Die Bankers‘ Automated Clearing Services (BACS) stehen für einen großen Teil der Zahlungsaktivitäten im Vereinigten Königreich. Allein im vierten Quartal 2024 wickelte das System rund 1,745 Milliarden Zahlungen ab, was einem Wert von etwa 1,47 Billionen Pfund entspricht. BACS ist Eigentum von Pay.UK und ermöglicht die Zahlung von Gehältern, Lieferantenrechnungen, Renten und staatlichen Auszahlungen.

In diesem Maßstab können sich selbst routinemäßige Aspekte der Verarbeitung, wie doppelte Eingaben oder falsche Kontodetails, negativ auf Zahlungen auswirken, wenn sie das System durchlaufen. Da BACS-Rückrufaktivitäten nicht im Detail veröffentlicht werden, haben Unternehmen oft nur begrenzte Einblicke in die Häufigkeit von Rückrufen oder ihre Erfolgsrate. Der Prozess des Rückrufs selbst ist zwar klar definiert, aber die Ergebnisse können vom Zeitpunkt, vom Status der Zahlung und davon abhängen, wie schnell Teams reagieren, sobald ein Problem erkannt wird. Wenn Teams wissen, wie der Prozess funktioniert, können sie effektiver reagieren, wenn Korrekturen notwendig sind.

Im Folgenden erfahren Sie, wie eine BACS-Rückrufanfrage funktioniert, welche Fristen für Rückrufe gelten und wie Sie einen internen Prozess aufbauen, mit dem Sie Fehler schnell erkennen und Gelder effektiv zurückholen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Kann eine BACS-Zahlung zurückgerufen werden?
  
• Wie funktioniert der BACS-Rückrufprozess?
  
• Welche Fristen oder Limits gelten für BACS-Rückrufe?
  
• Welche Szenarien erfordern möglicherweise eine BACS-Rückrufanfrage?
  
• Wie können Teams Rückrufanfragen effektiv verwalten und nachverfolgen?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Kann eine BACS-Zahlung zurückgerufen werden?

Ja, eine Zahlung per BACS Direct Credit kann über eine BACS-Rückrufanfrage zurückgerufen werden. Dadurch hat Ihre Bank die Möglichkeit, eine noch nicht abgewickelte Zahlung abzufangen. Die Bank auf der Empfängerseite wird versuchen, die Gutschrift zu stoppen und die Gelder an Sie zurückzuleiten, bevor sie auf dem Konto des Empfängers/der Empfängerin eingehen.

Dieser Prozess gilt nur für ausgehende Direct Credits. Rückerstattungen in Verbindung mit Lastschriftverfahren werden im Rahmen der Lastschriftgarantie separat behandelt.

Wie funktioniert der BACS-Rückrufprozess?

BACS hat einen Zahlungszyklus, der etwa drei Werktage dauert, und das Rückruf-Zeitfenster schließt sich schnell. Es ist wichtig zu wissen, wie man schnell und effektiv damit umgeht.

Dies sind die Schritte des Rückrufprozesses:

1. Ihr Team erkennt das Problem und kontaktiert die Bank

Sobald Sie das Problem feststellen, benachrichtigen Sie sofort die Person in Ihrem Team, die Zahlungen verwaltet. Der Rückruf muss eingereicht werden, bevor die Gelder empfangen werden. Ihr Team wendet sich mit folgenden Informationen zur Zahlung an die Bank: Kontonummer und Bankleitzahl des Empfängers/der Empfängerin, Zahlungsbetrag und Datum.

2. Die Bank löst den Rückruf aus

Wenn Sie sich noch innerhalb des Zeitfensters befinden, initiiert Ihre Bank den Rückruf über das BACS-System. Sie können ein BACS-zugelassenes Büro oder einen Zahlungsdienstleister wie Stripe verwenden, um die Kommunikation mit Ihrer Bank zu erleichtern. In jedem Fall ist es Aufgabe Ihrer Bank, den formellen Rückruf zu initiieren. Diese Anweisung wird dann an die Empfängerbank weitergeleitet mit der einfachen Anfrage, die Gelder zurückzugeben, anstatt sie dem Empfängerkonto gutzuschreiben.

3. Die Empfängerbank antwortet

Solange die Zahlung noch nicht auf dem Empfängerkonto eingegangen ist, kann die Bank sie stoppen und zurücksenden. Wenn es zu spät ist, muss der/die Empfänger/in der Rückgabe des Geldes zustimmen.

