te automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder dat je daarvoor technische middelen nodig hebt.

• Aanpassen voor je onderneming: maak en automatiseer aangepaste regels om inkomsten te erkennen, in lijn met de boekhoudpraktijken van je onderneming.

• Audit in real time: bereid je voor op audits door elk inkomstenbedrag terug te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Lees meer over hoe Revenue Recognition je kan helpen om te voldoen aan wereldwijde boekhoudprincipes, of ga vandaag nog aan de slag.