Según los últimos datos recogidos por el Banco de España sobre el uso de los datáfonos, en 2023 ya había más de 4,2 millones de terminales de punto de venta (TPV) activos en España. Estos conjuntos de herramientas se componen de varios dispositivos y soluciones de software que permiten calcular el importe del pago, gestionar las ventas, registrarlas para fines de contabilidad y, por supuesto, cobrar a los clientes.

El datáfono es el dispositivo que se utiliza para tramitar el cobro cuando un cliente quiere pagar con tarjeta o e-wallets. Por lo general, el proceso de cobro con estos dispositivos es sencillo, pero hay ciertos aspectos que conviene tener en cuenta para que todas las transacciones se completen correctamente. En esta guía, te explicamos paso a paso cómo cobrar el importe de cada venta con un datáfono.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es un datáfono y cómo funciona?
  
• Tipos de datáfonos en España
  
• Costes y comisiones habituales de los datáfonos en España
  
• Cómo cobrar con un datáfono, paso a paso
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Terminal a gestionar los pagos con datáfono
  
• Preguntas frecuentes sobre el cobro con datáfono en España
  

¿Qué es un datáfono y cómo funciona?

Un datáfono es un dispositivo que procesa transacciones de venta presenciales mediante la lectura de la información de una tarjeta de crédito o débito. Los datos pueden leerse directamente desde la propia tarjeta o desde un dispositivo que cuente con un monedero digital en el que se haya almacenado la información de la tarjeta (como un teléfono móvil o un smartwatch). Aunque pueden funcionar de forma independiente, los datáfonos suelen formar parte de un TPV.

A grandes rasgos, el datáfono recibe los datos de la tarjeta o el monedero digital, los transmite primero al software del TPV de la empresa y, a continuación, al procesador de pagos para que se autorice el pago. De hecho, los pagos con tarjeta son muy habituales en España: en 2024, supusieron el 51 % de los pagos online. Sin embargo, los monederos digitales están ganando terreno y, en ese mismo año, concentraron un 26 % del total de pagos efectuados junto a otros métodos de pago digitales, según el Boletín económico 2025/T2 del Banco de España. Independientemente del método de pago que elija el cliente, el datáfono envía un conjunto único de caracteres, denominado «token», en lugar de los datos de pago reales: los sistemas de tokenización de pagos permiten que esa serie de caracteres aleatorios se vincule a la información de la tarjeta para que pueda completarse la transacción.

Tipos de datáfonos en España

Las empresas que venden en establecimientos físicos en España pueden elegir entre varios tipos de datáfonos para aceptar pagos de los clientes mediante tarjetas o monederos digitales. Veamos cuáles son:

• Datáfonos bancarios
  Estos dispositivos los suministran los bancos y, por lo general, requieren que se vincule una cuenta bancaria de empresa de esa misma entidad. El banco se encarga de la puesta en marcha del datáfono y de su mantenimiento, lo que facilita los primeros pasos. A cambio, los negocios deberán cumplir las condiciones y restricciones de la entidad bancaria, como utilizar un modelo en concreto. Tradicionalmente, esta ha sido la opción más habitual por las facilidades iniciales que ofrece delegar en la entidad bancaria la adquisición y el mantenimiento del dispositivo; sin embargo, es una opción menos flexible que los datáfonos libres debido a las obligaciones contractuales que implica.

• Datáfonos libres
  Los datáfonos libres no los ceden los bancos, por lo que no requieren firmar un contrato con estas entidades. Para las empresas, esto equivale a un mayor control sobre su TPV y el tipo de dispositivos que quieren utilizar. Si bien el gasto inicial suele ser mayor, estos dispositivos pueden suponer un ahorro importante a largo plazo, ya que no exigen cuotas mensuales y, en muchos casos, las comisiones son más bajas. Gracias a estas características, son una opción ideal para startups, pequeñas empresas y emprendedores en general.

• Datáfonos móviles
  Un datáfono móvil es una solución de software que se instala en smartphones o tabletas y permite utilizarlos como dispositivos de cobro, lo que elimina la necesidad de adquirir hardware adicional. Por ejemplo, con Tap to Pay, las empresas pueden aceptar pagos contactless con tarjetas físicas y monederos digitales a través de un dispositivo Apple o Android.

