Utmaning

För brittiska offentliga organisationer, som kommuner och universitet, innebär konceptet att man erbjuder sina tjänster för "varje medborgare" att det ska vara enkelt för användare från hela samhället att interagera med dem. Dessa organisationer förlitar sig på offentliga medel, men betalningshantering är ofta ett problem när man tampas med föråldrad teknik. HeyCentric grundades av en grupp experter med erfarenhet av att tillhandahålla betaltjänster inom den offentliga sektorn efter att man identifierat ett behov av moderna integrationer.

"I vår sektor ber vi inte någon att göra en betalning", säger Gareth Ennis, CEO på HeyCentric. "Här handlar det om att man måste betala. Vi alla måste betala kommunalskatt och företag betalar andra kommunala avgifter. Att göra processen effektiv är något som är viktigt för alla medborgare."

Teamet på HeyCentric hade upplevt hur många lokala myndigheter satt fast på betalningsplattformar som inte kunde användas på mobila enheter och saknade flexibla betalningsalternativ. Genom att erbjuda en modern betalningsplattform kunde HeyCentric leverera en bättre upplevelse för medborgarna och erbjuda ett effektivare sätt för sina kunder i den offentliga sektorn att hantera inkomsterna.

"Att välja ett inkomsthanteringssystem är något som varken kommuner eller utbildningsinstitut gör särskilt ofta och det är ett stort beslut att byta [system]", förklarar Ennis. "När vi insåg att vi kunde erbjuda insikt och transparens för varje transaktion i realtid, samtidigt som vi förenklade avstämning och rapportering, visste vi att vi skulle kunna göra stor skillnad för hela samhället. Vi behövde bara den rätta plattformen för att hantera transaktionsprocessen på ett sätt som motsvarade våra behov."

HeyCentric hade kunskaper om marknaden i Storbritannien, men företaget har redan siktet inställt på en internationell expansion. På så sätt fick en betalningspartner som kunde hjälpa dem att lansera i Europa och andra regioner högsta prioritet.

Lösning

Efter att man utvärderat ett antal olika betaltjänstleverantörer valde HeyCentric Stripe som sin exklusiva samarbetspartner för betalningar när företaget lanserade tjänsten hos sin första kund i november 2021.

"Stripe är både en betaltjänstleverantör och en inlösare, vilket har en avgörande betydelse för kundupplevelsen", säger Ennis. "Jag har varit med om kommuner där man måste gå igenom fem eller sex olika sidor bara för att betala kommunalskatt. Med HeyCentric har vi förenklat processen radikalt så att det är superenkelt – allt tack vare Stripe."

En enda dashboard med Stripe-integrationer

HeyCentric har byggt sin tjänst på Stripe Connect. Varje kund får sin egen Dashboard så att de inte behöver hantera konton både hos HeyCentric och Stripe. ”Vi är oerhört imponerade av Stripes dokumentation och testmiljöer”, säger Ennis. ”Det har verkligen underlättat för oss att komma igång så snabbt. Integrationen tog bara några få veckor.”

HeyCentric använder Stripes API:er och webhooks för att samla all transaktionsinformation tillsammans med kunduppgifterna i realtid. Metadata läggs till och detaljerade bankuppgifter för organisationerna importeras för att matchas mot fakturor och automatisera det mesta av avstämningsarbetet. Detta ger även kunderna ett enkelt sätt att förstå transaktionsavgifter och levererar andra bokföringsinsikter utan att man behöver vänta i flera dagar på uppdateringar om intäkterna.

"När en kommun tar emot en betalning på 1 000 GBP får de omedelbart information om vilka avgifter som dragits. Dessa delas sedan upp efter radpost, så att de kan allokera avgifterna till de olika avdelningarna. Det är något som alla inom bokföringen verkligen gillar", berättar Ennis.

Transaktionsinsikter i realtid

Med sina integrationer djupt kopplade till Stripe tjänster erbjuder HeyCentric sina kunder insyn i realtid i varje betalning från initiering till avräkning. Varje transaktion – genomförd eller misslyckad – återspeglas omedelbart i anslutna system, inklusive finans- och ERP-plattformar, vilket eliminerar förseningar och manuella avstämningar. HeyCentric ger kommunfullmäktige och offentliga institutioner en ständig finansiell källa till sanning, så att liggare, budgetar och kassaflödespositioner uppdateras när en betalning sker.

Utöver realtidssynkronisering berikar HeyCentric varje transaktion med sammanhang och användbara insikter: bedrägeri signaler från Stripe Radar, återkreditering analys och detaljerade nekade betalningar orsaker returnerade av utfärdande banker.

