Se la tua attività spedisce merci a livello internazionale o addebita l'imposta sul valore aggiunto (IVA) nel Regno Unito, la differenza tra fattura commerciale e fattura fiscale è importante. Sbagliare può ritardare le spedizioni, introdurre errori contabili o attirare l'attenzione di HMRC (His Majesty's Revenue and Customs). È importante capire quando utilizzare ciascuna fattura e come gestirla in modo che la tua attività rimanga conforme e possa crescere facilmente.

Di seguito viene illustrato quando e perché è necessario ogni tipo di fattura, cosa dovrebbe includere e come mantenere pulita e conforme la fatturazione oltre confine e nei sistemi fiscali.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura commerciale o una fattura fiscale
  
• Quando è necessaria una fattura commerciale
  
• Chi ha bisogno di una fattura
  
• In che modo le attività possono gestire con successo la fatturazione e la conformità fiscale transfrontaliera
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è una fattura commerciale o una fattura fiscale

La fattura commerciale (ad esempio, una fattura per l'esportazione) fa muovere le spedizioni internazionali. È un requisito legale per l'esportazione e l'importazione di merci, viene utilizzata dalle autorità doganali per tener traccia della spedizione, a chi è destinata, quanto vale e da dove proviene. Funge da documento giustificativo per una dichiarazione doganale e deve includere i recapiti dell'acquirente e del venditore, la descrizione della merce, la quantità e i prezzi unitari, il valore totale della vendita, il Paese di origine, i codici del sistema armonizzato, le valute utilizzate ed eventuali termini di consegna (ad esempio, Incoterm).

Una fattura commerciale indica alla dogana quali (eventuali) dazi o imposte devono essere applicati e aiuta a garantire che la spedizione non subisca ritardi a causa di informazioni mancanti. È la prova che la merce è stata esportata, il che è importante se la vendita è ad aliquota IVA zero. Anche campioni, sostituzioni o articoli di basso valore richiedono una fattura commerciale.

Una fattura (detta anche fattura IVA nel Regno Unito) riguarda solo la conformità IVA. Le fatture fiscali vengono emesse per le vendite nel Regno Unito quando si addebita l'IVA. Includono dati fiscali come la partita IVA, l'importo dell'IVA addebitata e l'aliquota applicata. Le fatture fiscali sono per il cliente e per HMRC, mentre le fatture commerciali sono per la dogana.

Quando è necessaria una fattura commerciale

Ogni volta che spedisci oltre confine delle merci con un valore commerciale, ti serve una fattura commerciale. Questa comprende la vendita e la spedizione di prodotti a livello internazionale, qualsiasi spedizione business-to-business (B2B) che coinvolga l'invio all'estero di beni fisici o di campioni, sostituzioni o articoli in garanzia.

Ad esempio, se hai sede nel Regno Unito e spedisci nella UE, ti serve una fattura commerciale per ogni spedizione. Si tratta di un cambiamento rispetto ai flussi commerciali precedenti alla Brexit. I documenti di spedizione o gli oggetti personali senza valore commerciale non richiedono alcuna fattura commerciale.

Chi ha bisogno di una fattura

Una fattura (fattura con IVA) è ciò che le attività registrate ai fini IVA emettono quando vendono beni o servizi soggetti a imposte. È il modo in cui HMRC sa quali imposte sono state addebitate e quanto il cliente può recuperare.

Un'attività del Regno Unito deve registrarsi ai fini IVA quando il suo fatturato tassabile supera le 90.000 sterline all'anno. A quel punto le attività sono tenute a emettere una fattura IVA per qualsiasi vendita a un'altra attività registrata ai fini IVA. Tale fattura deve includere il numero di partita IVA, la data di fornitura (se diversa dalla data della fattura), una descrizione chiara di ciò che è stato venduto, il prezzo IVA esclusa, l'aliquota IVA addebitata, l'importo dell'IVA aggiunta e l'importo totale dovuto. I clienti B2B hanno bisogno di questa fattura per recuperare l'IVA come imposta a monte. Senza di essa, i clienti non possono recuperare ciò che hanno pagato e l'attività non è conforme alle norme HMRC.

Le attività che non sono registrate ai fini IVA non devono emettere fatture fiscali. Poiché non addebitano l'IVA, non c'è nessuna imposta da dichiarare o recuperare. Sebbene debbano comunque fatturare, la ricevuta non conterrà le informazioni fiscali di legge richieste da HMRC alle attività registrate ai fini IVA.

Possibilità di richiedere entrambi i tipi di fatture

In alcuni casi limite, come in una situazione di esportazione indiretta, un'attività potrebbe anche emettere una fattura fiscale insieme alla fattura commerciale, ma le merci per l'esportazione provenienti dal Regno Unito sono generalmente soggette ad aliquota IVA zero e l'aliquota zero verrà contabilizzata sulla fattura commerciale emessa per l'esportazione, quindi l'attività non dovrà emettere alcuna fattura a parte.

In che modo le attività possono gestire con successo la fatturazione e la conformità fiscale transfrontaliera

Con regole e requisiti diversi in numerosi Paesi, qualsiasi attività con operazioni transfrontaliere dovrebbe dare massima priorità alla gestione della conformità.

Ecco alcune best practice e strumenti per ridurre al minimo i costi generali:

Utilizzare un software di fatturazione che comprenda tasse e aree geografiche

La creazione manuale delle fatture è lenta, soggetta a errori e non scalabile. Strumenti come Stripe Invoicing consentono di creare fatture conformi adeguate alla località, al tipo di prodotto e alle regole fiscali. Insieme a Stripe Tax, puoi calcolare automaticamente l'IVA, la tassa su beni e servizi (GST) o l'Imposta sulle vendite in base alla località del cliente e a ciò che vendi.

Generare direttamente le fatture commerciali dalla piattaforma di spedizione

Molte piattaforme di spedizione consentono ora di compilare automaticamente la documentazione doganale con informazioni come le descrizioni degli articoli, i codici SA, il valore dichiarato e l'origine. La fattura viene quindi allegata elettronicamente, accelerando la procedura doganale, riducendo gli errori della gestione manuale e diminuendo la probabilità che la spedizione venga segnalata o ritardata.

Collegare i sistemi di fatturazione e contabilità

La conformità IVA richiede di dichiarare quanto viene addebitato e di recuperare ciò che viene pagato. Collega il software di fatturazione e di contabilità in un unico flusso di lavoro, in modo da non dover reinserire i dati o preoccuparti della mancanza di registrazioni in caso di controllo.

Fare attenzione all'espansione degli obblighi

I tuoi obblighi fiscali aumentano con l'aumento delle vendite transfrontaliere. Le piattaforme fiscali automatizzate sono in grado di monitorare quando ti avvicini alle soglie di registrazione in altri Paesi e persino di aiutarti per le dichiarazioni in alcune giurisdizioni. Saprai sempre quando devi pagare le tasse in una nuova località.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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