I dag har den snabba utvecklingen av informations- och kommunikationsteknik i Japan lett till en utbredd användning av elektroniska transaktioner. I samband med dessa mer effektiva elektroniska transaktioner har företagsdokument, t.ex. fakturor, övergått till att bli papperslösa. Detta innebär att fakturor skapas, utfärdas, tas emot och sparas online.

Möjligheten till utbyte av fakturor online eliminerar det extra arbetet med att skicka ut dem fysiskt. Det sparar också utrymme genom att ersätta papper med elektroniska data, vilket gör det mycket bekvämt för företag.

Låt oss ta en närmare titt på fördelarna med webbfakturor, samt några nackdelar att vara medveten om. Vi kommer också att diskutera vidare varför webbfakturor blir populära i Japan och hur företag kan utfärda dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är webbfakturor?
  
• Varför webbfakturor uppmärksammas i Japan
  
• Fördelarna med webbfakturor
  
• Nackdelarna med webbfakturor
  
• Hur man utfärdar och skickar fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är webbfakturor?

En webbfaktura är precis vad termen antyder: en faktura som skapas, utfärdas, skickas, tas emot och sparas online. Till exempel klassificeras fakturor som genereras automatiskt med hjälp av ett faktureringsverktyg och sedan skickas via e-post eller delas i molnet som webbfakturor.

Så länge den uppfyller fakturakraven, har en faktura som skapas och utfärdas online samma giltighet som en pappersbaserad faktura. Och mot bakgrund av Japans senaste push för digitalisering, använder många företag i landet webbfakturor i syfte att underlätta smidiga och snabba transaktioner.

Verktyg för automatisk fakturagenerering är inte bara avsedda för utfärdning av fakturor online, utan innehåller också funktioner som möjligheten att utfärda kvitton, vilket gör dem lämpliga för många olika företagstransaktioner.

Dessutom erbjuder vissa betalningsombud (även kallade betalningshanteringsföretag) verktyg som gör det möjligt att centralt utföra uppgifter, inklusive att skapa, skicka och lagra transaktionsrelaterade dokument. De kan därför hjälpa företag att förenkla sin verksamhet och förbättra backoffice-arbetet.

Varför webbfakturor uppmärksammas i Japan

Att skapa och skicka fakturor elektroniskt har blivit populärt i Japan av flera olika skäl. Låt oss ta en titt på några av dem.

Efterlevnad av lagen om bevarande av elektronisk bokföring

Enligt den nuvarande lagen om bevarande av elektronisk bokföring måste dokument för elektroniska transaktioner – till exempel webbfakturor – vara sparade i sitt ursprungliga elektroniska format. Det är också tillåtet att digitalisera och lagra pappersfakturor som tidigare skickades per post. Fakturorna måste helt enkelt uppfylla de lagringskrav för skannade dokument som beskrivs i lagen om bevarande av elektronisk bokföring.

Sedan denna lag trädde i kraft har webbfakturor fått ännu större uppmärksamhet i Japan.

Efterlevnad av det nuvarande fakturasystemet

Japans system för kvalificerade fakturor lanserades i Japan den 1 oktober 2023. Detta fakturasystem har haft en betydande inverkan på inköpsskattekrediten, även kallad ingående skattekredit, som företag kan få från staten. Därför kräver utfärdning och lagring av kvalificerade fakturor som är kompatibla med detta system större uppmärksamhet än vad som behövdes för det tidigare skattesatsklassificerade fakturasystemet.

Vissa uppgifter måste finnas med på en kvalificerad faktura, t.ex. fakturasystemets registreringsnummer och reducerade konsumtionsskattesats. Eftersom kraven specificeras i detalj kan det vara besvärligt att skapa dokument från grunden, antingen för hand eller på en dator. Webbfakturor håller på att bli ett populärt sätt att minska arbetet med att skapa fakturor, eftersom de behandlas mer automatiserat. På så sätt kan de behandlas snabbare och smidigare.

Utbredd användning av distansarbete

Sedan covid-19-pandemin har distansarbete anammats både i Japan och runt om i världen. Medan vissa företag har valt att låta sin personal återvända till kontoret på heltid, har hybridarbete och helt distansarbete blivit vanliga och allmänt accepterade. Denna ökade mångfald i hur människor arbetar har lett till en stadig ökning av antalet företag som erbjuder elektroniska transaktioner, vilket ger bättre support till distansarbetare.

