Pour les entreprises allemandes, l d’une facture client impayée peut détourner des ressources et créer des coûts supplémentaires. Plus il y a de factures impayées, plus le temps et les efforts sont nécessaires. Les entreprises ayant des dizaines ou des centaines de factures impayées peuvent avoir du mal à maintenir leur efficacité avec les processus de relance manuelle. Beaucoup choisissent d’automatiser leurs rappels de paiement et flux de travail relance.

Dans cet article, nous expliquons les processus de relance, y compris les exigences formelles pour une lettre de relance exécutoire et les calculs pour les frais de relance et les intérêts de retard. Nous expliquons également les différences entre relance manuelle et relance automatisée et comment s’assurer que les processus automatisés sont conformes aux principes de bonne gestion et de stockage des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD).

Contenu de l’article

• Que signifie relance ?
  
• Quelles sont les conditions formelles pour obtenir une lettre de relance exécutoire?
  
• Comment les entreprises allemandes calculent-elles les frais de relance et les intérêts de retard de paiement ?
  
• Quelle est la différence entre relance manuelle et relance automatisée?
  
• Quelles sont les exigences du GoBD en matière de relance automatisée?
  
• Relance automatisée : bonnes pratiques
  

Que signifie relance?

La relance désigne le processus systématique de règlement des factures impayées des clients d’une entreprise. L’objectif est de collecter les paiements en souffrance et d’éviter les défauts de paiement sans mettre inutilement à rude épreuve la relation commerciale. La relance est donc au cœur de la gestion des comptes clients structurés (AR).

Le processus commence dès qu’un débiteur ne respecte pas le délai de règlement d’une facture. En règle générale, une entreprise envoie un rappel de paiement comme moyen informel d’informer le client du compte impayé. Si ce rappel n’incite pas le client à payer, l’entreprise envoie une ou plusieurs lettres de relance.

Fonctionnement du processus de relance

Une lettre de relance est une lettre formelle qui incite un débiteur à payer le montant dû. Selon l’article 286 du Code civil allemand (BGB), le débiteur (également appelé « obligataire ») est désormais en défaut de paiement en raison de cette lettre de relance. Cependant, une lettre de relance n’est pas toujours une condition préalable à un paiement soit considéré comme en défaut. Selon l’article 286.2 du BGB, une lettre de relance n’est pas requise pour qu’un débiteur entre en défaut de paiement si une date civile spécifique a été convenue pour le paiement. Il en va de même si le débiteur refuse définitivement de payer ou si des circonstances particulières justifient un défaut de paiement immédiat.

Les débiteurs sont considérés en défaut de paiement au plus tard 30 jours après la date d’échéance et la réception de la facture. Toutefois, si le débiteur est un particulier, cette règle ne s’applique que si elle a été explicitement notée sur la facture. Les débiteurs ne sont pas considérés en défaut s’ils ne sont pas fautifs pour le retard de paiement.

Si des factures restent impayées malgré plusieurs lettres de relance, les entreprises peuvent engager d’autres démarches juridiques, notamment en intentant une procédure judiciaire pour obtenir un ordre de paiement ou en engageant des poursuites. Les entreprises peuvent également vendre leurs comptes clients impayés à un tiers dans le cadre d’un processus connu comme; affacturage,pour garantir leurs liquidités à court terme.

Types de relance

Les entreprises allemandes organisent leur relance de deux manières : en interne par l’entremise de leur propre service de comptabilité ou en externe en recrutant des prestataires de services, tels que des agences de recouvrement ou des cabinets d’avocats. Il existe également des différences dans la façon dont les entreprises gèrent les aspects organisationnels des relances. Elles peuvent soit mener leur relance manuellement, soit par l’entremise des flux de travail automatisés.

Quelles sont les conditions formelles d’une lettre de relance exécutoire?

