El formulario SS-4 de la agencia tributaria estadounidense (IRS) se aplica para solicitar un número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos. Si vas a empezar un negocio, contratar empleados o necesitas un EIN a efectos fiscales, tendrás que presentar este archivo. A continuación, te explicaremos dónde encontrar el formulario SS-4, cómo completarlo y cuánto tiempo se tarda en recibir el EIN.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso
  
• Cómo rellenar el formulario SS-4
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?
  
• Errores a evitar al solicitar el formulario SS-4
  

Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso

Es fácil obtener el formulario SS-4 y solicitar un EIN. A continuación, te explicamos exactamente cómo obtener uno:

• Ve al sitio web oficial de la agencia tributaria estadounidense (IRS) y usa la barra de búsqueda para escribir «Form SS-4» (Formulario SS-4).

• Haz clic en el enlace para acceder a «About Form SS-4, Application for Employer Identification Number» (Acerca del formulario SS-4, solicitud del número de identificación del empleador). Puedes descargar el PDF en tu dispositivo o abrirlo en tu navegador para tener acceso inmediato.

• Lee las instrucciones en el sitio de la IRS y después rellena el formulario con la información de tu empresa.

• Envía el formulario por Internet, correo o fax.

Cómo rellenar el formulario SS-4

Cada sección del formulario requiere información específica sobre tu empresa. A continuación, te explicamos cómo rellenar correctamente cada parte.

Razón social y nombre comercial (si corresponde)

• Línea 1: Introduce el nombre legal de la persona física o jurídica que solicita el EIN. Debe coincidir con los documentos oficiales.
  
• Línea 2: Si tu negocio opera bajo un nombre diferente, como un nombre comercial o «haciendo negocios como» (DBA, por sus siglas en inglés), indícalo aquí. Si no es así, deja este apartado en blanco.
  

Nombre del ejecutor, administrador, fideicomisario o «a cargo de»

• Línea 3: Ingresa el nombre del fideicomisario si estás solicitando un fideicomiso. Los patrimonios deben incluir el nombre del albacea, administrador, representante personal u otro representante fiduciario.
  

Dirección postal y física

• Líneas 4a - 4b: Rellena la dirección postal en la que quieres recibir la correspondencia oficial. Asegúrate de que esta dirección sea fiable, ya que aquí es donde irá tu carta de confirmación del EIN si lo solicitas por correo. Si solicitas para una entidad fuera de los EE. UU., deberás incluir la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre del país sin abreviar. Por lo general, esta dirección postal se utilizará en todas las declaraciones de impuestos.
  
• Líneas 5a - 5b: Introduce la dirección física principal de la empresa o la dirección postal, si es diferente de la dirección postal. En caso contrario, déjalo en blanco. No uses un apartado de correos en este apartado.
  

Condado y estado

• Línea 6: Introduce el condado y el estado de la ubicación física principal de tu empresa.
  

Nombre de la parte responsable

• Líneas 7a - 7b: Introduce el nombre y el número del Seguro Social (SSN), el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) o el EIN del directivo principal o de la persona que controla la empresa. Para obtener más información sobre cómo determinar la parte responsable, consulta las instrucciones de la IRS.
  

Información sobre sociedades de responsabilidad limitada (LLC)

• Línea 8a: Marca «sí» o «no» a la pregunta de si tu empresa es una LLC.

• Líneas 8b - 8c: Si solicitas para una sociedad de responsabilidad limitada, introduce el número de miembros de la LLC y si se constituyó en EE. UU.

Tipo de entidad

• Línea 9a: Marca una casilla que describa la entidad comercial de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad colectiva).

• Línea 9b: Si solicitas para una sociedad anónima, indica el estado o país extranjero en el que está constituida.

Motivo de la solicitud

• Línea 10: Elige el motivo por el que solicitas el EIN. Las razones comunes incluyen iniciar un nuevo negocio, contratar empleados y fines bancarios.
  

Fecha de inicio de la actividad comercial

• Línea 11: Indica la fecha en que inició la actividad de tu negocio o cuando se adquirió la propiedad. En el caso de las empresas nuevas, esta suele ser la fecha en la que comenzaron las operaciones.
  

Mes de cierre del ejercicio contable

• Línea 12: Indica el último mes de tu ejercicio contable. La mayoría de las empresas usan diciembre, pero si tienes un calendario fiscal diferente, proporciona el último mes asociado.
  

