Le paiement anticipé de biens ou de services peut avoir un impact sur les flux de trésorerie, la structure contractuelle, la comptabilité et les risques pour les clients et les commerçants. Pour les 51 % des petites entreprises confrontées à des problèmes de flux de trésorerie inégaux, les prépaiements sont un moyen d’atténuer les risques. Comprendre le fonctionnement des prépaiements permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur le moment où ces paiements sont judicieux à utiliser, sur la façon de les structurer et sur comment éviter des erreurs coûteuses.

Dans cet article, nous allons explorer ce que sont les prépaiements, leur fonctionnement dans les contrats d’entreprise et les éléments à prendre en compte avant que l’argent ne change de mains.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un prépaiement ?
  
• Comment fonctionnent les prépaiements dans les contrats professionnels ?
  
• Pourquoi les entreprises exigent-elles des prépaiements ?
  
• Quels sont les principaux types d’accords de prépaiement ?
  
• Quand une entreprise doit-elle accepter de payer à l’avance ?
  
• Comment les prépaiements sont-ils enregistrés pour la comptabilité et la comptabilisation des revenus ?
  
• Que doivent prendre en compte les clients et les commerçants concernant les prépaiements ?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un prépaiement ?

Un prépaiement est de l’argent payé avant la livraison des biens ou des services. Le client paie par anticipation, et le commerçant livre plus tard. On parle également de « paiement initial », d’« avances » ou de « facturation anticipée ». Les prépaiements sont courants dans les paiements B2B.

Comment fonctionnent les prépaiements dans les contrats professionnels ?

Les contrats précisent le montant du prépaiement, sa date d’échéance et à quoi il s’applique. Il n’y a donc pas d’ambiguïté sur le calendrier ou les attentes. Si l’avance n’est pas payée, le commerçant n’est généralement pas obligé de commencer les travaux ou de livrer un produit. Les prépaiements sont rarement débités et sont presque toujours crédités sur le prix total.

Une fois que le marchand reçoit l’avance, il est censé livrer ce qui a été promis en vertu du contrat. Cette obligation est ce qui distingue un prépaiement d’un simple frais ou d’une pénalité. De nombreux contrats font du prépaiement un événement barrière, ce qui signifie que les travaux ne commencent qu’une fois l’argent viré. Cela permet au commerçant d’éviter d’investir du temps ou des ressources avant qu’il n’y ait un engagement financier.

Les contrats bien écrits déterminent si une avance est remboursable, partiellement remboursable ou non remboursable si l’accord échoue. Ces détails déterminent à l’avance qui absorbe la perte si le commerçant ne livre pas. Dans les accords à haut risque ou transfrontaliers, les prépaiements peuvent être adossés à des garanties, des arrangements de mise sous séquestre ou des instruments bancaires qui donnent au client un recours si le commerçant ne livre pas. Ces stratégies ne changent pas le moment du paiement, mais elles décident quelle partie porte le risque.

Pourquoi les entreprises exigent-elles des prépaiements ?

Les prépaiements protègent les commerçants contre les factures impayées et d’autres formes de non-paiement. Il est particulièrement important pour les commerçants travaillant avec de nouveaux clients ou des clients ayant des antécédents de crédit limités, et les commerçants opérant dans des juridictions où le recouvrement des paiements est difficile. De nombreuses entreprises encourent des coûts réels avant la livraison, tels que les frais de matériaux, de main-d’œuvre ou de sous-traitance. Les prépaiements financent les travaux en phase de démarrage sans forcer le commerçant à emprunter ou à puiser dans ses réserves. Il permet également de couvrir les coûts irrécupérables si un produit ou service personnalisé ne peut pas être réutilisé ou revendu.

Le prépaiement filtre les clients qui ne sont pas sérieux ou financièrement préparés à s’investir. Il offre également une visibilité précoce sur les bénéfices attendus, ce qui aide à la planification, les besoins en personnel et les prévisions. Dans certains secteurs, le prépaiement est la manière de faire affaire par défaut. Les commerçants gagnent assez de confiance pour poursuivre leur travail, tandis que les clients obtiennent des droits contractuels liés à la livraison, les remboursements ou les recours si les conditions ne sont pas remplies.

Quels sont les principaux types d’accords de prépaiement ?

Les entreprises utilisent différentes structures pour les prépaiements selon le montant de la transaction, la durée de l’engagement et la manière dont les risques sont partagés entre client et commerçant. Voici à quoi elles ressemblent généralement :

• Prépaiements partiels : le client paie d’avance une partie du prix total, et le reste est dû plus tard. Cela est courant avec les projets ou services où le travail se déroule au fil du temps, et où les deux parties veulent un risque équilibré.
  
• Paiements initiaux complets : le client paie la totalité du montant avant le début de la livraison. Cette structure est souvent utilisée pour les services et les transactions standardisés où le marchand dispose d’un avantage important ou lorsque la livraison est automatisée.
  
• Versements ou acomptes : dans ce cas, un montant initial spécifique garantit la capacité, l’inventaire ou la planification. Les dépôts deviennent souvent non remboursables après un certain moment pour compenser les coûts initiaux ou les ressources réservées.
  
