In Nederland kan de belasting over de toegevoegde waarde (btw) die je in rekening brengt—meestal 9% of 21%—een grote invloed hebben op je prijzen, winstmarges en compliance met de regels. Aangezien de reële groei van het bruto binnenlands product (bbp) in Nederland in 2025 naar verwachting zal stijgen tot 1,3% (voornamelijk dankzij de binnenlandse vraag), is het belangrijk dat ondernemers begrijpen hoe de btw van toepassing is op wat ze verkopen.

Veel ondernemers zijn zich bewust van de btw, maar het kan lastig zijn om te begrijpen hoe de twee tarieven van toepassing zijn op dagelijkse transacties. Bij het classificeren van goederen en diensten kun je gemakkelijk fouten maken. Hieronder leggen we uit wat onder 9% en 21% btw valt, waar de grenzen liggen en hoe je aan de regels kunt blijven voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen 9% en 21% btw in Nederland?
  
• Wanneer moet je het btw-tarief van 21% toepassen?
  
• Welke goederen en diensten vallen onder het btw-tarief van 9%?
  
• Hoe weet je welk btw-tarief van toepassing is op je bedrijf?
  
• Welke veelvoorkomende btw-fouten maken bedrijven?
  
• Wat is de juiste manier om btw op facturen weer te geven?
  
• Hoe kun je btw-berekeningen automatiseren en fouten verminderen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is het verschil tussen 9% en 21% btw in Nederland?

Nederland hanteert twee belangrijke btw-tarieven: 21%, het standaardtarief, en 9%, het verlaagde tarief voor bepaalde goederen en diensten.

Het btw-tarief van 9% is bedoeld om de dagelijkse kosten te verlagen en lokaal, arbeidsintensief werk te ondersteunen. Het wordt toegepast op essentiële zaken (bijv. voedsel, boeken, medicijnen, openbaar vervoer) en op activiteiten die maatschappelijk nuttig zijn (bijv. alcoholvrije dranken in restaurants, e-books, kapsels).

Het btw-tarief van 21% is het standaardtarief. Als je product of dienst niet duidelijk onder een verlaagd of vrijgesteld tarief valt, reken je 21%.

Wanneer moet je het btw-tarief van 21% toepassen?

Als je product of dienst niet expliciet wordt vermeld als verlaagd (9%) of vrijgesteld, is 21% je standaardtarief.

Verkopen waarvoor 21% btw in rekening wordt gebracht, zijn onder andere:

• Detailhandel en e-commerce (kleding, elektronica, cosmetica, meubels en soortgelijke consumptiegoederen)

• Professionele diensten (juridisch, financieel, ontwerp, marketing en IT-advies)

• Digitale producten en abonnementen (SaaS-platforms, streamingdiensten, mobiele apps en cloudopslag)

• Luxe en niet-essentiële artikelen (alcohol, sieraden en hoogwaardige goederen)

Nieuwe bedrijven moeten eerst checken of ze in aanmerking komen voor een verlaagd tarief of vrijstelling, of dat ze 21% moeten rekenen.

Welke goederen en diensten vallen onder het btw-tarief van 9%?

Het 9%-btw-tarief in Nederland is bedoeld voor essentiële goederen en diensten die bijdragen aan het dagelijks leven, de cultuur of het welzijn van de gemeenschap.

Daaronder vallen:

• Voeding en levensmiddelen (brood, melk, vlees, groenten, koffie en thee)

• Horeca (voeding en niet-alcoholische dranken uit restaurants, cafés en catering)

• Gezondheidsgerelateerde producten (receptplichtige medicijnen, veel vrij verkrijgbare medicijnen en medische hulpmiddelen)

• Boeken en media (gedrukte boeken, tijdschriften, kranten, e-books en digitale nieuwsabonnementen)

• Kunst, cultuur en sport (kaartjes voor musea, theaters, concerten en bioscopen)

• Binnenlands vervoer (bus, tram, trein en taxi)

• Campings

• Onderhoud van woningen (schilderen en pleisteren van woningen die ouder zijn dan twee jaar, plus bepaalde isolatie- en reparatiewerkzaamheden)

• Reparatie en persoonlijke diensten (reparatie van fietsen, schoenen en kleding, evenals kappersdiensten)

• Bloemkwekerijproducten (snijbloemen, potplanten)

Als je spullen in beide categorieën verkoopt (bijvoorbeeld een café dat eten en wijn serveert, een winkel die boeken en e-readers verkoopt), moet je de 9% en 21% duidelijk op de rekening vermelden.

Hoe weet je welk btw-tarief voor jouw bedrijf geldt?

Het juiste btw-tarief hangt af van de goederen of diensten die je verkoopt. Als je het niet zeker weet, kijk dan op de website van de Nederlandse belastingdienst of vraag het aan een belastingadviseur voordat je je prijsmodel definitief vaststelt.