Pour qu’une lettre de relance soit juridiquement exécutoire, le créancier doit clairement indiquer au débiteur qu’il réclame paiement. La loi ne précise pas d’informations obligatoires qu’une lettre de relance doit contenir. L’essentiel est que la demande de paiement soit formulée de manière claire et sans. Cependant, certaines pratiques établies renforcent la sécurité juridique et la transparence entre les entreprises.

Étiquetage clair et identification du compte

Une lettre de relance doit être clairement identifiable en tant que telle. Étiquetez-la explicitement en tant que « lettre de relance » pour vous assurer qu’il s’agit exactement d’une requête formelle de paiement. Référencez le compte impayé en question et indiquez un numéro de facture ou similaire. Cela permet au bénéficiaire de le faire correspondre à ses dossiers et peut éviter des malentendus. Il est également judicieux d’ajouter une note indiquant que la date limite de paiement convenue a été manquée et que le débiteur est maintenant en défaut de paiement.

Délais de paiement spécifiques

Une lettre de relance doit indiquer à la fois la date limite de paiement initiale et une nouvelle date d’échéance précise. Spécifiez la date d’échéance initiale pour indiquer depuis combien de temps le paiement est en retard, et fixez une nouvelle date limite de paiement pour clarifier sur la date de règlement du compte. L’indication d’une date précise facilite l’exécution de la dette et ne laisse pas place à interprétation.

Description transparente des coûts

Si le créancier réclame des coûts supplémentaires dans la lettre de relance, ceux-ci doivent être énumérés de manière claire et transparente. Les coûts supplémentaires peuvent inclure des frais de relance ou des intérêts de retard de paiement. Fournir un aperçu clair de ces coûts peut garantir une plus grande sécurité juridique, réduire le montant des requêtes et rendre les exigences de paiement claires pour le débiteur. À la fin de la lettre de relance, indiquez clairement le montant total, qui comprend le total de la facture originale, plus les frais et intérêts supplémentaires.

Comment les entreprises allemandes calculent-elles les frais de relance et les intérêts de retard de paiement?

Les entreprises débitent à leurs clients des frais de relance et des intérêts de retard de paiement comme moyen de compenser le temps passé et les impacts négatifs des paiements tardifs sur les finances des entreprises. En Allemagne, la base juridique des frais de relance et des intérêts de retard de paiement est régie par les articles 286 à 288 du BGB.

Frais de relance

Les frais de relance couvrent les coûts de matériel, d'expédition et de traitement des créances impayées. Par exemple, ces coûts peuvent provenir de lettres de relance postales ou de débits et d'enquêtes sur les adresses établies en fonction des frais. Les frais liés au personnel ne peuvent pas être inclus dans les frais de relance car ils sont considérés comme des frais généraux de fonctionnement.

La loi ne définit pas le montant précis des relances. Cependant, elles doivent être raisonnables et ne peuvent pas dépasser les coûts réels engagés. Les tribunaux classent les frais de rappel excessifs comme inadmissibles. En pratique, les relances Standard par lettre varient d’environ 2,50 € à 5 €. Les relances plus élevées ne sont autorisées que si une entreprise peut prouver qu’elle a effectué un travail d’une valeur d’autant plus élevée.

Une disposition distincte s’applique aux comptes impayés auprès d’autres entreprises ou organismes publics. Celle-ci permet aux créanciers de débiter un taux forfaitaire de 40 € dès que le débiteur est en défaut de paiement. Ces taux couvrent les frais liés aux démarches juridiques, quel que soit le montant initialement dû. Si les créanciers souhaitent débiter des frais de relance plus élevés, ils doivent démontrer que le préjudice réel qu’ils ont subi est supérieur à 40 €.

Intérêts liés au retard de paiement

En plus des frais de relance, les entreprises peuvent débiter des intérêts de retard de paiement. Cela sert à compenser le fait qu’une entreprise ne peut pas utiliser le montant dû tant que le paiement n’a pas été effectué (par exemple, pour les investissements ou bénéfices).

