Le richieste di proposte influenzano le decisioni e la strategia dei principali fornitori. Quando le organizzazioni integrano una supervisione strategica nel processo di richiesta di proposte, la selezione dei fornitori può essere più efficiente e corrispondere meglio agli obiettivi a lungo termine. Con le interruzioni della catena di approvvigionamento che hanno colpito oltre l'81% delle attività negli ultimi due anni, l'implementazione di un solido processo di valutazione prima dell'attivazione dei fornitori è importante per proteggere la continuità e le prestazioni delle attività.
Di seguito, esamineremo l'integrazione della supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte: come la supervisione strategica migliora il processo decisionale, rafforza la governance, riduce i rischi e porta a risultati migliori in cicli di approvvigionamento complessi.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte?
- Perché la supervisione strategica è importante per la governance organizzativa?
- Quali sono le criticità che comunemente compromettono la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte?
- In che modo i team possono documentare, misurare e convalidare le motivazioni strategiche alla base delle selezioni delle richieste di proposte?
- In che modo le organizzazioni possono integrare la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte?
- In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
Ecco che cos'è la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte
La supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte è un processo di monitoraggio che mantiene le decisioni di acquisto di grande entità allineate con la direzione a lungo termine dell'organizzazione.
Il processo inizia con la revisione da parte dei responsabili dei reparti che saranno interessati dalla decisione e con il feedback fornito dai principali sponsor che comprendono gli obiettivi dell'organizzazione. Un contributo tempestivo e interfunzionale tende a rendere le richieste di proposta più accurate e a ridurre i problemi a valle.
Successivamente, i criteri di valutazione e i pesi del punteggio vengono ancorati alle priorità come la capacità di espandersi, il valore a lungo termine o il collegamento alla roadmap globale. I fornitori vengono valutati in base ai fattori più rilevanti per il futuro dell'attività.
Infine, i leader verificano che il team segua i criteri concordati, che le valutazioni siano coerenti e che la raccomandazione finale sia in linea con gli obiettivi fissati all'inizio.
Ecco perché la supervisione strategica è importante per la governance organizzativa
La supervisione strategica fornisce le linee guida necessarie alle decisioni relative alle richieste di proposte per supportare la direzione a lungo termine dell'organizzazione, anziché la convenienza a breve termine.
Considera quanto segue:
Forte connessione con obiettivi a lungo termine: la supervisione garantisce che le decisioni di acquisto più importanti supportino il piano generale piuttosto che le esigenze isolate dei singoli reparti.
Responsabilità e trasparenza: la governance dipende da decisioni che possono essere spiegate e difese, e una supervisione strutturata crea questa tracciabilità.
Migliore gestione dei rischi: la supervisione impone una valutazione più approfondita dell'affidabilità, della conformità, della sicurezza e della stabilità finanziaria dei fornitori, aspetti che possono essere facilmente trascurati quando i team operano rapidamente. Contribuisce a individuare i segnali di allarme prima che si trasformino in problemi lavorativi o normativi.
Allocazione delle risorse più affidabile: la leadership può garantire che il denaro e il tempo siano destinati a progetti con un impatto commerciale misurabile, anziché a spese ad hoc.
Protezione contro pregiudizi e deviazioni dal processo: i meccanismi di governance garantiscono la coerenza attraverso la supervisione, anziché consentire che le decisioni siano influenzate dalle parte interessate più influenti, dai fornitori più conosciuti o dai prezzi più bassi.
Criticità che comunemente compromettono la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte
Le seguenti criticità possono indebolire il legame tra la decisione e la strategia più ampia dell'organizzazione.
Ecco a che cosa prestare attenzione:
Preferenza automatica per il prezzo più basso: il costo spesso diventa la variabile più rilevante, specialmente in presenza di pressioni sul budget, ma dargli un peso eccessivo può spingere i team verso fornitori che non sono in grado di offrire valore a lungo termine.
Criteri poco chiari o mal bilanciati: i team possono valutare le proposte in base a fattori errati quando i criteri di valutazione non sono legati agli obiettivi strategici o non sono ponderati correttamente.
Pregiudizi dei valutatori e eccessiva dipendenza dall'intuizione: fornitori affermati, venditori persuasivi o anche l'esposizione precoce ai prezzi possono influenzare le percezioni. Senza controlli come valutazioni anonime o discussioni strutturate per raggiungere un consenso, questi pregiudizi si insinuano nella valutazione e indeboliscono l'intento strategico.
Contributi interfunzionali limitati: le richieste di proposte gestite in modo isolato spesso trascurano aspetti operativi, tecnici o finanziari fondamentali che possono far emergere rischi o lacune. Quando solo un reparto guida il processo, la scelta finale potrebbe soddisfare le sue esigenze a scapito dell'attività nel suo complesso.
