Verspätete Rechnungen verschwenden Zeit, stören den Cashflow und untergraben die Dynamik Ihres Unternehmens. Eine überfällige Zahlung mag kein Problem darstellen, aber wenn sie sich häufen, kann das einen Einfluss darauf haben, wie ein Team Budgetierungen vornimmt, Arbeit priorisiert und Risikomanagement betreibt.

Im Folgenden erklären wir, wie die Vorschriften des Vereinigten Königreichs für verspätete Zahlungen Unternehmen schützen, auf welche Entschädigungen Sie Anspruch haben und wie Sie Gebühren für verspätete Zahlungen durchsetzen können, ohne die routinemäßige Rechnungsstellung zu einer Verhandlung werden zu lassen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Gebühren für verspätete Zahlungen im Vereinigten Königreich?
  
• Wie funktioniert die Gesetzgebung des Vereinigten Königreichs für verspätete Zahlungen?
  
• Wann sind Unternehmen berechtigt, Gebühren für verspätete Zahlungen zu erheben?
  
• Wie sollten Unternehmen gesetzliche Gebühren für verspätete Zahlungen berechnen?
  
• Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Durchsetzung von Gebühren für verspätete Zahlungen?
  
• Wie können Unternehmen Richtlinien für verspätete Zahlungen in ihre Workflows integrieren?
  
• Wie können Organisationen im Vereinigten Königreich die Notwendigkeit von Gebühren für verspätete Zahlungen minimieren?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind Gebühren für verspätete Zahlungen im Vereinigten Königreich?

Gebühren für verspätete Zahlungen sind für Anbieter eine rechtlich durchsetzbare Möglichkeit, die mit verspäteten Zahlungen einhergehenden Kosten zu decken. Nach dem Late Payment of Commercial Debts Act des Vereinigten Königreichs bestehen die Gebühren aus drei Teilen: gesetzlichen Zinsen, einer festen Transaktionsgebühr und erforderlichenfalls angemessenen Inkassokosten.

Diese Rechte gelten automatisch für viele B2B-Transaktionen, unabhängig davon, ob sie im Vertrag ausdrücklich erwähnt sind, und für jede überfällige Zahlung kann eine feste Transaktionsgebühr anfallen. Die Gebühren werden nur durchgesetzt, wenn Anbieter sich entscheiden, sie anzuwenden.

Wie funktioniert das Gesetz über verspätete Zahlungen im Vereinigten Königreich?

Für Unternehmen ist es hilfreich zu wissen, wie die Gesetzgebung zu verspäteten Zahlungen im Vereinigten Königreich Zinsen, Entschädigungen und Einzugskosten definieren. Die Gesetze legen genau fest, was Anbieter verlangen dürfen, und unter welchen Bedingungen.

Gesetzliche Zinsen

Anbieter können eine Zahlung von 8 % über dem Basissatz der Bank of England fordern. Dieser fällt täglich ab dem Tag an, an dem eine Rechnung überfällig wird.

Feste Ausgleichsgebühr

Diese pauschale Gebühr deckt die grundlegenden Verwaltungs- und Inkassokosten:

• 40 GBP für Verbindlichkeiten unter 1.000 GBP

• 70 GBP für Verbindlichkeiten zwischen 1.000 GBP und 9.999,99 GBP

• 100 GBP für Verbindlichkeiten von 10.000 GBP oder mehr

Zusätzliche Einzugskosten

Falls die Pauschalgebühr nicht ausreicht, um angemessene Kosten für den Einzug der Forderung, wie z. B. Anwaltsschreiben oder Agenturgebühren, abzudecken, können Anbieter den zusätzlichen Betrag in Rechnung stellen.

Gültige Konditionen

Ein Vertrag kann nur dann Vorrang vor diesen Rechtsbehelfen haben, wenn er eine wirklich substanzielle Alternative bietet. Klauseln, die Zinsen und Gebühren verringern oder entfernen, ohne einen sinnvollen Schutz zu bieten, sind in der Regel nicht haltbar.

Wann sind Unternehmen berechtigt, Gebühren für verspätete Zahlungen zu erheben?

