Para garantizar que tu empresa cumpla con los requisitos fiscales, primero debes entender dónde tienes la obligación de cobrar impuestos sobre tus ventas y cumplir con las leyes del nexo económico. Luego, debes seguir el proceso de registro del impuesto sobre las ventas con la autoridad fiscal correspondiente; calcular y cobrar el importe correcto de impuestos de tus clientes; y, por último, presentar tu declaración y remitir el impuesto recaudado al gobierno.
Preparar y presentar con precisión tus declaraciones de impuestos y remitir los impuestos recaudados puede ser complicado, ya que cada estado de EE. UU. y otras autoridades fiscales a nivel local tienen reglas diferentes, como la frecuencia con la que debes presentar, el tipo de información que debe proporcionar, el formulario a usar, cómo presentar tu declaración y pago de impuestos y otras diferencias administrativas.
Esta guía proporciona información detallada sobre cómo presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas en los EE. UU., incluidas instrucciones específicas sobre cómo presentar un impuesto sobre las ventas estatal en cada estado de los EE. UU.
Conceptos básicos de la presentación y remisión
El impuesto sobre las ventas es un tipo de impuesto indirecto. Los impuestos indirectos se aplican a las ventas de bienes o servicios pagados por el cliente a una empresa, que a su vez tiene que pagar el impuesto recaudado al estado u otra autoridad fiscal local. Esta es la razón por la que el impuesto sobre las ventas a menudo se conoce como un «impuesto de transferencia». El impuesto pasa del cliente o comprador al vendedor, quien luego remite el impuesto recaudado a la autoridad fiscal. Es importante recordar que tú, la empresa, estás actuando como agente del estado u otra autoridad fiscal local, lo que significa que estás reteniendo los fondos de los impuestos recaudados en nombre de la autoridad fiscal y debes remitir o pagar la cantidad recaudada cuando presentes tu declaración. La presentación es el acto de presentar una declaración de impuestos sobre las ventas o un informe de tu actividad de ventas durante un período, mientras que la remisión es presentar el impuesto recaudado a las entidades gubernamentales correspondientes.
En la mayoría de las situaciones, el pago de impuestos (remisión) vence al mismo tiempo que vencen tus declaraciones e informes de impuestos. La presentación y remisión suelen ir juntas, pero es importante tener en cuenta que son dos actividades distintas.
La frecuencia de presentación y remisión es exclusiva de tu empresa y la establece el estado u otra autoridad fiscal local cuando te registras para cobrar impuestos. A menudo, las empresas de gran volumen deben presentar sus declaraciones con más frecuencia que las pequeñas, por lo que tu frecuencia puede cambiar a medida que crece tu negocio.
Presentar una declaración de impuestos sobre las ventas
Presentar una declaración implica informar de forma resumida tus transacciones de ventas durante el período del informe, incluidos los importes que cobraste de tus clientes. Una declaración, según los requisitos del formulario, detalla información que incluye tus ventas brutas, deducciones que incluyen ventas no imponibles y exentas, ventas sujetas a impuestos y el monto de impuestos recaudados. También se puede requerir que los montos informados se detallen por jurisdicciones de nivel inferior o por ubicación de informe.
Cada autoridad fiscal estatal o local determina los detalles específicos, el formato y la frecuencia requeridos para la declaración y presentación de impuestos. Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. exigen a las empresas que informen las ventas por ciudad, condado o distrito fiscal especial al presentar la declaración. Hay otros estados que solo requieren información a nivel consolidado o estatal. Tener registros precisos, detallados y actualizados es crucial para mantener el cumplimiento de la normativa fiscal y será útil cuando llegue el momento de presentar una declaración de impuestos o en el caso de una auditoría.
Notas clave sobre la presentación
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Frecuencia de presentación: la frecuencia de presentación la establece la autoridad fiscal y se proporciona a las empresas cuando se registran para cobrar impuestos. La frecuencia de presentación puede cambiar en función de los ingresos anuales y otros factores. Es posible que debas remitir los impuestos mensualmente, anualmente o con otra frecuencia determinada.
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Cero devoluciones: incluso si no recaudaste impuestos en un área durante un determinado período de informes, es posible que debas presentar una declaración de impuestos. Estate preparado para presentar las declaraciones de impuestos antes de la fecha de vencimiento de cada período de informe, independientemente de las ventas realizadas durante el período. Si continúas presentando cero declaraciones, es posible que la autoridad fiscal te notifique que ya no estás obligado a presentar una declaración. Hasta que recibas un aviso de cambio en la frecuencia, debes cumplir con tu cronograma de presentación.
