Im Jahr 2024 exportierte Deutschland Waren im Wert von über 1,5 Billionen Euro ins Ausland. Trotz eines leichten Rückgangs gegenüber dem Vorjahr bleibt der internationale Handel eine der wichtigsten Säulen der deutschen Wirtschaft. Eine Zunahme der grenzüberschreitenden Verkäufe bedeutet jedoch auch mehr Verwaltungs- und Steuerpflichten für Unternehmen, beispielsweise bei der Rechnungsstellung.

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Vorschriften, die deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung ins Ausland in Europa und darüber hinaus beachten sollten. Außerdem informieren wir über die geltenden Dokumentations- und Meldepflichten und stellen zwei Rechnungsbeispiele zur Verfügung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an andere EU-Länder beachten?
  
• Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an Nicht-EU-Länder beachten?
  
• Beispiel für eine deutsche Firma, die Rechnungen nach Österreich bzw. in die Schweiz stellt
  
• Welche Dokumentations- und Meldepflichten gelten für deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an ausländische Länder?
  
• B2B-Rechnungsstellung an EU-Länder im Vergleich zu Nicht-EU-Ländern
  

Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an andere EU-Länder beachten?

Es gibt einige Punkte, die Unternehmen mit Sitz in Deutschland bei der Ausstellung von Rechnungen an andere EU-Länder beachten müssen. Obwohl der Handel auf dem europäischen Binnenmarkt weitgehend vereinfacht wurde, gelten für grenzüberschreitende Transaktionen besondere Regeln. Insbesondere die Umsatzsteuer (USt.) ist ein wichtiger Faktor bei der Rechnungsstellung ins Ausland. Unterschiedliche Regelungen bestimmen, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss oder die Lieferung steuerfrei bleiben kann.

Pflichtangaben

Um den Anforderungen des deutschen Finanzamtes zu genügen, müssen Rechnungen, die an Unternehmen im Ausland und in Deutschland ausgestellt werden, die in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Rechnungsdatum
  
• Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen
  
• die dem liefernden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Für bestimmte Arten von grenzüberschreitenden Transaktionen gelten jedoch Sonderregelungen.

Umsatzsteuerbefreiung bei Warenlieferungen

Deutsche Unternehmen können Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern als umsatzsteuerbefreite Lieferungen liefern. Dies wird gemäß § 4 und § 6a UStG als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Beide Unternehmen müssen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, und die gelieferte Ware muss von Deutschland in das andere Land verbracht werden. Wenn das deutsche Unternehmen diese Voraussetzungen erfüllt und dokumentiert, ist die Steuerbefreiung gewährleistet.

In solchen Fällen muss das in Rechnung stellende Unternehmen in Deutschland auf der Rechnung nur den Nettobetrag angeben. Die Angabe eines Steuersatzes und eines Bruttobetrags ist nicht erforderlich. Im Gegensatz zu einer Rechnung, die an ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland ausgestellt wird, muss auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des empfangenden Unternehmens angegeben werden. Darüber hinaus muss ein schriftlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung hinzugefügt werden (z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”).

Umsatzsteuerbefreiung bei Dienstleistungen

Wenn deutsche Unternehmen in anderen EU-Ländern Dienstleistungen in Rechnung stellen, handelt es sich gemäß § 3a UStG um eine innergemeinschaftliche Dienstleistung. In diesem Fall richtet sich die Besteuerung grundsätzlich nach dem Standort des Leistungsempfängers. Die Dienstleistung ist im Land des Kunden oder der Kundin steuerpflichtig, nicht in Deutschland. Daher stellt das deutsche Unternehmen die Dienstleistung ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Das empfangende Unternehmen ist gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren steuerpflichtig.

Genau wie bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren müssen auch bei einer innergemeinschaftlichen Erbringung von Dienstleistungen die beteiligten Unternehmen ihren Sitz in verschiedenen EU-Ländern haben und jeweils über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen. Die von einem deutschen Dienstleistungsunternehmen ausgestellte Rechnung muss nur Nettobeträge enthalten. Die Rechnung muss außerdem einen schriftlichen Hinweis enthalten, z. B. „Die Steuerpflicht obliegt dem Empfänger oder der Empfängerin“.

Reverse-Charge-Verfahren

Das Reverse-Charge-Verfahren ist das Prinzip, das der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren und Dienstleistungen zugrunde liegt. Nach diesem Verfahren ist der Empfänger bzw. die Empfängerin – und nicht das Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen liefert – verpflichtet, die Umsatzsteuer an sein örtliches Finanzamt abzuführen. Daher wird auf der Rechnung nur der Nettobetrag ausgewiesen.

