Företag använder kreditnotor för att minska fakturabelopp samtidigt som de ser till att bokföringen är ren, korrekt och kan granskas. När de används på rätt sätt hjälper kreditnotor kundfordringar med korrekt intäktsrapportering och ger kunderna klarhet när debiteringar ändras efter att en faktura har utfärdats.

Nedan förklarar vi vad en kreditnota är, hur det fungerar i bokföringen, när du ska utfärda en och hur det passar in i återbetalningar, revisioner och den dagliga faktureringen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• När ska ett företag utfärda en kreditnota?
  
• Vilken information ska en kreditnota innehålla?
  
• Hur tillämpas en kreditnota på en faktura eller ett kundsaldo?
  
• Hur skiljer sig kreditnotor från återbetalningar?
  
• Varför är kreditnotor viktiga för finansiell korrekthet och revisioner?
  
• Så kan Stripe Connect hjälpa dig
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota är ett dokument som utfärdas efter en faktura som minskar vad en kund är skyldig – delvis eller i sin helhet. Ur redovisningssynpunkt är en kreditnota hur ett företag korrigerar den ekonomiska redovisningen av en försäljning utan att radera den ursprungliga transaktionen.

När en kreditnota utfärdas minskar det belopp som kunden är skyldig. Eftersom den ursprungliga försäljningen helt eller delvis har återförts måste intäkterna minskas med det krediterade beloppet. Detta kan registreras via ett konto för returer eller ersättningar, som håller bruttointäkterna (det totala belopp som ett företag tjänar innan eventuella skatter eller andra kostnader dras av) synliga samtidigt som nettointäkterna rapporteras korrekt.

När ska ett företag utfärda en kreditnota?

En kreditnota skapas när en faktura inte längre återspeglar vad kunden är skyldig.

Här är några vanliga scenarier:

• Returnerade varor eller avbrutna tjänster: När produkter returneras eller tjänster avbryts efter fakturering reverserar en kreditnota debiteringen utan att den ursprungliga fakturan ändras.

• Fel vid prissättning eller fakturering: Om en faktura innehåller felaktiga priser, kvantiteter eller satser korrigerar en kreditnota överdebiteringen och dokumenterar justeringen.

• Skadade, defekta eller ofullständiga leveranser: När varor anländer oanvändbara eller ofullständiga återspeglar en kreditnota att företaget inte levererade det som fakturerades fullt ut.

• Prisjusteringar efter fakturan utfärdas: Om en rabatt, kampanj eller förhandlad prisändring tillämpas efter fakturering uppdaterar en kreditnota saldot utan att utfärda fakturan på nytt.

• Lösa faktureringstvister: När en tvist avgörs till kundens fördel formaliserar en kreditnota den överenskomna minskningen och skapar ett register över lösningen.

• Goodwill eller artighetskrediter: Företag kan utfärda krediter för att bevara kundrelationer även när den ursprungliga debiteringen var giltig. En kreditnota spårar och redovisar dessa åtgärder.

• Överbetalningar från kunder: Om en kund betalar mer än fakturans belopp registreras den överskjutande summan i en kreditnota som en kredit som tillämpas på kundens konto.

• Ändringar av omfattning eller avtal: När omfattningen av arbetet eller tjänsten ändras efter fakturering utfärdas en kreditnota för att avstämma fakturan med det reviderade avtalet.

• Korrigeringar av skatter eller avgifter: Om skatter, tilläggsavgifter eller avgifter tillämpades felaktigt justerar en kreditnota debiteringen och tillhörande skattebelopp.

Vilken information ska en kreditnota innehålla?

En kreditnota bör klargöra vad som justeras och hur justeringen är kopplad till den ursprungliga transaktionen. Det bör märkas som en kreditnota. Detta förhindrar att det förväxlas med en faktura, ett kontoutdrag eller ett kvitto. Varje kreditnota behöver ett unikt referensnummer för kreditnotor så att de kan spåras i bokföringssystem, kundkommunikation och revisioner.

En förklaring av varför kreditnotan utfärdades, hur den kommer att tillämpas (t.ex. på en öppen faktura, föras över till framtida debiteringar eller återbetalas) och datumet då den utfärdades bör alla inkluderas. Datumet avgör när justeringen bokförs för redovisnings- och rapporteringsändamål. Se till att säljarens och kundens juridiska namn och kontaktinformation matchar dem på den ursprungliga fakturan. Konsekvent hantering är viktigt för avstämning och efterlevnad.

Kreditnotan ska ange det ursprungliga fakturanumret och datumet som det avser så att alla som granskar bokföringen kan förstå vad som justeras. Det totala avdraget ska anges, vanligtvis som ett negativt belopp, och det ska identifieras som en partiell justering eller ett fullständigt upphävande. Om skatt togs ut på den ursprungliga fakturan ska kreditnotan återspegla motsvarande skattenedsättning.

Hur tillämpas en kreditnota på en faktura eller ett kundsaldo?

