Om ditt företag skickar varor internationellt eller tar ut mervärdesskatt (moms) i Storbritannien spelar skillnaden mellan en kommersiell faktura och en skattefaktura roll. Om det blir fel kan leveranser försenas, bokföringsfel uppstå eller leda till granskning av His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Det är viktigt att förstå när du ska använda varje faktura och hur du ska hantera dem så att ditt företag följer reglerna och enkelt kan växa.

Nedan beskriver vi när och varför du behöver varje typ av faktura, vad de ska innehålla och hur du håller din fakturering ren och kompatibel över gränserna och skattesystem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kommersiell faktura kontra skattefaktura?
  
• När krävs en kommersiell faktura?
  
• Vem behöver en skattefaktura?
  
• Hur kan företag framgångsrikt hantera gränsöverskridande fakturering och efterlevnad av skatteregler?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en kommersiell faktura kontra skattefaktura?

En kommersiell faktura (t.ex. exportfaktura) håller internationella leveranser i rörelse. Den är ett juridiskt krav för export och import av varor och används av tullmyndigheterna för att spåra vad som skickas, vem det ska till, hur mycket det är värt och varifrån det kommer. Det fungerar som ett dokumentunderlag för en tulldeklaration och måste innehålla köparens och säljarens kontaktuppgifter, beskrivning av varorna, kvantitet och enhetspriser, totalt försäljningsvärde, ursprungsland, använda HS-koder (harmoniserade systemkoder), använda valutor och eventuella villkor för leverans (t.ex. Incoterms).

En kommersiell faktura talar om för tullen vilka tullavgifter eller skatter (i förekommande fall) som ska tillämpas och hjälper till att säkerställa att leveransen inte försenas på grund av att information saknas. Det är ett bevis på att varorna har exporterats, vilket är viktigt om du nolltaxerar försäljningen för moms. Även varuprover, ersättningsvaror eller varor med lågt värde kräver en kommersiell faktura.

En skattefaktura (även kallad momsfaktura i Storbritannien) handlar endast om efterlevnad av moms. Skattefakturor utfärdas för försäljning inom Storbritannien när du debiterar moms. De innehåller skatteuppgifter som momsregistreringsnummer, debiterat momsbelopp och tillämpad skattesats. Skattefakturor är till för din kund och HMRC, medan kommersiella fakturor är till för tullen.

När krävs en kommersiell faktura?

Varje gång du skickar varor med kommersiellt värde över gränserna behöver du en kommersiell faktura. Det inkluderar försäljning och leverans av produkter internationellt, alla B2B-leveranser (business-to-business) som involverar fysiska varor eller varuprover, ersättnings- eller garantiartiklar utomlands.

Om du till exempel är baserad i Storbritannien och levererar till EU behöver du nu en kommersiell faktura för varje utgående leverans. Det är en förändring jämfört med handelsflöden före Brexit. Fraktdokument eller personliga föremål utan kommersiellt värde kräver ingen kommersiell faktura.

Vem behöver en skattefaktura?

En skattefaktura (momsfaktura) är vad momsregistrerade företag utfärdar när de säljer skattepliktiga varor eller tjänster. Det är så HMRC vet vilken skatt som tagits ut och hur mycket kunden kan återkräva.

Ett företag i Storbritannien måste registrera sig för moms när den skattepliktiga omsättningen överstiger 90 000 GBP per år. Då måste företaget utfärda en momsfaktura för all försäljning till ett annat momsregistrerat företag. Fakturan måste innehålla ett momsregistreringsnumemr och leveransdatum (om det skiljer sig från fakturadatum), en tydlig beskrivning av vad som sålts, pris exklusive moms, momssats, momsbelopp och totalt belopp som ska betalas. B2B-kunder behöver denna faktura för att återkräva momsen som ingående skatt. Utan den kan kunderna inte få tillbaka det de betalat och företaget följer inte HMRC-reglerna.

Företag som inte är moms registrerade ska inte utfärda skattefakturor. Eftersom de inte tar ut moms behöver de inte deklarera eller återkräva någon skatt. Även om de fortfarande måste fakturera innehåller fakturan inte den juridiska skatteinformationen som HMRC kräver från momsregistrerade företag.

Kan båda typerna av fakturor krävas?

I vissa undantagsfall, t.ex. när varor exporteras indirekt, kan ett företag också utfärda en skattefaktura tillsammans med en kommersiell faktura. Exportvaror från Storbritannien är dock i allmänhet momsbefriade och nollskattesatsen redovisas på den kommersiella faktura som utfärdas för export, så företaget behöver inte utfärda en separat skattefaktura.

Hur kan företag framgångsrikt hantera gränsöverskridande fakturering och efterlevnad av skatteregler?

Med olika regler och krav spridda över många länder bör alla företag med gränsöverskridande verksamhet ge efterlevnad hög prioritet.

Här följer några exempel på bästa praxis och verktyg för att minimera dina omkostnader:

Använd programvara för fakturering som förstår skatt och geografi

Att skapa fakturor manuellt är långsamt, inte skalbart och leder lätt till fel. Med verktyg som Stripe Invoicing kan du bygga fakturor som uppfyller kraven och anpassar sig efter plats, produkttyp och skatteregler. I kombination med Stripe Tax kan du automatiskt beräkna moms, skatt på varor och tjänster (GST) eller omsättningsskatt baserat på var kunden befinner sig och vad du säljer.

Generera kommersiella fakturor direkt från din fraktplattform

Med många fraktplattformar kan du nu automatiskt fylla i tulldokumentation med information som radpostbeskrivningar, HS-koder, deklarerat värde och ursprung. Fakturan bifogas sedan elektroniskt, vilket påskyndar tullhanteringen, minskar manuella hanteringsfel och minskar risken för att din leverans flaggas eller försenas.

Anslut dina fakturerings- och bokföringsprogram

Efterlevnad av moms kräver att du rapporterar vad du har debiterat och återkräver vad du har betalat. Genom att ansluta ditt fakturerings- och bokföringsprogram kan du samla allt i ett arbetsflöde, så att du slipper ange data på nytt och oroa dig för att bokföringen ska saknas under revisionerna.

Se upp för utökade skyldigheter

Dina skatteskyldigheter ökar i takt med att din gränsöverskridande försäljning ökar. Automatiserade skatteplattformar kan övervaka när du närmar dig tröskelvärden för registrering i andra länder och till och med hjälpa till med deklarationer i vissa jurisdiktioner. Du vet alltid när du är på väg att bli skyldig skatt på en ny plats.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.