Die Rechtsgrundlage für dieses Verfahren ist Artikel 196 der EU-Umsatzsteuerrichtlinie und § 13b UStG. Ziel der Richtlinie ist es, Steuerbetrug zu verhindern und den Verwaltungsaufwand für grenzüberschreitende Transaktionen zu verringern. Stripe Invoicing kann Ihnen bei der Rechnungsstellung ins Ausland helfen. Mit Invoicing können Sie mit nur wenigen Klicks konforme Rechnungen online versenden und Ihre Rechnungsstellung automatisieren. Wenn Sie Unterstützung bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung und der Verwaltung von Abonnements benötigen, kann Ihnen Stripe Billing helfen.

Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an Nicht-EU-Länder beachten?

Während der Handel innerhalb der EU durch gemeinsame Steuervorschriften geregelt ist, gelten für die Rechnungsstellung an Nicht-EU-Länder, auch „Drittländer” genannt, andere Regeln. Nicht-EU-Länder sind alle Länder, die nicht zum Gebiet der Europäischen Gemeinschaft (EG) gehören. Das bedeutet, dass sie weder Mitgliedstaaten der EU noch des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sind. Dazu gehören Länder wie die Schweiz, die USA, China und Brasilien. Einige Staaten, die geografisch innerhalb Europas liegen, werden ebenfalls als Nicht-EU-Länder behandelt, wenn sie nicht zum Gebiet der EG gehören (z. B. Andorra, San Marino und Vatikanstadt).

Die Umsatzsteuer ist ebenfalls ein wichtiger Faktor im Umgang mit Drittländern. Allerdings gelten andere Vorschriften als auf dem europäischen Binnenmarkt. So gibt es beispielsweise keine einheitlichen Steuervorschriften für Drittländer, sodass deutsche Unternehmen je nach Land unterschiedlichen Anforderungen unterliegen. Viele Länder – darunter die Schweiz, Großbritannien, Australien, China und Singapur – wenden das Reverse-Charge-Verfahren an. Mit anderen Ländern hat Deutschland bilaterale Steuerabkommen geschlossen. In einigen Fällen müssen sich deutsche Unternehmen im Nicht-EU-Land steuerlich registrieren lassen oder Steuervertreter beauftragen, die ihre Steuerpflichten vor Ort übernehmen. Daher ist es wichtig, dass deutsche Unternehmen die spezifischen nationalen Anforderungen sorgfältig prüfen.

Steuerbefreite Warenexporte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Lieferungen von Waren aus Deutschland in Nicht-EU-Länder gemäß § 4 Nr. 1a und § 6 UStG als steuerbefreite Ausfuhren behandelt werden. Dies ist der Fall, wenn die gelieferte Ware Deutschland oder die EU-Zollunion verlässt und die Lieferung durch entsprechende Ausfuhrpapiere dokumentiert wird. Diese Unterlagen müssen insbesondere Zolldokumente oder elektronische Ausfuhranmeldungen der Zollbehörden enthalten.

Wenn die Ausfuhr ordnungsgemäß dokumentiert wurde, kann das deutsche Unternehmen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Ein entsprechender Vermerk ist obligatorisch, z. B. „Steuerbefreite Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit § 6 UStG”.

Erbringung von Dienstleistungen in Nicht-EU-Länder

Bei B2B-Dienstleistungen muss geprüft werden, wo sich der Leistungsort befindet. Gemäß § 3a Abs. 2 UStG ist der Leistungsort der Sitz des empfangenden Unternehmens. Wird die Dienstleistung nicht dort erbracht, ist der Leistungsort die Geschäftsstätte des empfangenden Unternehmens.

Befindet sich der Leistungsort in einem Nicht-EU-Land, ist die Dienstleistung in Deutschland nicht steuerpflichtig. Das bedeutet, dass die entsprechende Verkaufsrechnung des deutschen Unternehmens keine Umsatzsteuer enthält. Es ist ratsam, auf der Rechnung einen schriftlichen Vermerk hinzuzufügen, z. B. „Nicht steuerpflichtig gemäß § 3a Abs. 2 UStG – Erfüllungsort in einem Drittland“. Wenn das Nicht-EU-Land ein Reverse-Charge-Verfahren hat, kann das deutsche Unternehmen zusätzlich hinzufügen: „Reverse Charge – Der Empfänger bzw. die Empfängerin im Drittland ist für die Steuer verantwortlich.“

Beispiel für eine deutsche Firma, die Rechnungen nach Österreich bzw. in die Schweiz stellt

Wenn ein Unternehmen in Deutschland eine Rechnung für die Lieferung eines Produkts an ein anderes Unternehmen in Österreich ausstellt, handelt es sich um eine steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung. Wenn ein deutsches Unternehmen eine Lieferrechnung an ein Unternehmen in der Schweiz ausstellt, handelt es sich um eine Ausfuhrlieferung. Diese Lieferung ist steuerfrei, sofern die Voraussetzungen des § 4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit § 6 UStG erfüllt sind.