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Exenciones: las empresas deben considerar las deducciones y exenciones cuando completen sus declaraciones de impuestos sobre las ventas. Estas varían según la ubicación, pero algunos tipos comunes de deducciones incluyen exenciones de reventa, productos exentos de impuestos, ventas en las que los facilitadores del mercado recaudaron impuestos y ventas a organizaciones exentas. No todas las ventas requerirán que le cobres impuestos a un cliente, pero deberás estar al tanto de esas exenciones antes de presentar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas.
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Estados autónomos: los estados autónomos permiten que las ciudades autónomas particulares administren y definan sus propios impuestos sobre las ventas. Estas ciudades pueden definir sus propias normas fiscales, y los vendedores tal vez necesiten completar registros y presentaciones adicionales en esas zonas. Los estados autónomos son Alabama, Alaska, Arizona, Colorado y Luisiana.
Remisión
Mientras que la presentación consiste en declarar los impuestos que se recaudaron, la remisión consiste en tomar los impuestos que se recaudaron y transferirlos a la autoridad fiscal estatal o local. Al igual que en la presentación, cada autoridad fiscal exige su propio método y momento de envío de dinero, que puede variar según el volumen de ventas que realices en ese lugar. Por ejemplo, en Connecticut, la frecuencia varía entre mensual, trimestral y anual en función de la obligación tributaria total. Con algunas excepciones, el impuesto suele vencer junto con la presentación.
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Fechas de vencimiento: asegúrate de que los pagos de impuestos se envíen antes de la fecha de vencimiento para evitar tener que pagar multas e intereses.
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Métodos de pago: algunas autoridades fiscales solo permiten pagos electrónicos, como ACH, EFT (transferencia electrónica de fondos) o pagos con tarjetas de crédito y débito.
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Extensiones y medidas de desgravación: al igual que durante la pandemia, muchos estados lanzaron medidas de beneficio fiscal para darles a las empresas más tiempo para presentar y remitir el impuesto sobre las ventas. Durante desastres naturales u otras interrupciones importantes, esta es una práctica común, y la autoridad fiscal estatal publica los detalles del beneficio.
Cómo presentar y remitir declaraciones de impuestos sobre las ventas por estado
Para presentar y remitir impuestos, debes presentar declaraciones a cada autoridad fiscal en donde te hayas registrado y recaudado impuestos. En la mayoría de las áreas se requiere la presentación en línea de declaraciones de impuestos y pagos electrónicos, aunque algunas permitirán a las empresas enviar físicamente sus documentos por correo.
Alabama
El Departamento de Hacienda de Alabama exige que los vendedores presenten y remitan impuestos sobre las ventas en línea. Puedes presentar tu solicitud en línea enMis impuestos de Alabama (MAT). Sin embargo, si remites más de $750 en un pago, Alabama requiere que pagues por transferencia de fondos electrónicos (EFT) desde deMis impuestos de Alabama ONE SPOT.
Alaska
El impuesto sobre las ventas se puede presentar y remitir en línea en la Comisión de Impuestos sobre las Ventas del Vendedor Remoto de Alaska.
Arizona
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Arizona (conocido como impuesto sobre el privilegio de transacción en Arizona):
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Arizona.
- Presentar por correo con el Formulario TPT-EZ si vives en el estado o TPT-2 si vives fuera del estado. Sin embargo, los vendedores deben presentar y pagar en línea si su obligación de impuestos en el año anterior fue de $1,000,000 o más.
Arkansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Arkansas:
- Presentar en línea en el Punto de acceso para contribuyentes de Arkansas (ATAP).
- Por correo, con el Formulario ET-1. Para presentar esta solicitud, debes comunicarte con el Departamento de Finanzas y Administración de Arkansas al 501-682-7104 y se te enviará por correo un Formulario ET-1.
California
Los vendedores tienen dos opciones para presentar sus impuestos sobre las ventas de California:
- Presentar en línea a través del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California.
- Presentar por correo con el Formulario abreviado de California: declaración de impuestos sobre las ventas y el uso. Debes pagar en línea si tu responsabilidad impositiva mensual estimada es de $10,000 o más.
Colorado
Los vendedores tienen dos opciones para presentar sus impuestos sobre las ventas de Colorado:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Colorado.
- Presentar por correo con el Formulario DR-0100 y enviarlo por correo al Departamento de Ingresos de Colorado.
Connecticut
El impuesto sobre las ventas debe presentarse y remitirse en línea en el Departamento de Servicios de Ingresos de Connecticut.
Distrito de Columbia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Washington, DC:
- Presentar en línea con MyTax DC.
