Achterstallige facturen kosten tijd, verstoren je cashflow en remmen je bedrijf af. Eén achterstallige betaling is misschien nog wel te doen, maar als het vaker gebeurt, kan dat invloed hebben op hoe je team budgetteert, prioriteiten stelt en risico's beheert.

Hieronder leggen we uit hoe de Britse wetgeving inzake betalingsachterstanden bedrijven beschermt, op welke compensatie je recht hebt en hoe je kosten voor betalingsachterstanden kunt opleggen zonder dat de routinefacturering verandert in een onderhandeling.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn kosten voor betalingsachterstanden in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Hoe werkt de Britse wetgeving inzake betalingsachterstanden?
  
• Wanneer mogen bedrijven kosten voor te late betaling in rekening brengen?
  
• Hoe moeten bedrijven de wettelijke kosten voor te late betaling berekenen?
  
• Welke uitdagingen komen er bij het afdwingen van kosten voor te late betaling?
  
• Hoe kunnen bedrijven beleid voor te late betaling in hun werkprocessen opnemen?
  
• Hoe kunnen Britse organisaties de noodzaak van kosten voor te late betaling verminderen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn kosten voor te late betaling in het Verenigd Koninkrijk?

Kosten voor te late betaling zijn een wettelijk afdwingbare manier voor leveranciers om de kosten van te late betaling terug te krijgen. Volgens de Britse Late Payment of Commercial Debts Act bestaan de kosten uit drie delen: wettelijke rente, een vaste vergoeding en, indien nodig, redelijke invorderingskosten.

Deze rechten gelden automatisch voor veel B2B-transacties, ongeacht of ze uitdrukkelijk in een contract worden vermeld, en voor elke achterstallige betaling kan een vaste vergoeding in rekening worden gebracht. De kosten worden alleen opgelegd als een leverancier ervoor kiest om ze toe te passen.

Hoe werkt de Britse wetgeving inzake betalingsachterstanden?

Het is nuttig voor ondernemers om te weten hoe de Britse wetgeving inzake betalingsachterstanden rente, schadevergoeding en invorderingskosten definieert. De wetgeving bepaalt precies wat leveranciers in rekening mogen brengen en onder welke voorwaarden.

Wettelijke rente

Leveranciers kunnen 8% bovenop de basisrente van de Bank of England in rekening brengen. Deze rente wordt dagelijks berekend vanaf de dag nadat een factuur achterstallig is.

Vaste schadevergoeding

Deze vaste vergoeding dekt de basisadministratie- en incassokosten:

• £ 40 voor schulden onder £ 1.000

• £ 70 voor schulden tussen £ 1.000 en £ 9.999,99

• £ 100 voor schulden van £ 10.000 of meer

Extra incassokosten

Als de vaste vergoeding niet genoeg is om de redelijke kosten van het innen van de schuld te dekken, zoals brieven van advocaten of bemiddelingskosten, kan de leverancier het extra bedrag claimen.

Geldige contractvoorwaarden

Een contract kan deze rechtsmiddelen alleen terzijde schuiven als het een echt substantieel alternatief biedt. Clausules die rente en kosten verlagen of afschaffen zonder zinvolle bescherming te bieden, zijn meestal niet geldig.

Wanneer mogen bedrijven kosten voor te late betaling in rekening brengen?

Kosten voor te late betaling kunnen ingaan op de dag na de contractuele of gefactureerde vervaldatum. De standaard vervaldatum is 30 dagen nadat de klant de factuur of de goederen of diensten heeft ontvangen, afhankelijk van wat het eerst plaatsvindt. In de particuliere sector mogen betalingstermijnen over het algemeen niet langer zijn dan 60 dagen, tenzij beide partijen hiermee akkoord gaan. Contracten in de publieke sector hebben een maximum van 30 dagen, tenzij een kortere periode is afgesproken. Wettelijke rente, vaste kosten en eventuele terugvorderbare kosten kunnen worden toegevoegd vanaf de dag na de vervaldatum, ongeacht interne goedkeuringsprocessen of betalingscycli.

Als een contract een alternatieve regeling voor te late betaling biedt, moet deze substantieel zijn. Overheidsinstanties mogen geen rentetarieven bedingen die lager zijn dan het wettelijk vastgestelde tarief.

Hoe moeten bedrijven de wettelijke kosten voor te late betaling berekenen?

Om kosten voor te late betaling te berekenen, moet je meestal het wettelijke tarief goed toepassen en de cijfers duidelijk bijhouden.

Let goed op als je:

• Rente berekent: de dagelijkse rente is het wettelijke jaarlijkse bedrag gedeeld door 365. De geldende basisrentevoeten van de Bank of England zijn gekoppeld aan de rentevoet die gold op de meest recente 30 juni of 31 december voordat de factuur achterstallig werd. Die rentevoet geldt voor de volgende periode van zes maanden.

• De vaste compensatiekosten toepast: voeg de juiste kosten toe aan elke achterstallige factuur op basis van de waarde ervan.

• Extra incassokosten in rekening brengt: als je werkelijke incassokosten hoger zijn dan de vaste vergoeding, kun je redelijke kosten toevoegen waarvoor je bewijs hebt.

