Le marché du e-commerce, y comprisl’e-commerce transfrontalier, est en plein essor avec l'expansion d'Internet et la mondialisation croissante des entreprises. De ce fait, au lieu de se limiter aux transactions entre entreprises nationales, de nombreuses entreprises japonaises constatent désormais une augmentation des transactions interentreprises (B2B) avec des entreprises situées hors du Japon, ainsi que des transactions entre entreprises et consommateurs (B2C) avec des clients internationaux.

Les transactions B2B et B2C ont toutes deux besoin de facturation. Pour les transactions avec des entreprises ou des clients étrangers, il est important d'émettre des factures en anglais plutôt qu'en japonais. Cependant, de nombreuses entreprises japonaises appréhendent la gestion de documents justificatifs, tels que les factures en anglais.

Pour les entreprises japonaises souhaitant conquérir une plus vaste clientèle internationale et développer leurs activités, il est essentiel de pouvoir rédiger des documents, tels que des factures et des reçus, en anglais. Cet article présente les informations de base nécessaires à la création de factures en anglais, notamment les points clés relatifs aux transactions internationales, la terminologie anglaise pour les postes requis sur une facture, ainsi que des exemples d’e-mails d'accompagnement.

Contenu de cet article

• Les nuances du mot « facture » en anglais
  
• Points clés lors de la création de factures en anglais
  
• Formulation anglaise des éléments requis sur une facture
  
• Comment rédiger un e-mail avec une facture en pièce jointe
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Les nuances du mot « facture » en anglais

Le document de facturation que l'on voit couramment dans le monde des entreprises, comme dans la vie privée, s'appelle une « facture » en anglais.

Cependant, lorsque le mot anglais « invoice » est écrit en katakana, il peut parfois avoir une signification plus précise que sa version japonaise originale. Par exemple, les factures qualifiées émises dans le cadre du système de facturation actuel peuvent être désignées par l'expression « invoice » en katakana. Ce type de facture est un document important, étroitement lié aux crédits de taxe en amont (également appelés crédits de taxe sur les achats) pour la taxe sur la consommation supportée lors des transactions interentreprises (B2B). De ce fait, cette facture doit comporter des éléments obligatoires plus détaillés que les factures ordinaires.

Il convient de noter que le terme anglais « invoice » désigne un document destiné à présenter des informations détaillées sur une transaction relative à des biens ou des services à un partenaire commercial. Contrairement au terme japonais « 請求書 » (seikyūsho), ce terme n'est pas nécessairement utilisé uniquement pour demander un paiement. Par conséquent, les entreprises hors du Japon emploient le terme « invoice » à des fins très diverses, telles que les bons de livraison ou les bordereaux d'expédition.

Cependant, le terme japonais 請求書 (seikyūsho) peut parfois être traduit par « bill » au lieu de « invoice ». Le terme « bill » désigne un document qui informe le client de l'obligation d'effectuer un paiement et est couramment utilisée dans les transactions B2C. On peut citer comme exemples les factures de repas au restaurant, les frais de téléphone portable et les factures de services publics comme celles de gaz ou d'électricité. L'entreprise (le commerçant) émet une facture pour demander le paiement de ces frais au client.

Lors de la traduction du terme japonais 請求書 (seikyūsho) en anglais, ou lors de la création de documents en anglais, il est important de comprendre que ce mot japonais peut être interprété comme « invoice » ​​ou « bill », selon le contexte. Ce présent article se concentrera uniquement sur l’utilisation du terme comme « invoice » (facture).

Points clés lors de la création de factures en anglais

La perception de la taxe sur la consommation n'est pas requise pour les transactions effectuées en dehors du Japon

Pour que les entreprises puissent bénéficier du crédit de taxe en amont dans le cadre du système de facturation mentionné ci-dessus, l'entreprise et le client doivent émettre et conserver des factures conformes. Par conséquent, même si le client est une entreprise japonaise, si la langue anglaise est requise pour l'échange de documents, l'entreprise devra peut-être établir une facture valide en anglais, même s'il s'agit d'une transaction nationale.

Toutefois, le système de facturation n'affecte pas les transactions effectuées hors du Japon avec des entreprises non japonaises. En effet, ce système s'applique uniquement aux transactions liées à la taxe japonaise sur la consommation (JCT) laquelle n'est pas applicable aux transactions internationales et n'entraîne aucune obligation fiscale. Par conséquent, les factures conformes doivent normalement comporter des éléments obligatoires détaillés, tels que le numéro d'immatriculation au système de facturation et le taux de taxe réduit relatif à la taxe sur la consommation. Cependant, pour les transactions internationales, ces éléments ne doivent pas figurer sur la facture, même si votre entreprise est un émetteur de factures agréé.