4. Gelder werden zurückgegeben

Wenn ein Rückruf erfolgreich ist, sehen Sie das Geld in der Regel innerhalb weniger Werktage auf Ihrem Konto. Banken bestätigen dies nicht immer proaktiv, daher sollten Sie Ihr Konto entsprechend prüfen.

Welche Fristen oder Limits gelten für BACS-Rückrufe?

BACS-Rückrufe sind mit harten Fristen verbunden. Beim dreitägigen BACS-Zyklus ist die kritische Frist am Mittag des Werktags, bevor die Zahlungsgutschrift fällig ist. Nach abgeschlossener Gutschrift ist ein formeller Rückruf keine Option mehr.

Sie können dies vermeiden, wenn Sie den Fehler am selben Tag bemerken, an dem Sie die BACS-Datei übermitteln (d. h. am ersten Tag des BACS-Zyklus). Dann kann Ihre Bank möglicherweise die gesamte Datei bis zum Ende des Betriebsfensters, in der Regel 22:30 Uhr, zurückziehen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie das Problem beheben und am nächsten Tag erneut einreichen. Nicht alle Banken unterstützen diese Option und viele erheben eine pauschale Gebühr pro Rückruf.

Rückrufe sind zwar nur für echte Fehler gedacht (z. B. doppelte Zahlungen, falsche Konten, falsche Beträge), aber BACS schränkt die Anzahl der Rückrufe nicht ein, was bedeutet, dass Sie ein Storno für jede noch in Verarbeitung befindliche Zahlung anfordern können.

Welche Szenarien erfordern möglicherweise eine BACS-Rückrufanfrage?

Rückrufe sind der einzige Sicherheitsmechanismus, wenn bei einer BACS-Zahlung etwas schiefgeht.

Sie sind besonders nützlich in einer Handvoll gängiger Szenarien:

• Doppelte Zahlungen: Wenn dieselbe Rechnung oder Gehaltsabrechnung zweimal beglichen wird, können Sie mit einem Rückruf die zweite Zahlung abfangen, bevor sie den/die Empfänger/in erreicht.

• Falsche Kontodetails: Wenn Sie z. B. in der Bankleitzahl um eine Ziffer daneben lagen, werden Ihre Gelder möglicherweise an das falsche Konto gesendet. Ein Rückruf kann das Geld umleiten, bevor es das unbeabsichtigte Ziel erreicht.

• Falscher Betrag: Wenn jemand eine Null zu viel zum Zahlungsbetrag hinzugefügt hat, erhalten Sie durch einen Rückruf die Möglichkeit, die Überweisung zu stornieren und zu korrigieren, bevor die Gelder dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden.

• Betrügerische oder nicht autorisierte Zahlungen: Bei Verdacht auf Betrug sind Rückrufe eines der wenigen Tools, mit denen Sie eine Überweisung im laufenden Prozess widerrufen können.

Wie können Teams Rückrufanfragen effektiv verwalten und nachverfolgen?

Rückrufe funktionieren nur, wenn Ihr Team Fehler schnell erkennen und präzise handeln kann. Dafür ist es nötig, Systeme zu entwickeln, bevor etwas schiefgeht.

Nachfolgend finden Sie einige Best Practices:

Strengere Überprüfungen Ihrer Zahlungen

Probleme, die einen Rückruf auslösen können, sind in der Regel vermeidbar. Führen Sie Validierungsschritte ein, bevor Unterlagen eingereicht werden.

Rückrufprozess definieren

Erstellen Sie einen dokumentierten Prozess, der benennt, wer den Fehler bemerkt, wer die Bank kontaktiert und welche Details weitergegeben werden müssen. Sorgen Sie dafür, dass der Prozess zügig innerhalb weniger Stunden abgewickelt wird.

Rückrufanfragen tracken

Protokollieren Sie die Zahlungsdetails, das Datum und die Uhrzeit der Rückrufanfrage und die Person, die den Fall bei der Bank bearbeitet hat. Vergewissern Sie sich dann, dass die Gelder tatsächlich zurückgegeben wurden.

Backup-Plan vorbereiten

Wenn das Rückruf-Zeitfenster bereits geschlossen ist, müssen Sie sich möglicherweise direkt an den/die Empfänger/in wenden oder zukünftige Zahlungen anpassen, um den Fehler auszugleichen. In beiden Fällen sollte Ihr Team vorbereitet sein.

Behandeln Sie jeden Rückruf als Lernmöglichkeit

Reflektieren Sie Ihren Prozess und überlegen Sie, was schiefgegangen ist. Wie wurde der Fehler entdeckt und wie ist er überhaupt entstanden? Was hätte die Behebung erleichtert und wie können Sie Ihren Prozess für die Zukunft verbessern?

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