คำขอข้อเสนอโครงการ (RFP) มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการและกลยุทธ์ เมื่อองค์กรผนวกการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์เข้ากับขั้นตอน RFP การคัดเลือกผู้ให้บริการก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากปัญหาการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานส่งผลกระทบต่อธุรกิจกว่า 81% ในช่วงสองปีที่ผ่านมา การนำกระบวนการประเมินที่เข้มแข็งมาปรับใช้ก่อนการรับผู้ให้บริการเข้ามาจึงมีความสำคัญต่อการปกป้องความต่อเนื่องและประสิทธิภาพของธุรกิจ

ด้านล่างนี้ เราจะกล่าวถึงการผสานการทำงานการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP วิธีที่การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ เสริมสร้างการกำกับดูแล ลดความเสี่ยง และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นตลอดวงจรการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อน

เนื้อหาหลักในบทความ

• การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP คืออะไร
  
• เหตุใดการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำคัญต่อการกำกับดูแลองค์กร
  
• อะไรคือความท้าทายที่มักบั่นทอนการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP
  
• ทีมจะสามารถบันทึก วัดผล และตรวจสอบความถูกต้องของเหตุผลเชิงกลยุทธ์ที่อยู่เบื้องหลังการเลือก RFP ได้อย่างไร
  
• องค์กรจะผสานการทำงานการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์เข้ากับการตัดสินใจ RFP ได้อย่างไร
  
• Stripe Payments ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร
  

การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP คืออะไร

การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP เป็นกระบวนการติดตามและตรวจสอบที่ช่วยให้การตัดสินใจจัดซื้อครั้งสำคัญสอดคล้องกับทิศทางระยะยาวขององค์กร

กระบวนการเริ่มต้นด้วยผู้นำจากแผนกต่างๆ ที่จะได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจนั้นมาตรวจสอบ และผู้สนับสนุนระดับสูงที่เข้าใจเป้าหมายขององค์กรจะให้ข้อเสนอแนะ การมีส่วนร่วมจากทุกฝ่ายตั้งแต่เนิ่นๆ มักทำให้ RFP มีความแม่นยำมากขึ้นและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง

หลังจากนั้นไม่นาน เกณฑ์การประเมินและน้ำหนักคะแนนจะถูกกำหนดตามลำดับความสำคัญ เช่น ความสามารถในการขยายธุรกิจ มูลค่าระยะยาว หรือการเชื่อมโยงกับแผนงานระดับโลก ผู้ให้บริการจะถูกประเมินตามปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุดต่ออนาคตของธุรกิจ

สุดท้ายนี้ ผู้นำจะตรวจสอบว่าทีมปฏิบัติตามเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ การประเมินมีความสอดคล้องกัน และข้อเสนอแนะสุดท้ายสนับสนุนเป้าหมายที่กำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มต้น

เหตุใดการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำคัญต่อการบริหารจัดการองค์กร

การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ช่วยให้การตัดสินใจ RFP มีกรอบควบคุมที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนทิศทางระยะยาวขององค์กร แทนที่จะเป็นความสะดวกสบายในระยะสั้น

ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณา

• ความเชื่อมโยงที่แข็งแกร่งกับเป้าหมายระยะยาว: การกำกับดูแลช่วยให้มั่นใจได้ว่าการตัดสินใจจัดซื้อที่สำคัญจะสนับสนุนแผนโดยรวมมากกว่าความต้องการเฉพาะของแต่ละแผนก

• ความรับผิดชอบและความโปร่งใส: การกำกับดูแลขึ้นอยู่กับการตัดสินใจที่สามารถอธิบายและชี้แจงได้ และการกำกับดูแลที่เป็นระบบจะช่วยสร้างร่องรอยการตัดสินใจนั้น

• การบริหารความเสี่ยงที่ดีขึ้น: การกำกับดูแลช่วยให้สามารถประเมินความน่าเชื่อถือ การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความปลอดภัย และความมั่นคงทางการเงินของผู้ให้บริการได้อย่างละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้น ซึ่งเป็นด้านที่มักถูกมองข้ามเมื่อทีมทำงานอย่างรวดเร็ว ช่วยให้ตรวจจับสัญญาณเตือนภัยได้ก่อนที่จะกลายเป็นความล้มเหลวในการทำงานหรือปัญหาด้านกฎระเบียบ

• การจัดสรรทรัพยากรที่เชื่อถือได้มากขึ้น: ผู้นำสามารถตรวจสอบได้ว่าเงินและเวลาถูกนำไปใช้กับโครงการที่มีผลกระทบต่อธุรกิจที่วัดผลได้ แทนที่จะเป็นการใช้จ่ายแบบไม่เป็นระบบ

