Med företagstransaktioner har elektroniska transaktioner möjliggjort fjärrhantering samtidigt som enkelhet och effektivitet har bibehållits. Denna transaktionsmetod har blivit allt vanligare i Japan för att hjälpa företag att fungera smidigt.

I januari 2024 gjorde lagen om elektronisk bokföring (även kallad "Electronic Bookkeeping Act") det obligatoriskt för företag att elektroniskt lagra fakturor och andra dokument som utbyts vid elektroniska transaktioner. Enligt lagen måste företag som aktivt genomför elektroniska transaktioner ha full förståelse för kraven och förbereda sin miljö därefter. Detta gäller företag och affärspartner som hanterar elektroniska transaktioner.

I den här artikeln förklarar vi grunderna för elektroniska transaktioner, inklusive krav på lagring av dokument och metoder i efterlevnad av lagen om elektronisk bokföring.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektroniska transaktioner?
  
• Vad är lagen om elektronisk bokföring?
  
• Lagringskrav för elektroniska transaktioner enligt lagen om elektronisk bokföring
  
• Metoder för lagring av dokument för elektroniska transaktioner
  
• Efterlevnad av skyldigheten att lagra uppgifter om elektroniska transaktioner
  
• Lagringsmetoder för icke-elektroniska data enligt lagen om elektronisk bokföring
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är elektroniska transaktioner?

Elektroniska transaktioner innebär att dokument som krävs för transaktioner – t.ex. fakturor och kvitton – utbyts med hjälp av elektroniska data i stället för pappersbaserade format. Några konkreta exempel på elektroniska transaktioner är följande:

• E-post: Bifoga filer till ett e-postmeddelande
  
• Molntjänster: Utbyta dokument via molnet
  
• Fysiska inspelningsmedier, t.ex. DVD-skivor: Överlämna inspelningsmedier med data sparat på dem
  
• Hemsidor eller webbplatser: Ladda ner filer från en webbplats
  
• Pappersfri fax: Skicka och ta emot fax via internet
  
• Transaktioner med elektroniskt datautbyte (EDI): Utbyte av transaktionsinformation med ett EDI-system
  
• Elektroniska betalningar: Använda elektroniska betalningar, t.ex. digitala pengar, kortbetalningar och betalningar med QR-kod och nedladdning av transaktions- och kontoutdrag som tillhandahålls online av betaltjänstleverantörer
  

Skyldigheten att lagra elektroniska uppgifter

Sedan januari 2024 kräver lagen om elektronisk bokföring att företag lagrar elektroniska transaktioner (dvs. dokument som utbyts elektroniskt) som elektroniska data. Därför måste företag som utfärdar och tar emot dokument med hjälp av elektroniska data vara försiktiga när de lagras. Dokument som kräver lämplig lagring i elektroniskt format enligt lagen om elektronisk bokföring inkluderar följande:

• Avtal
  
• Fakturor
  
• Offerter
  
• Leveranssedlar
  
• Beställningar
  
• Kvitton
  

Vad är lagen om elektronisk bokföring?

Lagen om elektronisk bokföring har en viktig och integrerad ställning inom elektroniska transaktioner. Det är en japansk lag som dikterar metoder för elektronisk lagring av register relaterade till transaktioner (dvs. listan ovan) och skatter (t.ex. japansk konsumtionsskatt [JCT]).

Den viktigaste punkten är att skyldigheten att lagra uppgifter elektroniskt endast gäller elektroniska transaktioner (dvs. dokument som har utväxlats elektroniskt). När dokument utväxlas i pappersform, t.ex. per post, finns det ingen skyldighet att skanna pappersdokumenten och spara dem i bärbart dokumentformat (PDF). I dessa fall är det frivilligt att spara dem som elektroniska data. Vi kommer att förklara så kallad "skannerlagring" senare i den här artikeln.

Lagen om elektronisk bokföring föreskriver också att lagring av uppgifter om elektroniska transaktioner ska inkludera omfattande och grundligt förebyggande av manipulering av dokument. Oavsett verksamhetsform eller skala omfattas alla aktiebolag och enskilda firmor av denna lag. Detta innebär att företag som utför rutinmässigt utbyte av dokument via e-post och andra elektroniska medel måste se till att de helt följer lagen om elektronisk bokföring.

