In 2024 exporteerde Duitsland voor meer dan € 1,5 biljoen aan goederen naar het buitenland. Ondanks een kleine daling ten opzichte van vorig jaar blijft internationale handel een van de belangrijkste pijlers van de Duitse economie. Maar een toename van de grensoverschrijdende verkoop betekent ook meer administratieve en fiscale verplichtingen voor bedrijven, zoals facturatie.

In dit artikel geven we een overzicht van de belangrijkste regels die Duitse bedrijven moeten kennen bij het factureren aan andere landen in Europa en daarbuiten. We geven ook info over de geldende documentatie- en rapportageverplichtingen, inclusief twee voorbeeldfacturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waar moeten Duitse bedrijven op letten bij het factureren aan andere EU-landen?
  
• Waar moeten Duitse bedrijven op letten bij het factureren naar niet-EU-landen?
  
• Voorbeeld van een Duits bedrijf dat factureert naar Oostenrijk versus Zwitserland
  
• Wat zijn de documentatie- en rapportagevereisten voor Duitse bedrijven bij het factureren naar het buitenland?
  
• B2B-facturatie naar EU- versus niet-EU-landen
  

Waar moeten Duitse bedrijven op letten bij het factureren aan andere EU-landen?

Er zijn een paar dingen waar bedrijven met hoofdkantoor in Duitsland rekening mee moeten houden bij het versturen van facturen naar andere EU-landen. Hoewel de handel op de Europese interne markt grotendeels is vereenvoudigd, gelden er speciale regels voor grensoverschrijdende transacties. Met name belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een belangrijke factor bij het factureren aan het buitenland. Verschillende regelingen bepalen of btw moet worden aangegeven of dat de levering belastingvrij kan blijven.

Verplichte basisinformatie

Om te voldoen aan de eisen van het Duitse belastingkantoor moeten facturen die worden uitgegeven aan bedrijven in het buitenland en in Duitsland de verplichte informatie bevatten die is vastgelegd in artikel 14 van de Duitse btw-wet (UStG):

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van de goederen of diensten
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Factuurdatum
  
• Leveringsdatum van de goederen of diensten
  
• Belastingnummer dat door het belastingkantoor aan het leverende bedrijf is toegekend of het btw-identificatienummer (btw-ID) dat is toegekend door het Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
  
• Hoeveelheid en soort geleverde goederen of omvang en soort verleende diensten
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Toepasselijk belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Er zijn echter speciale regels die van toepassing zijn op sommige soorten grensoverschrijdende transacties.

Btw-vrijstelling op leveringen van goederen

Duitse bedrijven kunnen goederen leveren aan bedrijven in andere EU-landen als btw-vrije leveringen. Dit wordt aangeduid als een intracommunautaire levering, volgens artikel 4 en artikel 6a van de UStG. Beide bedrijven moeten een btw-nummer hebben en het geleverde artikel moet van Duitsland naar het andere land worden vervoerd. Als het Duitse bedrijf aan deze voorwaarden voldoet en deze documenteert, is belastingvrijstelling gegarandeerd.

In dergelijke gevallen hoeft het facturerende bedrijf in Duitsland alleen het nettobedrag op de factuur te vermelden. Het is niet nodig om een belastingtarief en het brutobedrag te vermelden. In tegenstelling tot een factuur die wordt uitgereikt aan een bedrijf met hoofdkantoor in Duitsland, moet ook het btw-nummer van het ontvangende bedrijf worden vermeld. Daarnaast moet een schriftelijke verwijzing naar de belastingvrijstelling worden toegevoegd (bijvoorbeeld “Belastingvrije intracommunautaire levering”).

Btw-vrijstelling voor dienstverlening

Wanneer Duitse bedrijven diensten factureren aan bedrijven in andere EU-landen, wordt dit beschouwd als intracommunautaire dienstverlening, volgens § 3a van de UStG. In dit geval wordt de belastingheffing over het algemeen bepaald door de locatie van de afnemer van de dienst. De dienst is belastbaar in het land van de klant, niet in Duitsland. Daarom factureert het Duitse bedrijf de dienst exclusief btw. Het ontvangende bedrijf is belastingplichtig volgens de verleggingsregeling.

Net als bij een intracommunautaire levering van goederen, moeten bij een intracommunautaire dienstverlening de betrokken bedrijven hun hoofdkantoor in verschillende EU-landen hebben en elk een btw-nummer hebben. De factuur van een Duits bedrijf dat diensten verleent, hoeft alleen nettobedragen te bevatten. De factuur moet ook een schriftelijke vermelding bevatten, zoals: “Eventuele verschuldigde belasting is voor rekening van de ontvanger.”

