Les entreprises utilisent les remboursements partiels pour résoudre les erreurs de facturation, traiter les commandes incomplètes, résoudre les problèmes de service et corriger les transactions sans annuler la vente dans son intégralité. Cette flexibilité est importante à grande échelle : en 2024, les taux de retour ont été en moyenne de 16,9 % pour le commerce de détail, ce qui représente 890 milliards de dollars de marchandises retournées. Comprendre le fonctionnement des remboursements partiels et en quoi ils diffèrent des remboursements complets est important pour l’expérience client, les opérations de paiement, les frais, la comptabilité et le rapprochement.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu’est un remboursement partiel, comment il fonctionne dans le traitement des paiements, à quel moment les entreprises doivent en émettre un, et comment ils influencent les frais et l’information financière.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un remboursement partiel?
  
• Quelle est la différence entre un remboursement partiel et un remboursement complet?
  
• Dans quelles circonstances une entreprise doit-elle émettre un remboursement partiel?
  
• Comment fonctionnent les remboursements partiels dans le cadre du traitement des paiements?
  
• Comment les remboursements partiels sont-ils reliés à la transaction initiale?
  
• Quels frais seront remboursés lors de l’émission d’un remboursement partiel?
  
• Quelle est l’incidence des remboursements partiels sur la comptabilité et le rapprochement?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un remboursement partiel?

Un remboursement partiel consiste à restituer une partie, mais pas la totalité, de l’argent payé par un client lors d’une transaction. Le client conserve généralement le produit ou continue à utiliser le service, et l’entreprise rembourse une partie convenue du débité initial. La vente est ajustée pour refléter que le client n’a pas reçu la valeur totale du produit ou service.

Quelle est la différence entre un remboursement partiel et un remboursement complet?

Un remboursement complet est un renvoi de la totalité du montant payé par le client et cela entraîne une annulation effective de la transaction, tandis qu’un remboursement partiel ne renvoie qu’une partie des fonds et laisse la vente intacte. Le client conserve ce qu’il a acheté et reçoit une compensation pour la partie qui n’a pas répondu aux attentes. Les remboursements partiels permettent à l’entreprise de conserver une partie du paiement initial, mais les remboursements complets éliminent tous les revenus de la vente. Les remboursements complets sont généralement réservés aux retours, aux annulations ou à l’insatisfaction totale. Lorsque la portée du problème est limitée et qu’une annulation complète serait disproportionnée, un remboursement partiel est le meilleur choix.

Les deux types de remboursements sont généralement traités par le même mode de paiement ou les mêmes réseaux que le débité initial, mais les remboursements partiels nécessitent plus de jugement. Quelqu’un doit décider quelle partie de la transaction ne reflète plus la valeur livrée. Du point de vue d’un client, les remboursements complets peuvent sembler définitifs et transactionnels, mais les remboursements partiels apparaissent souvent plus collaboratifs. Ils indiquent que l’entreprise essaie de résoudre un problème précis plutôt que de mettre fin complètement à la relation.

Dans quelles circonstances une entreprise doit-elle émettre un remboursement partiel?

Si un client reçoit seulement une partie de sa commande payée, un remboursement partiel est approprié et doit refléter la valeur de ce qui lui a réellement été livré. Cela s’applique souvent aux commandes à plusieurs postes (de facture), aux commandes en souffrance ou aux substitutions. De même, lorsqu’un produit est utilisable, mais n’est pas en parfait état (p. ex. présentant un petit défaut ou un problème de qualité), un remboursement partiel compense le manque à gagner sans forcer un retour. Il peut également être utilisé lorsqu’un service a été fourni, mais que le client a fait l’expérience d’une indisponibilité, de retards ou de composants manquants.

Les retards de livraison, les méthodes de livraison incorrectes ou les promesses de livraison non tenues sont souvent résolus en remboursant les frais de livraison ou une partie du total de la commande. Les remboursements partiels peuvent corriger les erreurs de prix, de promotions ou de conditions contractuelles et servir de réajustements en matière de bonne volonté qui reconnaissent le mécontentement d’un client. Les remboursements partiels fonctionnent mieux lorsque le client a l’intention de conserver le produit ou de continuer le service. Si un remboursement complet peut être un fardeau inutile sur les opérations, les remboursements partiels ont le potentiel d’offrir une meilleure option.

Comment fonctionnent les remboursements partiels dans le cadre du traitement des paiements?