• การป้องกันอคติและการเบี่ยงเบนขั้นตอน: กลไกการกำกับดูแลจะบังคับใช้ความสอดคล้องกับการกำกับดูแล แทนที่จะปล่อยให้การตัดสินใจเอนเอียงไปทางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เสียงดังที่สุด ผู้ให้บริการที่คุ้นเคยที่สุด หรือราคาที่ต่ำที่สุด

อะไรคือความท้าทายที่มักบั่นทอนการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจ RFP

ความท้าทายต่อไปนี้อาจทำให้ความเชื่อมโยงระหว่างการตัดสินใจกับกลยุทธ์โดยรวมขององค์กรอ่อนแอลง

ให้คำนึงถึง:

• การเลือกราคาต่ำสุดเป็นค่าเริ่มต้น: ต้นทุนมักกลายเป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งภายใต้แรงกดดันด้านงบประมาณ แต่การให้ความสำคัญกับต้นทุนมากเกินไปอาจผลักดันให้ทีมไปหาผู้ให้บริการที่ไม่สามารถส่งมอบมูลค่าในระยะยาวได้

• เกณฑ์ที่ไม่ชัดเจนหรือไม่สมดุล: เมื่อเกณฑ์การประเมินไม่เชื่อมโยงกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์หรือไม่ได้มีการกำหนดน้ำหนักอย่างถูกต้อง ทีมงานอาจให้คะแนนข้อเสนอโดยพิจารณาจากสิ่งที่ไม่ถูกต้อง

• อคติของผู้ประเมินและการพึ่งพาความรู้สึกมากเกินไป: ผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียง พนักงานขายที่โน้มน้าวใจเก่ง หรือแม้แต่การได้รับรู้ค่าบริการตั้งแต่เนิ่นๆ อาจทำให้การรับรู้คลาดเคลื่อนได้ หากไม่มีการตรวจสอบ เช่น การประเมินแบบไม่เปิดเผยตัวตน หรือการอภิปรายเพื่อหาข้อสรุปอย่างเป็นระบบ อคติเหล่านี้จะแทรกซึมเข้าไปในการให้คะแนนและลดทอนเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์

• การมีส่วนร่วมจากหลายฝ่ายที่จำกัด: RFP ที่ดำเนินการแบบแยกส่วนมักจะพลาดมุมมองด้านการดำเนินงาน ด้านเทคนิค หรือด้านการเงินที่สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เห็นความเสี่ยงหรือช่องว่างต่างๆ เมื่อมีเพียงแผนกเดียวที่ขับเคลื่อนกระบวนการ ทางเลือกสุดท้ายอาจตอบสนองความต้องการของแผนกนั้นโดยแลกกับผลประโยชน์ของธุรกิจโดยรวม

• การบันทึกและการติดตามเหตุผลที่ไม่ดี: ทีมอาจตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง แต่ล้มเหลวในการบันทึกขั้นตอนการตัดสินใจ ซึ่งทำให้ไม่มีคำอธิบายที่ฟังขึ้น

• ลำดับเวลาที่เร่งรีบและทางลัดขั้นตอน: ภายใต้แรงกดดันด้านเวลา ทีมงานอาจมองข้ามขั้นตอนต่างๆ เช่น การให้คะแนนแบบฉันทามติ การตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง หรือการวิเคราะห์เชิงลึก ทางลัดเหล่านี้มักทำให้การตัดสินใจห่างไกลจากการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์และเข้าใกล้การตัดสินใจแบบตอบสนองต่อสถานการณ์มากขึ้น

ทีมจะสามารถบันทึก วัดผล และตรวจสอบความถูกต้องของเหตุผลเชิงกลยุทธ์ที่อยู่เบื้องหลังการเลือก RFP ได้อย่างไร

การกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์จะได้ผลก็ต่อเมื่อทีมสามารถแสดงให้เห็นถึงวิธีการและเหตุผลในการตัดสินใจนั้นๆ

ใช้กลยุทธ์เหล่านี้:

• บันทึกขั้นตอนการตัดสินใจทั้งหมด: ทีมควรบันทึกผลการให้คะแนน บันทึกของผู้ประเมิน ผลการอภิปราย และเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมผู้ให้บริการที่ชนะจึงมีผลงานดีกว่าทางเลือกอื่น

• เขียนบทสรุปการประเมินที่กระชับ: บทสรุปสั้นๆ ที่มีโครงสร้าง (โดยเน้นจุดแข็ง จุดอ่อน ข้อแลกเปลี่ยน และความสอดคล้องกับกลยุทธ์) จะช่วยให้ผู้นำและผู้ตรวจสอบเข้าใจการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยรักษาความทรงจำขององค์กรเพื่อให้ทีมงานในอนาคตสามารถเรียนรู้จากสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล

• กำหนดและติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเชิงกลยุทธ์ (KPI): หากเหตุผลในการเลือกผู้ให้บริการเกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพ การปรับปรุงลูกค้า ความสามารถในการขยาย หรือการลดต้นทุน ผลลัพธ์เหล่านั้นจำเป็นต้องได้รับการวัดผล การติดตาม KPI เหล่านี้หลังการใช้งานจะช่วยยืนยันได้ว่าผู้ให้บริการได้ส่งมอบคุณค่าตามที่สัญญาไว้ในข้อเสนอหรือไม่

• ตรวจสอบประสิทธิภาพผ่านการประเมินอย่างต่อเนื่อง: การตรวจสอบเป็นประจำ การประเมินผลผู้ให้บริการ และรายงานประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้นำมองเห็นว่าความร่วมมือเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่ การประเมินเหล่านี้ช่วยให้ตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และป้องกันไม่ให้ความไม่ลงตัวเล็กๆ กลายเป็นความล้มเหลวครั้งใหญ่

• รักษาขั้นตอนการทำงานให้พร้อมสำหรับการตรวจสอบ: การจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น ใบประเมินผล การอนุมัติ การสื่อสาร และฉบับสัญญาต่างๆ อย่างเป็นระเบียบจะช่วยให้ตอบคำถามได้ง่ายขึ้นทั้งภายในและภายนอกองค์กร ความโปร่งใสนี้ช่วยเสริมสร้างการกำกับดูแลและส่งเสริมการตัดสินใจอย่างมีระเบียบวินัย

องค์กรจะผสานการทำงานการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์เข้ากับการตัดสินใจ RFP ได้อย่างไร

การผสานการทำงานการกำกับดูแลเชิงกลยุทธ์เข้ากับ RFP เกี่ยวข้องกับการสร้างระบบที่ทำซ้ำได้ ซึ่งจะช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับผู้ให้บริการสอดคล้องกับทิศทางระยะยาวขององค์กร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของคุณควรประกอบด้วย:

• การสร้างหลักเกณฑ์การกำกับดูแล RFP ที่ตรงไปตรงมา: ระบุว่าใครอนุมัติอะไร RFP ใดบ้างที่ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร เกณฑ์การประเมินกำหนดอย่างไร และต้องผ่านขั้นตอนใดบ้างก่อนที่จะมีการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

• การฝึกอบรมทีมให้คิดเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง: เมื่อหัวหน้างานด้านการจัดซื้อ การเงิน การดำเนินงาน และด้านเทคนิคเข้าใจว่าการตัดสินใจ RFP เชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กรอย่างไร พวกเขาก็จะสามารถตรวจพบความไม่สอดคล้องกันได้เร็วขึ้นในขั้นตอนการกำกับดูแล

• การเชื่อมโยงการวางแผน RFP เข้ากับวงจรการวางแผนเชิงกลยุทธ์: การระบุ RFP ที่สำคัญในระหว่างการวางแผนรายปีหรือรายไตรมาส หมายความว่า RFP เหล่านั้นเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์

• การใช้เทคโนโลยีเพื่อบังคับใช้ระเบียบวินัยในขั้นตอน: เครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถกำหนดให้ต้องมีการอนุมัติ รักษาบันทึกการตรวจสอบ ทำการให้คะแนนโดยอัตโนมัติ และรวมศูนย์เอกสารได้

• การจัดตั้งคณะกรรมการกำกับดูแลหรือคณะกรรมการดำเนินงานสำหรับ RFP ที่สำคัญ: กลุ่มที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายฝ่ายสามารถตรวจสอบเกณฑ์ ตรวจสอบความถูกต้องของวิธีการให้คะแนน ติดตามความคืบหน้า และยืนยันว่าข้อเสนอแนะสุดท้ายตรงกับเจตนารมณ์ของโครงการ

• การกำหนดมาตรฐานเทมเพลตที่สอดแทรกกลยุทธ์: การรวมส่วนต่างๆ สำหรับวัตถุประสงค์ ตัวชี้วัดความสำเร็จ น้ำหนักการประเมิน และเหตุผลในการตัดสินใจไว้ในเทมเพลต RFP และการให้คะแนนจะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างเป็นระบบโดยไม่ต้องสร้างกระบวนการใหม่ทุกครั้ง

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลกรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• ** เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ:** สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วยอินเตอร์เฟซผู้ใช้ (UI) การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและความสามารถขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้