Die Vorauszahlung von Waren oder Dienstleistungen kann sich sowohl für Käufer/innen als auch für Verkäufer/innen auf den Cashflow, die Vertragsgestaltung, die Buchhaltung und das Risiko auswirken. Für die 51 % der kleinen Unternehmen, die mit Problemen aufgrund eines ungleichmäßigen Cashflows zu kämpfen haben, sind Vorauszahlungen eine Möglichkeit, Risiken zu mindern. Wenn Unternehmen verstehen, wie Vorauszahlungen funktionieren, können sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wann der Einsatz solcher Zahlungen sinnvoll ist, wie sie zu gestalten sind und wie kostspielige Fehler vermieden werden können.

Im Folgenden erläutern wir, was Vorauszahlungen sind, wie sie in Geschäftsverträgen funktionieren und was Unternehmen beachten müssen, bevor Geld den Besitzer bzw. die Besitzerin wechselt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Vorauszahlung?
  
• Wie funktionieren Vorauszahlungen in Geschäftsverträgen?
  
• Warum verlangen Unternehmen Vorauszahlungen?
  
• Welche gängigen Arten von Vorauszahlungsvereinbarungen gibt es?
  
• Wann sollte ein Unternehmen einer Vorauszahlung zustimmen?
  
• Wie werden Vorauszahlungen für die Buchhaltung und die Umsatzrealisierung erfasst?
  
• Was müssen Käufer/innen und Verkäufer/innen bei Vorauszahlungen beachten?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was ist eine Vorauszahlung?

Eine Vorauszahlung ist Geld, das vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen gezahlt wird. Käufer/innen zahlen im Voraus und Verkäufer/innen liefern später. Dies wird auch als „Vorauszahlung“, „Vorabzahlung“ oder „Vorfakturierung“ bezeichnet. Vorauszahlungen sind im B2B-Zahlungsverkehr üblich.

Wie funktionieren Vorauszahlungen in Geschäftsverträgen?

Verträge legen den Betrag der Vorauszahlung, den Fälligkeitstermin und den Verwendungszweck fest, sodass keine Unklarheiten hinsichtlich des Zeitpunkts oder der Erwartungen bestehen. Wird die Vorauszahlung nicht geleistet, ist der Verkäufer oder die Verkäuferin in der Regel nicht verpflichtet, mit der Arbeit zu beginnen oder ein Produkt zu liefern. Vorauszahlungen stellen selten eine zusätzliche Gebühr dar und werden fast immer auf den Gesamtpreis angerechnet.

Sobald der Verkäufer oder die Verkäuferin die Vorauszahlung erhalten hat, wird von ihm bzw. ihr erwartet, dass er bzw. sie das liefert, was im Vertrag vereinbart wurde. Diese Verpflichtung unterscheidet eine Vorauszahlung von einer einfachen Gebühr oder Vertragsstrafe. In vielen Verträgen wird die Vorauszahlung als Auslöseereignis festgelegt, was bedeutet, dass die Arbeiten erst beginnen, wenn das Geld eingegangen ist. Dies schützt den Verkäufer bzw. die Verkäuferin davor, Zeit oder Ressourcen zu investieren, bevor eine finanzielle Verpflichtung besteht.

Gut formulierte Verträge legen fest, ob eine Vorauszahlung rückerstattbar, teilweise rückerstattbar oder nicht rückerstattbar ist, falls das Geschäft scheitert. Diese Details legen im Voraus fest, wer den Verlust trägt, falls der Verkäufer oder die Verkäuferin nicht liefert. Bei risikoreicheren oder grenzüberschreitenden Geschäften können Vorauszahlungen durch Garantien, Treuhandvereinbarungen oder Bankinstrumente abgesichert werden, die dem Käufer oder der Käuferin Regressmöglichkeiten bieten, falls der Verkäufer oder die Verkäuferin seine bzw. ihre Leistung nicht erbringt. Diese Strategien ändern nichts am Zeitpunkt der Zahlung, sondern verlagern lediglich, wer letztendlich das Risiko trägt.

Warum verlangen Unternehmen Vorauszahlungen?

Vorauszahlungen schützen Verkäufer/innen vor unbezahlten Rechnungen und anderen Formen der Nichtzahlung. Sie sind besonders wichtig für Verkäufer/innen, die mit Neukundinnen und Neukunden oder Kundinnen und Kunden mit begrenzter Bonität arbeiten, sowie für Verkäufer/innen, die in Ländern tätig sind, in denen das Einziehen von Zahlungen schwierig ist. Vielen Unternehmen entstehen vor der Lieferung reale Kosten, wie beispielsweise Material-, Arbeits- oder Subunternehmerkosten. Vorauszahlungen finanzieren diese Arbeiten in der Anfangsphase, ohne dass der Verkäufer oder die Verkäuferin Kredite aufnehmen oder auf Rücklagen zurückgreifen muss. Sie helfen auch dabei, versunkene Kosten zu decken, falls ein maßgeschneidertes Produkt oder eine Dienstleistung nicht wiederverwendet oder weiterverkauft werden kann.