Å andra sidan, om ett företag – oavsett om det är ett aktiebolag eller en enskild firma – inte hanterar elektroniska transaktioner eller elektroniska data, kan de fortsätta att spara pappersdokumentation. De har inget samband med elektroniska transaktioner, enligt definitionen i lagen om elektronisk bokföring.

Lagringskrav för elektroniska transaktioner enligt lagen om elektronisk bokföring

Lagen om elektronisk bokföring ställer krav på företag när de lagrar data om elektroniska transaktioner. Företag som genomför elektroniska transaktioner måste se till att de på ett korrekt sätt följer de grundläggande principerna i lagen om elektronisk bokföring, vilket inkluderar att säkerställa äkthet och synlighet.

Säkerställ äktheten

För att säkerställa äktheten i elektroniska transaktioner måste företag vidta åtgärder för att bevisa att sparade elektroniska data inte har ändrats eller raderats. Det säkerställer också att korrekt information bevaras i sitt ursprungliga skick. För att uppfylla kraven på äkthet bör företag vidta minst en av följande åtgärder:

• Utbyte av transaktionsinformation efter tillämpning av en tidsstämpel
  
• Tillämpa en tidsstämpel omedelbart efter utbyte av transaktionsinformation
  
• Implementera ett system som kan verifiera korrigeringar eller raderingar för att förhindra manipulering
  
• Upprätta administrativa rutiner för att förhindra korrigeringar och raderingar och bedriv affärsverksamhet i efterlevnad av dem
  

Säkerställ synlighet

Företag kan säkerställa synlighet i elektroniska transaktioner genom att lagra elektroniska data så att de kan lokaliseras, verifieras och matas ut när det behövs. Företag bör uppfylla följande krav för att säkerställa synlighet för elektroniska data:

• Installera datorer, elektroniska miniräknare, program, skärmar och skrivare på platsen för datalagring med driftmanualer och se till att data hämtas och matas ut snabbt
  
• Tillhandahåll ett översiktsdokument för datorbehandlingssystemet
  

För effektiv sökning måste implementerade sökfunktioner kunna söka efter följande:

• Transaktionens datum, belopp och kund
  
• Datum eller beloppsintervall
  
• En kombination av två eller flera sökobjekt
  

Metoder för lagring av elektroniska transaktionsdokument

För att lagra dokument bör företag se till att dokumentens data bevaras på lämpligt sätt och är tillgängliga för visning när det behövs. Även om lagen om elektronisk bokföring inte anger var dokumenten ska sparas, är det viktigt att företag tydligt anger en plats för förvaring av dem.

Nedan förklarar vi hur elektroniska transaktionsdata bör lagras av utfärdare och mottagare.

Utfärdare

Utfärdare måste lagra elektronisk data i dess ursprungliga, elektroniska skick. De bör inte skriva ut kopior av fakturor, kvitton eller andra dokument som ursprungligen utfärdades som elektronisk data och sedan radera dem.

Mottagare

I likhet med ovanstående bör dokumentmottagare inte skriva ut elektroniska data från utfärdaren för lagring. Istället bör de lagra dokumenten som elektroniska data. I likhet med utfärdare måste mottagare undvika att radera eller kassera elektroniska data som de tar emot.

Efterlevnad av skyldigheten att lagra data om elektroniska transaktioner

Syftet med lagen om elektronisk bokföring är att förhindra manipulering av lagrad data. För att säkerställa äktheten bör företag antingen införa ett system eller upprätta administrativa rutiner. Nedan ger vi mer information om varje metod.

Det är viktigt att förstå att skyldigheten att lagra data om elektroniska transaktioner inte bara syftar till att flytta lagringsmetoder från pappersdata till elektroniska data, utan det primära målet är att förbättra effektiviteten genom en rad digitaliserade processer.

Implementera ett system

För ett företag som genomför elektroniska transaktioner säkerställer implementeringen av ett system som följer lagen om elektronisk bokföring att det uppfyller kraven på elektronisk datalagring. Implementeringen av ett system kan också bidra till att förenkla bokföringen.

