Quali dati sono obbligatori nella fattura elettronica in Italia

Un aspetto molto importante per chiunque abbia un'attività commerciale è la gestione della fatturazione. Dopo l'entrata in vigore in Italia dell'obbligo della fatturazione elettronica nel 2019, le attività hanno dovuto adeguarsi alla nuove normative dotandosi anche di un software di fatturazione elettronica. Ma come si emette una fattura elettronica? Quali sono i dati obbligatori da includere? In questo articolo approfondiremo questi aspetti per aiutarti a comprendere meglio come emettere fatture senza problemi e nel rispetto della conformità.

Contenuto dell'articolo

• Quali dati servono per emettere la fattura elettronica
  
• I dati obbligatori nella fattura elettronica B2C
  
• I dati obbligatori nella fattura elettronica PA
  
• I dati obbligatori nella fattura elettronica per i forfettari
  
• Indicazione della data nella fattura elettronica
  

Informazioni che devono essere incluse all'emissione di una fattura elettronica

L'Italia adotta diverse normative per uniformare i registri delle transazioni soggette all'Imposta sul valore aggiunto (IVA) in tutta l'Europa. La Direttiva 2006/112/CE (dall'Articolo 226 in poi) delinea i dettagli di base che devono figurare su una fattura. In Italia, l'Articolo 21, Paragrafo 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 633/1972, e successive modifiche, segue in gran parte l'Articolo 226 della direttiva europea, che specifica le informazioni richieste per le fatture elettroniche.

Informazioni che devono essere incluse nella fattura

Le informazioni obbligatorie per le fatture elettroniche includono:

• Data di emissione della fattura
  
• Numero univoco progressivo della fattura
  
• Dati dell'emittente (ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio)
  
• Partita IVA
  
• Dati del cliente (ad esempio, azienda, attività o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio)
  
• Numero di partita IVA del cliente o, nel caso di un soggetto tassabile con sede in un altro stato membro dell'UE, numero di partita IVA rilasciato da quello stato
  
• Descrizione, quantità e prezzi dei prodotti/servizi oggetto della transazione
  
• Data in cui sono stati forniti i beni o i servizi
  
• Data in cui è stato effettuato il pagamento, se diversa dalla data della fattura
  
• Aliquota IVA e imponibile
  
• Codice del beneficiario (identificativo alfanumerico di sette cifre utilizzato per garantire la corretta consegna di una fattura elettronica a un'attività o a un professionista)
  

Codice del beneficiario per la fatturazione elettronica

Sebbene non strettamente obbligatorio, il codice beneficiario è un dettaglio importante da includere in una fattura elettronica. Si tratta di un codice alfanumerico di sette caratteri, noto anche come “codice beneficiario SdI” o “codice SdI” (con riferimento al Sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate [SdI]). Il codice beneficiario garantisce la corretta consegna di una fattura elettronica a un'attività o a un professionista e identifica il software di fatturazione elettronica utilizzato dal beneficiario, consentendo di ricevere le fatture direttamente all'interno di quel sistema.

Se il codice del beneficiario non è disponibile, la fattura elettronica può comunque essere inviata utilizzando l'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del beneficiario. Se non sono disponibili né il codice beneficiario né l'indirizzo PEC, un cliente italiano può accedere alle proprie fatture tramite la sezione Consultazione del portale Fatture e ricevute del sito web dell'Agenzia delle Entrate italiana.

Queste sono le informazioni richieste per una fattura elettronica B2B, emessa da un'attività o da un professionista a un'altra. Tuttavia, per emettere una fattura elettronica B2C, ovvero indirizzata a una persona fisica, si devono tenere presenti alcuni requisiti diversi.

I dati obbligatori nella fattura elettronica B2C

I dati che servono per la fattura B2C sono:

• Data di emissione della fattura
  
• Numero univoco progressivo della fattura
  
• Dati dell'emittente (ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio)
  
• Numero di partita Iva
  
• Dati del committente (in questo caso nome e cognome, indirizzo e codice fiscale, in quanto si tratta di un consumatore finale, non dotato di numero di partita Iva)
  
• Descrizione, quantità e prezzi dei prodotti/servizi oggetto dell'operazione
  
• Data in cui è effettuata la cessione di beni/la prestazione di servizi
  
• Data in cui è corrisposto il pagamento, se diversa dalla data di emissione della fattura
  
• Aliquota Iva e imponibile
  
• Codice "0000000" da inserire nel campo del codice destinatario
  

Informazioni obbligatorie nelle fatture elettroniche per gli enti pubblici

L'emissione di una fattura elettronica a un ente della pubblica amministrazione (PA), richiede ulteriori informazioni oltre ai dati della fattura elettronica standard, inclusi il codice univoco, il codice identificativo del bando di gara (CIG) e il codice univoco del progetto (CUP), che garantiscono la tracciabilità dei pagamenti da parte della pubblica amministrazione.