• Datáfonos compatibles con operaciones offline
  Algunos datáfonos libres, como el Stripe Reader S700 y el BBPOS WisePOS E, admiten pagos offline, aunque de forma limitada. Cuando funcionan sin conexión, estos dispositivos guardan la información del pago y finalizan el proceso de cobro una vez que se restablece la conexión, en lugar de completar la transacción al instante. Esta funcionalidad favorece la continuidad del negocio cuando hay problemas con la conexión a Internet, además de aportar flexibilidad para operar en zonas con conectividad inestable o inexistente; sin embargo, al no poder validar el pago en el momento, conlleva el riesgo de no cobrar el importe si el pago se rechaza (por ejemplo, si la tarjeta no dispone de fondos suficientes).

Costes y comisiones habituales de los terminales de tarjetas en España

El uso de datáfonos suele implicar el pago de un pequeño coste adicional por cada transacción, aunque las comisiones exactas varían según el tipo de dispositivo:

Comisiones de los datáfonos bancarios

En muchas situaciones, las comisiones por transacción se suman a los gastos fijos por servicios como la instalación y el mantenimiento del terminal o el alquiler del hardware. Por ejemplo, alquilar un lector de tarjetas del Banco Santander conlleva una comisión de registro e instalación de 250 €, además de un cargo mensual de 50 €. Aunque las entidades financieras son muy transparentes en cuanto a las comisiones, el uso de terminales bancarios a menudo implica la contratación de otros servicios adicionales.

Comisiones de los datáfonos libres

Para evitar la obligatoriedad de contratar servicios adicionales, cada vez más empresas en España optan por utilizar terminales libres. Si te decantas por esta opción, ten en cuenta que, aunque no exigen un vínculo contractual con una entidad bancaria, los datáfonos libres suelen aplicar pequeñas comisiones a los pagos que se procesan a través del dispositivo. Es importante que la empresa que ofrezca el lector de tarjetas sea transparente en este sentido y explique con claridad su estructura de tarifas. Estos son algunos de los cargos más habituales en los que se puede incurrir al usar un datáfono libre:

• Pago inicial por la adquisición del terminal
  
• Comisiones de procesamiento
  
• Cargos adicionales por determinados métodos de pago, como las comisiones por transacciones con tarjetas que no sean del Espacio Económico Europeo (EEE)
  

Cómo cobrar con un datáfono, paso a paso

Todos los datáfonos, ya sean libres o cedidos por una entidad bancaria, funcionan de forma muy similar. Esta guía paso a paso sobre cómo cobrar con datáfono te será útil independientemente del tipo de dispositivo que utilices en tu negocio:

• Acceso a Internet
  Por lo general, el datáfono accede a Internet a través de una red wifi, aunque algunos terminales son compatibles con el uso de tarjetas SIM que facilitan la conexión a las redes 4G y 5G de España.

• Conexión a la plataforma de pagos
  A través de Internet, el datáfono se conecta con la plataforma del proveedor de servicios de pagos para gestionar las transacciones. Por ejemplo, los datáfonos libres que ofrece Stripe Terminal se conectan a la plataforma de pagos de Stripe para procesar las transacciones presenciales.

• Introducción del importe
  La persona encargada de la venta introduce en el datáfono el importe que debe pagar el cliente por los productos o servicios, bien a través de botones físicos, bien a través de una pantalla táctil. En ambos casos, se debe confirmar la cantidad que se cobrará antes de ofrecer el terminal al cliente para que efectúe el pago.

• Pago de la compra
  El cliente abona el importe con el método de pago que haya decidido utilizar. Si usa una tarjeta, puede introducirla en el datáfono o acercarla al dispositivo para hacer un pago contactless ―que también se puede efectuar mediante un monedero digital (como Apple Pay o Google Pay. NFC)―. Este tipo de pago es posible gracias a la tecnología de comunicación NFC (por las siglas en inglés de «comunicación de campo cercano»), que transfiere los datos entre dispositivos de forma inalámbrica. Si se superan los 50 € en una sola compra o los 150 € en el total de transacciones en un mismo día, se solicitará al cliente que autorice el pago. Este paso varía en función del método de pago elegido por el cliente: si el pago es con tarjeta, tendrá que introducir el número PIN, mientras que si se trata de un pago sin contacto, puede que tenga que identificarse con su huella dactilar desde su dispositivo móvil.