Tidigare krävde utfärdning av en pappersfaktura att man gick till kontoret för att skriva ut dem, stämpla dem och utföra annat administrativt arbete. Eftersom webbfakturor nu är vanliga har processen förenklats. Och möjligheten att slutföra allt online har gjort webbfakturering populärt bland många företag.

Övergången till papperslösa transaktioner

Mot bakgrund av Japans digitaliseringsarbete har företag sett över backoffice-verksamheten och förenklat den där det varit möjligt. Detta inkluderar övergång till effektivare pappersfria fakturor. Den ovan nämnda ökningen av distansarbete har också bidragit till att webbfakturering blivit populärt, eftersom det är svårt att utföra pappersbaserade faktureringsuppgifter på distans. Pappersfria fakturor är helt enkelt effektivare.

Fördelarna med webbfakturor

Att införa webbfakturor kan vara fördelaktigt för företag på flera sätt, bland annat genom att spara kostnader och hålla sig uppdaterad om lagstiftningen. Här tar vi en närmare titt på fördelarna med fakturering online.

Att bli pappersfri minskar kostnaderna

Pappersbaserade fakturor medför ofta följande kostnader:

• Skrivarbläck
  
• Papper
  
• Kuvert
  
• Porto
  
• Arkivmappar
  
• Skåp
  
• Underhålls- och utbyteskostnader för skrivarfel
  

Dessa kostnader tenderar att öka i takt med att antalet transaktioner ökar. Webbfakturor, å andra sidan, kan bidra till att minska dessa utgifter eller eliminera dem helt.

Risken för förlorade dokument och manipulering av dokument minskar

När du använder pappersfakturor måste du vidta vissa säkerhetsåtgärder, till exempel installera lås på skåp och se till att utsedd personal förvarar skåpnycklarna på en säker plats. Detta är nödvändigt för att förhindra att dokumenten tas bort, manipuleras eller försvinner. Även då tenderar papperet att försämras med tiden och kan förlora sin läsbarhet till följd av olyckor eller katastrofer, till exempel tyfoner.

Genom att använda ett system för webbfakturor kan du undvika dessa risker och garantera säkerheten. Vanliga systemfunktioner inkluderar:

• En tidsstämpelfunktion för att förhindra manipulering
  
• En funktion för historikverifiering som visar om innehållet har ändrats eller raderats
  
• Säkerhetsåtgärder som kommunikationskryptering vid överföring av fakturadata
  
• Molnbaserade lagrings- och hanteringsfunktioner för att förhindra förlust och försämring av dokument
  

Webbfakturor minskar den fakturarelaterade arbetsbelastningen

För företag som har många affärspartner innebär det extra tid och arbete att skapa, skicka och lagra pappersfakturor. Manuella åtgärder medför också risk för fel, t.ex. utelämnanden eller felaktiga poster. När dokument måste granskas vid ett senare tillfälle måste dessutom varje fil finnas och hämtas från arkiv sparat i ett lager eller i kontorsskåp, vilket kan vara fysiskt krävande arbete.

Webbfakturor är däremot helt elektroniska data som kan hanteras centralt i ett fakturasystem online. Eftersom alla fakturarelaterade processer kan slutföras i det systemet minskar arbetsbelastningen avsevärt jämfört med pappersbaserade metoder, vilket i slutändan leder till förbättrad effektivitet i bokföringen. Eftersom webbfakturor är sparat i molnet är det dessutom enkelt att söka efter och visa dokument från en enda dator.

Webbfaktureringsverktyg svarar på juridiska ändringar

Som tidigare diskuterats måste företag följa lagen om bevarande av elektronisk bokföring. Vanligtvis har företag som behandlar betalningar robusta system och onlineverktyg som gör det möjligt för dem att reagera snabbt och flexibelt på eventuella juridisk revideringar eller ändringar i denna och andra lagar. Med andra ord gör användning av ett betalningsombud det möjligt för företag att genomföra transaktioner smidigt med webbfakturor, trygga i vetskapen om att de efterlever alla juridiska krav. Det är dock viktigt att veta att inte alla betalningsombud erbjuder omfattande support, så du måste noggrant undersöka ett betalningsombuds tjänster innan du anlitar dem.

Vissa kommersiellt tillgängliga programvarupaket har certifierats av Japan Image and Information Management Association (JIIMA). JIIMA-certifieringar beviljas programvaruföretag som uppfyller kraven i lagen om bevarande av elektronisk bokföring. När du överväger en produkt eller tjänst måste ditt första steg därför vara att bekräfta att den är certifierad av JIIMA.

