Lorsque des factures restent impayées, les entreprises allemandes peuvent débiter des frais de retard, mais le montant de ces frais est limité. Par conséquent, afin de respecter la loi, vous devez vous assurer de savoir exactement quels droits et obligations s’appliquent en matière de relance et de poursuite des paiements impayés.

Cet article explique quand facturer et combien les frais de retard peuvent être facturés. Nous allons également examiner quelques exemples concrets, tels que les règlements récurrents ou transfrontaliers, pour mettre en évidence des domaines particuliers qui nécessitent une attention particulière dans les flux de recouvrement. À la fin, nous vous expliquerons les implications d'une évaluation incorrecte des montants en retard et comment Stripe peut vous aider dans vos processus de relance.

Sommaire

• Quel montant puis-je facturer en frais de retard ?
  
• Quand puis-je facturer des frais de retard ?
  
• Frais de retard dans la pratique
  
• Implications des erreurs lors de la facturation de frais de retard
  
• Comment Stripe peut vous aider dans votre processus de relance
  

Combien puis-je facturer en frais de retard ?

L’article 288 du Code civil allemand (BGB) distingue les intérêts par défaut et les frais de relance.

Intérêts par défaut

L’article 288.1 du Code civil allemand (BGB) prévoit le paiement d’intérêts sur une dette financière tant que le débiteur est en retard de paiement. Ces intérêts compensent l’impact économique du retard de paiement sur l’entreprise. Lorsqu’une entreprise n’a pas accès aux sommes dues par un débiteur, elle perd l’opportunité de les faire fructifier, par exemple en les faisant fructifier pour générer des intérêts ou en réalisant des investissements. Dans certains cas, l’entreprise peut également être contrainte de payer des intérêts importants pour pallier des problèmes de trésorerie à court terme.

La législation établit différents pourcentages entre entrepreneurs individuels et entreprises :

• Pour les transactions effectuées avec des particuliers, les intérêts par défaut légaux sont fixés à cinq points au-dessus du taux de base (voir § 288.1 du BGB).
  
• Pour les transactions effectuées avec des entreprises, des autorités publiques et d’autres débiteurs non privés, le taux est nettement plus élevé, soit neuf points au-dessus du taux de base (voir § 288.2 du BGB).
  

La Deutsche Bundesbank (Banque fédérale allemande) fixe le chiffre de base deux fois par an conformément à l’article 247 du BGB, et publie le chiffre dans la Gazette fédérale. Au 1er juillet 2025, le pourcentage de base dans le pays est de 1,27 %. Au moment de la rédaction du présent rapport, les intérêts échus sont de 6,27 % par an pour les transactions B2C (entreprise à consommateur), et de 10,27 % par an pour les transactions B2B (entreprise à consommateur). L’acronyme « p.a. » signifie « par an », et précise que les taux indiqués s’appliquent à une année complète. Pour déterminer le montant des intérêts à appliquer pour la période réelle par défaut, vous devez ajuster le pourcentage annuel en fonction du nombre spécifique de jours qui se sont écoulés sans paiement.

Exemple : intérêts par défaut sur une transaction B2C

Imaginons qu’un entrepreneur individuel ait une facture impayée de 3 000 € depuis le 1er mars 2025, et que vous lui envoyiez un rappel le 25 mai 2025. Ici, le délai par défaut est de 85 jours. Il y a deux étapes pour calculer ces intérêts :

• Calculer les intérêts par défaut annuels : 3 000 € x 6,27 % = 188,10 €
  
• Ajustez les intérêts pour une période d’arriérés de 85 jours : 188,10 € / 365 x 85 = 43,96 €
  

Dans cet exemple, les intérêts par défaut pour les 85 jours sont de 43,96 €.

Frais de relance

Outre les intérêts par défaut, les entreprises peuvent imposer des frais de relance pour couvrir les dépenses importantes et envoyer des avis. Elles peuvent répercuter les rétrofacturations de paiement ou les dépenses de suivi de l’adresse sur le débiteur à titre de frais de recouvrement. En revanche, les coûts de main-d’œuvre ne sont pas admissibles, car la loi les traite comme des frais généraux.

La loi ne stipule pas exactement le montant qu’un créancier est autorisé à demande en frais de relance. Ce qui est important, c’est que les frais soient proportionnels et restent dans les limites des dépenses réelles engagées. Les tribunaux considèrent les frais de recouvrement excessifs comme inadmissibles. Les frais standards varient de 2,50 € à 5 € par rappel. Les montants plus élevés nécessitent la preuve de dépenses plus élevées.