Verleggingsregeling

De verleggingsregeling is het principe dat ten grondslag ligt aan intracommunautaire leveringen van goederen en diensten. Volgens deze regeling is de ontvangende partij – en niet het bedrijf dat de goederen of diensten levert – verplicht om btw te betalen aan zijn lokale belastingkantoor. Daarom vermeldt de factuur alleen het nettobedrag.

De wettelijke basis voor deze procedure is artikel 196 van de EU-btw-richtlijn en artikel 13b van de UStG. Het doel van de richtlijn is belastingfraude te voorkomen en de administratieve vereisten voor grensoverschrijdende transacties te verminderen. Stripe Invoicing kan helpen bij het factureren naar het buitenland. Met Invoicing kun je met een paar klikken online facturen versturen die aan de regels voldoen en je facturatie automatiseren. Als je hulp nodig hebt bij terugkerende facturatie en het beheer van abonnementen, kan Stripe Billing je helpen.

Waar moeten Duitse bedrijven rekening mee houden bij het factureren aan niet-EU-landen?

Terwijl de handel binnen de EU wordt geregeld door gemeenschappelijke belastingregels, gelden er andere regels voor facturatie aan niet-EU-landen, ook wel “derde landen” genoemd. Niet-EU-landen zijn alle landen die niet behoren tot het grondgebied van de Europese Gemeenschap (EG). Dit betekent dat ze geen lid zijn van de EU of de Europese Economische Ruimte (EER). Hieronder vallen landen als Zwitserland, de VS, China en Brazilië. Sommige landen die geografisch gezien in Europa liggen, worden ook als niet-EU-landen gezien als ze niet tot het grondgebied van de EG behoren (bijvoorbeeld Andorra, San Marino en Vaticaanstad).

Btw is ook een belangrijke factor bij transacties met derde landen. Er gelden echter andere regels dan op de Europese binnenlandse markt. Er zijn bijvoorbeeld geen uniforme belastingregels voor derde landen, waardoor Duitse bedrijven afhankelijk van het land aan verschillende eisen moeten voldoen. Veel landen, waaronder Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk, Australië, China en Singapore, maken gebruik van de verleggingsregeling. Met andere landen heeft Duitsland bilaterale belastingverdragen gesloten. In sommige gevallen moeten Duitse bedrijven zich in het niet-EU-land registreren voor belastingdoeleinden of fiscale vertegenwoordigers inhuren om hun belastingverplichtingen op lokaal niveau na te komen. Daarom is het belangrijk dat Duitse bedrijven de specifieke nationale vereisten zorgvuldig controleren.

Belastingvrije uitvoer van goederen

Onder bepaalde voorwaarden kan de levering van goederen vanuit Duitsland aan niet-EU-landen worden behandeld als belastingvrije uitvoer, volgens § 4, nr. 1a en § 6 van de UStG. Dit is het geval als het geleverde artikel Duitsland of de douane-unie van de EU verlaat en de levering wordt gedocumenteerd door middel van overeenkomstige uitvoerdocumenten. Deze documentatie moet met name douanedocumenten of elektronische uitvoeraangiften van de douaneautoriteiten bevatten.

Als de uitvoer correct is gedocumenteerd, kan het Duitse bedrijf een factuur zonder btw uitreiken. Een overeenkomstige vermelding is verplicht, bijvoorbeeld “Belastingvrije uitvoerlevering overeenkomstig artikel 4, nr. 1a van de UStG in combinatie met artikel 6 van de UStG”.

Dienstverlening aan niet-EU-landen

Voor B2B-diensten moet je checken waar de plaats van uitvoering zich bevindt. Volgens artikel 3a, lid 2, van de UStG is de plaats van uitvoering de hoofdvestiging van het ontvangende bedrijf. Als de dienst daar niet wordt verleend, is de plaats van uitvoering het bedrijfspand van het ontvangende bedrijf.

Als de plaats van uitvoering zich in een niet-EU-land bevindt, is de dienst in Duitsland niet belastbaar. Dit betekent dat de bijbehorende verkoopfactuur die door het Duitse bedrijf wordt uitgereikt, geen btw bevat. Het is raadzaam om een schriftelijke opmerking op de factuur toe te voegen, zoals: “Niet belastbaar overeenkomstig artikel 3a, lid 2, van de UStG – Plaats van uitvoering in een derde land.” Als het niet-EU-land een verleggingsregeling heeft, kan het Duitse bedrijf ook toevoegen: “Verleggingsregeling – De ontvanger in het derde land is aansprakelijk voor eventuele belasting.”

