Una richiesta di preventivo (RFQ) è uno degli strumenti di approvvigionamento più utilizzati in ambito commerciale. Quando il prezzo è un fattore determinante e l'ambito è già stato definito, una RFQ offre ai team un modo sistematico per raccogliere i preventivi dei fornitori, confrontare le offerte e prendere una decisione di acquisto consapevole.

Di seguito spiegheremo come funziona il processo di richiesta di preventivo, quando è opportuno utilizzarlo e come valutare le risposte alle richieste di preventivo.

Contenuto dell'articolo

• Richiesta di preventivo: che cos'è
  
• Come funziona una richiesta di preventivo e perché è importante
  
• Quando un'attività dovrebbe utilizzare una richiesta di preventivo
  
• Informazioni importanti da includere in una RFQ
  
• Elementi che distinguono una RFQ da una richiesta di proposte e una richiesta di informazioni
  
• Modi in cui i fornitori possono rispondere a una richiesta di preventivo
  
• Modi in cui le attività confrontano e valutano le risposte alle richieste di preventivo (RFQ)
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Richiesta di preventivo: che cos'è

Una richiesta di preventivo è un metodo formale con cui un'attività pone ai fornitori una domanda importante: qual è il vostro prezzo per questo prodotto o servizio specifico, a queste precise condizioni?

I team di acquisizione aziendale utilizzano le richieste di preventivo quando hanno già definito il prodotto o il servizio specifico che desiderano acquistare. L'obiettivo è ottenere prezzi comparabili da fornitori qualificati per prendere una decisione di acquisto oggettiva e documentabile.

Come funziona una richiesta di preventivo e perché è importante

Il processo di richiesta di preventivo (RFQ) elimina ogni ambiguità, offrendo un percorso strutturato che consente agli acquirenti di confrontare direttamente i prezzi dei diversi fornitori.

Ecco come funziona la RFQ:

1. L'acquirente definisce l'ambito internamente: l'acquirente definisce l'ambito, le specifiche, le quantità, le tempistiche e le condizioni commerciali prima di contattare i fornitori.

2. Viene preparata la RFQ: questo documento dovrebbe specificare i requisiti, i formati dei prezzi, le istruzioni per la presentazione delle preventivi, le scadenze e i criteri di valutazione.

3. I fornitori sono invitati a partecipare: la richiesta di preventivo viene inviata a un gruppo selezionato di fornitori o diffusa più ampiamente, a seconda della strategia di approvvigionamento.

4. I fornitori verificano i requisiti e richiedono chiarimenti: i fornitori inviano eventuali domande entro uno specifico intervallo di tempo per garantire la corretta determinazione dei prezzi.

5. Invio dei preventivi: i fornitori inviano i prezzi e la documentazione richiesta nel formato specificato ed entro la scadenza fissata.

6. I prezzi e i termini vengono messi a confronto: poiché la richiesta di preventivo uniforma le risposte, gli acquirenti possono individuare a colpo d'occhio le differenze nei prezzi unitari, nei totali, nei tempi di consegna o nelle condizioni commerciali.

7. Selezione del fornitore e attribuzione dell'incarico: l'acquirente seleziona il fornitore che soddisfa tutti i requisiti in termini di prezzo o valore e formalizza la decisione tramite un ordine di acquisto o un contratto.

8. Il processo di richiesta di preventivo viene chiuso: i fornitori non selezionati vengono informati, i dati vengono conservati per garantire conformità e tracciabilità e il processo di approvvigionamento passa alla fase operativa.

Quando un'attività dovrebbe utilizzare una richiesta di preventivo

Una richiesta di preventivo è maggiormente indicata quando la decisione di acquisto dipende dal prezzo, dalle tempistiche e da modalità operative definite. Ecco alcuni scenari tipici:

• I requisiti sono chiaramente definiti: il prodotto o il servizio, le specifiche, le quantità e le aspettative sulla consegna sono criteri già stabiliti, lasciando poco spazio all'interpretazione.

• Il prezzo è il principale fattore di differenziazione: tutti i fornitori invitati sono in grado di soddisfare i requisiti, quindi la decisione dipende dal costo e dalle condizioni commerciali.

• L'acquisto è standardizzato: l'acquisto riguarda un prodotto realizzato con materiali, componenti o attrezzature comuni, oppure un servizio di natura ordinaria ampiamente disponibile in forme analoghe.

• I fornitori sono già stati sottoposti a verifica: i venditori hanno superato una fase di preselezione in base a criteri come competenze, conformità e affidabilità, quindi non è necessario valutare la loro idoneità.

• Valutazioni comparative chiare: l'attività ha bisogno di confrontare i prezzi voce per voce per velocizzare la valutazione e assicurarne l'obiettività.

• Rapidità e metodo: un processo limita minimo i continui scambi e favorisce decisioni rapide e verificabili.

Informazioni importanti da includere in una RFQ

Una richiesta di preventivo efficace dovrebbe includere tutte le informazioni necessarie per formulare un prezzo accurato. È altrettanto importante che la richiesta di preventivo descriva tutto ciò di cui gli acquirenti avranno bisogno per confrontare facilmente le risposte.