Welche Dokumentations- und Meldepflichten gelten für deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung an ausländische Länder?

Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen ins Ausland ausstellen, unterliegen besonderen Dokumentations- und Meldepflichten. Diese dienen der korrekten Umsatzsteuerbehandlung und der Transparenz gegenüber den Steuerbehörden. Dabei ist zu beachten, ob die Rechnung in ein Land innerhalb oder außerhalb der EU versandt wird, da je nach Bestimmungsland unterschiedliche Anforderungen gelten.

Innerhalb der EU

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen deutsche Unternehmen klare Verpflichtungen erfüllen, um die Lieferung umsatzsteuerfrei zu halten:

• Sie müssen nachweisen, dass der Empfänger oder die Empfängerin ein Unternehmen ist. Dies kann anhand einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfolgen.
  
• Es muss ein Nachweis darüber erbracht werden, dass die Waren in ein anderes EU-Land geliefert wurden. Dieser Nachweis kann in Form von Versandpapieren oder Lieferscheinen erfolgen.
  

Für innergemeinschaftliche Dienstleistungen gelten ähnliche Anforderungen. Auf der Rechnung muss das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers oder der Empfängerin angeben und einen Vermerk hinzufügen, der darauf hinweist, dass der Empfänger bzw. die Empfängerin steuerpflichtig ist.

Alle innergemeinschaftlichen Verkäufe müssen außerdem in einer Gesamtmitteilung erfasst und gemäß § 18a UStG elektronisch an das BZSt übermittelt werden. Die übermittelten Angaben müssen mit den Angaben in der vorläufigen Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und der jährlichen Umsatzsteuer-Erklärung übereinstimmen. Eine Lieferung muss alle diese Bedingungen erfüllen, um von der Steuer befreit zu sein.

Außerhalb der EU

Deutsche Unternehmen haben auch bei Lieferungen in Drittländer klare Verpflichtungen zu erfüllen, wenn sie für ihre Exportlieferungen Steuerbefreiung geltend machen wollen:

• Die Ausfuhrpapiere sind von Bedeutung. Das deutsche Unternehmen muss nachweisen, dass die Waren von Deutschland in ein Nicht-EU-Land verbracht wurden. In der Regel umfassen diese Unterlagen von den Zollbehörden bestätigte Ausfuhrpapiere.
  
• Auf der Rechnung muss ebenfalls ausdrücklich vermerkt sein, dass die Ausfuhr von der Steuer befreit ist.
  In bestimmten Fällen – beispielsweise auf Verlangen der Finanzbehörden – muss möglicherweise auch ein Zahlungsnachweis vorgelegt werden.
  

Das wichtigste Element, das einer Rechnung bei der Erbringung von Dienstleistungen für Nicht-EU-Unternehmen hinzugefügt werden muss, ist ein Vermerk, aus dem hervorgeht, dass der Erfüllungsort des Nicht-EU-Unternehmens in einem Drittland liegt.

Für Geschäfte mit Nicht-EU-Ländern sind keine zusammenfassenden Meldungen erforderlich. Steuerbefreite Ausfuhren müssen jedoch sorgfältig in der UStVA und der jährlichen Umsatzsteuererklärung angegeben werden.

Warum Unterlagen wichtig sind

Die oben beschriebenen Unterlagen und Erklärungen sind nicht nur Formalitäten. Sie bilden die rechtliche Grundlage für die Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen. Fehlen Ausfuhrdokumente oder wird die zusammenfassende Meldung nicht korrekt eingereicht, kann dies zu einer rückwirkenden Besteuerung der Umsätze führen. In einigen Fällen können auch Verzugszinsen und Geldbußen verhängt werden. Daher sollten Unternehmen in Deutschland ihre grenzüberschreitenden Transaktionen systematisch dokumentieren und alle Dokumente, die sie gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) aufbewahren müssen, mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

B2B-Rechnungsstellung an EU-Länder im Vergleich zu Nicht-EU-Ländern