Les informations relatives à la retenue à la source ne sont pas requises pour les transactions à l'étranger

Selon l’Agence nationale des impôts (NTA), lorsque les paiements de revenus de source nationale sont effectués hors du Japon, la retenue à la source n'est généralement pas requise.

Lors de l'émission d'une facture à des sociétés étrangères ou à des travailleurs indépendants non-résidents établis à l'étranger, la retenue à la source n'est pas requise dans la plupart des cas. En effet, les paiements effectués à des entreprises et à des particuliers n'ayant pas d'adresse au Japon et n'y ayant pas résidé pendant un an ou plus ne sont pas soumis à la retenue à la source au Japon.

Cependant, dans certains cas, une retenue à la source peut être exigée. Si vous faites affaire avec une société étrangère pour la première fois, outre la prise en compte des principes énoncés ci-dessus, nous vous recommandons de consulter un expert-comptable ou un autre professionnel.

Les sceaux et les timbres ne sont pas requis

Bien que l'apposition d'un sceau sur les factures soit devenue une pratique courante dans les transactions commerciales au Japon, ceci n'est pas obligatoire. Si vous travaillez en comptabilité, vous avez probablement déjà vu de nombreuses factures portant un sceau.

Pour les transactions avec des entreprises étrangères, un sceau ou une signature tenant lieu de sceau ne sont généralement pas requis. L'usage des sceaux étant rare hors du Japon, il est probable qu'aucun sceau ne soit exigé. Toutefois, si votre partenaire commercial a expressément demandé une signature, vous devriez vous efforcer d'y répondre favorablement.

Formulation anglaise des postes requis sur une facture

Pour les factures courantes, les informations et la mise en forme requises sont quasiment identiques en japonais et en anglais. Cependant, comme nous l'avons vu précédemment, le contenu et les détails à y intégrer diffèrent légèrement selon qu'il s'agisse d'une transaction nationale ou internationale. Même pour les transactions purement nationales, les éléments requis varient selon que la facture doit ou non être conforme au Système de facturation qualifié (QIS).

Lors de la création d'une facture, que ce soit pour des transactions nationales ou internationales, il est important de connaître la terminologie anglaise qui suit :

• 請求書発行日 : Invoice issue date (Date d’émission de la facture)
  
• 請求書番号 : Invoice number (Numéro de la facture). Ceci peut aussi s’écrire comme Invoice No. (Facture n°) ou Invoice #(Facture #) (par exemple, Facture n° 0000)
  
• 宛先 : Billed to (Facturé à) (par exemple, Facturé à ABC Inc.). Confirmez le nom de l'entreprise avec le client au préalable
  
• 請求明細 : Billing details (Détails de facturation)
  
• 商品名・サービス名 : Product name (Nom du produit) ou Service name (Nom du service)
  
• 単価 : Unit price (Prix unitaire)
  
• 数量 : Quantity (Quantité) (peut être abrégée en Qty)
  
• _金額 : _ Amount (Montant) (obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité)
  
• 小計 : Subtotal (Sous-total)
  
• _合計金額 : _ Total amount (Montant total) ou Grand total (Total général)
  
• 支払期限 : Payment due date (Date d’échéance du paiement)
  
• 振込先情報 : Remittance information (Informations de versement)
  
• _口座番号 : _ Bank account number (Numéro du compte bancaire)
  
• 口座名義人 : Bank account holder (Titulaire du compte bancaire)
  

Il est important de vérifier attentivement une facture avant de l'envoyer. Assurez-vous qu'elle ne comporte aucune omission ni erreur. Dans la section suivante, nous examinerons le format de la « Date d'émission » et de la « Date d'échéance » mentionnées ci-dessus. Il est important de noter que l'ordre des dates (année, mois, jour) varie selon les pays et les régions.

Sachez aussi que, même si cela n’est pas obligatoire pour les transactions internationales, la plupart des transactions B2B nationales nécessitent l’émission d’une facture conforme pour pouvoir réclamer le crédit de taxe en amont. Lors de la création d’une facture conforme en anglais, utilisez les expressions suivantes.