- Por correo con uno de estos tres formularios:
- Formulario de contribuyentes anuales: Formulario FR-800A
- Formulario de contribuyentes trimestrales: FR-800Q
- Formulario mensual para contribuyentes: FR-800M
- Formulario de contribuyentes anuales: Formulario FR-800A
Florida
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Florida:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Florida.
- Presentar por correo con el Formulario DR-15.
Georgia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Georgia:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Georgia.
- Por correo con el formulario ST-3.
Hawái
Hawái no tiene un impuesto sobre las ventas tradicional. En cambio, tienen un impuesto especial general (GET). En lugar de un impuesto sobre una venta pagado por el comprador, GET es un impuesto por "el privilegio de hacer negocios" en el estado de Hawái y se aplica al vendedor. En Hawái, el vendedor es responsable de presentar el GET, ya sea que realmente cobre o no GET en una transacción. Sin embargo, los vendedores pueden trasladar el GET a los clientes, y es por eso que, si realizas una compra en Hawái, es probable que veas un pequeño porcentaje de la venta agregado a su recibo para cubrir el GET. Puedes encontrar más informaciónaquí. Los vendedores pueden presentar y remitir su GET de Hawái en línea con el Impuesto de Hawái en línea.
Idaho
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Idaho:
- Presentar en línea en el Punto de acceso para contribuyentes (TAP) de la Comisión de Impuestos del Estado de Idaho.
- Presentar por correo con el Formulario 850. El comisionado de impuestos del estado debe enviarte por correo un Formulario 850 personalizado.
Illinois
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Illinois:
- Presentar en línea en MyTax Illinois.
- Por correo con el formulario ST-1.
Indiana
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Indiana en línea en el Departamento de Ingresos de Indiana.
Iowa
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Iowa en línea en el Departamento de Ingresos de Iowa.
Kansas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Kansas:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Kansas. Si nunca antes has utilizado este sistema, es posible que debas comunicarte con el Departamento de Ingresos de Kansas para obtener tu código de acceso.
- Los vendedores deben usar el Formulario ST-36 para presentar por correo. También puede usarse el Formulario CT-9U.
Kentucky
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Kentucky en línea en el Departamento de Ingresos de Kentucky.
Luisiana
Dependiendo del tipo de licencia que tenga un vendedor y de si es un vendedor remoto o tiene su sede en Luisiana, puede presentarlos a través de una de estas tres formas:
- En línea a través de E-Parish.
- En línea a través de Presentación de vendedores remotos.
- En línea en el Punto de acceso para contribuyentes de Louisiana.
Maine
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Maine:
- Presentar su solicitud en línea en el Portal de impuestos de Maine.
- Por correo con el formulario ST-7.
Maryland
Los vendedores pueden presentar y remitir el impuesto sobre las ventas de Maryland en línea en el sitio web del Contralor de Maryland.
Massachusetts
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Massachusetts:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Massachusetts. Las empresas con más de $5,000 en pasivos por impuestos deben usar este método para presentar su declaración.
- Por correo con el formulario ST-9.
Michigan
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Michigan en línea en el Tesoro de Michigan en línea.
Minnesota
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Minnesota:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Minnesota.
- Por teléfono, llamando al Departamento de Ingresos al 1-800-570-3329. Sin embargo, si tienes una obligación tributaria sobre las ventas y el uso de $10,000 o más en el año fiscal del estado (del 1 de julio al 30 de junio), debes pagar todos los impuestos electrónicamente a partir del siguiente año calendario.
Misisipi
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Mississippi en línea en el Departamento de Ingresos de Mississippi.
Misuri
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Misuri:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Missouri. Si la declaración fiscal es de fuera del estado, elige "Impuesto sobre el uso del proveedor". Los vendedores de gran volumen que hayan realizado pagos de $8,000 o más en el año impuesto anterior deben presentar su declaración en línea. En algunos casos, es posible que los contribuyentes trimestrales también deban pagar en línea.
- Presentar por correo con el Formulario 53-1. El Departamento de Ingresos de Missouri te emitirá este formulario. No recibirás declaraciones impresas por correo si has hecho una presentación electrónica previamente, a menos que te comuniques con el departamento y solicites futuras declaraciones impresas.
Nebraska
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Nebraska:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Nebraska. Podrás remitir tu pago a través de Nebraska E-Pay.
- Por correo con el formulario 10.
Nevada
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Nevada:
- Presentar en línea en el Departamento de Impuestos de Nevada.
- Presentar por correo con el Formulario TXR-01.01c.
