Hoy en día, en Japón, el rápido avance de la tecnología de la información y las comunicaciones ha dado lugar a la generalización del uso de transacciones electrónicas, que priorizan la eficiencia. Junto con estas transacciones electrónicas, los documentos de las empresas, como las facturas, han pasado a ser digitales, lo que significa que las facturas se crean, emiten, reciben y almacenan en línea.

El intercambio de facturas en línea elimina el trabajo adicional de enviarlas por correo. También permite ahorrar espacio al reemplazar el papel por datos electrónicos, lo que hace que sea muy conveniente para las empresas.

Veamos más de cerca las ventajas de las facturas web, así como algunas desventajas que debes tener en cuenta. También analizaremos más en profundidad por qué las facturas web se están volviendo populares en Japón y cómo las empresas pueden emitirlas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas web?
  
• Por qué las facturas web están captando la atención en Japón
  
• Ventajas de las facturas web
  
• Desventajas de las facturas web
  
• Cómo emitir y enviar facturas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué son las facturas web?

Una factura web es exactamente lo que implica el término: una factura que se crea, emite, envía, recibe y almacena en línea. Por ejemplo, las facturas que se generan de forma automática mediante una herramienta de facturación y luego se envían por correo electrónico o se comparten en la nube se clasifican como facturas web.

Siempre que se cumplan los requisitos de la factura, una factura creada y emitida en línea tiene la misma validez que una factura en papel y, debido a la reciente digitalización en el Japón, muchas empresas del país están adoptando facturas web con el objetivo de facilitar transacciones fluidas y rápidas.

Los instrumentos automatizados para generar facturas no son únicamente para emitir facturas, sino que también incluyen funciones como la posibilidad de emitir recibos, lo que los hace adecuados para una amplia gama de transacciones empresariales.

Además, algunos agentes de pago, también llamados empresas de procesamiento de pagos, ofrecen herramientas que permiten la ejecución centralizada de las tareas, incluidas la creación, el envío y el almacenamiento de documentos relacionados con las transacciones, por lo que pueden ayudar a las empresas a simplificar sus operaciones y mejorar el trabajo administrativo.

Por qué las facturas web están captando la atención en Japón

La creación y el envío de facturas de forma electrónica se ha vuelto popular en todo Japón por varias razones. Veamos algunas de ellas.

Cumplimiento de la normativa de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos

En virtud de la actual Ley de Preservación de Libros Electrónicos, los documentos de transacciones electrónicas, como las facturas web, deben estar almacenados en su formato electrónico original. También se permite digitalizar y almacenar facturas en papel que antes se enviaban por correo postal. Las facturas simplemente deben cumplir con los requisitos de almacenamiento relacionados con los documentos escaneados que se describen en la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Desde que entró en vigor esta ley, las facturas web han captado aún más atención en Japón.

Cumplimiento con el sistema de facturas actual

El 1 de octubre de 2023, se puso en marcha en el Japón el sistema de facturas cualificadas, que afecta considerablemente el crédito fiscal, también denominado crédito fiscal de entrada, que las empresas pueden recibir del gobierno, por lo que la emisión y retención de facturas cualificadas que cumplan con este sistema requieren de una atención mayor que la necesaria para el anterior sistema de facturas clasificadas por tasas.

Debe incluirse cierta información en una factura cualificada, como el número de registro del sistema de facturas y la tasa impositiva reducida del consumo. Debido a que los requisitos se especifican en detalle minucioso, la creación de documentos desde cero, ya sea de forma manual o en una computadora, puede ser engorrosa. Las facturas web se están convirtiendo en una forma popular de reducir la labor asociada con la creación de facturas, ya que el procesamiento es más automatizado, lo que permite procesarlas más rápido y sin problemas.

Adopción generalizada del trabajo remoto

Desde la pandemia de la COVID-19, el trabajo remoto se ha adoptado tanto en Japón como en todo el mundo. Si bien algunas empresas han optado por que su personal regrese a la oficina a tiempo completo, los acuerdos de trabajo híbrido y totalmente remoto se han vuelto comunes y son ampliamente aceptados. Esta mayor diversidad en la forma en que trabajan las personas ha llevado a un aumento constante en el número de empresas que ofrecen transacciones electrónicas, que brindan un mejor soporte a los trabajadores remotos.

En el pasado, la emisión de facturas impresas requería ir a la oficina para imprimirlas, colocar un sello de firma y realizar otras labores administrativas. Dado que ahora las facturas web son comunes, el procesamiento se ha simplificado. Y la capacidad de completar todo en línea ha hecho que la facturación web sea popular en muchas empresas.