Gebühren für verspätete Zahlungen können ab dem Tag nach dem vertraglichen Fälligkeitsdatum oder dem Fälligkeitsdatum der Rechnung erhoben werden. Das Standard-Fälligkeitsdatum beträgt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung oder der Ware bzw. Dienstleistungen durch die Kundin/den Kunden, je nachdem, was zuerst eintritt. Im privaten Sektor dürfen Zahlungsfristen in der Regel 60 Tage nicht überschreiten, es sei denn, beide Parteien stimmen zu. Verträge des öffentlichen Sektors werden auf 30 Tage begrenzt, es sei denn, es wird ein kürzerer Zeitraum vereinbart. Gesetzliche Zinsen, die feste Transaktionsgebühr und alle erstattungsfähigen Kosten können ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum hinzugefügt werden, unabhängig von internen Genehmigungsprozessen oder Zahlungszyklen.

Wenn ein Vertrag alternative Rechtsbehelfe bei verspäteten Zahlungen vorsieht, müssen sie ausreichend wirksam sein. Öffentliche Organisationen können keine Zinssätze vereinbaren, die unter dem gesetzlichen Satz liegen.

Wie sollten Unternehmen satzungsgemäße Gebühren für verspätete Zahlungen berechnen?

Die Berechnung von Gebühren für verspätete Zahlungen erfordert in der Regel die korrekte Anwendung des gesetzlichen Satzes und eine klare Dokumentation der Zahlen.

Bei den folgenden Aspekten sollten Sie Acht geben:

• Zinsen berechnen: Die Tageszinsen sind der gesetzliche Jahresbetrag geteilt durch 365. Die geltenden Basiszinssätze der Bank of England sind an den Satz gebunden, der am letzten 30. Juni oder 31. Dezember vor Verzug der Rechnung galt. Dieser Satz gilt für den nachfolgenden Sechsmonatszeitraum.

• Die festgesetzte Ausgleichsgebühr anwenden: Schlagen Sie die korrekte Gebühr auf jede überfällige Rechnung entsprechend ihrer Höhe auf.

• Zusätzliche Inkassokosten berechnen: Wenn Ihre tatsächlichen Inkassokosten die feste Transaktionsgebühr überschreiten, können Sie angemessene Kosten aufschlagen, wenn Sie über Nachweise verfügen.

• Darstellung der berechneten Kosten: Unternehmen stellen in der Regel eine neue Rechnung oder eine aktualisierte Abrechnung aus, auf der der Zinsbetrag, die feste Transaktionsgebühr und etwaige zusätzliche Kosten als separate Einzelposten aufgeführt sind. Eine kurze, nach Posten aufgeschlüsselte Liste der Berechnungen, einschließlich Fälligkeitsdaten, Zinssatz und Überfälligkeitszeitraum, hilft, die Diskussion sachlich zu halten und unnötige Debatten zu vermeiden.

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Durchsetzung von Gebühren für verspätete Zahlungen?

Bei der Durchsetzung von Gebühren für verspätete Zahlung müssen Kundendynamiken, interne Kapazitäten und die praktischen Grenzen bei der Durchsetzung Ihres Interesses miteinander abgewogen werden. Bevor Sie eine Rechnung stellen, ist es gut zu wissen, welche Herausforderungen auftreten können.

Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:

• Bedenken hinsichtlich der Kundenbeziehungen: Manche Anbieter zögern, Gebühren zu erheben, da sie befürchten, eine wertvolle Beziehung zu beschädigen, insbesondere wenn der im Verzug befindliche Kunde ein wichtiger Kunde ist.

• Konsistenz vs. Flexibilität: Die selektive Durchsetzung von Gebühren kann Ihre Position schwächen, aber eine starre Anwendung kann sich schwerfällig anfühlen. Die Entscheidung darüber, wann Gebühren erhoben, erlassen oder eskaliert werden sollen, erfordert Urteilsvermögen.

• Widerstand und Zahlungsanfechtungen: Kundinnen und Kunden können Gebühren oder die zugrunde liegende Rechnung anfechten, um die Zahlung hinauszuzögern. Wenn die zugrundeliegende Rechnung angefochten wird, werden Säumnisgebühren in der Regel pausiert, bis das Problem geklärt ist.

• Teilzahlungen und ignorierte Gebühren: Kundinnen und Kunden bezahlen oft die Rechnung, lassen aber die Zinsen und Gebühren weg. Die Anbieter müssen dann entscheiden, ob sich die Verfolgung eines kleinen Betrags lohnt.