• Paiements par étapes : ces paiements s’effectuent au fur et à mesure que des étapes prédéfinies sont atteintes, et chaque paiement finance la prochaine phase de travail. Cette approche répartit les risques sur le cycle de vie des projets longs ou compliqués.
  
• Forfaits : un client paie à l’avance pour obtenir un accès continu aux services ou une disponibilité. Les forfaits sont courants en services B2B et peuvent être prélevés au fil du temps au fur et à mesure que les travaux sont effectués.
  
• Facturation anticipée récurrente : les paiements sont encaissés au début de chaque période de facturation pour les services fournis au cours de cette période. Ce modèle est à la base de la plupart des services basés sur des abonnements.
  

Quand une entreprise doit-elle accepter de payer à l’avance ?

Avant de payer à l’avance, les entreprises doivent évaluer à quel point cela peut être risqué. Un commerçant dont l’historique d’exploitation et la réputation ont fait leurs preuves est susceptible de livrer, ce qui fait du prépaiement une option sûre. Des conditions contractuelles bien définies et applicables rendent également les paiements initiaux possibles. Les remboursements, les droits d’annulation et les recours en cas d’inexécution doivent être explicites. Les clients ne doivent pas se fier à des hypothèses ou à des assurances informelles.

Sur certains marchés, un paiement initial est nécessaire pour accéder à l’approvisionnement ou à la capacité. Dans ce cas, une entreprise doit décider de la manière de gérer son exposition. Les prépaiements partiels réduisent les inconvénients, et les mises sous séquestre, les garanties ou les moyens de paiement avec résolution des litiges peuvent éviter des risques au client si le commerçant ne livre pas.

Certains scénarios, tels que les remises, la livraison prioritaire ou la tarification bloquée, peuvent justifier un paiement anticipé. Dans ces cas, un prépaiement donne un avantage à une entreprise. Mais même des avances bien structurées immobilisent le capital. Les clients doivent donc être sûrs que le prépaiement ne contraindra pas les liquidités ailleurs.

Comment les prépaiements sont-ils enregistrés pour la comptabilité et la comptabilisation des revenus ?

Les prépaiements sont enregistrés différemment pour les clients et les commerçants. Les commerçants les enregistrent comme un passif. Jusqu’à ce que la livraison ait lieu, le montant figure au bilan en tant que revenus reportés ou non acquis ; il reflète une obligation de fournir des biens ou des services. Au fur et à mesure que le marchand exécute le contrat, le prépaiement est progressivement comptabilisé en revenus selon les normes de comptabilité d’exercice.

Du point de vue du client, un prépaiement représente une valeur future, il est donc enregistré comme un actif prépayé jusqu’à la réception des biens ou des services. Une fois la livraison effectuée, le client déplace le montant prépayé dans le compte de bénéfice en tant que charge ou actif capitalisé, selon la nature de l’achat.

Les cadres comptables tels que les Normes internationales d’information financière (IFRS) et les principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis exigent que les prépaiements soient traités comme des passifs contractuels jusqu’à ce qu’ils soient acquis. Cela permet d’éviter de surestimer les revenus et de fausser la performance financière. Les entreprises qui collectent des prépaiements ont besoin de systèmes pour suivre ce qui a été livré et ce qui est encore dû.

Que doivent prendre en compte les clients et les commerçants concernant les prépaiements ?

Les prépaiements concentrent le risque au début d’une relation commerciale. Comprendre les tenants et aboutissants de ce risque est important pour structurer des accords qui résistent à la pression.

Considérations pour les clients

• Paiement sans réception de la livraison : une fois l’argent envoyé, le recouvrement peut s’avérer difficile si le marchand n’effectue pas ses prestations, retarde la livraison ou devient insolvable. Ce risque est le plus élevé lorsque le client paie l’intégralité du montant en amont ou lorsqu’il travaille avec des contreparties inconnues.

• Perte d’avantages après le paiement : payer à l’avance peut réduire le pouvoir de négociation d’un client si les délais s’allongent ou si la qualité est inférieure aux attentes. Sans recours clairs, les options du client peuvent se limiter aux litiges.

Considérations pour les commerçants

• Obligations de résultat contraignantes : la réception d’une avance engage le marchand à livrer ce qui a été convenu ou à émettre un remboursement. Si les coûts augmentent, le calendrier est repoussé, ou l’exécution échoue, le marchand pourrait être confronté à des tensions financières ou à une exposition juridique.

• Gestion incorrecte des fonds non acquis : les prépaiements qui ne sont pas correctement suivis peuvent être confondus avec des revenus utilisables. Si un marchand dépense des fonds avant qu’ils ne soient gagnés, cela crée un risque, en particulier si des remboursements sont requis ultérieurement.

• Pression sur les flux de trésorerie : les litiges relatifs aux remboursements, les retards de livraison ou les résiliations anticipées peuvent entraîner des mouvements de trésorerie soudains. Ces chocs sont particulièrement perturbateurs lorsque les avances sont importantes ou liées à de longs délais.

• Atteinte à la réputation : les accords de prépaiements échoués ont tendance à éroder rapidement la confiance. Si un commerçant gère mal les fonds initiaux, cela peut nuire à sa crédibilité bien au-delà d’un seul projet.

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