• Codice univoco
  Si tratta di un codice alfanumerico di sei caratteri che identifica in modo univoco un ente governativo specifico e garantisce il corretto inoltro della fattura elettronica. Lo stesso ente governativo può avere più codici univoci, ciascuno assegnato a un ufficio diverso dell'organizzazione. È noto anche come "codice univoco dell'ufficio" o "codice IPA" (con riferimento all'Indice della Pubblica Amministrazione [IPA]). Il codice univoco è obbligatorio.

• Codice CIG
  Si tratta di un codice alfanumerico di 10 cifre utilizzato per identificare un'offerta. Deve essere indicato nella fattura, a meno che non si applichi un'esenzione dall'obbligo di tracciabilità, come previsto dalla Legge n. 136 del 13 agosto 2010.

• Codice CUP
  Codice alfanumerico di 15 caratteri che identifica un progetto di investimento pubblico. Deve essere inserito solo se è specificamente richiesto dall'azienda.

Pagamento frazionato

Chiunque emetta una fattura alla PA deve essere conforme al sistema di pagamento frazionato, in base al quale il fornitore riceve solo l'imponibile netto, mentre l'IVA viene pagata direttamente dalla PA. L'IVA, invece, viene pagata direttamente dall'acquirente all'erario. Questo sistema si differenzia dalla gestione standard dell'IVA, in cui il fornitore riscuote l'IVA dal cliente e in seguito la versa al governo.

Le entità soggette al pagamento frazionato sono elencate in registri specifici pubblicati dal Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF).

Non tutti i contribuenti devono attenersi alle regole sul pagamento frazionato; sono esenti le seguenti categorie:

Professionisti soggetti a ritenuta d'acconto o all'imposta sul reddito dedotta all'origine
Contribuenti soggetti al regime fiscale forfettario e quelli soggetti a regimi IVA speciali

Informazioni obbligatorie nelle fatture elettroniche per i contribuenti forfettari

Oltre alle informazioni richieste per tutte le fatture elettroniche, i contribuenti forfettari devono includere una lingua specifica obbligatoria. Un software per la fatturazione elettronica è in grado di memorizzare queste informazioni e completarle automaticamente per le fatture future. Le dichiarazioni richieste che devono essere riportate nelle fatture elettroniche per il regime forfettario sono:

• Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla L. n. 145 del 2018.

• Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.

Man mano che l'attività cresce, la gestione della procedura di fatturazione può diventare sempre più complessa. Alcuni strumenti possono automatizzare questa procedura e semplificarti l'emissione delle fatture. Ad esempio, Stripe Invoicing è una piattaforma di fatturazione completa e scalabile che ti consente di creare e inviare fatture sia per i pagamenti una tantum sia per quelli ricorrenti, senza dover scrivere nemmeno una riga di codice. Con Invoicing puoi risparmiare tempo e ricevere i pagamenti più velocemente, poiché la riscossione dell'87% delle fatture di Stripe avviene entro 24 ore. Inoltre, grazie alla collaborazione con partner terzi, puoi utilizzare Invoicing per la fatturazione elettronica.

Indicazione della data nella fattura elettronica

La data da indicare nella fattura elettronica dipende da che tipo di fattura devi emettere; infatti, ne esistono principalmente di due tipi: fattura immediata e differita, con termini di invio diversi al Sistema di Interscambio (che corrisponde all'emissione). Per quanto riguarda la fattura immediata, occorre inviarla al Sistema di Interscambio entro 12 giorni dalla data dell'operazione, mentre la fattura differita va inviata entro il giorno 15 del mese successivo alla data dell'operazione. Vediamo quindi come indicare la data nella fattura elettronica a seconda della tipologia.

Che data indicare nella fattura elettronica?

Per quanto riguarda la fattura immediata, puoi inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio il giorno stesso dell'operazione, ad esempio il 26 marzo 2025. In tal modo si avrà:

Oppure, puoi generare la fattura elettronica il giorno dell'operazione (26 marzo 2025) ma inviarla a SdI entro i 12 giorni successivi, avendo così:

Puoi anche creare e inviare la fattura al Sistema di Interscambio in uno dei giorni compresi tra il 26 marzo e il 7 aprile; in questo caso le date saranno come nell'ultimo caso descritto.

La data da indicare nella fattura differita

Per quanto riguarda la data da indicare nella fattura differita, invece, secondo la circolare 14/E/2019 dell'Agenzia delle Entrate è consentito riportare come data del documento quella dell'ultima operazione effettuata. Questa modalità poteva tuttavia generare incongruenze nella sequenza numerica delle fatture. Ad esempio, si poteva verificare il caso in cui la fattura n. 25 fosse riferita all'ultima consegna del 30 luglio, mentre la n. 26 avesse come ultima consegna una data precedente, ad esempio il 23 luglio. Per risolvere questa criticità, l'Agenzia ha successivamente chiarito che nella fattura differita, oltre agli altri dati che servono per la fattura elettronica, è necessario riportare la data di almeno una delle operazioni eseguite, preferibilmente quella più recente del mese. In alternativa, è accettabile indicare convenzionalmente la data di fine mese, a rappresentare il momento in cui l'operazione è stata considerata effettuata.