Wenn Ihr Unternehmen Waren international versendet oder im Vereinigten Königreich Umsatzsteuer (USt.) erhebt, ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Rechnung mit Steuerausweis wichtig. Fehler hierbei können Versandverzögerungen oder Buchhaltungsfehler verursachen oder die Aufmerksamkeit der britischen Finanzbehörde (HMRC) erregen. Es ist wichtig zu verstehen, wann jede Rechnungsart verwendet werden muss und wie Sie diese handhaben müssen, damit Ihr Unternehmen konform bleibt und Wachstumshürden vermeidet.
Im Folgenden erläutern wir, wann und warum Sie jede Art von Rechnung benötigen, was sie jeweils enthalten sollte und wie Sie Ihre Rechnungsstellung über Grenzen und Steuersysteme hinweg sauber und konform gestalten können.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine Handelsrechnung im Vergleich zu einer Rechnung mit Steuerausweis?
- Wann ist eine Handelsrechnung erforderlich?
- Wer benötigt eine Rechnung mit Steuerausweis?
- Wie können Unternehmen grenzüberschreitende Rechnungsstellung und Steuerkonformität erfolgreich regeln?
- So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
Was ist eine Handelsrechnung im Vergleich zu einer Rechnung mit Steuerausweis?
Eine Handelsrechnung (z. B. Exportrechnung) hält internationale Sendungen in Bewegung. Sie ist eine rechtliche Anforderung für die Ausfuhr und Einfuhr von Waren und wird von den Zollbehörden verwendet, um nachzuverfolgen, was an wen gesendet wird, wie viel es wert ist und woher es stammt. Sie dient als Beleg für eine Zollanmeldung und muss die Kontaktdaten von Käufer und Verkäufer, eine Beschreibung der Waren, Mengen- und Stückpreise, den Gesamtwert des Verkaufs, das Ursprungsland, Codes des Harmonisierten Systems, die verwendeten Währungen und etwaige Lieferbedingungen (z. B. Incoterms) enthalten.
Eine Handelsrechnung teilt dem Zoll mit, welche Zölle oder Steuern (falls vorhanden) gelten sollten, und trägt dazu bei, dass sich der Versand nicht aufgrund fehlender Informationen verzögert. Sie ist ein Nachweis dafür, dass die Waren exportiert wurden, was wichtig ist, wenn Sie den USt.-Nullsatz berechnen. Selbst Muster, Ersatz oder Artikel mit geringem Wert erfordern eine Handelsrechnung.
Bei einer Rechnung mit Steuerausweis (im Vereinigten Königreich auch als VAT Invoice bezeichnet) geht es nur um USt.-Konformität. Rechnungen mit Steuerausweis werden für Verkäufe innerhalb des Vereinigten Königreichs ausgestellt, wenn Sie USt. berechnen. Sie enthalten steuerliche Angaben wie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), den erhobenen USt.-Betrag und den angewendeten Steuersatz. Rechnungen mit Steuerausweis sind für Ihre Kunden und HMRC, während Handelsrechnungen für den Zoll ausgestellt werden.
Wann ist eine Handelsrechnung erforderlich?
Jedes Mal, wenn Sie Waren mit kommerziellem Wert grenzüberschreitend versenden, benötigen Sie eine Handelsrechnung. Dazu gehören der internationale Verkauf und Versand von Produkten, jeder B2B-Versand physischer Waren sowie der Versand von Mustern, Ersatz- oder Garantieartikeln ins Ausland.
Wenn Sie beispielsweise im Vereinigten Königreich niedergelassen sind und in die EU versenden, benötigen Sie jetzt für jede ausgehende Lieferung eine Handelsrechnung. Das ist eine Änderung gegenüber den Handelsströmen vor dem Brexit. Für Versanddokumente oder persönliche Artikel ohne kommerziellen Wert ist keine Handelsrechnung erforderlich.
Wer benötigt eine Rechnung mit Steuerausweis?
Eine Rechnung mit Steuerausweis (USt.-Rechnung) stellen umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen aus, wenn sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen. So weiß HMRC, welche Steuer erhoben wurden und wie viel der Kunde zurückfordern kann.