Voorbeeld van een Duits bedrijf dat factureert naar Oostenrijk versus Zwitserland

Als een bedrijf in Duitsland een factuur stuurt voor de levering van een product aan een ander bedrijf in Oostenrijk, is dit een belastingvrije intracommunautaire levering. Als een Duits bedrijf een leveringsfactuur stuurt naar een bedrijf in Zwitserland, is dit een exportlevering. Deze levering is belastingvrij, mits aan de voorwaarden van artikel 4, nr. 1a van de UStG in combinatie met artikel 6 van de UStG is voldaan.

Wat zijn de documentatie- en rapportagevereisten voor Duitse bedrijven bij facturatie naar het buitenland?

Bedrijven die in Duitsland zijn gevestigd en facturen naar het buitenland sturen, moeten aan speciale documentatie- en rapportagevereisten voldoen. Deze zorgen ervoor dat de btw correct wordt behandeld en dat er transparantie is voor de belastingdienst. Het is belangrijk om te weten of de factuur naar een land binnen of buiten de EU wordt gestuurd, omdat er verschillende vereisten gelden, afhankelijk van het land van bestemming.

Binnen de EU

Voor intracommunautaire leveringen hebben Duitse bedrijven duidelijke verplichtingen om de levering btw-vrij te houden:

• Ze moeten aantonen dat de ontvanger een bedrijf is. Dit kan worden gedaan met een geldig btw-nummer.
  
• Ze moeten documentatie verstrekken waaruit blijkt dat de goederen aan een ander EU-land zijn geleverd. Deze documentatie kan de vorm aannemen van verzenddocumenten of leveringsbonnen.
  

Voor intracommunautaire diensten gelden vergelijkbare vereisten. Op de factuur moet het Duitse bedrijf het btw-nummer van de ontvanger vermelden en een opmerking toevoegen dat de ontvanger verantwoordelijk is voor eventuele belasting.

Alle intracommunautaire verkopen moeten ook worden geregistreerd in een overzichtsverklaring en elektronisch worden ingediend bij de BZSt, volgens artikel 18a van de UStG. De ingediende informatie moet overeenkomen met wat is vermeld in de voorlopige btw-aangifte (UStVA) en de jaarlijkse btw-aangifte. Een levering moet aan al deze voorwaarden voldoen om vrijgesteld te zijn van belasting.

Buiten de EU

Duitse bedrijven hebben ook duidelijke verplichtingen bij leveringen aan derde landen als ze aanspraak willen maken op belastingvrijstelling voor hun exportleveringen:

• Exportdocumentatie is belangrijk. Het Duitse bedrijf moet controleren of de goederen vanuit Duitsland naar een niet-EU-land zijn vervoerd. Over het algemeen omvat deze documentatie exportdocumenten die zijn bevestigd door de douaneautoriteiten.
  
• Op de factuur moet ook duidelijk staan dat de export vrijgesteld is van belasting.
  In sommige gevallen, bijvoorbeeld als de financiële autoriteiten daarom vragen, moet je misschien ook een betalingsbewijs laten zien.
  

Het belangrijkste dat je aan een factuur moet toevoegen als je diensten levert aan bedrijven buiten de EU, is een opmerking dat de plaats van uitvoering van het bedrijf buiten de EU in een derde land is.

Samenvattende opgaven zijn niet nodig voor transacties met landen buiten de EU. Belastingvrije exporten moeten echter wel zorgvuldig worden aangegeven in de UStVA en de jaarlijkse btw-aangifte.

Waarom documentatie belangrijk is

De hierboven beschreven documentatie en verklaringen zijn niet alleen formaliteiten. Ze vormen de wettelijke basis voor het gebruikmaken van belastingvoordelen. Als exportdocumentatie ontbreekt of de samenvattende opgave niet correct wordt ingediend, kan dit leiden tot terugwerkende kracht van belastingheffing op verkopen. In sommige gevallen kunnen ook vertragingsrente en financiële sancties worden opgelegd. Daarom moeten bedrijven in Duitsland hun grensoverschrijdende transacties systematisch documenteren en alle documenten die ze moeten bewaren, ten minste tien jaar bewaren, overeenkomstig § 147 van de Duitse belastingwet (AO).

B2B-facturatie naar EU- versus niet-EU-landen