L’article 288.5 du BGB est un règlement spécial concernant les rappels envoyés aux entreprises et aux clients du secteur public, en vertu duquel vous pourriez débiter un montant forfaitaire de 40 € dès que la partie due fait défaut. Ces frais fixes couvrent les frais de poursuite, quel que soit le montant réellement dû. Si vous exigez de nouvelles charges de relance, vous devez démontrer que vos dommages réels dépassent 40 €.

Quand puis-je facturer des frais de retard ?

En droit allemand, le défaut de paiement est régi par l’article 286 du BGB, qui prévoit qu’un débiteur est en retard de paiement s’il ne respecte pas le délai convenu et qu’un avis de relance a été envoyé. Les entreprises peuvent commencer à appliquer des intérêts par défaut et des frais de relance à partir de ce moment. Les frais de recouvrement sont directement liés aux dépenses du processus de relance, plutôt qu’aux arriérés eux-mêmes. Par conséquent, les entreprises appliquent des frais de recouvrement uniquement lorsqu’elles encourent des coûts, par exemple pour envoyer des rappels de paiement.

Dispositions spéciales

Dans certains cas, un débiteur se retrouve par défaut sans notification de suivi. Conformément à l’article 286.2 du BGB, la loi n’exige pas de rappel si le règlement est dû à une date fixe, par exemple si le libellé du contrat est du type « payable le 15 juin 2025 ». Une fois ce délai écoulé sans paiement, la partie due est en retard de paiement, indépendamment de tout autre préavis. Il en va de même pour les cas où la loi prévoit des conditions de paiement fixes. L’article 556b du BGB, par exemple, stipule que le loyer est dû au plus tard le troisième jour ouvrable d’un mois (les locataires qui ne paient pas leur loyer par défaut après cette date limite sans recevoir de rappel).

Une autre exemption couvre les représentations qui dépendent d’un événement particulier (voir l’article 286.2.2 du BGB). Certains événements incluent les résiliations ou l’acceptation du travail. Cependant, vous ne pouvez invoquer cette exemption que si vous y faites une référence apparente dans votre contrat, par exemple, « Paiement dans les 14 jours suivant l’acceptation ». Le délai donné doit également toujours être proportionnel à l’événement.

Selon l’article 286.3 du BGB, les débiteurs sont par défaut sur les règlements au plus tard 30 jours après la date d’échéance et reçu d’une facture. Cependant, pour les consommateurs, cela ne s’applique que si vous l’indiquez explicitement sur votre facture, par exemple avec une formulation telle que « Il y aura par défaut si le paiement n’est pas effectué dans les 30 jours après la date d’échéance et reçu de cette facture ». Si vous n’incluez pas cette formulation, vous devez envoyer à la partie due un rappel pour commencer les arriérés.

Devez-vous payer des frais de retard ?

En principe, oui, à condition que les frais soient raisonnables et reflètent les coûts réels. Les tribunaux peuvent réduire les frais déraisonnablement élevés ou injustifiables, ou les rejeter purement et simplement. Par conséquent, il est essentiel que les frais de retard soient toujours proportionnés et transparents.

Frais de retard dans la pratique

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples concrets d’application des frais de retard dans la pratique :

Facturation récurrente

Les paiements récurrents réguliers, tels que les abonnements, relèvent de l’exemption de l’article 286.2 du BGB mentionnée ci-dessus. Les clients se retrouvent en retard de paiement sans relance si le contrat fixe une date limite de règlement. Par exemple, si un client est abonné à un cours de fitness en ligne avec paiement le premier de chaque mois, il n’est pas nécessaire de mentionner explicitement un délai de 14 ou 30 jours. Dans ce cas, le client est en défaut de paiement le deuxième du mois. Si vous lui envoyez ensuite un rappel, vous pouvez lui facturer les frais dus.

Paiements SaaS

Les entreprises SaaS (software as a service) utilisent également fréquemment des modèles d’abonnement qui exigent généralement des paiements mensuels, trimestriels ou annuels pour l’accès aux logiciels hébergés dans le cloud. Dans ce cas, la réglementation applicable est la même que pour les autres dépenses récurrentes, que le contrat prévoie un tarif forfaitaire ou une facturation à l’usage, dès lors qu’il fixe une échéance de règlement.