Ein Unternehmen im Vereinigten Königreich muss sich für die USt. registrieren, wenn sein steuerpflichtiger Umsatz 90.000 GBP pro Jahr übersteigt. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen eine USt.-Rechnung für jeden Verkauf an ein anderes umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ausstellen. Diese Rechnung muss eine USt.-Registrierungsnummer, das Lieferdatum (falls es vom Datum der Rechnung abweicht), eine klare Beschreibung des Verkaufsgegenstands, den Preis ohne USt., den angewendeten USt.-Satz, den USt.-Betrag und den fälligen Gesamtbetrag enthalten. B2B-Kunden benötigen diese Rechnung, um die USt. als Vorsteuer zurückzufordern. Andernfalls können die Kunden die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückerhalten, und das Unternehmen verstößt in diesem Fall gegen die HMRC-Regeln.
Unternehmen, die nicht umsatzsteuerlich registriert sind, sollten keine Rechnungen mit Steuerausweis ausstellen. Da sie keine USt. erheben, gibt es keine Steuern zu melden oder zurückzufordern. Obwohl die Unternehmen weiterhin Rechnungen stellen müssen, enthalten diese nicht die steuerlichen Informationen, die HMRC von umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen fordert.
Können beide Arten von Rechnungen erforderlich sein?
In einigen Grenzfällen, wie z. B. beim indirekten Export, stellt ein Unternehmen neben einer Handelsrechnung gegebenenfalls auch eine Rechnung mit Steuerausweis aus. Waren aus dem Vereinigten Königreich werden jedoch in der Regel zum USt.-Nullsatz exportiert, und der Nullsatz wird auf der für den Export ausgestellten Handelsrechnung berücksichtigt, sodass das Unternehmen keine separate Rechnung mit Steuerausweis ausstellen muss.
Wie können Unternehmen grenzüberschreitende Rechnungsstellung und Steuerkonformität erfolgreich regeln?
Da in vielen Ländern unterschiedliche Vorschriften und Anforderungen gelten, sollte jedes Unternehmen, das grenzüberschreitend tätig ist, dem Compliance Management hohe Priorität einräumen.
Hier sind einige Best Practices und Tools, um Ihren Aufwand zu minimieren:
Rechnungsstellungssoftware verwenden, die Steuern und geografische Daten versteht
Die manuelle Erstellung von Rechnungen ist langsam, fehleranfällig und nicht skalierbar. Mit Tools wie Stripe Invoicing können Sie konforme Rechnungen erstellen, jeweils angepasst an Standort, Produkttyp und Steuervorschriften. In Kombination mit Stripe Tax können Sie automatisch die USt., die Goods and Services Tax (GST) oder die Verkaufssteuer basierend auf dem Kundenstandort und dem, was Sie verkaufen, berechnen.
Handelsrechnungen direkt von Ihrer Versandplattform aus erstellen
Viele Versandplattformen ermöglichen es inzwischen, Zolldokumente automatisch mit Informationen wie Posten, HS-Codes, deklariertem Wert und Herkunft auszufüllen. Ihre Rechnung wird dann elektronisch angehängt, was die Zollabwicklung beschleunigt, manuelle Bearbeitungsfehler reduziert und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihre Sendung zur genaueren Prüfung gekennzeichnet wird oder sich verzögert.
Systeme für Rechnungsstellung und Buchhaltung miteinander verbinden
Für die umsatzsteuerliche Konformität ist es erforderlich, dass Sie in Rechnung gestellte Beträge melden und gezahlte Beträge zurückfordern. Durch die Verbindung Ihrer Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssoftware bleibt alles in einem Workflow, sodass Sie bei Audits keine Daten erneut eingeben oder sich um fehlende Aufzeichnungen kümmern müssen.
Auf erweiterte Verpflichtungen achten
Ihre steuerlichen Verpflichtungen nehmen zu, wenn Ihr grenzüberschreitender Umsatz steigt. Automatisierte Steuerplattformen können überwachen, wenn Sie sich Registrierungsschwellen in anderen Ländern nähern, und sogar bei der Einreichung von Steuererklärungen in einigen Ländern helfen. So sind Sie stets auf dem Laufenden über neu entstehende Steuerpflichten an einem neuen Ort.
So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:
Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.