Cuando se persiguen los pagos atrasados, es importante que las empresas tengan un enfoque estructurado para ello. La legislación alemana establece una serie de formas diferentes de recuperar las cobros pendientes. En este artículo, descubrirás si las empresas alemanas pueden enviar una carta de reclamación del pago sin necesidad de emitir previamente un recordatorio del pago. También explicaremos en qué se diferencia una carta de reclamación del pago de un recordatorio del pago, qué información debe incluirse en una carta de reclamación del pago y cómo pueden integrar las empresas la reclamación del pago en su sistema contable.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación del pago y un recordatorio del pago?
  
• ¿Cuándo es obligatoria una carta de reclamación del pago y cuándo no?
  
• ¿Qué información debe incluirse en una carta de reclamación del pago?
  
• ¿Es legal enviar una carta de reclamación del pago sin haber emitido un recordatorio del pago?
  
• ¿Cómo pueden integrar las empresas alemanas la reclamación del pago en su sistema contable?
  

¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación del pago y un recordatorio del pago?

En Alemania, tanto los recordatorios del pago como las cartas de reclamación del pago constituyen instrumentos para gestionar las cuentas por cobrar (AR). En ambos casos, un acreedor insta al deudor a que efectúe un pago pendiente, que suele referirse a una factura que ya ha vencido.

Recordatorio del pago

Un recordatorio del pago es una solicitud educadamente redactada para liquidar una deuda pendiente. Los acreedores envían estos recordatorios una vez que ha pasado el plazo del pago acordado, como forma de notificar al deudor que un pago está pendiente. No hay requisitos legales que un recordatorio del pago deba cumplir, por lo que el tono tiende a ser amistoso y cooperativo. Un recordatorio del pago no tiene que especificar una fecha concreta del pago. Los acreedores no pueden aplicar cobros adicionales por enviar un recordatorio.

Reclamación del pago

Una carta de reclamación del pago es una solicitud oficial del pago en la que el acreedor insta al deudor a liquidar una deuda pendiente. En algunos casos, debe enviarse una carta de reclamación del pago para que se pueda considerar que el deudor ha incumplido la obligación de pagar y a menudo sienta las bases para adoptar medidas adicionales de gestión de las cuentas por cobrar, como procedimientos judiciales de reclamación del pago. En una carta de reclamación del pago, el acreedor establece un plazo específico para efectuar el pago pendiente. A diferencia de lo que ocurre con un recordatorio del pago, en principio los acreedores pueden imponer cargos por la reclamación del pago adecuados.

¿Cuándo es obligatoria una carta de reclamación del pago y cuándo no?

Los retrasos en los pagos se rigen por el Código Civil Alemán, que exige que el acreedor tenga una reclamación del pago y que este pago ya sea exigible. Además, el artículo 286.1 del Código estipula que, por regla general, los acreedores deben «reclamar» este pago, pero que el acreedor solo incurrirá en incumplimiento una vez que haya recibido una carta oficial de reclamación del pago y no haya cumplido la solicitud del pago.

Sin embargo, según la Sección 286.2 del BGB, la reclamación del pago no es necesaria si se estableció un plazo específico del pago. Un ejemplo de esto sería una factura que indique explícitamente una fecha específica en la que debe realizarse el pago, como «Pagadero antes del 15 de junio de 2026», en lugar de una frase como «Cobrar en un plazo de 14 días». Del mismo modo, no se requiere una reclamación del pago previa si un deudor se niega en firme y definitivamente a pagar o si circunstancias especiales justifican el impago inmediato.

En principio, los deudores se consideran en situación de impago pasados 30 días desde la fecha de vencimiento o recepción de la factura, lo que sea más tarde. Sin embargo, si el deudor es un particular, entonces esta regla se aplica solo si en la factura se señalaron explícitamente las consecuencias legales del impago. No se considera que un deudor está en situación de impago si el impago se debe a circunstancias ajenas a su voluntad.

¿Qué información debe incluirse en una carta de reclamación del pago?