Underlåtenhet att lagra data om elektroniska transaktioner på ett korrekt sätt kan leda till påföljder för både företag och enskilda firmor. Straffavgifter kan omfatta ytterligare beskattade transaktioner, eller återkallade godkännanden för användning av Blue Return-systemet som ger skatte- och redovisningsfördelar.

För att lagra elektroniska data på ett korrekt sätt enligt den nuvarande lagen om elektronisk bokföring måste företag upprätta ett ramverk genom att införa redovisningsverktyg eller programvara som kan åstadkomma digital omvandling (DX) i bokföringsverksamheten. Dessa initiativ använder digital teknik för att skapa nytt värde och förbättra människors liv. Företag som överväger att införa system bör ställa följande frågor:

• Tillämpar det här systemet automatiskt en tidsstämpel på beställningen för att säkerställa äktheten?
  
• Vilka typer av styrkande handlingar (t.ex. fakturor, kvitton) har den support för?
  
• Kan systemet digitalisera information om transaktioner och använda automatisk inmatning?
  

Upprätta administrativa rutiner

I stället för att införa ett system kan företag fastställa administrativa förfaranden och arbeta i enlighet med dem. Skattemyndigheten har publicerat exempel på administrativa förfaranden för företag och enskilda firmor. Det är viktigt att komma ihåg att all personal måste vara grundligt informerad om förfarandena och utföra sina uppgifter i enlighet med dem.

Lagringsmetoder för icke-elektroniska data enligt lagen om elektronisk bokföring

Lagen om elektronisk bokföring (Electronic Bookkeeping Act) föreskriver att elektroniska data i sin ursprungliga form ska bevaras för elektroniska transaktioner. Lagen tillåter även elektronisk journalföring och lagring av skannerdata för icke-elektroniska data.

Elektronisk journalföring (valfritt)

Elektronisk bokföring kallas formellt "systemet för lagring av nationella skatterelaterade böcker och dokument i elektronisk form". Det elektroniska bokföringssystemet gör det möjligt att lagra nationella skatterelaterade liggare och dokument på datorer i elektroniskt dataformat. Dessa inkluderar journaler, huvudböcker, kassaböcker, bokslut, fakturor och andra dokument relaterade till avräkning och transaktioner. Efterlevnad av elektronisk bokföring för ickeelektroniska uppgifter är frivillig. Detta gör det möjligt för företag att välja elektronisk lagring eller utskrift och lagring av dokument på papper.

Skannerlagring (valfritt)

Skannerlagring innebär att man skannar kopior av pappersbaserade dokument som skapats för en transaktion (t.ex. offerter, fakturor och kvitton). Detta överensstämmer med de krav som fastställs i lagen om elektronisk bokföring och som tillåter lagring av dem som elektroniska data. I likhet med elektronisk bokföring som nämns ovan är skannerlagring valfri. Företag kan välja att digitalisera pappersdokument för lagring eller lagra dem i pappersform.

Så här påverkar det här valet köpare och säljare.

Köpare

Handlingar som tas emot som elektroniska data (t.ex. fakturor via e-post) betraktas som elektroniska transaktioner. De ska lagras i sitt ursprungliga elektroniska format. Å andra sidan ska dokument som tas emot i pappersform via handleverans eller post lagras som pappersdokument. För att uppfylla kraven i lagen om elektronisk bokföring kan företag också lagra skannade PDF-filer av originaldokumenten. I så fall kan pappersoriginalet kasseras utan problem.

Säljare

Efter utfärdningen av dokument ska säljaren spara kopior av de utfärdade originalen i elektroniskt format. Om säljaren däremot utfärdar ett dokument på papper kan säljaren behålla papperskopior eller digitaliserade versioner.

Japans lag om elektronisk bokföring innehåller olika krav och metoder för lagring av uppgifter. Företag som främst har förlitat sig på pappersbaserade dokumentutbyten kan ha svårt att införa elektroniska transaktioner i efterlevnad av lagen om elektronisk bokföring.

För att lättare kunna skapa och lagra data, t.ex. elektroniska fakturor, bör företag överväga onlineverktyg som funktioner för att beräkna skatt på konsumtion, bokföringsprogram eller verktyg för automatisk fakturagenerering. Innan dessa verktyg integreras bör företag verifiera att de uppfyller kraven i lagen om elektronisk bokföring.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.