Nackdelar med webbfakturor

Det finns också några negativa aspekter, eller försiktighetspunkter, att tänka på innan du implementerar ett system för webbfakturering. Här är några.

Vissa företagspartner kan inte använda webbfakturor

Vissa företagspartner kan kräva helt pappersbaserade dokument av olika skäl. När du har att göra med den här typen av företag är det inte möjligt att använda webbfakturor. För att undvika det här problemet måste du ta reda på om någon av dina affärspartner kräver pappersbaserade fakturor innan du bestämmer dig för att övergå till webbfakturor för ditt eget företag.

Misstag kan äventyra informationssäkerheten

Webbfakturor är mycket bekväma eftersom de eliminerar behovet av att använda post. Med ett klick når alla nödvändiga dokument dina företagspartner omedelbart. Det är dock viktigt att vara medveten om att med webbfakturering finns det risk för att konfidentiell information läcker ut av misstag.

Om du till exempel använder ett enda felaktigt tecken i mottagarens e-post kan det leda till att fakturan skickas till en tredje part som inte är relaterad till transaktionen. Denna typ av mindre misstag kan leda till ett stort problem. Därför är det viktigt att vara mycket försiktig när du hanterar webbfakturor.

Övergång till webbfakturering medför driftskostnader

Även om detta inte är begränsat till enbart webbfakturor medför ändringar eller översyner av ett system oundvikligen betydande kostnader. Utöver de initiala kostnaderna för att implementera ett nytt system tenderar det att tillkomma månatliga användnings- eller transaktionsavgifter. Det är därför viktigt att noggrant bedöma kostnadseffektiviteten för ett nytt system för webbfakturor och även överväga tidpunkten för implementeringen.

Möjligheten att utfärda webbfakturor påverkas av internetanslutningsförhållandena

Webbfakturor utbyts via internet. Det är viktigt att komma ihåg att internetanslutningar kan störas under kraftiga regnoväder och naturkatastrofer som tyfoner. För att säkerställa att du kan hantera oväntade kommunikationsfel utan problem är god riskhantering nyckeln. Se särskilt till att ladda ner viktiga webbfakturor tidigt, lagra dem säkert och se till att de kan visas utan internetåtkomst.

Företag måste skräddarsy fakturaformat efter sina kunder

En företagspartner kan ha support för webbfakturor men har specifika krav på formatet. I sådana fall är det lämpligt att använda ett system med hög grad av flexibilitet för anpassning. På så sätt kan du utfärda webbfakturor som ligger så nära klientens krav som möjligt.

Hur man utfärdar och skickar webbfakturor

Det finns tre huvudsakliga metoder för utfärdning av webbfakturor till företag:

• Skicka via e-post: Skapa en faktura på en dator, konvertera den till en PDF och bifoga den sedan till en e-postadress.
  
• Dela via molnet: Skapa en PDF-faktura och ladda upp den till en molntjänst där företag kan visa och ladda ner den.
  
• Skicka med onlineverktyg: Webbfakturor som genereras automatiskt av ett system för utfärdning av fakturor skickas till företagspartnern med hjälp av verktyget.
  

Av dessa tre metoder erbjuder användningen av ett onlineverktyg den högsta graden av bekvämlighet och säkerhet.

Som tidigare förklarats finns det risk för informationsläckage om man skickar fakturor via e-post på grund av att e-postadresser kan skrivas fel. Molnet gör att man undviker risken för felleverans, men det krävs fortfarande tidskrävande manuellt arbete för att skapa fakturor från grunden (dvs. utan ett onlineverktyg).

Onlineverktyg automatiserar och centraliserar hela faktureringsprocessen, inklusive hur fakturor skapas, skickas och lagras. Dessa verktyg är bekvämare, ger begränsade behörigheter att visa och redigera data och erbjuder krypterad kommunikation. Detta gör dem till den säkraste metoden med grundliga åtgärder för att förhindra informationsläckor.

Om ditt företag på allvar överväger att införa webbfakturering är det lämpligt att du använder onlineverktyg som hjälp. De verktyg som betalningsombud erbjuder kan avsevärt förbättra effektiviteten i fakturahanteringen. Om verktyget, precis som Stripe Invoicing, också kan efterleva systemet för kvalificerade fakturor och utfärda och lagra fakturor på lämpligt sätt med en funktion för automatisk generering, möjliggör det smidigare och effektivare backoffice-förbättringar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, 135 valutor och 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.