Hier is een eenvoudig overzicht:

• Digitale en professionele diensten: 21%

• Voedings-, culturele of vervoersdiensten: 9%

• Onderwijs- of financiële diensten: volledig vrijgesteld van btw

Sommige sectoren hanteren verschillende tarieven. Restaurants maken bijvoorbeeld onderscheid tussen eten (9%) en alcohol (21%), en fietsenwinkels maken onderscheid tussen verkoop (21%) en reparaties (9%). Sommige kosten voor gezondheidszorg zijn volledig vrijgesteld van btw, maar de verkoop van medicijnen wordt belast tegen 9%. Je facturering en boekhouding moeten deze verschillen duidelijk weergeven.

Classificeer elk product eenmaal, controleer het aan de hand van de officiële regels en documenteer je redenering.

Welke veelvoorkomende btw-fouten maken bedrijven?

Sommige btw-fouten komen vaak voor bij Nederlandse bedrijven, van freelancers tot online platforms. Hier zijn veelvoorkomende fouten waar je op moet letten:

• Het verkeerde tarief in rekening brengen: Een verkeerde classificatie kan leiden tot naheffingen, boetes of problemen met teruggaaf. Houd een actuele productlijst bij met de juiste tarieven en controleer elk artikel aan de hand van de huidige tabellen van de belastingdienst.

• Geen btw-registratie: Sommige kleine bedrijven gaan ervan uit dat een lage omzet betekent dat er geen btw hoeft te worden betaald. Tenzij je je officieel hebt aangemeld voor de regeling voor kleine bedrijven, moet je je registreren, btw in rekening brengen en aangifte doen.

• Foutieve facturen genereren: Ontbrekende of onjuiste btw-nummers, verkeerde tarieven of ontbrekende totalen maken facturen niet-conform en verhinderen dat B2B-klanten de voorbelasting kunnen terugvorderen.

• Onvoldoende administratie bijhouden: Verloren bonnen, onvolledige logboeken of verkeerde aangiften kunnen leiden tot controles of boetes.

• Deadlines missen: Je kunt btw-aangiften maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks indienen (driemaandelijks is het meest gebruikelijk). Te late aangiften kunnen leiden tot boetes.

Gebruik betrouwbare boekhoudtools, stel herinneringen in je agenda in en controleer elke aangifte voordat je deze indient.

Wat is de juiste manier om btw op facturen weer te geven?

Een Nederlandse btw-factuur is een juridisch document dat dient als bewijs van je transactie en je fiscale positie. Om aan de regels te voldoen, moet elke factuur de juiste gegevens bevatten.

Dit zijn de minimumvereisten voor een btw-factuur:

• Je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer (btw-idnummer), als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, voeg dan je KvK-nummer toe

• De factuurdatum en een uniek factuurnummer

• De naam en het adres van de klant (en btw-nummer, als het een B2B-verkoop binnen de EU betreft)

• Een duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten, plus de leveringsdatum als die anders is dan de factuurdatum

• Het nettobedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag voor elk artikel of elke groep

• Het totaal inclusief btw

Als een transactie vrijgesteld is van btw, onder het nultarief valt of onder de verleggingsregeling valt, vermeld dit dan duidelijk (bijvoorbeeld “btw verlegd” voor binnenlandse verlegging).

Voor B2C-verkopen is een vereenvoudigde bon met btw meestal voldoende. Maar voor B2B-facturen moet je zo nauwkeurig mogelijk zijn. Een ontbrekend btw-tarief of identificatienummer kan de factuur ongeldig maken en ervoor zorgen dat je klant zijn btw niet kan terugvorderen.

Hoe kun je btw-berekeningen automatiseren en fouten verminderen?

Btw-compliance kan ingewikkeld worden als je het handmatig beheert, dus begin met de juiste tools. Stripe Tax kan bijvoorbeeld automatisch het juiste btw-tarief berekenen op basis van wat je verkoopt en waar je klant zich bevindt. Dat omvat het onderscheiden van categorieën, het toepassen van vrijstellingen en het bijwerken van tarieven wanneer de wetgeving verandert. Je boekhoud- of facturatiesoftware moet ook automatisch de Nederlandse btw-regels weergeven: deze moet de juiste regelitems, totalen en factuurindeling weergeven zonder handmatige tussenkomst. Veel tools genereren btw-overzichten die je direct kunt gebruiken bij het indienen van aangiften.

Automatisering helpt ook bij grensoverschrijdende regels. Stripe Tax kan je verkopen in de hele EU bijhouden en je waarschuwen wanneer je de drempels voor btw-registratie in andere landen nadert.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer je debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed kunt bijhouden.

• Versnel je cashflow: Verkort je debiteurendagen en ontvang sneller betalingen met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.