Para garantir que sua empresa continue em conformidade com os impostos, primeiro você deve entender onde tem a obrigação de recolher impostos sobre suas vendas e cumprir as leis de nexo econômico. Depois, você precisa seguir o processo de cadastro do imposto sobre vendas junto à autoridade fiscal apropriada; calcular e recolher o valor correto de impostos de seus clientes; e, por fim, entregar sua declaração e repassar o imposto recolhido ao governo.

O processo de preparar e preencher com precisão suas declarações de imposto e repassar o imposto recolhido pode ser complicado, pois cada estado dos EUA e outras autoridades fiscais locais têm regras diferentes, como a frequência com que você precisa declarar, o tipo de informação que precisa fornecer, o informe a ser usado, como enviar a declaração do imposto e o pagamento e outras diferenças administrativas.

Este guia fornece informações detalhadas sobre a declaração de impostos sobre vendas nos EUA, incluindo instruções específicas sobre como declarar em cada estado dos EUA com um imposto estadual sobre vendas.

Noções básicas sobre declaração e remessa

O imposto sobre vendas é um tipo de imposto indireto. Os impostos indiretos se aplicam às vendas de bens ou serviços pagos pelo cliente a uma empresa, que, por sua vez, tem que pagar o imposto recolhido ao estado ou outra autoridade fiscal local. É por isso que o imposto sobre vendas é muitas vezes referido como um "imposto de passagem "). O imposto passa do cliente ou comprador para o vendedor, que então repassa o imposto recolhido para a autoridade fiscal. É importante lembrar que você, a empresa, está agindo como um agente da autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local, o que significa que você está retendo os fundos do imposto recolhido em nome da autoridade fiscal e deve repassar ou pagar o valor recolhido quando entrega sua declaração. Declaração é o ato de enviar uma declaração de imposto sobre vendas ou relatório da sua atividade de vendas por um período, enquanto a remessa é o envio do imposto recolhido para as entidades governamentais apropriadas.

Na maioria das situações, seu pagamento de imposto (remessa) deve ser feito junto com suas declarações e relatórios de impostos. Declaração e remessa geralmente são feitas em conjunto, mas é importante ter em mente que são duas atividades separadas.

A frequência de declaração e remessa é exclusiva da sua empresa, sendo definida pela autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local quando você se cadastra para recolher impostos. Muitas vezes, as empresas de alto volume precisam declarar com mais frequência do que as pequenas empresas, de forma que a frequência pode mudar conforme a empresa cresce.

Declaração do imposto sobre vendas

A entrega de uma declaração envolve um resumo de suas transações de vendas no período do relatório, incluindo os valores que você recolheu dos seus clientes. Uma declaração, dependendo dos requisitos do informe, detalha as informações, incluindo suas vendas brutas, deduções, incluindo vendas não tributáveis e isentas, vendas tributáveis e o valor do imposto recolhido. Também pode ser necessário discriminar os valores reportados por jurisdições de nível inferior ou por local de declaração.

Cada autoridade fiscal estadual ou local determina os detalhes, o formato e a frequência específica exigida para reportar e declarar impostos. Por exemplo, alguns estados dos EUA exigem que as empresas informem as vendas por cidade, condado ou distrito fiscal especial ao fazer a declaração. Outros estados só exigem informações em nível consolidado ou estadual. Ter registros precisos, detalhados e atualizados é essencial para manter a conformidade fiscal, sendo útil também na hora de fazer uma declaração tributária ou no caso de uma auditoria.

Principais observações sobre a declaração

• Frequência de declaração: A frequência de declaração é definida pela autoridade fiscal e é informada às empresas quando se cadastram para recolher impostos. A frequência de declaração pode mudar dependendo da receita anual e de outros fatores. Pode ser necessário repassar impostos mensalmente, anualmente ou com outra frequência definida.
  
