No âmbito das transações empresariais, as transações eletrônicas permitiram uma gestão remota, mantendo a simplicidade e a eficiência, um método cada vez mais comum no Japão para facilitar o funcionamento das empresas.

Em janeiro de 2024, a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos (também conhecida como "Lei de Contabilidade Eletrônica") obrigou as empresas a armazenar eletronicamente as faturas e outros documentos trocados em transações eletrônicas. De acordo com a Lei de Contabilidade Eletrônica, as empresas que realizam ativamente transações eletrônicas devem entender completamente os requisitos e preparar seus ambientes de acordo, o que se aplica a empresas e parceiros comerciais que lidam com transações eletrônicas.

Neste artigo, vamos explicar os fundamentos das transações eletrônicas, incluindo requisitos de armazenamento de documentos e métodos em conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são transações eletrônicas?
  
• O que é a Lei de Contabilidade Eletrônica?
  
• Requisitos de armazenamento para transações eletrônicas sob a Lei de Contabilidade Eletrônica
  
• Métodos para armazenar documentos de transação eletrônica
  
• Conformidade com a obrigação de armazenar dados de transações eletrônicas
  
• Métodos de armazenamento para dados não eletrônicos sob a Lei de Contabilidade Eletrônica
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que são transações eletrônicas?

As transações eletrônicas envolvem a troca de documentos necessários para as transações, como faturas e rendimentos, usando dados eletrônicos em vez de formatos impressos. Alguns exemplos dessas transações incluem:

• E-mail: anexar arquivos a um e-mail
  
• Serviços em nuvem: troca de documentos pela nuvem
  
• Mídia de gravação física, como DVD: troca de mídia de gravação com dados armazenados nela
  
• Páginas ou sites: baixar arquivos de um site
  
• Faxes eletrônicos: enviar e receber faxes pela internet
  
• Transações de intercâmbio eletrônico de dados (EDI): troca de informações de transação usando um sistema EDI
  
• Pagamentos eletrônicos: usar pagamentos eletrônicos, como dinheiro digitalizado (ou seja, moeda eletrônica), pagamentos com cartão de crédito, pagamentos com código QR e baixar extratos de transações fornecidos online por prestadores de serviços de pagamento
  

A obrigação de armazenar dados eletrônicos

Desde janeiro de 2024, a Lei de Contabilidade Eletrônica exige que as empresas armazenem transações eletrônicas (ou seja, documentos trocados eletronicamente) como dados eletrônicos. Portanto, as empresas que emitem e recebem documentos usando dados eletrônicos devem ter cuidado ao armazená-los. Os documentos que exigem o armazenamento adequado em formato eletrônico de acordo com a Lei de Contabilidade Eletrônica incluem:

• Contratos
  
• Faturas
  
• Cotações
  
• Comprovantes de entrega
  
• Pedidos
  
• Recibos
  

O que é a Lei de Contabilidade Eletrônica?

A Lei da Contabilidade Eletrônica ocupa um lugar importante e integral no âmbito das transações eletrônicas, sendo uma lei japonesa que determina os métodos de armazenamento eletrônico de registros relativos a transações (visto a lista acima) e fiscais (por exemplo, imposto sobre o consumo japonês [JCT]).

O ponto fundamental é que a obrigação de reter dados eletronicamente se aplica exclusivamente a transações eletrônicas (isto é, documentos que foram trocados eletronicamente). Quando os documentos são trocados em papel (como por correio), não há obrigação de digitalizar esses documentos em papel e salvá-los em formato de documento portátil (PDF). Nesses casos, salvar como dados eletrônicos é opcional. Explicaremos o que é o chamado "armazenamento de scanner" mais adiante neste artigo.

A Lei de Contabilidade Eletrônica também exige o armazenamento de dados de transação eletrônicas para incluir uma prevenção abrangente e completa de adulteração de documentos. Independentemente do tipo e tamanho do empreendimento, todas as corporações e empresários individuais estão sujeitos a essa lei. Isso significa que as empresas que troca rotineiramente documentos por e-mail e outros meios eletrônicos devem garantir que estejam totalmente em conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica.