El paso a las transacciones sin papel

A la luz de los esfuerzos de digitalización de Japón, las empresas han estado revisando las operaciones administrativas y simplificándolas siempre que ha sido posible. Esto incluye la transición a facturas digitales más eficientes. El aumento mencionado anteriormente en el trabajo remoto también ha contribuido a la popularidad de la facturación web porque es difícil realizar tareas de facturación en papel de forma remota. Las facturas digitales son simplemente más eficientes.

Ventajas de las facturas web

Adoptar facturas web puede ser beneficioso para las empresas de varias maneras, incluidos el ahorro en costos y el cumplimiento de la ley. A continuación, te mostramos más de cerca las ventajas de la facturación en línea.

La digitalización permite reducir los costos

Las facturas en papel suelen generar los siguientes costos:

• Tinta para impresora
  
• Papel
  
• Sobres
  
• Franqueo
  
• Carpetas para su presentación
  
• Gabinetes
  
• Costos de mantenimiento y reemplazo por mal funcionamiento de la impresora
  

Estos costos tienden a aumentar a medida que crece el número de transacciones. Las facturas web, por otro lado, permiten reducir estos gastos o eliminarlos por completo.

Se reduce el riesgo de pérdida y manipulación de documentos

Cuando uses facturas en papel, debes tomar ciertas medidas de seguridad, como colocar cerraduras en los gabinetes y hacer que el personal designado guarde las llaves de los gabinetes en un lugar seguro. Esto es necesario para evitar la extracción, manipulación o pérdida de los documentos. Incluso entonces, el papel tiende a deteriorarse con el tiempo y puede perder su legibilidad como resultado de accidentes o desastres como tifones.

El uso de un sistema de facturas web evita estos riesgos y garantiza la seguridad. Las características comunes del sistema incluyen las siguientes:

• Una función de marca de tiempo para evitar la manipulación
  
• Una función de verificación del historial que muestra si el contenido se ha modificado o eliminado
  
• Medidas de seguridad como el cifrado de la comunicación al transmitir los datos de la factura
  
• Funcionalidades de almacenamiento y gestión en la nube para evitar la pérdida y el deterioro de documentos
  

Las facturas web reducen la carga de trabajo relacionada con las facturas

En el caso de las empresas que tienen numerosos socios comerciales, todo el proceso de uso de facturas en papel (crear, enviar y almacenar) implica tiempo y trabajo adicionales. No solo eso, sino que las operaciones manuales también conllevan el riesgo de errores, como omisiones o entradas incorrectas. Además, cuando los documentos deben revisarse en una fecha posterior, cada archivo debe colocarse físicamente y retirarse de los archivos almacenados en un almacén o en gabinetes de oficina, lo que puede demandar mano de obra física.

Por el contrario, las facturas web son datos completamente electrónicos que se pueden gestionar de forma centralizada dentro de un sistema de facturación en línea. Debido a que todos los procesos relacionados con facturas se pueden completar dentro de ese sistema, la carga de trabajo se reduce significativamente en comparación con los métodos en papel, lo que en última instancia conduce a una mayor eficiencia en las operaciones contables. Además, dado que las facturas web están almacenadas en la nube, es fácil buscar y ver con rapidez los documentos desde un solo ordenador.

Las herramientas de facturación web responden a los cambios legales

Como se mencionó con anterioridad, las empresas deben cumplir con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo general, las empresas de procesamiento de pagos tienen sistemas sólidos y herramientas en línea que les permiten responder de manera rápida y flexible a cualquier revisión legal o cambio en esta y otras leyes. En otras palabras, el uso de un agente de pagos permite a las empresas realizar transacciones sin problemas con facturas web, confiando en el conocimiento de que cumplen con todos los requisitos legales. Sin embargo, es importante saber que no todos los agentes de pago ofrecen soporte integral, por lo que debes investigar exhaustivamente los servicios de un agente de pagos antes de usarlos.

Algunos paquetes de software disponibles en el mercado han obtenido la certificación de la Asociación Japonesa de Gestión de la Imagen y la Información (JIIMA). Las certificaciones de JIIMA se otorgan a empresas de software que cumplen con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Por lo tanto, al considerar un producto o servicio, tu primer paso debe ser confirmarla certificación por la JIIMA.