Nueva Jersey
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Nueva Jersey:
- En línea en el Portal de impuestos de Nueva Jersey.
- Por correo con el formulario ST-50.
Nuevo México
Es importante tener en cuenta que Nuevo México no tiene un impuesto sobre las ventas. En cambio, hay un impuesto sobre los ingresos brutos. Este impuesto se impone a cualquier persona que participe en empresa en Nuevo México. En casi todos los casos, la persona que realiza una empresa transfiere el impuesto al consumidor, ya sea por separado o como parte del precio de venta. Se puede encontrar más información aquí. Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir su impuesto sobre los ingresos brutos de Nuevo México:
- Presentar la solicitud en línea con E-File.
- Presentar por correo con la Declaración de ingresos brutos.
Nueva York
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Nueva York en línea en el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
Carolina del Norte
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Carolina del Norte:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Carolina del Norte.
- Presentar por correo con este formulario de devolución de impuestos.
Dakota del Norte
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Norte en línea en el Punto de acceso para contribuyentes de Dakota del Norte (TAP).
Ohio
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Ohio en línea en el Departamento de Impuestos de Ohio.
Oklahoma
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Oklahoma en línea en OK Tap.
Pensilvania
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Pensilvania:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Pensilvania.
- Por teléfono al 1-800-748-8299.
Rhode Island
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Rhode Island:
- Presentar en línea en la División de Impuestos de Rhode Island.
- Pagar por correo con la Declaración de impuestos sobre las ventas simplificada de Rhode Island. Los vendedores deben presentar y pagar en línea si su obligación impuesta en el año anterior fue de $200 o más.
Carolina del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir sus ventas de Carolina del Sur en línea en el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur.
Dakota del Sur
Los vendedores pueden presentar y remitir su impuesto sobre las ventas de Dakota del Sur en línea en el Departamento de Ingresos de Dakota del Sur.
Tennessee
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Tennessee:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Tennessee.
- Presentar por correo con el Formulario SLS-450.
Texas
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Texas:
- Presentar en línea en el sitio de TxComptroller eSystems.
- Presentar por correo con la Devolución de impuestos por el uso y las ventas de Texas.
Utah
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Utah:
- Presentar en línea en el Punto de acceso para contribuyentes de Utah (TAP).
- Los vendedores también pueden optar por presentar la declaración por correo. Después de que se haya emitido una licencia de impuesto sobre las ventas, la Comisión de Impuestos enviará por correo una declaración personalizada a cada vendedor, a menos que el vendedor haya optado por no recibir declaraciones en papel. Si un vendedor no recibe una declaración en papel, es responsabilidad del vendedor obtener formularios en blanco, presentar todos los formularios de declaración apropiados y remitir los impuestos antes de la fecha de vencimiento. Todos los formularios relevantes se enumeran en el sitio web estatal.
Vermont
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Vermont:
- Presentar la solicitud en línea con el portal myVTax.
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Presentar por correo y enviar el pago a: Vermont Department of Taxes PO Box 1779, Montpelier, VT 05601-1779.
Virginia
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Virginia:
- Archivar y remitir a través del Servicio en línea VATAX para empresas del Departamento de Impuestos de Virginia.
- Por correo con el formulario ST-1.
Washington
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Washington:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Washington.
- Puedes usar varios formularios para presentar y pagar por correo.
Virginia Occidental
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Virginia Occidental:
- Presentar en línea en MyTaxes.
- Presentar por correo con el Formulario CST200CU.
Wisconsin
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Wisconsin:
- Presentar en línea en el Departamento de Ingresos de Wisconsin.
- Por correo con el formulario ST-12.
Wyoming
Los vendedores tienen dos opciones para presentar y remitir sus impuestos sobre las ventas de Wyoming:
- Presentar su declaración en línea con el Sistema de Archivo de Internet para Empresas de Wyoming (WYIFS).
- Por correo con el formulario 41-1.
Cómo puede ayudarte Stripe Tax
Stripe permite que los marketplaces desarrollen y amplíen importantes pagos internacionales y empresas de servicios financieros con menos gastos generales y más oportunidades de crecimiento. Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal en todo el mundo para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa. Calcula y recauda automáticamente los impuestos sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto sobre productos y servicios físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en 100 países. Stripe Tax está integrado en Stripe de forma nativa, por lo que puedes empezar a utilizarlo con mayor rapidez, sin necesidad de integración de terceros ni de complementos.
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Cobrar de forma automática el impuesto sobre las ventas: Stripe Tax calcula y recauda el importe de los impuestos adeudados. Admite cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tasas.
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