ธุรกิจใช้ใบแจ้งเครดิตเพื่อลดยอดในใบแจ้งหนี้ โดยยังคงทำให้การบันทึกบัญชีเป็นระเบียบ ถูกต้อง และตรวจสอบได้ เมื่อใช้อย่างเหมาะสม ใบแจ้งเครดิตช่วยให้ลูกหนี้การค้า รายงานรายรับได้ถูกต้อง และช่วยให้ลูกค้าเข้าใจได้ชัดเจนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าบริการหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าใบแจ้งเครดิตคืออะไร ทำงานอย่างไรในทางบัญชี ควรออกเมื่อใด และเกี่ยวข้องกับการคืนเงิน การตรวจสอบบัญชี และการดำเนินงานด้านการเรียกเก็บเงินในแต่ละวันอย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งเครดิตคืออะไร
  
• ธุรกิจควรออกใบแจ้งเครดิตเมื่อใด
  
• ใบแจ้งเครดิตควรมีข้อมูลใดบ้าง
  
• ใบแจ้งเครดิตถูกนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้หรือยอดคงเหลือของลูกค้าอย่างไร
  
• ใบแจ้งเครดิตแตกต่างจากการคืนเงินอย่างไร
  
• ทำไมใบแจ้งเครดิตจึงสำคัญต่อความถูกต้องทางการเงินและการตรวจสอบบัญชี
  
• Stripe Connect ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งเครดิตคืออะไร

ใบแจ้งเครดิตหรือบางครั้งเรียกว่า ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ออกหลังจากใบแจ้งหนี้ เพื่อปรับลดยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ไม่ว่าจะบางส่วนหรือทั้งหมด ในมุมมองทางบัญชี ใบแจ้งเครดิตเป็นวิธีที่ธุรกิจใช้แก้ไขบันทึกทางการเงินของการขาย โดยไม่ต้องลบธุรกรรมต้นฉบับ

เมื่อมีการออกใบแจ้งเครดิต ยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระจะลดลง เนื่องจากรายการขายเดิมถูกย้อนกลับบางส่วนหรือทั้งหมด รายรับจึงต้องถูกปรับลดตามจำนวนเครดิตที่ให้ไว้ โดยอาจบันทึกผ่านบัญชีคืนสินค้า หรือบัญชีส่วนลด/ค่าปรับลด ซึ่งช่วยให้ยังคงมองเห็นรายรับรวม (จำนวนเงินทั้งหมดที่ธุรกิจได้รับก่อนหักภาษีหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ) ขณะเดียวกันก็สามารถรายงานรายรับสุทธิได้อย่างถูกต้อง

ธุรกิจควรออกใบแจ้งเครดิตเมื่อใด

ใบแจ้งเครดิตจะสร้างขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้แสดงยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระอีกต่อไป

สถานการณ์ที่พบบ่อยมีดังนี้

• การคืนสินค้าหรือยกเลิกบริการ: เมื่อมีการคืนสินค้าหรือยกเลิกบริการหลังจากที่มีการเรียกเก็บเงินแล้ว ใบแจ้งเครดิตจะปรับคืนรายการเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้เดิม

• ข้อผิดพลาดด้านค่าบริการหรือการเรียกเก็บเงิน: หากใบแจ้งหนี้มีราคาสินค้า จำนวน หรืออัตราค่าบริการไม่ถูกต้อง ใบแจ้งเครดิตจะใช้เพื่อแก้ไขยอดที่เรียกเก็บเกินและบันทึกการปรับยอด

• การจัดส่งสินค้าที่เสียหาย มีตำหนิ หรือไม่ครบ: เมื่อสินค้ามาถึงในสภาพที่ไม่สามารถใช้งานได้หรือไม่ครบ ใบแจ้งเครดิตจะแสดงให้เห็นว่าธุรกิจไม่ได้ส่งมอบตามยอดที่เรียกเก็บไว้ทั้งหมด