Die Vorauszahlung filtert Käufer/innen heraus, die es nicht ernst meinen oder finanziell nicht bereit sind, den Auftrag zu tätigen. Sie bietet zudem frühzeitig Einblick in die erwarteten Einnahmen, was bei der Planung, Personalbesetzung und Prognose hilft. In einigen Branchen sind Vorauszahlungen einfach gängige Geschäftspraxis. Verkäufer/innen gewinnen das Vertrauen, fortzufahren, während Käufer/innen vertragliche Rechte in Bezug auf Lieferung, Rückerstattung oder Rechtsbehelfe erhalten, falls die Bedingungen nicht erfüllt werden.

Welche gängigen Arten von Vorauszahlungsvereinbarungen gibt es?

Unternehmen nutzen unterschiedliche Strukturen für Vorauszahlungen, je nach Umfang des Geschäfts, der Dauer des Auftrags und der Aufteilung des Risikos zwischen Käufer/innen und Verkäufer/innen. In der Regel sehen diese wie folgt aus:

• Teilweise Vorauszahlungen: Der Käufer bzw. die Käuferin zahlt einen Teil des Gesamtpreises im Voraus, der Rest ist später fällig. Dies ist üblich bei Projekten oder Dienstleistungen, bei denen sich die Arbeit über einen längeren Zeitraum erstreckt und beide Seiten ein ausgewogenes Risiko anstreben.
  
• Vollständige Vorauszahlungen: Der Käufer bzw. die Käuferin zahlt den gesamten Betrag, bevor die Lieferung beginnt. Diese Struktur wird häufig für standardisierte Dienstleistungen und Transaktionen verwendet, bei denen der Verkäufer bzw. die Verkäuferin einen starken Vorteil hat oder die Lieferung automatisiert erfolgt.
  
• Anzahlungen oder Vorauszahlungen: In diesem Fall sichert ein bestimmter Vorauszahlungsbetrag Kapazitäten, Lagerbestände oder Terminplanung. Anzahlungen werden oft ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr erstattet, um Verkäufer/innen für Kosten in der Anfangsphase oder reservierte Ressourcen zu entschädigen.
  
• Meilensteinbasierte Zahlungen: Diese Zahlungen erfolgen in Etappen, sobald vordefinierte Meilensteine erreicht sind, und jede Zahlung finanziert die nächste Arbeitsphase. Dieser Ansatz verteilt das Risiko über den gesamten Lifecycle langer oder komplexer Projekte.
  
• Retainer: Ein Käufer bzw. eine Käuferin zahlt im Voraus, um sich den fortlaufenden Zugang zu Dienstleistungen oder die Verfügbarkeit zu sichern. Retainer sind im Bereich der Fachdienstleistungen üblich und können im Laufe der Zeit entsprechend der erbrachten Leistung in Anspruch genommen werden.
  
• Wiederkehrende Vorfakturierung: Zahlungen werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums für die in diesem Zeitraum erbrachten Dienstleistungen eingezogen. Dieses Modell bildet die Grundlage für die meisten abonnementbasierten Dienste.
  

Wann sollte ein Unternehmen einer Vorauszahlung zustimmen?

Vor einer Vorauszahlung müssen Unternehmen abwägen, wie riskant dies sein könnte. Ein Verkäufer oder eine Verkäuferin mit nachgewiesener Geschäftstätigkeit und gutem Ruf wird seine bzw. ihre Leistungen wahrscheinlich erbringen, was eine Vorauszahlung zu einer sicheren Option macht. Klar definierte und durchsetzbare Vertragsbedingungen machen Vorauszahlungen ebenfalls machbar. Rückerstattungen, Widerrufsrechte und Rechtsbehelfe bei Nichterfüllung müssen ausdrücklich geregelt sein. Käufer/innen sollten sich nicht auf Annahmen oder informelle Zusicherungen verlassen.

In einigen Märkten ist eine Vorauszahlung erforderlich, um Zugang zu Lieferungen oder Kapazitäten zu erhalten. In diesem Fall muss ein Unternehmen entscheiden, wie es mit dem Risiko umgeht. Teilweise Vorauszahlungen verringern das Verlustrisiko und Treuhandkonten, Garantien oder Zahlungsmethoden8 mit Beilegung einer Zahlungsanfechtung können das Risiko vom Käufer oder von der Käuferin abwälzen, falls der Verkäufer bzw. die Verkäuferin nicht liefert.

