Eine Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) ist eines der am weitesten verbreiteten Beschaffungsinstrumente in Unternehmen. Wenn die Preisgestaltung wichtig ist und der Umfang bereits definiert ist, bietet eine RFQ Teams eine seriöse Möglichkeit, Angebote von Lieferanten einzuholen, Anbieterpreise zu vergleichen und eine sichere Kaufentscheidung zu treffen.

Im Folgenden erklären wir, wie der RFQ-Prozess abläuft, wann es sinnvoll ist, eine RFQ einzusetzen und wie Sie RFQ-Antworten bewerten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Angebotsanfrage?
  
• Wie läuft eine Angebotsanfrage ab und warum spielt das eine Rolle?
  
• Wann sollte ein Unternehmen eine Angebotsanfrage einsetzen?
  
• Welche Informationen sollte eine RFQ enthalten?
  
• Inwieweit unterscheidet sich eine RFP von einer RFP oder RFI?
  
• Wie beantworten Lieferanten eine Angebotsanfrage?
  
• Wie vergleichen und bewerten Unternehmen RFQ-Antworten?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine Angebotsanfrage?

Eine Angebotsanfrage ist eine formelle Möglichkeit für ein Unternehmen, Lieferanten eine wichtige Frage zu stellen: Welche Preise würden Sie unter genau diesen Bedingungen für die Lieferung dieses Produkts oder dieser Dienstleistung veranschlagen?

Beschaffungsausschüsse von Unternehmen verwenden RFQ, wenn sie das spezifische Produkt oder die spezifische Dienstleistung, die sie kaufen möchten, bereits kennen. Ziel ist es, von in Frage kommenden Lieferanten vergleichbare Preise zu erhalten, um eine klare, vertretbare Kaufentscheidung zu treffen.

Wie läuft eine Angebotsanfrage ab und warum spielt das eine Rolle?

Der RFQ-Prozess beseitigt Unklarheiten und folgt einem strukturierten Weg, sodass Käufer/innen die Preise verschiedener Lieferanten direkt vergleichen können.

Eine RFQ läuft wie folgt ab:

1. Der Käufer/Die Käuferin definiert den Umfang intern: Der Käufer/Die Käuferin legt den Umfang, die Spezifikationen, Mengen, Zeitpläne und kommerziellen Konditionen abschließend fest, bevor er/sie Lieferanten kontaktiert.

2. Das RFQ-Dokument wird vorbereitet: Darin sollten Anforderungen, Preisformate, Vorgaben für die Einreichung, Fristen und Bewertungskriterien dargelegt werden.

3. Lieferanten werden zur Teilnahme eingeladen: Die RFQ wird je nach Beschaffungsstrategie an eine ausgewählte Gruppe von Anbietern oder in größerem Umfang gesendet.

4. Lieferanten prüfen und klären die Anforderungen: Lieferanten reichen innerhalb eines festgelegten Zeitfensters Fragen ein, um präzise Preisangaben zu gewährleisten.

5. Angebote werden eingereicht: Die Anbieter reichen die Preise und erforderlichen Unterlagen innerhalb einer festgelegten Frist im angegebenen Format ein.

6. Preise und Konditionen werden nebeneinander verglichen: Da die RFQ standardisierte Antworten vorgibt, können Käufer/innen schnell Unterschiede in Stückpreisen, Gesamtsummen, Einführungszeiten oder kommerziellen Konditionen erkennen.

7. Ein Lieferant/Eine Lieferantin wird ausgewählt und beauftragt: Der Käufer/Die Käuferin wählt den Lieferanten aus, der alle Anforderungen zum besten Preis oder mit dem besten Wert erfüllt, und formalisiert die Entscheidung durch eine Bestellung oder einen Vertrag.

8. Der RFQ-Prozess wird abgeschlossen: Nicht erfolgreiche Lieferanten werden benachrichtigt, Aufzeichnungen werden zu Prüfungszwecken aufbewahrt und die Beschaffung fährt mit der Ausführung fort.