• インボイス制度の登録番号 : Invoice System registration number (Numéro d'immatriculation au système de facturation)
  
• 消費税 : Tax (Taxe)
  
• _軽減税率 : _ Reduced tax rate (Taux de taxe réduit)
  

Lors de la création de factures, que ce soit pour des transactions nationales ou internationales, nous recommandons d'utiliser des outils en ligne qui prennent en charge l'optimisation des processus administratifs, tels que les fonctionnalités de calcul automatique de la taxe sur la consommation, les logiciels de comptabilité et les outils de génération automatisée de factures. Toutefois, il est important de vérifier au préalable la compatibilité de ces outils avec le système de facturation.

S’ils sont conformes au système de facturation et offrent une assistance comptable complète, votre entreprise pourra émettre et conserver facilement des factures conformes, tout en gagnant du temps et en simplifiant des tâches comme la gestion des comptes clients, le recouvrement des paiements et le rapprochement des transactions. Vos opérations de facturation seront ainsi gérées plus efficacement.

Comment rédiger un e-mail avec une facture en pièce jointe

L’e-mail ci-dessous n’est qu’un exemple, mais lorsque vous envoyez un e-mail avec une facture, veillez à être concis et courtois.

Objet de l’e-mail

Utilisez la ligne d’objet de l’e-mail pour indiquer clairement qu’il concerne la facturation. Pour ce faire, incluez le numéro de facture, le nom du produit ou du service, la date d’échéance du paiement et le nom de l’entreprise du destinataire, comme suit :

• Exemple : Pour un e-mail que vous envoyez à ABC Incorporated concernant le produit A111 sous le numéro de facture 1234 avec un paiement dû le 10 mai 2025, vous pouvez indiquer comme objet « ABC Inc. Facture n° 1234 pour le produit A111 : échéance le 10 mai 2025 ».
  

Pour les dates d'échéance de paiement, ajoutez le mot « due » avant la date, comme indiqué ci-dessus. Veuillez noter que l'ordre des dates (année, mois, jour) diffère entre le Japon et les autres pays et régions. Dans l'exemple ci-dessus, « le 10 mai 2025 » s'écrit « 2025/05/10 » au Japon. Cependant, aux États-Unis, l'ordre standard est « mois-jour-année », l'année se place donc en dernier : « 05/10/2025 ». En Europe, puisque l'ordre est « jour-mois-année », la date ci-dessus sera donc interprétée comme étant « 5 octobre ».

De ce fait, et pour éviter toute confusion, il est préférable d'écrire le mois en toutes lettres plutôt qu'en chiffres. Dans l'exemple ci-dessus, vous utiliserez « May » au lieu de « 05 ». Cela témoigne de la considération que vous portez à votre partenaire commercial et facilite la compréhension.

Texte du corps de l’e-mail

Examinons un exemple d'e-mail ci-dessous. Les parenthèses indiquent les champs à remplir pour les informations relatives à la transaction, comme le nom de l'entreprise ou les montants. Le prénom de l'expéditeur figure en premier, suivi de son nom de famille. « Regards » (Cordialement) peut être remplacé par « Sincerely » (Sincèrement) comme alternative à la formule de politesse finale. Pour indiquer l'adresse de votre entreprise en anglais, l'ordre est le suivant : « Nom du bâtiment et numéro d'étage ou numéro d'unité », « Adresse (numéro de bloc et de lot) », « Ville », « Cité », « Préfecture », « Code postal », « Pays ».

Contenu en anglais :

Dear (Cher/Chère) (personne responsable),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us. (J’espère que vous vous portez bien. Vous trouverez la facture en pièce jointe. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir effectuer le paiement avant la date d'échéance indiquée sur la facture. Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter.)

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again. (Nous vous remercions sincèrement pour votre confiance. Nous sommes impatients de vous servir à nouveau.)

Regards, (Salutations,)
Taro Yamada
(Nom de votre entreprise)
(Adresse)
(Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)

Traduction japonaise :

Traduisons maintenant l’e-mail ci-dessus de l’anglais au japonais.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Autres expressions fréquemment utilisées

Voici quelques expressions alternatives que vous pouvez utiliser lors de la création de factures en anglais :

• Veuillez trouver la facture ci-jointe. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Veuillez effectuer le paiement avant la date d'échéance indiquée sur la facture. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Veuillez nous faire savoir si vous avez des questions concernant la facture. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Lorsque vous préparez des factures détaillées en anglais pour vos partenaires commerciaux, la maîtrise de ces expressions et termes spécialisés facilitera grandement la communication entre entreprises internationales. Il convient de rappeler que toute entreprise souhaitant optimiser son processus de facturation pourrait envisager l'utilisation d'un outil automatisé de génération de factures prenant en charge la langue anglaise.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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