Desventajas de las facturas web

También hay algunos aspectos negativos, o puntos de precaución, en los que hay que pensar antes de implementar un sistema de facturación web. Estos son algunos.

Algunos socios empresariales no pueden usar las facturas web

Algunos socios empresariales pueden requerir documentos en papel por varias razones. Cuando se trata de este tipo de empresas, el uso de facturas web no es una opción. Para evitar este problema, asegúrate de determinar si alguno de tus socios empresariales requiere de facturas en papel antes de decidir la transición de tu propia empresa a facturas en la web.

Los errores pueden comprometer la seguridad de la información

Las facturas web son altamente convenientes porque eliminan la necesidad de usar el correo postal. Con un clic en un botón, todos los documentos necesarios llegan a los socios de tu empresa al instante. Dicho esto, es importante reconocer que con la facturación web, existe el riesgo de filtrar de forma accidental información confidencial.

Por ejemplo, el uso incluso de un solo carácter incorrecto en la dirección de correo electrónico de un beneficiario podría dar lugar a que la factura web se envíe a un tercero completamente sin relación con la transacción. Este tipo de error leve puede dar lugar a un problema grave. Por lo tanto, es importante tener mucha precaución al gestionar facturas web.

Cambiar a la facturación web conlleva costos operativos

Si bien esto no se limita solo a las facturas web, cambiar o revisar un sistema inevitablemente conlleva costos significativos. Además de los costos iniciales para implementar un nuevo sistema, tienden a existir comisiones mensuales de uso o transacción. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente la rentabilidad de un nuevo sistema de facturas web y también considerar el momento de la implementación.

La capacidad de emitir facturas web se ve afectada por las condiciones de conexión a Internet

Las facturas web se intercambian a través de Internet. Es importante recordar que la conexión a Internet puede verse interrumpida durante fuertes tormentas de lluvia y desastres naturales como tifones. Para garantizar que puedas gestionar fallas imprevistas en las comunicaciones sin problemas, una buena gestión de riesgos es clave. Específicamente, asegúrate de descargar facturas web importantes con anticipación, almacenarlas de forma segura y asegurarte de que se puedan ver sin acceso a Internet.

Las empresas deben adaptar el formato de factura a sus clientes

Un socio empresarial puede permitir facturas web pero tener requisitos específicos para el formato de los elementos. En tales casos, es recomendable adoptar un sistema con un alto grado de flexibilidad para la personalización. Esto te permitirá emitir facturas web que se alineen lo más posible con los requisitos del cliente.

Cómo emitir y enviar facturas web

Existen tres métodos principales de emisión de facturas web a socios empresariales:

• Envío por correo electrónico: crea una factura en una computadora, conviértela a PDF y luego adjúntala a un correo electrónico.
  
• Compartir a través de la nube: crea una factura en PDF y cárgala en un servicio en la nube, donde el socio empresarial pueda visualizarla y descargarla.
  
• Envío mediante herramientas en línea: las facturas web generadas de forma automática por un sistema de emisión de facturas se envían al socio empresarial utilizando las funcionalidades de la herramienta.
  

De estos tres métodos, el uso de una herramienta en línea ofrece el mayor grado de comodidad y seguridad.

Como se explicó con anterioridad, el envío de facturas por correo electrónico conlleva el riesgo de filtración de información debido a errores al escribir las direcciones de correo electrónico. Si bien el uso de la nube evita el riesgo de entregas incorrectas, la creación de facturas desde cero (es decir, sin una herramienta en línea) aún requiere un trabajo manual que consume mucho tiempo.

Las herramientas en línea permiten automatizar y centralizar todo el proceso de facturación, lo que incluye la creación, el envío y el almacenamiento de las facturas. Estas herramientas ofrecen más comodidad, habilitan restricciones en la visualización y edición de datos y ofrecen una comunicación cifrada. Esto las convierte en el método más seguro, con medidas exhaustivas para evitar filtraciones de información.

Si tu empresa está considerando seriamente la posibilidad de adoptar la facturación web, es recomendable que utilices herramientas en línea como ayuda. Las herramientas que ofrecen los agentes de pago pueden mejorar significativamente la eficacia del procesamiento de facturas. Si, como Stripe Invoicing, la herramienta también puede cumplir con el sistema de facturas calificadas y emitir y almacenar facturas de manera adecuada con una funcionalidad de generación automática, permitirá mejoras administrativas más fluidas y eficaces.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna que admita más de 25 idiomas, 135 monedas y 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en cuestión de minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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