Wann sollte ein Unternehmen eine Angebotsanfrage einsetzen?

Eine RFQ ist am effektivsten, wenn die Kaufentscheidung von Preisen, Zeitpunkten und klarer Ausführung abhängt. Dies ist unter anderem in den folgenden Szenarien der Fall:

• Die Anforderungen sind klar definiert: Das Produkt oder die Dienstleistung, die Spezifikationen, Mengen und Liefererwartungen sind bereits festgelegt, sodass wenig Interpretationsspielraum bleibt.

• Der Hauptunterschied ist der Preis: Alle eingeladenen Anbieter können die Anforderungen erfüllen, sodass die Entscheidung letztlich von Kosten und kommerziellen Konditionen abhängt.

• Der Kaufvorgang ist standardisiert oder rohstoffgebunden: Der Kauf betrifft entweder ein Produkt aus gängigen Materialien, Komponenten oder Geräten oder eine Routineleistung, die in vergleichbarer Form weithin verfügbar ist.

• Lieferanten wurden bereits überprüft: Unter den Anbietern wurde eine Vorauswahl nach Funktionen, Compliance und Zuverlässigkeit getroffen, sodass der Prozess keine Eignungsbewertung erfordert.

• Saubere Vergleichsmöglichkeiten sind wichtig: Das Unternehmen benötigt eine leicht abzugleichende Preisgestaltung, die es schnell und objektiv bewerten kann.

• Es kommt auf Geschwindigkeit und Disziplin an: Ein strukturierter Prozess minimiert das Hin und Her und unterstützt schnelle, prüffähige Entscheidungen.

Welche Informationen sollte eine RFQ enthalten?

Eine starke RFQ sollte den Anbietern alles bieten, was sie für eine genaue Darlegung ihrer Preisgestaltung benötigen. Ebenso wichtig ist es, dass die RFQ alles beschreibt, was Käufer/innen benötigen, um Antworten einfach zu vergleichen.

Folgendes sollten Unternehmen in eine RFQ aufnehmen:

• Übersicht über die Anfrage: eine kurze Zusammenfassung dessen, was gekauft wird und warum, ohne unnötige Details

• Detaillierte Spezifikationen oder Arbeitsumfang: genaue technische, funktionale oder Serviceanforderungen, die Lieferanten erfüllen müssen

• Mengen und Volumen: genaue Beträge, ggf. einschließlich Mindestbeträge, Höchstbeträge oder gestaffelte Volumen

• Lieferanforderungen und Zeitpläne: Termine, Projektphasen, Standorte und alle logistischen Einschränkungen, die sich auf die Kosten oder die Durchführbarkeit auswirken

• Preisformat: eindeutige Anweisungen zur Darstellung der Preise, wie Stückpreise, Gesamtsummen, optionale Add-Ons, Rabatte und wiederkehrende Zahlungen, sodass jedes Angebot der gleichen Struktur folgt

• Zahlungskonditionen: Anforderungen an die Rechnungsstellung, Zahlungsfristen, Währungen und Annahmen bezüglich der Finanzen

• Kommerzielle und vertragliche Konditionen: wichtige Konditionen, die Lieferanten akzeptieren oder für die sie Preise angeben müssen, wie z. B. Garantien und Servicestufen

• Compliance-Anforderungen: Zertifizierungen, regulatorische Standards, Versicherungen oder rechtliche Befähigungsnachweise

• Bewertungskriterien: eine allgemeine Erläuterung zur Bewertung von Angeboten

• Anweisungen zur Einreichung: wie, wo und wann Angebote eingereicht werden müssen, einschließlich Formatierungsvorgaben und Fristen

• Ansprechpartner/innen für Fragen: ein zentraler Kanal für Fragen mit klaren Regeln zu Zeitplänen und Kommunikation

Inwieweit unterscheidet sich eine RFP von einer RFP oder RFI?