Número de empleados

• Línea 13: Calcula el mayor número de empleados que esperas contratar en los próximos 12 meses. Esto se puede dividir en agrícola, doméstico u otros tipos de empleados. Si no vas a contratar empleados, introduce «0» y omite la línea 14.
  

Requisitos de presentación para impuestos sobre el empleo

• Línea 14: Si esperas que tu obligación fiscal anual por impuestos sobre el empleo sea de 1.000 $ o menos en un año completo, marca la casilla que indica que presentarás los impuestos sobre el empleo de forma anual en lugar de trimestral.
  

Primera fecha de pago de salarios

• Línea 15: Si tienes empleados, introduce la fecha en que tu empresa comenzó a pagarles. Introduce «N/A» si no tienes empleados o no planeas contratar a nadie.
  

Actividad principal

• Línea 16: Marca la casilla que mejor describa la actividad principal de la empresa. Algunas de las opciones son la fabricación, las finanzas y los seguros, así como el alojamiento y los servicios de comida.
  

Más detalles sobre la actividad principal

• Línea 17: Proporciona más detalles sobre el producto o servicio principal de tu empresa. Por ejemplo, si en la línea 16 indicaste «comercio minorista», aquí podrías especificar «e-commerce de ropa».
  

¿Tienes otro EIN?

• Línea 18: Si tú o la entidad comercial solicitaron y recibieron previamente un EIN, marca «sí» e ingresa ese EIN. De lo contrario, marca «no».
  

Persona designada por terceros

• Si quieres autorizar a otra persona para que reciba el EIN o trate tu solicitud con la IRS (por ejemplo, un contable), introduce aquí su nombre y la información de contacto. En caso contrario, déjalo en blanco.
  

Firma

• La parte responsable debe firmar y anotar la fecha en el formulario. Esto certifica que toda la información proporcionada es precisa.
  

Antes de enviar, verifica cuidadosamente que todos los datos sean correctos. Puedes enviar el formulario completado por correo, fax o a través del sistema de solicitud de EIN en Internet de la IRS.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?

El formulario SS-4 está disponible de inmediato. Puedes descargarlo directamente desde el sitio web de la IRS en cualquier momento, por lo que no hay periodo de espera para acceder al formulario. En cuanto al procesamiento del formulario y la recepción del EIN, el plazo varía en función de cómo lo envíes:

• Si lo solicitas por Internet a través del sistema de solicitud del EIN de la IRS, recibirás tu EIN inmediatamente después de rellenar el formulario, siempre que no haya ningún problema.

• Si envías el formulario por fax, el procesamiento suele tardar unos cuatro días hábiles, siempre y cuando recuerdes incluir el número de fax de respuesta.

• Si envías el formulario por correo, el procesamiento suele tardar al menos entre cuatro y cinco semanas. Recibirás tu EIN por correo.

Errores que hay que evitar al solicitar el formulario SS-4

Al completar el formulario SS-4 para obtener un EIN, hay varios errores comunes que debes evitar para asegurarte de que tu solicitud se procese sin demoras. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Proporcionar información incorrecta

La información incorrecta en cualquier parte de tu formulario, incluida la información de la parte responsable, nombre legal, dirección postal, tipo de entidad, fecha de inicio y estimación de empleados, puede provocar retrasos y problemas con tu solicitud. Vuelve a cotejar tus respuestas con todos los registros. Por ejemplo, asegúrate de usar el nombre legal exacto tal como aparece en los documentos de constitución de tu empresa o en tus registros legales personales.

Dejar apartados en blanco

Ten cuidado de no omitir apartados que parezcan irrelevantes o poco claros. Aunque un apartado no se aplique a tu situación (p. ej., nombre comercial, estimación de empleados), revisa cada uno con atención anota «N/A» cuando sea necesario. Algunos campos pueden ser obligatorios dependiendo de tu tipo de empresa.

Introducir un motivo no válido para presentar la solicitud

Ten cuidado de no elegir un motivo para realizar la solicitud que no se ajuste a tu situación (p. ej., seleccionar «fines bancarios» al solicitar el EIN para empleados). Aclara por qué lo estás solicitando. Las razones comunes incluyen iniciar un nuevo negocio, contratar empleados y crear un fideicomiso o patrimonio.