Por outro lado, se uma empresa, seja uma corporação ou empresário individual, não tiver transações eletrônicas ou dados eletrônicos, ela pode continuar a manter registros em papel, não tendo que cumprir com as obrigações definidas pela Lei de Contabilidade Eletrônica.

Requisitos de armazenamento para transações eletrônicas de acordo com a Lei de Contabilidade Eletrônica

A Lei da Contabilidade Eletrônica estabelece requisitos para as empresas ao armazenar dados de transações eletrônicas e elas devem garantir que cumprem adequadamente os princípios fundamentais da Lei da Contabilidade Eletrônica, que incluem a garantia da autenticidade e visibilidade.

Garantia de autenticidade

Para garantir a autenticidade em transações eletrônicas, as empresas devem tomar medidas para provar que os dados eletrônicos armazenados não foram alterados ou excluídos, o que também garante que as informações precisas sejam preservadas em seu estado original. Para cumprir os requisitos de garantia de autenticidade, as empresas devem tomar pelo menos uma das seguintes medidas:

• Troca de informações de transação após a aplicação de um carimbo de data e hora
  
• Aplique um carimbo de data e hora imediatamente após a troca de informações de transação
  
• Implemente um sistema que possa verificar correções ou exclusões para evitar adulterações
  
• Estabeleça procedimentos administrativos para evitar correções e exclusões e conduza os negócios em conformidade com eles
  

Garantia de visibilidade

As empresas podem garantir visibilidade nas transações eletrônicas armazenando dados eletrônicos para que possam ser localizados, verificados e emitidos sempre que necessário. As empresas devem cumprir os seguintes requisitos para garantir a visibilidade dos dados eletrônicos:

• Instale computadores, calculadoras eletrônicas, programas, monitores e impressoras na localização de armazenamento de dados com manuais de operação e garanta a rápida recuperação e saída de dados
  
• Forneça um documento de visão geral para o sistema de processamento de computador
  

Para uma pesquisa eficiente, as funções de pesquisa implementadas devem ser capazes de filtrar pelo seguinte:

• Data da transação, valor e cliente
  
• Intervalo de datas ou valores
  
• Uma combinação de dois ou mais itens de pesquisa
  

Métodos para armazenar documentos de transação eletrônica

Para armazenar documentos, as empresas devem garantir que os dados dos documentos sejam conservados adequadamente e estejam acessíveis para visualização sempre que necessário. Enquanto a Lei da Contabilidade Eletrônica não especifica onde os documentos devem ser armazenados, é importante que as empresas especifiquem claramente uma onde eles estarão.

Abaixo, explicamos como os dados de transações eletrônicas devem ser armazenados pelos emissores e destinatários.

Emissores

Os emissores devem armazenar os dados eletrônicos em seu estado original, eletronicamente e não devem imprimir cópias de faturas, rendimentos e outros documentos originalmente emitidos como dados eletrônicos e, em seguida, excluí-los.

Destinatários

Da mesma forma, os destinatários não devem imprimir dados eletrônicos do emissor para armazenamento. Em vez disso, devem armazenar os documentos como dados eletrônicos. Assim como os emissores, os destinatários devem evitar eliminar ou descartar os dados que recebem.

Conformidade com a obrigação de armazenar dados de transações eletrônicas

O objetivo da Lei de Contabilidade Eletrônica é evitar a adulteração de dados armazenados. Para garantir a autenticidade, as empresas devem implementar um sistema ou estabelecer procedimentos administrativos. Abaixo, fornecemos mais informações sobre cada abordagem.

É importante compreender que a obrigação de armazenar dados de transações eletrônicas não visa meramente a transferência dos métodos de armazenamento de dados em papel para dados eletrônicos, mas sim aumentar a eficiência através de uma série de processos digitalizados.

Implemente um sistema

Para uma empresa que realiza transações eletrônicas, a implementação de um sistema que esteja em conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica garante o cumprimento dos requisitos de armazenamento eletrônico de dados.

A falta de armazenamento adequado dos dados de transações eletrônicas pode resultar em penalidades tanto para as empresas como para os empresários individuais, que podem incluir avaliações fiscais adicionais ou a revogação da autorização de utilização do sistema de declaração azul, que oferece benefícios fiscais e contábeis.