RFQ, Ausschreibungen (Requests for Proposals, RFP) und Informationsanfragen (Requests for Information, RFI) dienen der Lösung sehr unterschiedlicher Probleme. Zudem werden sie in verschiedenen Phasen des Kaufprozesses verwendet.

• RFQ: Diese Art von Anfragen wird verwendet, wenn der/die Käufer/in genau weiß, was er/sie möchte, und eine feste Preisgestaltung für einen festgelegten Umfang benötigt.

• RFP: Eine solche Ausschreibung wird verwendet, wenn Käufer/innen das gewünschte Ergebnis kennen, aber Lieferanten Lösungen, Ansätze und Preise vorschlagen sollen.

• RFI: Diese Art von Anfragen wird zu Beginn des Prozesses verwendet, um Informationen über Lieferanten, Funktionen und den Markt zu erfassen.

Einfach ausgedrückt sind RFQ mit einem sehr geringen Maß an Interpretation verbunden und legen den Fokus auf den Preis. RFP hingegen fördern Differenzierung und langfristiges Denken und RFI dienen der Sondierung und sind unverbindlich. RFQ sind oft der letzte Schritt, der verwendet wird, nachdem Lieferanten überprüft wurden oder bereits eine Lösung definiert wurde, aber bevor Lieferanten zum Onboarding eingeladen werden.

Wie beantworten Lieferanten eine Angebotsanfrage?

Aus Sicht eines Lieferanten ist eine RFQ ein Vorgang der Preisgestaltung und keine Verkaufspräsentation. Der Fokus liegt auf Klarheit, Genauigkeit und Compliance.

Die üblichen Schritte umfassen Folgendes:

• Bewertung der Eignung: Prüfen Sie die Fähigkeit, Spezifikationen, Zeitpläne und Konditionen einzuhalten.

• Ausarbeitung der Preisgestaltung: Berechnen Sie Kosten, Margen und Lieferhindernisse auf der Grundlage des definierten Umfangs.

• Anforderung von Klarstellungen: Nutzen Sie die formelle Frist für Rückfragen, um Unklarheiten zu klären.

• Vorbereitung des Angebots: Übermitteln Sie die Preise auf die der Anfrage entsprechende Weise.

• Beifügung der Dokumentation: Legen Sie der Anfrage entsprechend Zertifizierungen, Bestätigungen und vertragliche Zustimmungen vor.

• Pünktliche Einreichung: Verspätete oder nicht konforme Antworten werden in der Regel ausgeschlossen.

Sobald Angebote eingereicht wurden, warten Lieferanten in der Regel auf die Entscheidung und überarbeiten die Preise nur, wenn sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden.

Wie vergleichen und bewerten Unternehmen RFQ-Antworten?

Eine gut konzipierte Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) beschleunigt die Bewertungsphase. Beim Vergleich und der Bewertung von RFQ-Antworten sollten Sie mehrere Strategien beachten:

• Prüfen Sie alle Angebote zusammen: Alle Antworten werden nach Ablauf der Frist geöffnet, um die Fairness zu wahren.

• Berücksichtigen Sie zuerst die Compliance: Nicht konforme Angebote werden in der Regel entfernt, bevor preisliche Aspekte berücksichtigt werden.

• Vergleichen Sie die Preise Zeile für Zeile: Stückpreise, Gesamtsummen, Rabatte und Nebenkosten werden nebeneinander überprüft.

• Untersuchen Sie Ausreißer: Extrem hohe oder niedrige Angebote werden auf Fehler oder versteckte Risiken überprüft.

• Wenden Sie alle sekundären Kriterien an: Falls sie darin enthalten sind, werden Faktoren wie Liefergeschwindigkeit und Zahlungskonditionen abgewogen und definiert.

• Bearbeiten Sie Klarstellungen: Käufer/innen können Annahmen bestätigen oder vor der endgültigen Auswahl Lücken schließen.

Ein Lieferant wird als Gewinner ausgewählt und benachrichtigt und die Entscheidung für Prüfungs- und Governance-Zwecke aufgezeichnet.

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