Uso de un EIN antiguo o duplicado

Ten cuidado de no solicitar un nuevo EIN cuando ya lo tengas o cuando tu empresa no necesite uno nuevo. Antes de solicitarlo, comprueba si tu empresa ya tiene un número EIN. Recuerda que no necesitas uno nuevo si solo vas a cambiar el nombre de la empresa o a trasladarte a otra ubicación.

No firmar el formulario

No olvides firmar y poner la fecha en el formulario. La parte responsable debe firmar y anotar la fecha en el formulario para validar la solicitud. Un formulario sin firmar no se procesará.

Inversores ángeles frente a otros tipos de inversores

Antes de buscar financiación de inversores ángeles, infórmate sobre otros tipos de inversores para startups. Aquí tienes un resumen de las opciones de inversión:

• Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo (VC) son empresas o particulares que invierten en startups con un gran potencial de crecimiento, normalmente a cambio de una participación en el capital. A diferencia de los inversores ángeles, suelen invertir en las últimas fases del desarrollo de una startup, una vez que el negocio ha demostrado cierta tracción en el mercado. Los VC invierten sumas de dinero más cuantiosas que los inversores ángeles y suelen involucrarse más en la dirección de la empresa. Buscan rendimientos sustanciales y suelen tener una visión más agresiva en cuanto a la expansión del negocio y a lograr una salida dentro de un plazo específico.

• Fondos semilla: Los fondos semilla son fondos VC especializados que se centran en inversiones en fases iniciales, a menudo antes de la inversión ángel y de las rondas de capital de riesgo más grandes. Invierten en startups que han superado la fase conceptual y cuentan con un producto mínimo viable (MVP) o han conseguido algo de tracción inicial.

• Incubadoras y aceleradoras: Estos programas apoyan a las empresas en fase inicial mediante formación, tutoría y financiación. Las incubadoras suelen centrarse en la fase inicial de desarrollo, ayudando a los emprendedores a convertir sus ideas en un negocio viable. Las aceleradoras, por su parte, buscan impulsar el crecimiento de empresas ya existentes en un plazo breve.

• Inversores corporativos: Algunas empresas invierten en startups para acceder a tecnologías innovadoras, entrar en nuevos mercados o fomentar alianzas estratégicas. Estos inversores pueden aportar muchos recursos, pero es posible que busquen algo más que solo rentabilidad financiera, como una participación en la propiedad de la tecnología o el control sobre la dirección de la empresa.

• Micromecenazgo: Consiste en recaudar pequeñas cantidades de dinero de un gran número de personas, normalmente a través de plataformas en línea. El micromecenazgo puede ser una buena opción para las startups que quieran validar su producto ante un público amplio, interactuar con clientes potenciales y recaudar fondos sin ceder participaciones ni endeudarse.

• Subvenciones y ayudas públicas: En algunos sectores —sobre todo en los relacionados con la investigación científica, las tecnologías limpias o el impacto social— las subvenciones y ayudas públicas pueden aportar financiación sin diluir el capital social.

• Préstamos entre particulares y financiación mediante deuda: La financiación mediante deuda incluye préstamos de instituciones financieras o plataformas de préstamos entre particulares. Este tipo de financiación suele ser más difícil de conseguir para las startups en fase inicial y obliga a la startup a devolver el préstamo, con intereses, pero no diluye la propiedad.

• Family offices: Las familias con un alto patrimonio neto suelen tener empresas privadas de asesoramiento en gestión de patrimonios, conocidas como family offices u oficinas familiares, que invierten directamente en startups. Estos inversores pueden proporcionar una financiación sustancial y pueden estar interesados en inversiones a más largo plazo, en comparación con los inversores de capital de riesgo tradicionales.

• Grupos y consorcios de inversores ángeles: A diferencia de los inversores ángeles individuales, los grupos o consorcios de inversores ángeles aúnan recursos para invertir en startups. Estos grupos pueden aportar mayores cantidades de capital y combinar la experiencia y las redes de contactos de varios inversores.

Cada tipo de inversor ofrece diferentes ventajas, expectativas y niveles de implicación. Las startups deben analizar detenidamente su fase de desarrollo, su sector, sus necesidades de financiación y el tipo de relaciones estratégicas que desean establecer antes de decidir con qué tipo de inversor quieren trabajar.