• Declarações zeradas: Mesmo que você não tenha recolhido impostos em uma área durante um determinado período de declaração, ainda pode ser necessário entregar uma declaração de impostos. Esteja preparado para declarar impostos até a data de vencimento de cada período de declaração, independentemente das vendas realizadas durante o período. Se continuar a apresentar declarações zeradas, você poderá ser notificado pela autoridade fiscal de que não precisa mais apresentar uma declaração. Até receber um aviso de alteração na frequência, você deve manter seu cronograma de declaração.
  
• Isenções: As empresas devem considerar deduções e isenções ao preencher suas declarações de imposto sobre vendas. Elas variam de acordo com o local, mas alguns tipos comuns de dedução incluem isenções de revenda, produtos isentos de impostos, vendas em que os impostos foram recolhidos por facilitadores de marketplace e vendas para organizações isentas. Nem toda venda exige que você recolha impostos de um cliente, mas você precisa estar ciente dessas isenções antes de enviar as declarações de imposto sobre vendas.
  
• Estados autônomos: Os estados autônomos permitem que as pessoas físicas administrem seus próprios tributos sobre vendas e definam suas próprias bases tributárias. Essas cidades podem definir suas próprias regras fiscais, e os vendedores podem ser obrigados a preencher registros e declarações adicionais nessas áreas. Os estados a seguir são estados autônomos: Alabama, Alaska, Arizona, Colorado e Louisiana .
  

Remessa

Enquanto a declaração refere-se ao relatório sobre o imposto recolhido, a remessa envolve pegar o imposto recolhido e transferi-lo para a autoridade fiscal estadual ou local. Assim como na declaração, cada autoridade fiscal define seu próprio método e prazo de remessa, que pode variar dependendo do volume de vendas naquele local. Por exemplo, em Connecticut, a frequência varia entre mensal, trimestral e anual com base na obrigação fiscal total. Com algumas exceções, o imposto normalmente é devido com a declaração.

• Prazos: Envie seus pagamentos de impostos até a data de vencimento para não ter que pagar multas e juros.
  
• Formas de pagamento: Algumas autoridades fiscais só permitem pagamentos eletrônicos como ACH, EFT (transferência eletrônica de fundos) ou pagamentos com cartão de crédito e débito.
  
• Prorrogações e medidas de alívio: Assim como aconteceu durante a pandemia, vários estados lançaram medidas de alívio fiscal para dar às empresas mais tempo para declarar e repassar os impostos sobre vendas. Durante desastres naturais ou outros grandes transtornos, essa é uma prática comum, e os detalhes sobre o alívio são divulgados pela autoridade tributária estadual.
  

Como declarar e recolher o imposto sobre vendas em cada estado

Para declarar e recolher impostos, você precisa enviar as declarações a cada autoridade fiscal onde estiver registrada e tiver coletado tributos. A maioria das jurisdições exige o envio on-line das declarações e o pagamento eletrônico, embora algumas ainda permitam que as empresas enviem os documentos fisicamente por correio.

Alabama

O Departamento de Receita do Alabama exige que os vendedores declarem e recolham o imposto sobre vendas online. Você pode fazer isso pelo My Alabama Taxes (MAT). No entanto, se você for recolher mais de $ 750 em um único pagamento, o Alabama exige que o pagamento seja feito por transferência eletrônica de fundos (EFT) por meio do My Alabama Taxes ONE SPOT.

Alasca

O imposto sobre vendas pode ser declarado e recolhido online na Comissão de Imposto sobre Vendas do Vendedor Remoto do Alaska (Remote Seller Sales Tax Commission).

Arizona

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Arizona (conhecido como transaction privilege tax no Arizona):

• Declarar online no Arizona Department of Revenue.
  
• Via correio, utilizando o Formulário TPT-EZ para residentes do estado ou o Formulário TPT-2 para não residentes. No entanto, empresas com obrigação tributária igual ou superior a $ 1.000.000 no ano anterior devem obrigatoriamente declarar e pagar online.
  

Arkansas

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Arkansas:

• Online, acessando o Arkansas Taxpayer Access Point (ATAP).
  