Documentazione e tracciabilità delle motivazioni carenti: i team possono prendere decisioni valide ma non registrare il processo che li ha portati a tali decisioni, senza lasciare alcuna spiegazione difendibile.
Cronologie affrettate e scorciatoie nel processo: quando i tempi sono stretti, i team possono trascurare passaggi come la valutazione consensuale, i controlli di riferimento o analisi più approfondite. Queste scorciatoie allontanano quasi sempre la decisione dalla supervisione strategica e la avvicinano a un processo decisionale reattivo.
Ecco come i team possono documentare, misurare e convalidare le motivazioni strategiche alla base delle selezioni delle richieste di proposte
La supervisione strategica è efficace solo se i team sono in grado di dimostrare come e perché è stata presa una decisione.
Applica queste strategie:
Documenta l'intero processo decisionale: i team devono registrare i risultati delle valutazioni, le note dei valutatori, gli esiti delle discussioni e le ragioni esplicite per cui il fornitore vincitore ha superato le alternative.
Redigi un riepilogo conciso della valutazione: un riassunto breve e strutturato (che metta in evidenza i punti di forza, i punti deboli, i compromessi e l'adeguatezza strategica) aiuta la leadership e i revisori a comprendere rapidamente la decisione. Inoltre, preserva la memoria istituzionale in modo che i team possano apprendere dalle strategie efficaci e da quelle che non hanno generato i risultati attesi.
Definisci e monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI) strategici: se la motivazione alla base della scelta di un fornitore è legata ad aumenti di efficienza, miglioramenti per i clienti, possibilità di crescita o riduzioni dei costi, tali risultati devono essere misurati. Il monitoraggio di questi KPI dopo l'implementazione aiuta a confermare se il fornitore sta offrendo il valore promesso nella sua proposta
Convalida le prestazioni attraverso revisioni continue: controlli regolari, schede di valutazione dei fornitori e report sulle prestazioni consentono alla leadership di verificare se la collaborazione soddisfa le aspettative. Queste revisioni aiutano a individuare tempestivamente eventuali problemi e a evitare che piccole discrepanze si trasformino in errori più gravi.
Fai in modo che il processo sia pronto per la revisione: conservare un archivio organizzato delle schede di valutazione, approvazioni, delle comunicazioni e delle versioni dei contratti semplifica la risposta alle domande in un secondo momento, sia internamente che esternamente. Questa trasparenza rafforza la governance e consolida un processo decisionale disciplinato.
Modalità con cui le organizzazioni possono integrare la supervisione strategica nelle decisioni relative alle richieste di proposte
Integrare la supervisione strategica nelle richieste di proposte implica la creazione di un sistema ripetibile che mantenga le decisioni dei fornitori in linea con la direzione a lungo termine dell'organizzazione.
Includi le seguenti azioni nelle tue best practice:
Creare un quadro di governance delle richieste di proposte chiaro: definire in modo esplicito le responsabilità decisionali, i livelli di approvazione, quali richieste richiedono il patrocinio del team executive, come vengono stabiliti i criteri di valutazione e quali punti di controllo devono essere raggiunti prima che una decisione sia definitiva.
Formare i team a ragionare strategicamente sugli acquisti: quando i responsabili acquisti, finanza, operazioni e servizi tecnici comprendono come le decisioni relative alle richieste di proposte siano legate agli obiettivi dell'organizzazione, individuano naturalmente eventuali discrepanze nelle prime fasi del processo di supervisione.
Collegare la pianificazione delle richieste di proposte alle fasi di pianificazione strategica: identificare le richieste di proposte principali durante la pianificazione annuale o trimestrale significa avviarle con una finalità strategica chiara.
Utilizzare la tecnologia per rafforzare la disciplina dei processi: gli applicativi di approvvigionamento digitale possono richiedere approvazioni, mantenere tracce degli audit, automatizzare il punteggio e centralizzare la documentazione.
Istituire un comitato di supervisione o di coordinamento per le principali richieste di proposte: un gruppo interfunzionale può esaminare i criteri, convalidare gli approcci di valutazione, monitorare i progressi e confermare che il suggerimento finale corrisponda all'intento del progetto.
Standardizzare i modelli che integrano la strategia: includere sezioni relative agli obiettivi, alle metriche di successo, ai pesi di valutazione e alle motivazioni delle decisioni nei modelli di richiesta di proposte e di valutazione aiuta i team a rimanere in linea con gli obiettivi senza dover reimpostare il processo ogni volta.
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