Un remboursement partiel ne peut être créé que pour une transaction capturée ou réglée. Le paiement initial sert de point de référence pour restituer les fonds. Le montant du remboursement est fixé par l’entreprise et ne doit pas dépasser le montant initial débité. En règle générale, les systèmes de paiement empêchent automatiquement les remboursements excessifs. Les fonds sont généralement restitués sur la même carte, le même compte bancaire ou le même portefeuille numérique qui a servi pour l’achat, ce qui contribue à réduire la fraude et les erreurs. Un montant unique débité peut être remboursé par étapes (p. ex. en plusieurs remboursements partiels), à condition que le montant total remboursé ne dépasse pas le montant payé par le client.

Une fois traités, les remboursements transitent par les réseaux de cartes ou les banques et apparaissent généralement sur le relevé du client en quelques jours ouvrables. Si le paiement initial comprenait une taxe de vente ou une taxe sur la valeur ajoutée (TVA), le montant remboursé inclut généralement la partie taxée correspondante. Les remboursements sont généralement déduits des paiements à venir d’une entreprise ou du solde du sous-traitant (de/des données), plutôt qu’émis en tant que retrait distinct. Ensuite, le montant débité est marqué comme partiellement remboursé, ce qui préserve l’historique complet des transactions pour la création des rapports et le rapprochement.

Comment les remboursements partiels sont-ils reliés à la transaction initiale?

Chaque remboursement partiel est associé à un identifiant de transaction ou à un montant débité précis. Les remboursements ne sont généralement autorisés que durant une période définie après le paiement initial, période fixée par les règles du sous-traitant (de/des données), de l’acquéreur ou du réseau de cartes. Les transactions plus anciennes peuvent nécessiter d’autres méthodes de remboursement. Le montant débité initial reste visible et actif, et toutes les activités de remboursement y sont associées. L’état de la transaction reflète un remboursement partiel, et les factures, les recettes, les calculs fiscaux et les rapports de règlement continuent de faire référence à la transaction initiale. Le remboursement est appliqué comme une transaction distincte et liée plutôt que comme un remplacement.

Quels frais seront remboursés lors de l’émission d’un remboursement partiel?

Dans de nombreux systèmes de paiement, les frais de traitement facturés sur la transaction initiale sont souvent retenus par le sous-traitant (de/des données), même lorsqu’un remboursement total ou partiel est émis. C’est pourquoi même un petit remboursement partiel réduit les recettes nettes au-delà du seul montant remboursé, et c’est pourquoi les taux de remboursement sont importants pour vos opérations.

Il est rare qu’une entreprise débite des frais à un client lors d’un remboursement. Habituellement, le client reçoit le montant du remboursement précisé par l’entreprise, quelle que soit la gestion des frais en arrière-plan. Mais si une transaction comprend des commissions ou des frais de plateforme, ces frais ne sont généralement pas restitués lorsqu’un remboursement est émis.

Bien que les remboursements partiels incorporent généralement toute taxe initialement facturée, il appartient à l’entreprise de décider du remboursement ou non des frais d’expédition, des frais de service ou des suppléments. Certaines entreprises les remboursent intégralement en cas de problème, d’autres les remboursent proportionnellement, et certaines les excluent complètement.

Quelle est l’incidence des remboursements partiels sur la comptabilité et le rapprochement?

Les remboursements partiels modifient la valeur finale d’une vente, ce qui signifie qu’ils doivent être reflétés partout où cette vente apparaît. Dans les systèmes comptables, les remboursements partiels sont généralement consignés sous la forme de retours ou de provisions liés à la vente initiale. Cela permet de maintenir les ventes brutes visibles tout en reflétant fidèlement les recettes nettes. Les registres comptables doivent capturer les remboursements partiels comme une réduction de l’argent comptant entrant, soit en réduisant les futurs paiements, soit en prélevant des fonds sur les soldes existants.

Lors de la vérification de la performance d’une période à l’autre, les entreprises doivent rendre compte des remboursements qui ont lieu à une période différente de la vente initiale. Assurez-vous d’annuler toute taxe de vente ou de TVA associée également à la partie remboursée, afin que les déclarations fiscales reflètent ce qui a été réellement gagné et dû. Les stocks peuvent également avoir besoin d’être mis à jour. Les articles remboursés doivent être ajoutés à l’inventaire ou radiés s’ils sont invendables. Le coût des biens associés doit également être ajusté en conséquence.

Le remboursement doit rester lié au paiement initial pendant le rapprochement afin que les relevés, les paiements et les rapports de vente soient alignés. Des enregistrements clairs documentant la vente initiale, le montant remboursé et le motif du réajustement contribuent à aider les audits, les vérifications financières et les analyses internes.

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