在商业交易中，电子交易既实现了远程办理，又保留了操作的简洁高效性。这种交易方式在日本越来越普遍，有助于企业运营的顺利开展。

2024 年 1 月，《电子图书保护法》（也称为《电子簿记法》）规定，企业必须以电子方式存储账单及在电子交易中交换的其他文件。根据《电子簿记法》，积极进行电子交易的企业必须充分了解相关要求并相应准备环境。这适用于企业以及处理电子交易的企业合作伙伴。

本文将解释电子交易的基本知识，包括文件存储要求及符合《电子簿记法》的方法。

本文内容

• 什么是电子交易？
  
• 什么是《电子簿记法》？
  
• 《电子簿记法》下的电子交易存储要求
  
• 存储电子交易文件的方法
  
• 遵守存储电子交易数据的义务
  
• 《电子簿记法》下的非电子数据存储方法
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是电子交易？

电子交易涉及交换交易所需的文件——如账单和收据——使用电子数据而非纸质格式。电子交易的具体示例包括：

• 电子邮件：将文件附加到电子邮件
  
• 云服务：通过云交换文件
  
• 物理录制介质，如 DVD：交换存储有数据的录制介质
  
• 首页或网站：从网站下载文件
  
• 无纸化传真：通过互联网发送和接收传真
  
• 电子数据交换 (EDI) 交易：使用 EDI 系统交换交易信息
  
• 电子支付：使用电子支付，例如数字化货币（即电子货币）、信用卡支付，以及快速响应 (QR) 码支付并下载支付服务提供者在线提供的交易对账单
  

存储电子数据的义务

自 2024 年 1 月起，《电子簿记法》要求企业将电子交易（即以电子方式交换的文件）作为电子数据存储。因此，使用电子数据发布和接收文件的企业在存储文件时必须格外谨慎。根据《电子簿记法》，需要以电子格式适当存储的文件包括以下内容：

• 合同
  
• 账单
  
• 报价
  
• 送货单
  
• 订单
  
• 收据
  

什么是《电子簿记法》？

《电子簿记法》在电子交易领域占据着重要的核心地位。这是一部日本法律，规定了各类交易相关记录（即上述列表）与税务相关记录（例如，日本消费税 [JCT]）的电子存储方法。

要点在于，以电子方式保存数据的义务仅适用于电子交易（即以电子方式交换的文件）。若文件以纸质形式交换时（如邮寄方式），则无义务将纸质文件扫描并保存为便携式文件格式 (PDF)。在这种情况下，保存为电子数据是可选的。我们稍后将在本文中对所谓的“扫描存储”作详细说明。

《电子簿记法》还要求，电子交易数据的存储需包含全面且彻底的文件防篡改措施。无论业务类型或规模如何，所有企业及个体经营者均受该法律约束。这意味着，那些经常通过电子邮件及其他电子方式交换文件的企业，必须确保完全符合《电子簿记法》的要求。