• การปรับค่าบริการหลังออกใบแจ้งหนี้: หากมีการใช้ส่วนลด โปรโมชันหรือมีการตกลงเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งเครดิตจะใช้ปรับยอดคงเหลือโดยไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ใหม่

• การโต้แย้งการเรียกเก็บเงินที่ได้รับการแก้ไข: หากข้อโต้แย้งตัดสินออกมาเป็นผลดีกับลูกค้า ใบแจ้งเครดิตจะใช้ยืนยันยอดที่ตกลงกันใหม่และเป็นหลักฐานของการปิดข้อพิพาทนั้น

• เครดิตสินน้ำใจหรือเครดิตรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า: ธุรกิจอาจออกเครดิตเพื่อรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า แม้ว่ายอดที่เรียกเก็บเดิมจะถูกต้องก็ตามใบแจ้งเครดิตจะช่วยบันทึกและจัดการเครดิตประเภทนี้ได้

• ลูกค้าชำระเงินเกิน: หากลูกค้าชำระเงินมากกว่ายอดในใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งเครดิตจะใช้บันทึกยอดส่วนเกินเป็นเครดิตในบัญชีของลูกค้า

• การเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือขอบเขตงาน: เมื่อขอบเขตของงานหรือบริการเปลี่ยนแปลงหลังจากออกใบเรียกเก็บเงิน จะมีการออกใบแจ้งเครดิตเพื่อกระทบยอดใบแจ้งหนี้กับข้อตกลงที่ปรับปรุงใหม่

• การแก้ไขภาษีหรือค่าธรรมเนียม: หากมีการคำนวณภาษี ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือค่าบริการผิดพลาด ใบแจ้งเครดิตจะใช้ปรับยอดเรียกเก็บเงินและจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งเครดิตควรมีข้อมูลใดบ้าง

ใบแจ้งเครดิตควรแสดงให้ชัดเจนว่ามีการปรับรายการใด และการปรับยอดนั้นเชื่อมโยงกับธุรกรรมต้นฉบับอย่างไร เอกสารควรถูกระบุว่าเป็นใบแจ้งเครดิตหรือใบลดหนี้อย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้สับสนกับใบแจ้งหนี้ รายการเดินบัญชี หรือใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งเครดิตแต่ละใบต้องมีหมายเลขอ้างอิงที่ไม่ซ้ำกัน เพื่อให้สามารถติดตามในระบบบัญชีได้ การสื่อสารกับลูกค้า และการตรวจสอบบัญชี

ควรมีการอธิบายเหตุผลที่ออกใบแจ้งเครดิต วิธีการนำไปใช้ (เช่น นำไปหักกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่ เก็บไว้ใช้กับการเรียกเก็บเงินครั้งถัดไป หรือขอคืนเงิน) รวมถึงวันที่ออกใบแจ้งเครดิต ซึ่งวันที่ระบุจะเป็นตัวกำหนดว่าการปรับยอดนี้จะถูกบันทึกในงบและรายงานช่วงใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อทางกฎหมายและข้อมูลติดต่อของผู้ขายและลูกค้าตรงกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ เพราะความสม่ำเสมอมีความสำคัญต่อการกระทบยอดและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ใบแจ้งเครดิตควรระบุเลขที่และวันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ที่ตรวจสอบบันทึกสามารถเข้าใจได้ว่ามีการปรับรายการใด ควรระบุจำนวนเครดิตรวม โดยมักจะแสดงเป็นจำนวนติดลบ และต้องระบุว่าเป็นการปรับยอดบางส่วนหรือการปรับคืนรายการทั้งหมด หากมีการเรียกเก็บภาษีในใบแจ้งหนี้เดิม ใบแจ้งเครดิตก็ควรแสดงข้อมูลการลดลงของภาษีที่เกี่ยวข้องด้วย

ใบแจ้งเครดิตถูกนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้หรือยอดคงเหลือของลูกค้าอย่างไร

หากใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระ ใบแจ้งเครดิตมักจะถูกนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระนั้น วิธีนี้จะช่วยลดจำนวนเงินที่ต้องชำระ และอัปเดตยอดคงเหลือของลูกค้าโดยไม่ต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้เดิม ในบางกรณี หากใบแจ้งหนี้ถูกชำระแล้ว ใบแจ้งเครดิตสามารถบันทึกเป็นเครดิตคงเหลือในบัญชีของลูกค้าได้

เครดิตในบัญชีมักจะถูกนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ถัดไปของลูกค้าโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับการเรียกเก็บเงินในอนาคต ในบางกรณี ใบแจ้งเครดิตจะถูกใช้ควบคู่กับการคืนเงิน ใบแจ้งเครดิตหนึ่งใบยังสามารถนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ในอนาคตมากกว่าหนึ่งใบสำหรับลูกค้าที่มีการใช้งานต่อเนื่องได้ ซึ่งพบได้บ่อยเมื่อจำนวนเครดิตมีมูลค่าสูง หรือมีการเรียกเก็บเงินแบบตามการใช้งาน ในระบบเรียกเก็บเงินที่ออกแบบมาอย่างดี มักจะมีหลักเกณฑ์และขั้นตอนการอนุมัติสำหรับการใช้เครดิต เพื่อลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยตนเอง และป้องกันไม่ให้เครดิตถูกใช้อย่างไม่ถูกต้องหรือถูกลืม

ใบแจ้งเครดิตแตกต่างจากการคืนเงินอย่างไร

ใบแจ้งเครดิตใช้เพื่อลดยอดในใบแจ้งหนี้ หรือสร้างเครดิตในบัญชีของลูกค้า ซึ่งหมายความว่าจะมีการปรับบันทึกทางบัญชี แต่ไม่ได้มีการส่งเงินคืนให้ลูกค้า ส่วนการคืนเงินคือการโอนเงินกลับให้ลูกค้าผ่านช่องทางการชำระเงินเดิมหรือช่องทางอื่นที่ตกลงกันไว้ และส่งผลต่อยอดเงินสดของธุรกิจ

ในความสัมพันธ์ที่มีการเรียกเก็บเงินอย่างต่อเนื่อง ลูกค้ามักจะนำใบแจ้งเครดิตไปใช้กับใบแจ้งหนี้หรือค่าบริการในอนาคต แต่เมื่อมีการคืนเงินแล้ว ธุรกรรมจะถือว่าเสร็จสิ้น และจะไม่มียอดคงเหลือให้ติดตามหรือนำไปใช้ต่อ และแม้ว่าใบแจ้งเครดิตจะออกได้ไม่ว่าลูกค้าจะชำระใบแจ้งหนี้หรือยัง แต่การคืนเงินจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการชำระเงินแล้ว ทั้งสองอย่างทำให้รายรับลดลงเหมือนกัน แต่การคืนเงินต้องปรับคืนรายการรับเงินสดด้วย ส่วนที่ใบแจ้งเครดิตจะปรับเฉพาะบัญชีลูกหนี้และยอดที่เกี่ยวข้อง จนกว่าจะมีการเคลื่อนไหวของเงินสด

สำหรับการซื้อแบบครั้งเดียว มักจะใช้การคืนเงิน แต่สำหรับลูกค้าที่ใช้บริการแบบการเรียกเก็บเงินตามรอบบิล หรือมีสัญญาระยะยาว การให้เครดิตเพื่อนำไปใช้ภายหลังมักเหมาะสมกว่า ในหลายระบบ ใบแจ้งเครดิตจะใช้บันทึกการปรับรายการ ส่วนการคืนเงินจะเป็นขั้นตอนที่ดำเนินการชำระเงินจริง ใบแจ้งเครดิตจึงช่วยอธิบายเหตุผลของการคืนเงินและทำให้บันทึกข้อมูลครบถ้วน