La carta de reclamación del pago debe incluir toda la información necesaria para que el deudor pueda entender claramente la demanda del pago y para que el incumplimiento del pago sea efectivo legalmente. No hay requisitos legales relativos a la información exacta que debe contener un recordatorio; el único factor decisivo es que la solicitud del pago sea inequívoca. Sin embargo, en la práctica, algunos detalles han demostrado ser eficaces para aumentar tanto la exigibilidad de la reclamación como la transparencia para los clientes.

Encabezado, número de factura y aviso de retraso en el pago

Una carta de reclamación del pago suele incluir el encabezado «Carta de reclamación del pago», con el que se indica de inmediato que se trata de una petición formal del pago y no de un recordatorio no vinculante. También es importante incluir el número de factura original para que el deudor pueda identificar fácilmente la cuenta. Al añadir una nota sobre el pago atrasado, se le informa de que el plazo del pago ha vencido y que podrían existir consecuencias legales como la aplicación de intereses de demora.

Plazo del pago original y nuevo

Una carta de reclamación del pago también debe incluir el plazo original del pago, es decir, la fecha en la que la factura debería de haberse liquidado inicialmente. Esto facilita a los deudores el seguimiento de la factura en cuestión. Al mismo tiempo, los acreedores deben establecer una nueva fecha de vencimiento del pago, dando a los deudores un plazo claro para liquidar su cuenta pendiente.

Comisiones de reclamación del pago e intereses de demora

Si los acreedores cobran comisiones o intereses, deben indicar claramente estos importes en su carta de reclamación del pago. Esto incluye las comisiones de reclamación del pago que los acreedores pueden cobrar con adecuación a cubrir los gastos materiales y de envío o los contracargos. El artículo 288 del BGB también permite a los acreedores cobrar intereses de demora, que tienen por objeto compensar a las empresas por los gastos o daños sufridos como consecuencia del pago atrasado. Existen normas jurídicas que regulan los intereses de demora que, a diferencia de las comisiones de reclamación del pago, no se pueden fijar a discreción del acreedor.

Total a pagar

Por último, la carta de reclamación del pago debe indicar claramente el total adeudado, es decir, el total de la factura original, más cualquier comisión o interés. Proporcionar un desglose claro de todos los conceptos facilita el pago inmediato y minimiza las posibles dudas.

¿Es legal enviar una carta de reclamación del pago sin haber emitido un recordatorio del pago?

Por lo general, el envío de una carta de reclamación del pago sin enviar previamente un recordatorio del pago es legalmente admisible. El BGB no estipula que las empresas deban enviar primero a sus deudores un recordatorio. El factor clave es que la carta de reclamación del pago requiere sin ambigüedades el pago de la deuda pendiente en un plazo claramente definido. Por lo tanto, el envío de una carta de reclamación del pago sin emisión de un recordatorio previo es legal, siempre y cuando la carta contenga toda la información necesaria.

Decisión estratégica

Aún así, no se trata de si es legal que una empresa envíe una carta de reclamación del pago sin emitir un recordatorio del pago, se trata de una decisión estratégica. Una reclamación del pago temprana y directa puede acelerar el proceso y apuntalar la liquidez de una empresa, especialmente con cuentas grandes. Establecer plazos vinculantes aumenta la presión sobre los deudores y reduce el riesgo de nuevos retrasos.

Decisión sobre las comunicaciones

Los problemas relacionados con la comunicación también desempeñan una función clave en esta decisión. Enviar un recordatorio del pago no vinculante muestra un alto grado de comprensión y orientación al cliente. En muchos casos, las facturas no se pagan porque los clientes actúen de mala fe, sino simplemente porque han pasado por alto la factura, olvidado la fecha de vencimiento o están tan ocupados que se les ha pasado por alto. Cuando esto sucede, un recordatorio amistoso suele ser suficiente para garantizar un pago rápido. También es una buena forma de mantener la relación de confianza con los clientes y evitar conflictos innecesarios. Especialmente en empresas con las que se lleva colaborando tiempo y de confianza, no es recomendable enviar cartas de reclamación del pago sin recordatorios del pago previos.

