Att betala för varor eller tjänster i förskott kan påverka kassaflödet, avtalsstrukturen, redovisningen och risken för både köpare och säljare. För 51 % av småföretag som brottas med problem med ojämnt kassaflöde är förskottsbetalningar ett sätt att minska riskerna. Genom att förstå hur förskottsbetalningar fungerar kan företag fatta välgrundade beslut om när dessa betalningar är bra att använda, hur de ska struktureras och hur kostsamma misstag ska undvikas.

Nedan kommer vi att utforska vad förskottsbetalningar är, hur de fungerar i företagsavtal och vad företag behöver tänka på innan pengar byter ägare.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en förskottsbetalning?
  
• Hur fungerar förskottsbetalningar i företagsavtal?
  
• Varför kräver företag förskottsbetalningar?
  
• Vilka är de vanligaste typerna av arrangemang med förskottsbetalningar?
  
• När bör ett företag gå med på att betala i förskott?
  
• Hur bokförs förskottsbetalningar för redovisning och intäktsredovisning?
  
• Vad behöver köpare och säljare tänka på gällande förskottsbetalningar?
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Vad är en förskottsbetalning?

En förskottsbetalning är pengar som betalas innan varor eller tjänster levereras. Köparen betalar tidigt och säljaren levererar senare. Detta kallas också för en ”betalning i förväg” eller ”förskottsfakturering”. Förskottsbetalningar är vanliga vid B2B-betalningar.

Hur fungerar förskottsbetalningar i företagsavtal?

Avtal anger beloppet för betalningen i förskott, när den ska betalas och vad den gäller, så att det inte råder några oklarheter om tidpunkten eller förväntningarna. Om förskottet inte betalas ut är säljaren vanligtvis inte skyldig att påbörja arbetet eller leverera en produkt. Förskottsbetalningar är sällan en extra debitering och krediteras nästan alltid mot det totala priset.

När säljaren får förskottet förväntas de leverera vad som utlovats enligt avtalet. Det är den skyldigheten som skiljer en förskottsbetalning från en enkel avgift eller straffavgift. Många avtal gör förskottsbetalningen till en gating-händelse, vilket innebär att arbetet inte börjar förrän pengarna har lösts in. Detta skyddar säljaren från att investera tid eller resurser innan det finns ett ekonomiskt åtagande.

Välskrivna avtal avgör om ett förskott är återbetalningsbart, delvis återbetalningsbart eller icke återbetalningsbart om affären går i stöpet. Dessa uppgifter avgör i förskott vem som ska stå för förlusten om säljaren inte levererar. Vid transaktioner med högre risk eller gränsöverskridande transaktioner kan förskottsbetalningar backas upp av garantier, depositioner eller bankinstrument som ger köparen tillgång om säljaren inte presterar. Dessa strategier ändrar inte tidpunkten för betalningen, men de ändrar vem som i slutändan bär risken.

Varför kräver företag förskottsbetalningar?

Förskottsbetalningar skyddar säljare från obetalda fakturor och andra former av utebliven betalning. De är särskilt viktiga för säljare som arbetar med nya kunder eller kunder med begränsad kredithistorik och säljare som är verksamma i jurisdiktioner där inkassering av betalningar är svår. Många företag ådrar sig verkliga kostnader före leverans, t.ex. material-, arbets- eller underleverantörsavgifter. Förskottsbetalningar finansierar arbete i tidiga skeden utan att tvinga säljaren att låna eller ta ifrån sina reserver. De hjälper också till att täcka icke-återvinningsbara kostnader om en anpassad produkt eller tjänst inte kan återanvändas eller säljas vidare.

Genom att betala i förskott filtreras köpare bort som inte är seriösa eller ekonomiskt förberedda på att gå vidare. Det ger också tidig insyn i förväntade inkomster, vilket underlättar planering, bemanning och prognoser. I vissa branscher är förskottsbetalningar helt enkelt så man gör affärer. Säljare får förtroende att gå vidare, medan köpare får avtalsenliga rättigheter kopplade till leverans, återbetalningar eller gottgörelse om villkoren inte uppfylls.

Vilka är de vanligaste typerna av arrangemang med förskottsbetalningar?

Företag använder olika strukturer för förskottsbetalningar beroende på affärens storlek, förbindelsens längd och hur risken delas mellan köpare och säljare. Så här ser de vanligtvis ut:

• Delvisa förskottsbetalningar: Köparen betalar en del av det totala priset i förskott och resten betalas senare. Detta är vanligt med projekt eller tjänster där arbetet utvecklas över tid och båda sidor vill ha en balanserad risk.
  
• Fullständiga förskottsbetalningar: Köparen betalar hela beloppet innan leveransen påbörjas. Denna struktur används ofta för standardiserade tjänster och transaktioner där säljaren har en stark fördel eller leveransen är automatiserad.
  
• Insättningar eller handpenningar: I det här fallet säkrar ett specifikt förskottsbelopp kapacitet, varulager eller schemaläggning. Insättningar återbetalas ofta inte efter en viss tidpunkt för att kompensera säljare för kostnader i tidiga skeden eller reserverade resurser.
  