• Comunicación con el banco emisor
  A través de la plataforma de pagos, el datáfono se comunica con el banco emisor de la tarjeta del cliente. Durante este proceso, que se completa en cuestión de segundos, el datáfono cifra los datos de la tarjeta, envía la solicitud de pago a la plataforma (que la reenvía al emisor) y, tras recibir la respuesta, muestra el mensaje de autorización o rechazo del pago.

• Liquidación del pago
  Si el emisor autoriza el pago, el importe de la transacción se liquida en la cuenta del comerciante, por norma general al final del día.

• Impresión del tique
  El tique se imprime automáticamente con una impresora térmica que forma parte del TPV o, en su defecto, mediante la impresora integrada en algunos datáfonos, como el Verifone V660p.

Cómo puede ayudarte Stripe Terminal a gestionar los pagos con datáfono

El proceso de cobrar con datáfono en España no es complicado, pero puede suponer un reto si gestionas por separado estos pagos y los recibidos online en tu comercio electrónico.

Stripe Terminal te permite unificar los pagos presenciales y en línea para ofrecer una experiencia más agradable e intuitiva a tus clientes y facilitar el crecimiento de tu negocio. Terminal es compatible con nuevos métodos de pago, permite gestionar el hardware fácilmente y ofrece cobertura internacional con cientos de integraciones con sistemas de punto de venta que te ayudarán a crear la solución de pagos ideal para tu empresa.

Marcas como Hertz, URBN, Lands’ End, Shopify, Lightspeed y Mindbody ya confían en Stripe Terminal para ofrecerles a sus clientes la experiencia de comercio unificado que esperan de ellas.

Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Terminal:

• Unificar canales de venta: gestiona tus pagos online y presenciales desde una única plataforma que integra todos los datos de las transacciones.

• Crecer internacionalmente: expande tu negocio fácilmente a 24 países con una sola integración que es compatible con métodos de pago locales.

• Personalizar la integración: crea tu propia aplicación de punto de venta a medida o conecta Stripe Terminal con tu solución tecnológica preferida gracias a las integraciones con sistemas POS y soluciones de comercio de terceros.

• Simplificar la gestión del hardware: pide, gestiona y supervisa lectores de tarjetas compatibles con Stripe de forma sencilla, dondequiera que se encuentren tus dispositivos

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Preguntas frecuentes sobre el cobro con datáfono en España

¿Es obligatorio cobrar con datáfono en España?

Solo es obligatorio cobrar con datáfono si el negocio indica que admite pagos con tarjeta y el cliente lo solicita. Si el negocio no indica que ofrece este método de pago, no tendrá ninguna obligación al respecto, puesto que actualmente no hay ninguna ley que exija aceptar pagos con métodos distintos del efectivo. No obstante, en el caso de las empresas con un valor medio del pedido elevado, es imprescindible aceptar distintos métodos de pago, como las tarjetas y los monederos digitales, para compras que superen el límite para pagos en efectivo de 1000 € que impone la ley antifraude.

¿Es seguro cobrar con datáfono?

Sí, porque la tokenización de pagos de los datáfonos reemplaza la información de pago confidencial, como los números de tarjeta de crédito, por un token. Este proceso protege los datos de pago durante las transacciones, ya que los datos reales de la tarjeta no se utilizan ni se almacenan. De este modo, las empresas reducen el riesgo de filtraciones de datos y minimizan el coste de cumplir con la normativa PCI DSS.

¿Se pueden cobrar propinas con datáfono en España?

Sí, es legal cobrar propinas desde el datáfono. Aun así, según el secretario general de la Confederación Empresarial de Hostelería de España, muchos bares y restaurantes no aceptan que se añadan propinas a sus trabajadores mediante datáfono porque el terminal solo registra esos importes como ingresos de la empresa. Si quieres cobrar con datáfono las propinas para tus trabajadores, lo más recomendable es contabilizarlas y repartirlas entre los empleados según proceda. En España, dar propinas es voluntario y su cuantía suele ser menor que la de otros países, como los Estados Unidos, donde dar propina es una norma tácita y se considera una parte esencial del salario de los trabajadores.