"Om en medborgare ringer kommunen och säger att hen försökt betala kan handläggaren logga in i HeyCentric, leta upp betalningsförsöket och se orsaken som banken angett till Stripe för att betalningen inte kunde genomföras. Med äldre system hade personen förmodligen behövt ringa sin bank för att ta reda på mer", säger Ennis. "Kommunala myndigheter är också vana vid att verktygen man behöver för bedrägeribekämpning måste upphandlas separat. Med HeyCentric är dessa funktioner redan integrerade – allt tack vare Stripe."

Mer flexibla betalningsalternativ

Sedan lanseringen har HeyCentric fortsatt att jobba på att anpassa sig efter Stripes produktlanseringsstrategi så att man kan erbjuda nya betalningsalternativ så snabbt som möjligt. HeyCentric erbjuder till exempel kunder återkommande betalningar med Stripe Billing och har även lagt till populära betalningsmetoder som Apple Pay och Google Pay. HeyCentric erbjuder även pay-by-bank som alternativ, och live kunder använder det redan.

Företaget har också 100 kortterminaler från Stripe Terminal i användning på kommunalkontor för att integrera betalningar med chip och PIN-kod. Dessutom driver företaget för närvarande ett pilotprojekt hos en kund som syftar till att hjälpa kommuner att ta emot betalningar från samhällets mest utsatta personer, som ofta har svårt att ta sig till ett kontor eller inte kan betala online.

Snabbare kassaprocess med Link, Stripes e-plånbok

HeyCentric aktiverade Link, Stripes e-plånbok, för att göra det enklare för medborgare att spara sina betalning på ett säkert sätt och gå till kassan direkt för framtida transaktioner. Genom att minska friktionen i kassan ger Link återkommande användare en snabbare upplevelse med ett klick som ger högre konverteringsgrad.

Resultat

Hjälper över 30 kunder att genomföra 3,4 miljoner transaktioner årligen

Med hjälp av Stripe ger HeyCentric sina kunder i den offentliga sektorn ett användarvänligt betalsystem som gör det enkelt för medborgarna att betala viktiga fakturor. Genom att byta ut de komplicerade och föråldrade system som den offentliga sektorn tidigare har förlitat sig på, hjälper HeyCentric organisationerna att effektivisera sina betalprocesser och erbjuda en rad olika betalningsmetoder som tillmötesgår behoven i dagens samhälle.

På mindre än två år har HeyCentric lanserat live med 22 kunder, genomfört över 1,7 miljoner transaktioner och hanterat över 1,6 miljarder GBP i transaktionsvolym via Stripe. Plattformen hjälper nu över 30 kunder och 50 anslutna konton att utföra 3,4 miljoner transaktioner per år.

Stripe har gett HeyCentric möjlighet att lösa kund i en mängd olika scenarier, från integrerad återkommande fakturering till betalningar i fysisk miljö. Genom denna ökade transparens i betalning hjälper HeyCentric offentliga institutioner att förbättra både den operativa effektiviteten och upplevelsen för medborgare som interagerar med myndigheter.

Noll nedtid trots ändringar av regelverk

Tack vare att Stripe regelbundet släpper nya funktioner har HeyCentric kunnat leverera uppdateringar till sina kunder och ligga steget före vad gäller viktiga ändringar av regulatoriska krav.

"Vi får små uppgraderingar från Stripe med jämna mellanrum. Det sker sömlöst och har aldrig inneburit någon nedtid för oss", säger Ennis. "Vid lanseringen av företaget visste vi redan att det andra betaltjänstdirektivet skulle träda i kraft, och med det krav på stark kundautentisering (SCA). Andra leverantörer tog ut en avgift för den uppgraderingen, men inte Stripe – de tog bara hand om alla ändringar. Det hade kunnat innebära mycket stress och oro för oss, men med Stripe behövde vi inte bekymra oss alls."

Utstakad väg mot internationell expansion

HeyCentric har påbörjat sin expansion till Kanada och planerar att expandera till USA under 2026. Företaget vet att Stripe kommer att göra detta enklare att behandla. HeyCentrics system fungerar nu som de ska, tack vare djup integration med Stripes betaltjänster, och företaget gör betalningar effektivare för sina kunder och medborgarna som de arbetar för.

Högre konvertering och effektivitet

Genom att använda länk tillsammans med andra Stripe uppnådde HeyCentric mätbara förbättringar i både medborgarupplevelsen och den operativa effektiviteten. Mer än en tredjedel av HeyCentrics transaktioner behandlas via länk, vilket hjälper dem att minska friktionen i kassan och öka konverteringen.