• De kosten voorstelt: bedrijven sturen meestal een nieuwe factuur of een herzien overzicht met daarop het rentebedrag, de vaste vergoeding en eventuele extra kosten als aparte posten. Een korte, gespecificeerde lijst met berekeningen, inclusief vervaldata, rentepercentage en aantal dagen achterstallig, houdt de discussie feitelijk en voorkomt onnodige discussies.

Welke uitdagingen komen er kijken bij het opleggen van kosten voor te late betaling?

Het opleggen van kosten voor te late betaling draait om het navigeren door de dynamiek van klanten, interne capaciteit en de praktische grenzen van hoe ver je bereid bent te gaan. Voordat je een factuur indient, is het handig om te weten welke uitdagingen zich kunnen voordoen.

Overweeg het volgende:

• Zorgen over klantrelaties: sommige leveranciers aarzelen om kosten in rekening te brengen uit angst om een waardevolle relatie te schaden, vooral wanneer de klant met een betalingsachterstand een belangrijke klant is.

• Consistentie versus flexibiliteit: selectief kosten doorberekenen kan je positie verzwakken, maar ze strikt toepassen kan hard overkomen. Het vereist inzicht om te bepalen wanneer je kosten doorberekent, kwijtscheldt of verhoogt.

• Weerstand en geschillen: klanten kunnen kosten betwisten of de onderliggende factuur aanvechten om de betaling uit te stellen. Als de basisfactuur wordt betwist, worden kosten voor te late betaling meestal opgeschort totdat het geschil is opgelost.

• Gedeeltelijke betalingen en genegeerde kosten: klanten betalen vaak de factuur, maar laten de rente en kosten achterwege. Leveranciers moeten dan beslissen of het de moeite waard is om een klein bedrag te innen.

• Administratieve rompslomp: het bijhouden van achterstallige facturen, het berekenen van rente en het versturen van vervolgdocumenten kan veel tijd kosten zonder automatisering.

• Beperkingen van escalatie: juridische stappen zijn zelden de moeite waard voor kleine bedragen. In de praktijk is de dreiging met kosten en escalatie vaak effectiever dan het terugvorderen van elke cent.

Hoe kunnen bedrijven een beleid voor te late betalingen integreren in hun werkprocessen?

Als je besluit om een beleid voor te late betalingen te integreren in je werkprocessen, is het doel om verwachtingen duidelijk te maken, waar mogelijk te automatiseren en je team een consistente aanpak te bieden.

Hieronder lees je hoe je beleid en processen kunt opstellen.

• Gebruik systemen om risico's vroegtijdig aan het licht te brengen: laat facturatie- of boekhoudsoftware achterstallige facturen markeren, herinneringen versturen en automatisch rente berekenen. Zo blijft de opvolging consistent en wordt de emotionele lading van handhaving weggenomen.

• Standaardiseer teamacties: maak een eenvoudige volgorde, zoals: vriendelijke herinnering, aanmaning, rente toevoegen, escalatie, zodat iedereen op dezelfde manier omgaat met betalingsachterstanden.

• Evalueer regelmatig achterstallige facturen: neem beoordelingen van betalingsachterstanden op in je facturerings- of maandafsluitingsprocessen om problemen vroegtijdig te signaleren.

• Verfijn op basis van ervaring: bekijk patronen en pas je workflow aan als bepaalde herinneringen of tijdschema's niet werken.

Hoe kunnen Britse organisaties de noodzaak van kosten voor te late betaling minimaliseren?

Voorkomen is altijd makkelijker dan achteraf innen. Er zijn een paar stappen die kunnen helpen om de kans op te late betalingen te verkleinen.

• Versterk kredietcontroles: controleer potentiële klanten op hun financiële betrouwbaarheid.

• Stel duidelijke voorwaarden vast en bevestig deze: maak betalingsverwachtingen expliciet schriftelijk vast en herhaal deze in facturen, zodat klanten de vervaldata en voorwaarden voor te late betaling erkennen voordat er met het werk wordt begonnen.

• Factureer snel en nauwkeurig: snelle, foutloze facturen verminderen vermijdbare vertragingen en voorkomen retourzendingen voor correcties.

• Bied flexibele betalingsopties aan: bied klanten meerdere betaalmethoden aan, vooral gemakkelijke digitale methoden. Betaaldienstverleners zoals Stripe helpen bij het consolideren van de laatste fase van de betaling, zodat er minder facturen te laat worden betaald.

• Gebruik incentives op een slimme manier: zelfs kleine kortingen voor vroege betaling kunnen ervoor zorgen dat je hoger op de interne wachtlijst van de klant komt te staan.

• Houd regelmatig contact: even snel checken met het financiële team rond de vervaldatum kan voorkomen dat kleine problemen uitgroeien tot vertragingen.

• Beheer je kredietrisico: pas de voorwaarden aan voor klanten die vaak te laat betalen, vraag een aanbetaling voor risicovollere klussen of stop even met nieuwe opdrachten als de achterstanden toenemen.

• Houd je vorderingen regelmatig in de gaten: door elke week of maand even te checken, kun je ingrijpen voordat vertragingen erger worden.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer (AR) makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen.

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.