• Betalningar baserade på milstolpar: Dessa betalningar görs i etapper när fördefinierade milstolpar nås, och varje betalning finansierar nästa fas i arbetet. Detta tillvägagångssätt sprider risken över livscykeln för långa eller komplicerade projekt.
  
• Engagemangsarvode: En köpare betalar i förskott för att säkerställa kontinuerlig tillgång till tjänster eller tillgänglighet. Engagemangsarvoden är vanliga inom professionella tjänster och kan reduceras över tid i takt med att arbetet utförs.
  
• Återkommande förskottsfakturering: Betalningar tas ut i början av varje faktureringsperiod för tjänster som levereras under den perioden. Denna modell ligger till grund för de flesta abonnemangsbaserade tjänster.
  

När bör ett företag gå med på att betala i förskott?

Innan företag betalar i förskott måste de utvärdera hur riskabelt det kan vara att göra det. En säljare med en dokumenterad verksamhetshistorik och ett välrenommerat rykte kommer sannolikt att leverera, vilket gör betalning i förskott till ett säkert alternativ. Väldefinierade och verkställbara avtalsvillkor gör det också möjligt att genomföra betalningar i förskott. Återbetalningar, avbeställningsrättigheter och gottgörelse vid utebliven prestation måste vara uttryckliga. Köpare bör inte förlita sig på antaganden eller informella försäkringar.

På vissa marknader krävs en förskottsbetalning för att få tillgång till utbud eller kapacitet. I så fall måste ett företag bestämma hur exponeringen ska hanteras. Delvisa förskottsbetalningar minskar nackdelarna, och depositioner, garantier eller betalningsmetoder med tvistlösning kan flytta risken från köparen om säljaren inte levererar.

Vissa scenarier, till exempel rabatter, prioriterad leverans eller låst prissättning, kan motivera att man betalar tidigt. I dessa fall ger en förskottsbetalning ett företag en fördel. Men även välstrukturerade förskott binder kapital, så köparna måste vara säkra på att förskottsbetalning inte begränsar likviditeten någon annanstans.

Hur bokförs förskottsbetalningar för redovisning och intäktsredovisning?

Förskottsbetalningar bokförs på olika sätt för köpare och säljare. Säljare redovisar dem som en skuld. Fram till leveransen redovisas beloppet i balansräkningen som förutbetalda eller ej intjänade intäkter. Det återspeglar en skyldighet att tillhandahålla varor eller tjänster. I takt med att säljaren fullgör avtalet redovisas förskottsbetalningen gradvis som intäkter enligt standarderna för periodiserad redovisning.

Ur köparens perspektiv representerar en förskottsbetalning framtida värde, vilket innebär att den bokförs som en förbetald tillgång tills varorna eller tjänsterna tas emot. När leveransen har skett flyttar köparen det förbetalda beloppet till resultaträkningen som en kostnad eller aktiverat tillgång, beroende på köpets karaktär.

Redovisningsramverk som International Financial Reporting Standards (IFRS) och USA:s allmänna redovisningsprinciper (GAAP) kräver att förskottsbetalningar behandlas som avtalsskulder tills de intjänas. Detta förhindrar att intäkter redovisas för högt och ger en felaktig bild av det ekonomiska resultatet. Företag som tar emot förskottsbetalningar behöver system för att spåra vad som har levererats och vad som fortfarande ska betalas.

Vad behöver köpare och säljare tänka på gällande förskottsbetalningar?

Förskottsbetalningar koncentrerar risk tidigt i en företagsrelation. Att förstå var den risken hamnar är viktigt för att strukturera avtal som står emot press.

Köparens överväganden

• Betalning utan att få leverans: När pengarna väl har skickats kan det vara svårt att driva in dem om säljaren inte presterar, fördröjer leveransen eller blir insolvent. Den här risken är störst när du betalar hela beloppet direkt eller arbetar med okända motparter.

• Förlust av fördel efter betalning: Betalning i förskott kan minska köparens förhandlingsstyrka om tidslinjen börjar förskjutas eller kvaliteten understiger förväntningarna. Utan tydliga lösningar kan köparens alternativ begränsas till tvister eller rättsprocesser.

Säljarens överväganden

• Bindande prestationsåtaganden: Genom att ta emot ett förskott förbinder sig säljaren att leverera det som överenskommits eller utfärda en återbetalning. Om kostnaderna stiger, deadlinen skjuts fram eller genomförandet misslyckas kan säljaren utsättas för ekonomiska påfrestningar eller juridisk exponering.

• Misskötsel av ej intjänade medel: Förskottsbetalningar som inte spåras korrekt kan misstas för användbara intäkter. Om en säljare spenderar medel innan de tjänas in skapar det risk, särskilt om återbetalningar krävs senare.

• Kassaflödespress: Återbetalning av tvister, försenad leverans eller uppsägning i förtid kan tvinga fram plötsliga pengarörelser. Dessa chocker är särskilt störande när förskotten är stora eller knutna till långa tidsfrister.

• Anseendeskada: Misslyckade förskottsbetalningar tenderar att urholka förtroendet snabbt. Om en säljare missköter förskottsmedel kan de skada sin trovärdighet långt bortom en enskild affär.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan underlätta dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.