Para armazenar corretamente dados eletrônicos sob a atual Lei de Contabilidade Eletrônica, as empresas devem estabelecer uma estrutura através da introdução de ferramentas contábeis ou software que possam alcançar a transformação digital (DX) nas operações contábeis. Essas iniciativas usam tecnologia digital para criar valor e melhorar a vida das pessoas. As empresas que estão considerando a implementação do sistema devem fazer as seguintes perguntas:

• Este sistema aplica automaticamente um carimbo de data e hora para garantia de autenticidade?
  
• Quais tipos de documentos comprobatórios (por exemplo, faturas, rendimentos etc.) ele pode suportar?
  
• O sistema pode digitalizar informações de transações e usar a entrada automática?
  

Estabeleça procedimentos administrativos

Em vez de implementar um sistema, as empresas podem estabelecer procedimentos administrativos e operar de acordo com eles. A Agência Tributária Nacional (NTA) publicou exemplos de procedimentos administrativos para corporações e empresários individuais. É importante lembrar que todo a equipe deve ser plenamente informada sobre esses procedimentos e desempenhar suas funções de acordo com eles.

Métodos de armazenamento para dados não eletrônicos de acordo com a Lei de Contabilidade Eletrônica

A Lei de Contabilidade Eletrônica exige a preservação de dados eletrônicos em sua forma original para transações eletrônicas. Ela também permite a manutenção opcional de registros eletrônicos e o armazenamento de scanner para dados não eletrônicos.

Manutenção de registros eletrônicos (opcional)

O sistema de manutenção de registros eletrônicos é formalmente referido como “o sistema para armazenar livros e documentos relacionados a impostos nacionais em formato eletrônico”. O sistema de manutenção de registros eletrônicos permite armazenar registros e documentos de impostos nacionais em formato eletrônico. Estes incluem registros periódicos, registros gerais, livros de caixa, demonstrações financeiras, faturas e outros documentos relacionados à liquidação de fundos e transações. A conformidade com a manutenção de registros eletrônicos para dados não eletrônicos é opcional. Isso permite às empresas optar pelo armazenamento eletrônico ou pela impressão e armazenamento de documentos em papel.

Armazenamento por digitalização (opcional)

O armazenamento por digitalização refere-se à prática de digitalização de cópias de documentos em papel criados para uma transação (por exemplo, cotações, faturas e rendimentos). Isso está de acordo com os requisitos estipulados pela Lei de Contabilidade Eletrônica que permitem armazená-los como dados eletrônicos. Assim como a manutenção de registros eletrônicos mencionada acima, o armazenamento por digitalização é opcional. As empresas podem optar por digitalizar documentos em papel para armazená-los ou mantê-los em formato papel.

Veja como essa escolha impacta compradores e vendedores.

Compradores

Os documentos recebidos como dados eletrônicos (por exemplo, faturas por e-mail) são considerados transações eletrônicas e devem ser armazenados em seu formato eletrônico original. Por outro lado, os documentos recebidos em papel manualmente ou por correio devem ser armazenados como documentos em papel. Para cumprir os requisitos da Lei de Contabilidade Eletrônica, as empresas também podem armazenar PDFs digitalizados dos documentos originais. Nesse caso, o original em papel pode ser descartado sem qualquer problema.

Vendedores

Após a emissão dos documentos, os vendedores devem conservar cópias dos originais emitidos como dados eletrônicos em formato eletrônico, mas, se o vendedor emitir um documento em papel, podem conservar cópias em papel ou versões digitalizadas.

A Lei de Contabilidade Eletrônica do Japão inclui vários requisitos e métodos para o armazenamento de registros. As empresas que dependiam principalmente de trocas de documentos em papel podem achar difícil adotar transações eletrônicas em conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica.

Para facilitar a criação e armazenamento de dados como faturas eletrônicas, as empresas devem considerar ferramentas online como recursos de cálculo automático do imposto sobre o consumo, software de contabilidade ou ferramentas automatizadas de geração de faturas. Antes de integrar essas ferramentas, as empresas devem verificar se elas atendem aos requisitos da Lei de Contabilidade Eletrônica.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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