• Via correio, utilizando o Formulário ET-1. Para enviar desta forma, você deve contatar o Departamento de Finanças e Administração do Arkansas pelo número 501-682-7104, e um Formulário ET-1 será enviado a você por correio.
  

Califórnia

Os vendedores têm duas opções para enviar o imposto sobre vendas da Califórnia:

• Declarar online através do California Department of Tax and Fee Administration(Administração Tributária e Tarifária da Califórnia.)
  
• Via correio, utilizando o Formulário Simplificado de Declaração de Imposto Sobre Vendas e Uso da Califórnia. Caso sua estimativa mensal de imposto seja de $ 10.000 ou mais, o pagamento deve ser feito online obrigatoriamente.
  

Colorado

Os vendedores têm duas opções para enviar o imposto sobre vendas do Colorado:

• Declarar online no Colorado Department of Revenue.
  
• Via correio, utilizando o Formulário DR-0100 e enviando-o para o Colorado Department of Revenue.
  

Connecticut

O imposto sobre vendas deve ser declarado e recolhido online no Connecticut Department of Revenue Services.

Distrito de Colúmbia

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Washington, DC:

• Online, através da plataforma MyTax DC.
  
• Via correio, utilizando um dos seguintes formulários:
  
  • Informe de declaração anual: Informe FR-800A
    
  • Informe de declaração trimestral: FR-800Q
    
  • Formulário de declaração mensal: FR-800M
    

Flórida

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas na Flórida:

• Declarar online no Florida Department of Revenue.
  
• Via correio, utilizando o Formulário DR-15.
  

Geórgia

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas da Geórgia:

• Declarar online no Georgia Department of Revenue.
  
• Via correio, utilizando o Formulário ST-3.
  

Havaí

No Havaí, não há um imposto sobre vendas tradicional. Em vez disso, eles têm um imposto especial de consumo (GET). Em vez de um imposto sobre uma venda paga pelo comprador, o GET é um imposto sobre "o privilégio de fazer negócios" no estado do Havaí e é cobrado do vendedor. No Havaí, um vendedor é responsável por repassar o GET independentemente de realmente recolher ou não o GET em uma transação. No entanto, os vendedores podem repassar o GET aos clientes, e é por isso que, se você fizer uma compra no Havaí, provavelmente verá uma pequena porcentagem da venda vinculada ao seu recibo para cobrir o GET. Veja mais informações aqui. Os vendedores podem enviar e recolher o GET do Havaí online pelo Hawaii Tax Online.

Idaho

Para declarar e recolher o imposto sobre vendas em Idaho, há duas opções disponíveis:

• Através do portal online do Idaho State Tax Commission’s Taxpayer Access Point (TAP).
  
• Via correio, utilizando o Formulário 850. O comissário estadual de impostos deve enviar a você, por correio, um Formulário 850 personalizado.
  

Illinois

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Illinois:

• Declarar online em MyTax Illinois.
  
• Via correio, com o uso do Formulário ST-1.
  

Indiana

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas do estado de Indiana online, acessando o Indiana Department of Revenue

Iowa

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas do estado de Iowa online, no site Iowa Department of Revenue.

Kansas

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Kansas:

• Online, por meio do Kansas Department of Revenue. Se você nunca usou este sistema antes, talvez seja necessário contatar o Departamento de Receita do Kansas para obter seu código de acesso.
  
• Os vendedores podem usar o Formulário ST-36 para enviar via correio Em algumas situações, o Formulário CT-9U pode ser usado.
  

Kentucky

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Kentucky online no Kentucky Department of Revenue.

Luisiana

Dependendo do tipo de licença que um vendedor tem e se ele é um vendedor remoto ou baseado na Louisiana, ele deve fazer a declaração de uma destas três maneiras:

• Declaração online via E-Parish.
  
• Declaração online via Declaração de Vendedores Remotos.
  
• Declaração online no Louisiana Taxpayer Access Point.
  