Recordatorios del pago y reclamaciones del pago en la práctica

En la práctica, se ha demostrado que un enfoque de varios pasos para perseguir los pagos atrasados suele tener éxito. Los acreedores comienzan enviando un recordatorio amistoso. Si la factura sigue sin pagarse, entonces el acreedor enviará una primera carta de reclamación del pago, posiblemente seguida de una segunda o tercera. Si esto no da lugar al pago, hay una serie de pasos diferentes que las empresas pueden dar para recuperar su dinero. Estas opciones incluyen iniciar procedimientos judiciales de reclamación del pago, presentar una demanda o vender sus cuentas por cobrar en un proceso conocido como factoraje.

Dependiendo de la situación, podría tener sentido que una empresa envíe una carta de reclamación del pago de inmediato, sin emisión previa de un recordatorio. Una empresa podría optar por actuar así si necesita efectivo urgentemente para apuntalar su liquidez, por ejemplo. También sería una opción sensata para un cliente que tiene un historial de atrasos en los pagos.

¿Cómo pueden integrar las empresas alemanas la reclamación del pago en su sistema contable?

Una documentación exhaustiva sobre las reclamaciones del pago es fundamental para las empresas alemanas. Garantiza que cada paso de la gestión de las cuentas por cobrar se pueda rastrear y verificar, y que todos los pasos cumplan con los requisitos de auditoría y cumplimiento de la normativa. Por lo tanto, las empresas deben registrar y archivar adecuadamente cada recordatorio del pago, carta de reclamación del pago y fecha límite. Esta es la única forma de rastrear sistemáticamente los pagos pendientes, hacer cumplir las reclamaciones legales y evitar disputas innecesarias.

Métodos manuales y digitales de reclamación del pago

Cuando se trata de las reclamaciones del pago, las empresas pueden elegir entre procesos manuales tradicionales y soluciones digitales. La primera opción significa que las empresas envían recordatorios del pago y cartas de reclamación del pago en mano. También tienen que supervisar ellos mismos todos los plazos y archivar todos los documentos, ya sea en carpetas físicas o en almacenamiento digital. A medida que se acumulan las facturas impagadas, no pasa mucho tiempo hasta que este proceso se vuelve difícil de gestionar y propenso a errores.

Las soluciones digitales pueden simplificar enormemente este flujo de trabajo al supervisar los plazos, enviar recordatorios automáticos y cartas de reclamación del pago, y documentar cada paso del proceso de reclamación del pago en una ubicación central. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento de incluso grandes retrasos en el pago de las facturas pendientes y reduce considerablemente la carga de trabajo administrativo. Las empresas también pueden estandarizar sus procesos, lo que permite una comunicación coherente y el cumplimiento de la normativa de los requisitos legales.

Automatizar las reclamaciones del pago con Stripe Billing

Stripe Billing es una solución automatizada para gestionar las facturas recurrentes, la facturación basada en el consumo y los modelos de contratos negociados individualmente. También permite a las empresas enviar recordatorios del pago y cartas de reclamación del pago automáticamente. Billing ayuda a las empresas a establecer procesos de reclamación del pago estructurados y conformes con la normativa utilizando recordatorios programados, plazos claramente definidos, consideración de intereses de demora y documentación transparente de todos los pasos de la reclamación del pago. Esta automatización reduce los errores, acelera los procesos de reclamación del pago y aumenta la probabilidad de que las cuentas pendientes se liquiden a tiempo.

Billing también permite comunicarse con el cliente de forma personalizada: los recordatorios del pago pueden redactarse y enviarse de forma individual en el momento óptimo. Los reintentos inteligentes garantizan que los pagos fallidos se cobren automáticamente, y los intentos repetidos se programan para aumentar las posibilidades del éxito del pago. Las cadencias y los estilos de comunicación configurables permiten que el proceso de reclamación del pago se adapte con precisión al comportamiento del cliente, por lo que las empresas pueden optimizar su gestión de cuentas por cobrar y mejorar su liquidez.