Bestimmte Szenarien, wie Rabatte, vorrangige Lieferung oder festgelegte Preise, können eine frühzeitige Zahlung rechtfertigen. In diesen Fällen verschafft eine Vorauszahlung einem Unternehmen einen Vorteil. Doch selbst gut strukturierte Vorauszahlungen binden Kapital, sodass Käufer/innen sicher sein müssen, dass die Vorauszahlung die Liquidität an anderer Stelle nicht einschränkt.

Wie werden Vorauszahlungen für die Buchhaltung und die Umsatzrealisierung erfasst?

Vorauszahlungen werden für Käufer/innen und Verkäufer/innen unterschiedlich verbucht. Verkäufer/innen erfassen sie als Verbindlichkeit. Bis zur Lieferung wird der Betrag in der Bilanz als abgegrenzter oder noch nicht realisierter Umsatz ausgewiesen; er spiegelt die Verpflichtung zur Lieferung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen wider. Wenn der Verkäufer oder die Verkäuferin den Vertrag erfüllt, wird die Vorauszahlung gemäß den Grundsätzen der Periodenrechnungslegung schrittweise als Umsatz erfasst.

Aus Sicht der Käuferinnen und Käufer stellt eine Vorauszahlung einen zukünftigen Wert dar, sodass sie bis zum Erhalt der Waren oder Dienstleistungen als vorausbezahlter Vermögenswert verbucht wird. Sobald die Lieferung erfolgt ist, verbuchen die Käufer/innen den vorausbezahlten Betrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand oder als aktivierten Vermögenswert, je nach Art des Kaufs.

Rechnungslegungsstandards wie die International Financial Reporting Standards (IFRS) und die US-amerikanischen Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) schreiben vor, dass Vorauszahlungen bis zu ihrer Erbringung als vertragliche Verbindlichkeiten zu behandeln sind. Dies verhindert eine Überbewertung der Umsatzerlöse und eine falsche Darstellung der finanziellen Leistungsfähigkeit. Unternehmen, die Vorauszahlungen entgegennehmen, benötigen Systeme, um nachzuverfolgen, was bereits erbracht wurde und was noch aussteht.

Was müssen Käufer/innen und Verkäufer/innen bei Vorauszahlungen beachten?

Vorauszahlungen bündeln das Risiko zu Beginn einer Geschäftsbeziehung. Zu verstehen, wo dieses Risiko liegt, ist wichtig für die Gestaltung von Vereinbarungen, die Druck standhalten.

Überlegungen für Käufer/innen

• Zahlung ohne Erhalt der Lieferung: Sobald das Geld überwiesen ist, kann die Rückforderung schwierig sein, wenn der Verkäufer oder die Verkäuferin seine bzw. ihre Leistung nicht erbringt, die Lieferung verzögert oder zahlungsunfähig wird. Dieses Risiko ist am höchsten, wenn der volle Betrag im Voraus gezahlt wird oder mit unbekannten Vertragspartnern zusammengearbeitet wird.

• Verlust von Vorteilen nach der Zahlung: Eine Vorauszahlung kann die Verhandlungsmacht eines Käufers oder einer Käuferin schwächen, wenn sich Zeitpläne verschieben oder die Qualität hinter den Erwartungen zurückbleibt. Ohne klare Rechtsbehelfe könnten die Optionen des Käufers oder der Käuferin auf Anfechtungen oder Rechtsstreitigkeiten beschränkt sein.

Überlegungen für Verkäufer/innen

• Verbindliche Leistungsverpflichtungen: Der Erhalt einer Vorauszahlung verpflichtet den Verkäufer oder die Verkäuferin, das Vereinbarte zu liefern oder eine Rückerstattung zu leisten. Wenn die Kosten steigen, sich der Zeitplan verzögert oder die Ausführung scheitert, könnte der Verkäufer oder die Verkäuferin in finanzielle Schwierigkeiten geraten oder rechtlich haftbar gemacht werden.

• Falsche Verwaltung nicht verdienter Gelder: Vorauszahlungen, die nicht ordnungsgemäß nachverfolgt werden, können fälschlicherweise als verfügbarer Umsatz angesehen werden. Wenn ein Verkäufer oder eine Verkäuferin Mittel ausgibt, bevor sie verdient sind, entsteht ein Risiko, insbesondere wenn später Rückerstattungen erforderlich werden.

• Cashflow-Druck: Streitigkeiten über Rückerstattungen, verspätete Lieferungen oder vorzeitige Kündigungen können plötzliche Cashflow-Bewegungen erzwingen. Diese Schwankungen sind besonders störend, wenn die Vorauszahlungen hoch sind oder an lange Zeitpläne gebunden sind.

• Reputationsschaden: Gescheiterte Vorauszahlungsvereinbarungen führen in der Regel zu einem raschen Vertrauensverlust. Wenn ein Verkäufer oder eine Verkäuferin mit Vorauszahlungen unsachgemäß umgeht, kann dies seiner bzw. ihrer Glaubwürdigkeit weit über ein einzelnes Geschäft hinaus schaden.

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