ทำไมใบแจ้งเครดิตจึงสำคัญต่อความถูกต้องทางการเงินและการตรวจสอบบัญชี

ใบแจ้งเครดิตเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทีมการเงินใช้เพื่อรักษาความถูกต้องของตัวเลขทางบัญชีในระยะยาว ช่วยให้ธุรกิจสามารถรายงานรายได้ที่เกิดขึ้นจริง สร้างหลักฐานสำหรับผู้ตรวจสอบบัญชี และมีวิธีที่สอดคล้องกับข้อกำหนดในการแก้ไขใบแจ้งหนี้โดยยังคงเก็บบันทึกต้นฉบับไว้ ความโปร่งใสนี้ช่วยลดความคลุมเครือช่วงสิ้นปี เพราะทีมการเงินสามารถเห็นได้ว่าทำไมยอดคงเหลือจึงแตกต่างจากยอดรวมในใบแจ้งหนี้เดิม

การกำหนดให้ใช้ใบแจ้งเครดิตสำหรับการปรับยอด จะช่วยสร้างขั้นตอนที่เป็นระบบ และมีการตรวจสอบเพื่อป้องกันความผิดพลาดภายใน ใบแจ้งเครดิตมักแสดงควบคู่กับใบแจ้งหนี้ในรายการเดินบัญชีของลูกค้าและสรุปบัญชี ซึ่งช่วยให้ลูกค้าตรวจสอบยอดคงเหลือได้โดยไม่สับสน เครดิตที่ยังไม่ได้ถูกนำไปใช้จะแสดงในรายงาน ลูกหนี้การค้า เพื่อให้ทีมการเงินไม่พลาดการติดตามเครดิตที่ยังต้องนำไปใช้หรือคืนเงิน ใบแจ้งเครดิตยังช่วยให้รายงานมีคุณภาพมากขึ้น เพราะช่วยให้ธุรกิจสามารถแยกระหว่างกิจกรรมทางการเงินแบบรวมกับผลลัพธ์สุทธิได้ ซึ่งเป็นความแตกต่างที่สำคัญเมื่อวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน แนวโน้ม และพฤติกรรมของลูกค้า

Stripe Connect ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Connect จะจัดการในการรับส่งเงินระหว่างหลายฝ่ายสำหรับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์และมาร์เก็ตเพลส โดยมีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็ว มีองค์ประกอบแบบผสานรวม มีการเบิกจ่ายทั่วโลก และอื่นๆ อีกมากมาย

Connect สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เปิดตัวได้ภายในไม่กี่สัปดาห์: ใช้ฟังก์ชันที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe หรือแบบผสานรวมเพื่อให้เริ่มให้บริการได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหรือเสียเวลาไปกับการพัฒนาระบบที่มักต้องใช้สำหรับการให้บริการสนับสนุนด้านการชำระเงิน

• จัดการการชำระเงินจำนวนมาก: ใช้เครื่องมือและบริการจาก Stripe แล้วไม่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรเพิ่มเติมไปกับการรายงานส่วนต่างกำไร แบบฟอร์มภาษี ความเสี่ยง วิธีการชำระเงินทั่วโลก หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

• เติบโตไปทั่วโลก: ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเข้าถึงลูกค้าทั่วโลกได้มากขึ้นด้วยวิธีการชำระเงินในท้องถิ่นและความสามารถในการคำนวณภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีสินค้าและบริการ (GST) ได้อย่างง่ายดาย

• สร้างช่องทางรายรับใหม่ๆ: เพิ่มประสิทธิภาพให้รายรับจากการชำระเงินด้วยการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากธุรกรรมแต่ละรายการ สร้างรายได้จากความสามารถของ Stripe ด้วยการเปิดใช้การชำระเงินที่จุดขาย การเบิกจ่ายทันที การเรียกเก็บภาษีการขาย การจัดหาเงินทุน บัตรชำระค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมายบนแพลตฟอร์มของคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Connect หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้