Maine

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Maine:

• Declaração online pelo Maine Tax Portal.
  
• Via correio, com o uso do Formulário ST-7.
  

Maryland

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Maryland online, acessando o site Comptroller of Maryland.

Massachusetts

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Massachusetts:

• Declaração online, acessando o Massachusetts Department of Revenue. As empresas com mais de $ 5.000 em obrigação fiscal devem usar este método para enviar a declaração.
  
• Via correio, com o uso do Formulário ST-9.
  

Michigan

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Michigan online no Michigan Treasury Online.

Minnesota

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Minnesota:

• Declaração online no Minnesota Department of Revenue.
  
• Envie por telefone, ligando para o departamento de receita pelo número 1-800-570-3329. No entanto, se você tiver uma obrigação de imposto sobre vendas e uso de $ 10.000 ou mais no ano fiscal do estado (1º de julho a 30 de junho), deverá pagar todos os impostos eletronicamente a partir do próximo ano-calendário.
  

Mississippi

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Mississippi online no Mississippi Department of Revenue.

Missouri

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Missouri:

• Declaração online no Missouri Department of Revenue. Se estiver declarando de outro estado, escolha “Vendor’s Use Tax”. Vendedores de alto volume que tenham efetuado pagamentos de $ 8.000 ou mais no ano fiscal anterior são obrigados a declarar online. Em alguns casos, declarantes trimestrais também podem ser obrigados a pagar online.
  
• Declaração via correio, utilizando o Formulário 53-1. O Missouri Department of Revenue emitirá este formulário. Você não receberá declarações em papel pelo correio se já tiver enviado eletronicamente, a menos que entre em contato com o departamento e solicite o envio de futuras declarações em papel.
  

Nebrasca

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Nebraska:

• Declaração online no Nebraska Department of Revenue. Você deverá efetuar o pagamento por meio do Nebraska E-Pay..
  
• Declaração via correio usando o Formulário 10.
  

Nevada

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Nevada:

• Declaração online no Nevada Department of Taxation.
  
• Declaração via correio usando o Formulário TXR-01.01c.
  

Nova Jersey

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de New Jersey:

• Declaração online no New Jersey Tax Portal.
  
• Declaração via correio com o uso do Formulário ST-50.
  

Novo México

É importante notar que o Novo México não possui imposto sobre vendas. Em vez disso, existe o imposto sobre receitas brutas. Este imposto é aplicado a qualquer pessoa que exerça atividades comerciais no Novo México. Na maioria dos casos, a pessoa que realiza negócios repassa o imposto ao consumidor, seja destacado separadamente ou incluído no preço de venda. Mais informações podem ser encontradas aqui. Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre receitas brutas do Novo México:

• Declaração online usando o E-File.
  
• Declaração via correio usando o Gross Receipts Tax Return.
  

Nova York

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Nova York online no New York Department of Taxation and Finance.

Carolina do Norte

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas da Carolina do Norte:

• Declaração online no North Carolina Department of Revenue.
  
• Declaração via correio, usando este formulário de declaração de impostos.
  

Dakota do Norte

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas da Dakota do Norte online no North Dakota Taxpayer Access Point (TAP).

Ohio

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Ohio online no Ohio Department of Taxation.

Oklahoma

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas de Oklahoma online no OK Tap.

Pensilvânia

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas da Pensilvânia:

• Declaração online no Pennsylvania Department of Revenue.
  
• Declaração por telefone, ligando para 1-800-748-8299.
  

Rhode Island

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Rhode Island:

• Declaração online na Rhodes Island Division of Taxation.
  
• Via correio, utilizando o Rhode Island Streamlined Sales Tax Return. Os vendedores devem declarar e pagar online se a sua obrigação fiscal no ano anterior foi de $ 200 ou mais.
  

Carolina do Sul

Os vendedores podem declarar e repassar suas vendas da Carolina do Sul online no South Carolina Department of Revenue.