另一方面，若企业（无论法人企业或个体经营者）不处理电子交易或电子数据，则仍可保留纸质记录。它们与《电子簿记法》定义的电子交易无任何关联。

《电子簿记法》下的电子交易存储要求

《电子簿记法》规定了企业在存储电子交易数据时的要求。进行电子交易的企业必须确保正确遵守《电子簿记法》的基本原则，包括确保真实性和可见性。

确保真实性

为确保电子交易的真实性，企业必须采取措施，证明存储的电子数据未被更改或删除。也要确保准确信息保持原始状态。为满足确保真实性的要求，企业应至少采取以下一项措施：

• 应用时间戳后交换交易信息
  
• 在交换交易信息后立即应用时间戳
  
• 搭建一个可验证更正或删除的系统，以防止篡改
  
• 建立行政程序以防止更正和删除，并遵守相关规定开展业务
  

确保可见性

企业可通过存储电子数据确保电子交易的可见性，以便在必要时查找、验证和输出。企业应满足以下要求以确保电子数据的可见性：

• 在数据存储场所安装计算机、电子计算器、程序、显示器及打印机，并备有操作手册，确保数据的及时检索与输出
  
• 提供计算机处理系统的概览文件
  

为了高效搜索，实施的搜索功能必须能够通过以下方式进行搜索：

• 交易日期、交易金额及交易客户
  
• 日期或金额范围
  
• 两个或以上搜索项目的组合
  

存储电子交易文件的方法

为存储文件，企业应确保文件数据得到妥善保存，并在必要时可访问查看。虽然《电子簿记法》未明确文件必须存放在何处，但企业明确指定存放地点非常重要。

我们将在下文解释发行方和接收方应如何存储电子交易数据。

发行方

发行方须以原始电子形式存储电子数据，不得将原本作为电子数据开具的账单、收据及其他文件的副本打印后再删除。

接收方

与上述类似，文件接收方不得将从发行方获取的电子数据打印后存储。相反，他们应将文件存储为电子数据。与发行方类似，接收方必须避免删除或丢弃所接收的电子数据。

遵守存储电子交易数据的义务

《电子簿记法》的目的是防止存储数据被篡改。为了确保真实性，企业应搭建系统或建立行政程序。下面，我们将提供关于每种方法的更多信息。

需要理解的是，存储电子交易数据的义务不仅仅是为了将存储方式从纸质数据转向电子数据。相反，主要目标是通过一系列数字化流程提升效率。

搭建系统

对于进行电子交易的企业来说，搭建符合《电子簿记法》的系统，可确保其满足电子数据存储要求。搭建系统还可帮助简化会计操作流程。

未能妥善存储电子交易数据可能导致法人企业和个体经营者面临处罚。处罚措施可能包括额外的税务评估或撤销蓝色申报制度的使用许可，该制度在税务和会计方面提供优惠。

为了根据现行《电子簿记法》妥善存储电子数据，企业必须通过引入能够实现会计操作数字化转型 (DX) 的会计工具或软件来建立一个框架。这些举措利用数字技术创造新价值，改善人们的生活。考虑系统搭建的企业应提出以下问题：

• 该系统是否会自动应用时间戳以确保真实性？
  
• 它能支持哪些类型的证明文件（如账单、收据等）？
  
• 系统能否将交易信息数字化并采用自动输入方式？
  

建立行政程序

企业无需搭建系统，而是建立行政程序并依据其运作。国家税务局 (NTA) 已发布适用于法人企业和个体经营者的行政程序示例。需要记住的是，所有员工都必须充分了解该程序并按照它们完成任务。

《电子簿记法》下的非电子数据存储方法

《电子簿记法》要求，对于电子交易相关的电子数据，需按原始形态保存。该法还允许非电子数据采用可选的电子记录保存和扫描存储方式。

电子记录保存（可选）

电子记录保存正式称为“以电子形式存储国家税务相关账簿和文件的系统”。电子记录保存系统可以电子数据格式存储国家税务相关的账簿和文件。这些包括日记账、总账、现金本、财务报表、账单以及其他与结算和交易相关的文件。对于非电子数据，遵守电子记录保存要求是可选的。企业可据此选择以电子形式存储，或打印后以纸质形式存储文件。

扫描存储（可选）

扫描存储是指扫描为交易创建的纸质文件副本（如报价单、账单和收据）的做法。这符合《电子簿记法》规定的要求，即允许以电子数据存储。与上述电子记录保存类似，扫描存储是可选的。企业可选择将纸质文件数字化后存储，或以纸质形式存储。

以下将说明该选择对买方和卖方的影响。

买方

以电子数据形式接收的文件（例如通过电子邮件收到的账单）被视为电子交易。它们应以原始电子格式存储。另一方面，通过专人递送或邮寄方式接收的纸质文件，应以纸质文件存储。为满足《电子簿记法》的要求，企业亦可通过扫描原始文件生成 PDF 存档。此种情形下，纸质原件可以处置且无任何问题。

卖方

发行文件后，卖方应保留以电子形式发出的原件的副本。然而，如果卖方以纸质形式发行文件，他们可以保留纸质副本或数字化版本。

日本的《电子簿记法》包含了多种记录存储的要求和方法。主要依赖纸质文件交换的企业，可能会发现采用符合《电子簿记法》的电子交易会面临挑战。

为了更轻松地创建和存储数据，例如电子账单，企业应考虑在线工具，如自动消费税计算功能、会计软件或自动账单生成工具。在集成这些工具之前，企业应核实其是否符合《电子簿记法》的要求。

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