Marketplaces numériques

Quand il s’agit de marketplaces numériques ou de plateformes, la première question est toujours : qui sont les parties contractantes pour les ventes et les paiements ? Dans de nombreux cas, les vendeurs et les acheteurs agissent en tant que parties indépendantes, tandis que la plateforme sert simplement d’intermédiaire. Pourtant, de nombreux services gèrent également le règlement et le recouvrement pour leurs vendeurs chaque fois que des factures sont impayées. Dans ce cas, la plateforme peut émettre des rappels et appliquer les montants en retard en son nom propre. Les conditions générales des services régissent généralement les procédures à suivre pour ce faire.

Pour les achats ponctuels, les particuliers sont en situation d’arriérés s’ils dépassent les délais de paiement contractuels et reçoivent un avis de relance. Les frais de relance doivent refléter les dépenses effectives traitées. Par exemple, lorsqu’un rappel est envoyé uniquement par e-mail, les frais de recouvrement ne s’appliquent généralement pas.

Transactions internationales

Pour les paiements transfrontaliers, la question clé concerne la base juridique des frais de retard. Habituellement, la législation nationale du pays du créancier s’applique. La situation devient délicate pour les entreprises allemandes lorsqu’un débiteur siège à l’étranger. Il est donc impératif que les entreprises de portée internationale établissent des conditions claires de paiement dans leurs contrats afin d’éviter les litiges sur les frais de retard. Les références aux réglementations nationales applicables permettent d’éviter les malentendus.

Conséquences des erreurs lors de la facturation de frais de retard

Plusieurs désagréments peuvent survenir si vous facturez des frais de retard excessifs, si vous les exigez trop tôt ou si vous ne respectez pas d'autres obligations légales. Nous en avons résumé les plus importants ci-dessous :

Demandes non valides

Si vous débitez des frais de retard déraisonnablement élevés ou manquez de transparence, les tribunaux peuvent rejeter votre demande ou la débouter. Dans des cas extrêmes, cela pourrait entraîner l’obligation de rembourser tous les frais de retard déjà perçus, dans leur intégralité.

Litiges juridiques

Les débiteurs peuvent vous poursuivre pour des frais de retard excessifs ou des erreurs sur les factures émises et dans les contrats. Les batailles judiciaires coûtent du temps et de l’argent, y compris les frais d’avocat et les dépenses juridiques.

Bénéfices perdus

Des frais de retard exorbitants peuvent donner aux clients le sentiment d'être lésés et les dissuader de payer. Vous risquez alors de voir les factures rester impayées, ce qui pourrait nécessiter des démarches supplémentaires comme une procédure de recouvrement ou des poursuites judiciaires.

Dommages à la réputation

Outre les répercussions financières et juridiques immédiates, une mauvaise évaluation des frais de retard peut également nuire à l’ancienneté de votre entreprise. À l’ère des réseaux sociaux et des avis en ligne, les expériences négatives se répandent comme une traînée de poudre. Une image qui empire peut irriter les clients existants et en rebuter de nouveaux potentiels. Si des querelles juridiques continuent de se produire sur les frais de retard, un examen public pourrait suivre ces pratiques.

Comment Stripe peut vous aider dans votre processus de relance

Stripe Billing vous donne un contrôle total sur la façon dont vous facturez vos clients, de la simple facturation récurrente à la facturation à l’usage, en passant par les contrats spéciaux négociés. Et ce n'est pas tout : Billing vous permet également d'automatiser vos processus de relance. Vous pouvez réagir de manière flexible aux retards de paiements en envoyant automatiquement des avis et des lettres de relance. De plus, tous les paiements autorisés par la loi sont collectés et communiqués aux clients. Cette automatisation permet d'économiser d'innombrables heures d'administratif et augmente la probabilité que les clients règlent leurs factures impayées.

Stripe Payments est un outil de règlement performant qui complète vos processus de recouvrement, vous donnant accès à plus de 125 moyens de paiement et plus de 135 devises. Vous offrez ainsi un choix maximal à vos clients et simplifiez les règlements internationaux. Stripe Payments calcule également automatiquement les intérêts de retard et les frais de relance sur les factures impayées, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises par abonnement et les logiciels SaaS qui cherchent à réduire les tâches manuelles et à améliorer considérablement leur trésorerie. Stripe Payments vous aide également à garantir votre conformité avec la réglementation du Code civil allemand (BGB), notamment l'article 288.