Dakota do Sul

Os vendedores podem enviar e recolher o imposto sobre vendas da Dakota do Sul online no South Dakota Department of Revenue.

Tennessee

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas do Tennessee:

• Declaração online no Tennessee Department of Revenue.
  
• Declaração via correio, com o uso do Formulário SLS-450.
  

Texas

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas no Texas:

• Declaração online no site TxComptroller eSystems.
  
• Declaração via correio usando a declaração tributária de vendas e uso do Texas.
  

Utah

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Utah:

• Declaração online no Utah Taxpayer Access Point (TAP).
  
• Os vendedores também podem optar por declarar pelo correio. Após a emissão da licença de imposto sobre vendas, a Comissão Fiscal enviará uma declaração personalizada a cada vendedor, a menos que o vendedor tenha optado por não receber declarações em papel. Se um vendedor não receber a declaração em papel, é responsabilidade do vendedor obter os formulários em branco, preencher todas as declarações apropriadas e recolher os impostos até a data de vencimento. Todos os formulários relevantes estão listados no site do estado.
  

Vermont

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Vermont:

• Declaração online usando o portal myVTax.
  
• Declaração via correioe enviar o pagamento para: Vermont Department of Taxes, PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
  

Virgínia

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas aa Virgínia:

• Declaração e repasse através do VATAX Online Service for Business do Virginia Department of Taxation.
  
• Declaração via correio, usando o Formulário ST-1.
  

Washington

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em Washington:

• Declaração online no Washington Department of Revenue.
  
• Você pode usar vários formulários para enviar a declaração e o pagamento via correio.
  

West Virginia

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas em West Virginia:

• Declaração online em MyTaxes.
  
• Via correio, utilizando o Formulário CST200CU.
  

Wisconsin

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Wisconsin:

• Declaração online no Wisconsin Department of Revenue.
  
• Declaração via correio usando o Formulário ST-12.
  

Wyoming

Os vendedores têm duas opções para enviar e recolher o imposto sobre vendas de Wyoming:

• Declaração online, através do Wyoming Internet Filing System for Businesses (WYIFS).
  
• Declaração via correio usando o Formulário 41-1.
  

Como o Stripe Tax pode ajudar

A Stripe ajuda marketplaces a criar e expandir empresas globais de pagamentos e serviços financeiros com menos gastos operacionais e mais oportunidades de crescimento. O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal global para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios. Ele calcula e recolhe automaticamente impostos sobre vendas, IVA e GST sobre bens e serviços físicos e digitais em todos os estados dos EUA e em 100 países. O Stripe Tax já vem integrado à Stripe para que você possa começar mais rápido, sem integração ou plugins de terceiros.

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde cadastrar e recolher impostos: Veja onde pode ser necessário recolher impostos com base nas suas transações na Stripe. Depois de se cadastrar, você pode ativar em segundos o recolhimento de impostos em um novo estado ou país. É possível começar a recolher impostos com uma única linha de código adicionada à sua integração da Stripe ou usar o recolhimento de impostos com produtos no-code da Stripe, como o Invoicing, com um clique.
  
• Cadastre-se para pagar impostos: Se a sua empresa estiver localizada nos Estados Unidos, deixe que a Stripe administre seus cadastros fiscais e se beneficie de um processamento simplificado que automatiza os detalhes de cadastro, economizando tempo e simplificando a conformidade com as regulamentações locais. Se você estiver localizado fora dos EUA, a Stripe tem parceria com o Tax para ajudá-lo a se cadastrar nas autoridades fiscais locais.
  
• Recolher automaticamente impostos sobre vendas: O Stripe Tax calcula e recolhe o valor do imposto devido. Ele é compatível com centenas de produtos e serviços, além de estar atualizado sobre mudanças de regras fiscais e alíquotas.
  
• Simplifique a declaração e a remessa de impostos: Com nossos parceiros globais confiáveis, os usuários se beneficiam de uma experiência perfeita que se conecta aos seus dados de transação na Stripe, permitindo que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa.
  

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