• Verwaltungsaufwand: Die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen, die Berechnung von Zinsen und das Ausstellen von Folgedokumenten kann ohne Automatisierung zeitaufwendig sein.

• Grenzen der Eskalation: Rechtliche Schritte lohnen sich selten für kleinere Gebühren. In der Praxis ist die Androhung von Gebühren und Eskalation oft effektiver als die Rückforderung jedes Cents.

Wie können Unternehmen Richtlinien für verspätete Zahlungen in ihre Workflows integrieren?

Wenn Sie Richtlinien für verspätete Zahlungen in Ihre Workflows integrieren möchten, besteht das Ziel darin, die Erwartungen zu klären, wo immer möglich zu automatisieren und Ihrem Team einen einheitlichen Ansatz zu bieten.

So erstellen Sie Richtlinien und Prozesse.

• Verwenden Sie Systeme zur frühzeitigen Erkennung von Risiken: Lassen Sie Software für Rechnungstellung oder Buchhaltung überfällige Rechnungen kennzeichnen, Erinnerungen auslösen und Zinsen automatisch berechnen. Das sorgt für Regelmäßigkeit bei den Nachverfolgungsschritten und entlastet die Durchsetzung von emotionalem Gewicht.

• Teamaktionen standardisieren: Erstellen Sie eine einfache Sequenz, wie z. B.: freundliche Erinnerung, Benachrichtigung zur Überfälligkeit, aufgeschlagene Zinsen, Eskalation. So ist sichergestellt, dass alle verspätete Zahlungen gleich handhaben.

• Prüfen Sie überfällige Rechnungen regelmäßig: Integrieren Sie Prüfungen verspäteter Zahlungen in Ihre Abrechnungsprozesse oder Monatsabschlüsse, um Probleme frühzeitig zu erkennen.

• Erfahrungsbasierte Nachjustierung: Prüfen Sie Muster und passen Sie Ihren Workflow an, wenn bestimmte Erinnerungen oder Zeitpläne unwirksam sind.

Wie können Organisationen im Vereinigten Königreich die Notwendigkeit von Gebühren für verspätete Zahlungen minimieren?

Vorbeugen ist immer einfacher als Einziehen. Mehrere Schritte tragen dazu bei, die Wahrscheinlichkeit verspäteter Zahlungen zu verringern.

• Kreditprüfungen verstärken: Prüfen Sie potenzielle Kundinnen und Kunden auf finanzielle Zuverlässigkeit.

• Klare Konditionen festlegen und bestätigen: Machen Sie die Zahlungsansprüche schriftlich deutlich und wiederholen Sie sie in Rechnungen, damit Kundinnen und Kunden sich über Fälligkeitsdaten und Konditionen für verspätete Zahlungen vorab im Klaren sind.

• Unverzügliche und korrekte Rechnungsstellung: Prompte, fehlerfreie Rechnungen reduzieren vermeidbare Verzögerungen und umgehen Rückgaben für Korrekturen.

• Flexible Zahlungsoptionen anbieten: Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden mehrere Zahlungsmethoden an, insbesondere solche, die unkompliziert und digital funktionieren. Zahlungsdienstleister wie Stripe tragen dazu bei, die letzten Schritte im Zahlungsprozess zu konsolidieren, sodass weniger Rechnungen überfällig werden.

• Anreize strategisch nutzen: Selbst bescheidene Rabatte auf vorzeitige Zahlung können dazu führen, dass Kundinnen und Kunden die Begleichung Ihrer Rechnung priorisieren.

• In regelmäßigem Kontakt bleiben: Ein schneller Check-in mit dem Finanzteam um das Fälligkeitsdatum herum kann verhindern, dass kleinere Probleme in Verzögerungen resultieren.

• Kreditrisikomanagement: Passen Sie die Konditionen für gewohnheitsmäßig säumige Zahler/innen an, fordern Sie Anzahlungen für Aufträge mit höherem Risiko oder pausieren Sie neue Arbeiten, wenn Zahlungsrückstände sich summieren.

• Forderungen regelmäßig nachverfolgen: Konsistente wöchentliche oder monatliche Überprüfungen helfen Ihnen, einzugreifen, bevor Verzögerungen eskalieren.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren.

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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