Les dispositions légales établissent le montant des intérêts de retard de paiement qu’un créancier peut débiter. Le montant dépend du type de débiteur. Les dettes dues par des particuliers génèrent des intérêts légaux de 5 % au-dessus du taux de base, lequel est publié deux fois par année par la banque centrale allemande, la Deutsche Bundesbank. Pour les comptes entre entreprises ou auprès d’organismes publics, les intérêts légaux sont de 9 % au-dessus du taux de base. Les intérêts de retard de paiement sont généralement calculés quotidiennement. Cela signifie que le montant des intérêts dus par un débiteur dépend du nombre de jours de retard du paiement.

Quelle est la différence entre relance manuelle et relance automatisée?

Le règlement des comptes clients en suspens est l’une des tâches les plus urgentes pour une entreprise. Chaque entreprise doit décider d’organiser sa relance manuellement ou d’utiliser des processus automatisés. Les deux options ont des avantages et des inconvénients, notamment en ce qui concerne l’efficacité, le taux d’erreur et la conformité.

Relance manuelle

Avec relance manuelle, les employés des comptes ou des finances génèrent les factures des particuliers, rappels de paiement et lettres de relance à la main. Cette approche permet une touche personnelle lors du contact avec les clients et donne aux entreprises la flexibilité nécessaire pour prendre des mesures d’adaptation dans des cas spécifiques. Cependant, elle comporte également des défis importants :

• Taux d'erreurs : les montants, les échéances de paiement et les étapes de relance peuvent facilement être confondus, ce qui nécessite des corrections et peut entraîner des pertes financières.
  
• Temps : avec relance manuelle, chaque étape du processus (vérification, génération, envoi et relance des factures) doit être effectuée individuellement, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
  
• Communication incohérente : si plusieurs employés sont responsables de la gestion des relances dans une entreprise, il peut y avoir des différences de formulation ou de délais. Cela peut entraîner une confusion ou des conflits avec les débiteurs.
  
• Risques de conformité : les lettres de relance incorrectes ou incomplètes sont considérées comme juridiquement inefficaces, ce qui rend plus difficile l'exécution de la dette.
  

Malgré ces inconvénients, certaines petites et jeunes entreprises continuent de s’appuyer sur des processus manuels alors que le volume de factures est faible et que le temps passé est gérable.

Relance automatisée :

Grâce aux relances automatisées, les solutions logicielles gèrent l’ensemble du processus de relance. Le logiciel identifie automatiquement les factures impayées et les étapes de relance, génère les lettres correspondantes et les envoie au bon moment par courrier ou par courriel. En automatisant les relances, les entreprises peuvent augmenter à la fois leur efficacité et leur sécurité juridique.

Les avantages de la relance automatisée sont les suivants :

• Moins d'erreurs : les échéances, les frais de relance et les intérêts de retard sont calculés automatiquement, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines.
  
• Efficacité accrue : de grands volumes de factures impayées sont traités en moins de temps.
  
• Normalisation : des formulations, des échéances et des étapes de relance standardisées garantissent une communication cohérente.
  
• Meilleure traçabilité : le système enregistre chaque étape, de sorte que le processus de relance reste transparent et conforme aux exigences d’audit.
  
• Flexibilité : le processus est efficace et contrôlable, même lorsque les volumes de factures augmentent.
  
• Sécurité juridique : les processus de relance automatisés garantissent la conformité aux réglementations juridiques concernant les délais, les étapes relance et les intérêts de retard de paiement. Cela peut réduire considérablement le risque de contestations juridiques.
  

Facteurs décisionnels

Une entreprise doit tenir compte de plusieurs facteurs lorsqu’elle décide de travailler manuellement ou d’automatiser sa relance. Les facteurs clés comprennent le volume de factures de l’entreprise et les ressources disponibles.

Les entreprises qui n’ont que quelques factures impayées peuvent généralement gérer leur processus de relance manuellement. Cependant, lorsque les volumes de factures augmentent, la relance automatisée devient importante pour maintenir un aperçu et travailler efficacement.