Ecco gli elementi che le attività dovrebbero includere in una richiesta di preventivo:

• Panoramica della richiesta: un breve riepilogo di ciò che viene acquistato e perché, senza dettagli superflui

• Specifiche dettagliate o ambito di lavoro: requisiti tecnici, funzionali o di servizio specifici che i fornitori devono soddisfare

• Quantità e volumi: importi precisi, compresi di soglie minime, massime o volumi differenziati, se applicabile, se previsti

• Requisiti e tempistiche di consegna: date, pagamenti intermedi, luoghi ed eventuali vincoli logistici che incidono sui costi o sulla fattibilità

• Formato dei prezzi: istruzioni chiare su come devono presentare le diverse tariffe, come il prezzo unitario, i totali, i costi aggiuntivi, gli sconti e gli addebiti ricorrenti, in modo che ogni preventivo segua la stessa struttura.

• Termini di pagamento: requisiti di fatturazione, tempistiche di pagamento, valuta e ipotesi finanziarie

• Termini commerciali e contrattuali: condizioni fondamentali che i fornitori devono accettare o su cui devono basare i propri prezzi, quali garanzie e livelli di servizio

• Requisiti di conformità: certificazioni, standard normativi, assicurazioni o requisiti giuridici

• Criteri di valutazione: indicazioni generali sui metodi di valutazione dei preventivi

• Istruzioni per l'invio: indicazioni su modalità, destinatari e tempistiche per l'invio dei preventivi, comprese le regole di formattazione e le scadenze

• Referente per le domande: un unico canale per le domande, con regole chiare sulle tempistiche e sulle comunicazioni

Differenze tra richiesta di proposte e richiesta di informazioni

Le richieste di preventivo (RFQ), le richieste di proposte (RFP) e le richieste di informazioni (RFI) risolvono problemi molto diversi tra loro. Inoltre, vengono utilizzate in fasi diverse del processo di acquisto.

• RFQ: viene utilizzata quando l'acquirente sa esattamente cosa desidera e necessita di un prezzo fisso per un ambito definito.

• RFP: viene utilizzata quando l'acquirente sa quale risultato intende raggiungere, ma richiede ai fornitori di proporre soluzioni, metodi e prezzi.

• RFI: viene utilizzata nelle prime fasi del processo per raccogliere informazioni sui fornitori, sulle capacità operative e sul mercato.

In breve, le RFQ eliminano ogni tipo di dubbio e si concentrano sul prezzo, le RFP incentivano la differenziazione e il pensiero strategico a lungo termine, mentre le RFI hanno lo scopo di ottenere un quadro generale e non sono vincolanti. Spesso le RFQ rappresentano l'ultimo passaggio, utilizzato dopo che i fornitori sono stati valutati o è già stata definita una soluzione, ma prima che i fornitori vengano integrati nel processo.

Modi in cui i fornitori possono rispondere a una richiesta di preventivo

Dal punto di vista del fornitore, una richiesta di preventivo ha come finalità la determinazione dei prezzi, non la promozione di prodotti o servizi. L'attenzione è rivolta alla chiarezza, all'accuratezza e alla conformità.

Ecco quali sono i passaggi tipici da seguire:

• Valuta l'idoneità: verifica che le specifiche, le tempistiche e i termini richiesti siano soddisfatti.

• Definisci i prezzi: calcola i costi, i margini e i vincoli di consegna secondo l'ambito definito.

• Richiedi chiarimenti: approfitta della fase formale di domande per risolvere eventuali ambiguità.

• Prepara il preventivo: invia i prezzi nelle modalità previste.

• Includi la documentazione richiesta: fornisci certificati, attestazioni e dichiarazioni contrattuali.

• Presenta la tua domanda entro i termini previsti: le risposte inviate dopo la scadenza o non conformi ai requisiti vengono solitamente escluse.

Dopo avere inviato i preventivi, i fornitori generalmente attendono l'esito e modificano i prezzi solo se espressamente richiesto.

Modi in cui le attività confrontano e valutano le risposte alle richieste di preventivo (RFQ)

Una richiesta di preventivo ben strutturata accelera la fase di valutazione. Ci sono diverse strategie che puoi adottare mentre confronti e valuti le risposte alle richieste di preventivo:

• Esamina tutti i preventivi insieme: le risposte vengono aperte dopo la scadenza per garantire l'imparzialità.

• Valuta innanzitutto la conformità: i preventivi che non rispettano i requisiti vengono solitamente esclusi prima della valutazione dei prezzi.

• Confronta i prezzi voce per voce: esamina i prezzi unitari, i totali, gli sconti e i costi accessori mettendoli a confronto.

• Analizza i valori anomali: verifica i preventivi estremamente alti o bassi per individuare eventuali rischi o incongruenze.

• Considera eventuali criteri secondari: se previsti, valuta fattori come la velocità di consegna e i termini di pagamento.

• Risolvi gli aspetti da chiarire: gli acquirenti possono sciogliere eventuali dubbi o integrare le informazioni mancanti prima della selezione finale.

Il fornitore selezionato viene informato e la decisione viene documentata a fini di audit e governance.

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