Om fakturan inte har betalats tillämpas ofta kreditnotor på den öppna fakturan. På så sätt minskar beloppet som ska betalas och kundens utestående saldo uppdateras utan att den ursprungliga fakturan ändras. Ibland, om en faktura har betalats, kan kreditnotor användas som ett kreditsaldo på kundens konto.

Kontokrediter tillämpas ofta automatiskt på nästa faktura som kunden får. På så sätt sänks det belopp som de behöver betala för framtida debiteringar. I vissa fall paras en kreditnota ihop med en återbetalning. En kreditnota kan tillämpas på mer än en framtida faktura för befintliga kunder. Detta är vanligt när krediterna är stora eller faktureringen är användningsbaserad. I väl utformade faktureringssystem finns det regler och godkännandevägar för att tillämpa krediter, vilket minskar manuella fel och förhindrar att krediter missbrukas eller glöms bort.

Hur skiljer sig kreditnotor från återbetalningar?

En kreditnota minskar en faktura eller skapar en kredit på kundens konto, vilket innebär att det ändrar bokföringsposten men inte skickar tillbaka pengar. Genom att återbetala pengarna returneras dem till kunden via den ursprungliga betalningsmetoden eller en annan överenskommen kanal och påverkar företagets kassasaldo.

I löpande fakturering är det vanligt att en kund tillämpar en kreditnota mot framtida fakturor eller avgifter. Men när en återbetalning väl har utfärdats är transaktionen avräknad. Det finns inget återstående saldo att spåra eller tillämpa. Även om kreditnotor kan utfärdas oavsett om en faktura har betalats eller inte, är återbetalningar meningsfulla först efter att betalningen har skett. Båda minskar intäkterna, men återbetalningar kräver också att mottagna kontanter återförs, medan kreditnotor endast justerar fordringar och relaterade saldon tills kassaflödesrörelsen sker.

Engångsköp motiverar vanligtvis en återbetalning. För abonnemangs- eller avtalsbaserade kunder är det vettigt att ge dem krediter som de kan tillämpa senare. I många system dokumenterar en kreditnota justeringen medan en återbetalning genomför betalningen. Kreditnotan förklarar varför det finns en återbetalningen och håller bokföringen fullständig.

Varför är kreditnotor viktiga för finansiell korrekthet och revisioner?

Kreditnotor är viktiga verktyg som ekonomiteamen använder för att hålla siffrorna korrekta över tid. De gör det möjligt för företag att rapportera vad de faktiskt tjänar, skapar ett pappersspår för revisorer och tillhandahåller ett sätt att korrigera fakturor som uppfyller kraven samtidigt som den ursprungliga bokföringen bevaras. Denna synlighet bidrar till att minska tvetydigheten vid bokslut eftersom ekonomiteamen kan se varför saldon skiljer sig från de ursprungliga fakturorna.

Genom att kräva kreditnotor för justeringar införs en struktur, och tillsyn hjälper till att skydda mot interna fel. Kreditnotor visas vanligtvis tillsammans med fakturor i kundernas kontoutdrag och kontosammanfattningar, vilket hjälper kunderna att avstämma sina saldon utan förvirring. Outnyttjade krediter visas i rapporteringen av kundfordringar. På så håller ekonomiteamen koll på krediter som fortfarande behöver tillämpas eller återbetalas. Kreditnotor förbättrar också rapporteringskvaliteten eftersom de gör det möjligt för företag att skilja bruttoaktivitet från nettoresultat, en skillnad som är viktig när de analyserar resultat, trender och kundernas beteende.

Så kan Stripe Connect hjälpa dig

Stripe Connect samordnar penningöverföringar mellan flera parter för programvaruplattformar och marknadsplatser. Det erbjuder snabb onboarding, inbäddade komponenter, globala utbetalningar och mycket annat.

Connect kan hjälpa dig att:

• Lansera inom några veckor: Använd Stripe-baserad eller integrerad funktionalitet för att lansera snabbare och undvika de höga startkostnaderna och utvecklingstiden som normalt sett krävs för betalningsförmedling.

• Hantera betalningar i stor skala: Använd verktyg och tjänster från Stripe så att du inte behöver avsätta extra resurser för marginalrapportering, skatteformulär, risk, globala betalningsmetoder eller efterlevnad vid onboarding.

• Väx globalt: Hjälp dina användare att nå fler kunder över hela världen med lokala betalningsmetoder och möjligheten att enkelt beräkna omsättningsskatt, mervärdesskatt (moms) och skatt på varor och tjänster (GST).

• Bygg upp nya intäktsströmmar: Optimera intäkterna genom att ta ut avgifter på varje transaktion. Monetarisera Stripes funktioner genom att aktivera betalningar i fysisk miljö, omedelbara utbetalningar, debitering av omsättningsskatt, finansiering, utgiftskort och mycket annat på din plattform.

Läs mer om Stripe Connect eller kom igång idag.