Les relances manuelles nécessitent un personnel qualifié capable de gérer l'ensemble du processus de relance de manière fiable et dans les délais, de la vérification des comptes clients impayés à la création et à l'envoi des lettres de relance en passant par le suivi et la documentation. Les entreprises doivent également tenir compte des aspects financiers. La mise en œuvre d'une solution logicielle de relance automatisée implique d'investir dès le départ dans les licences et le déploiement. Cependant, l'automatisation peut permettre aux entreprises d'économiser de l'argent à long terme en permettant au personnel d'utiliser son temps plus efficacement et en réduisant les erreurs et les retards.

Quelles sont les exigences du GoBD en matière de relance automatisée?

Les entreprises allemandes qui utilisent des processus numériques doivent se conformer aux règles GoBD, qui fixe les modalités d’enregistrement, de traitement et d’archivage des documents fiscaux, notamment les rappels de paiement, lettres de relance et les registres de relance.

Lorsque les entreprises allemandes automatisent leurs relances, elles doivent documenter chaque action du processus de relance de manière traçable et vérifiable. Cela garantit que toutes les informations pertinentes sont correctement archivées et accessibles lors des audits.

Documentation et accès

Le GoBD exige que tous les processus de relance soient enregistrés chronologiquement et intégralement. Cela inclut l’enregistrement des éléments suivants :

• Les factures sortantes
  
• Rappels de paiement
  
• Confirmation de livraison et réception des lettres de relance
  
• Modification des étapes de relance ou des délais
  
• Notes sur les questions ou les accords avec les débiteurs
  

En outre,l’accès à ces données doit être possible à tout moment à des fins d’audit financier, la durée de conservation Standard des documents fiscaux en Allemagne étant de 10 ans.

Documentation inviolable et vérifiable

Les systèmes conformes aux normes GoBD doivent garantir que les données ne peuvent pas être modifiées rétroactivement sans laisser de trace. Toutes les modifications doivent être consignées avec un horodatage et le nom de la personne qui effectue la modification. Ceci est particulièrement important si les solutions logicielles génèrent des documents ou déterminent des dates limites de manière indépendante pendant le traité de relance.

Relance automatisée : bonnes pratiques

Grâce à des solutions logicielles modernes telles que Stripe Billing, les entreprises allemandes peuvent automatiser leurs relances sans perdre leur attention individualisée vis-à-vis des clients. Les bonnes pratiques ci-dessous illustrent les opportunités qu’offre la relance automatisée.

Automatisation

Avec facturation, les entreprises peuvent gérer les tâches récurrentes, identifier automatiquement les factures impayées et envoyer des rappels de paiement ou des lettres de relance au bon moment. Cela permet de réduire les erreurs et de gérer d’importants volumes de factures. Le système s’intègre facilement dans les comptes et la gestion des comptes clients, rapproche automatiquement les paiements entrants, hiérarchise les articles impayés et prépare les démarches juridiques si nécessaire.

Personnalisation :

Les rappels de paiement et les lettres de relance standardisés garantissent la cohérence et la sécurité juridique. Il est également important de prendre en compte les situations des particuliers et d'ajouter une note personnelle à chaque lettre de relance. Avec facturation, les entreprises peuvent personnaliser les lettres de relance, ajuster les fréquences et personnaliser le libellé pour les particuliers.

Relances intelligentes

Billing relance automatiquement les paiements échoués et choisit une date et une fréquence conçues pour maximiser le succès. Cela réduit le volume des paiements en souffrance et renforce les liquidités de l'entreprise

Documentation conforme aux principes GoBD

Billing enregistre et horodate toutes les actions de manière complète. Les factures émises, les rappels de paiement, les lettres de relance et les modifications des dates d’échéance sont tous archivés de façon sécurisée et peuvent être consultés à tout moment. Cela aide les entreprises à satisfaire avec confiance aux exigences de documentation et d’audit selon les règles GoBD.

Amélioration continue

Billing analyse en permanence les indicateurs clés de performance (KPI), tels que la durée moyenne des relance et le taux de réussite. Cela l'aide à cibler les cadences de relance, les échéances et les stratégies de communication pour s'améliorer.