Para las empresas alemanas, cobrar una factura pendiente a un cliente puede suponer un desvío de recursos y generar costes adicionales. Cuantas más facturas pendientes haya, más tiempo y esfuerzo se necesitará. Las empresas con decenas o cientos de facturas pendientes pueden tener dificultades para mantener la eficiencia con procesos de reclamación del pago manuales. Muchas optan por automatizar sus recordatorios de pago y flujos de trabajo de reclamación del pago.

En este artículo, explicamos el proceso de reclamación, incluidos los requisitos formales para que una carta de reclamación sea ejecutable y los cálculos de los gastos de reclamación del pago y los intereses de demora. También explicamos las diferencias entre la reclamación del pago manual y la automatizada, y cómo garantizar que los procesos automatizados cumplan con los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué significa reclamación del pago?
  
• ¿Cuáles son los requisitos formales para que una carta de reclamación del pago sea ejecutable?
  
• ¿Cómo calculan las empresas alemanas los gastos de reclamación del pago y los intereses de demora?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre reclamación del pago manual y automatizada?
  
• ¿Cuáles son los requisitos del GoBD para reclamaciones del pago automatizadas?
  
• Reclamación del pago automatizada: prácticas recomendadas
  

¿Qué significa reclamación del pago?

La reclamación del pago se refiere al proceso sistemático de liquidar las facturas pendientes de los clientes de una empresa. El objetivo es cobrar los pagos pendientes y evitar el impago sin poner una presión innecesaria en la relación comercial. Por lo tanto, la reclamación del pago es fundamental para la gestión estructurada de las cuentas por cobrar (AR).

El proceso comienza tan pronto como un factura Por lo general, la empresa envía un recordatorio de pago como forma informal de notificar al cliente la cuenta pendiente. Si este recordatorio no motiva al cliente a pagar, la empresa envía una o varias cartas de reclamación.

Cómo funciona el proceso de la reclamación del pago

Una carta de reclamación del pago es una carta oficial en la que se insta al deudor a pagar la cantidad adeudada. Según el artículo 286 del Código Civil alemán (BGB), el deudor (también conocido como “deudor”) se encuentra ahora en situación de incumplimiento a consecuencia de esta carta de reclamación del pago. Sin embargo, una carta de reclamación del pago no siempre es un requisito previo para el impago. Según el artículo 286.2 del BGB, no se requiere una carta de reclamación del pago para que un deudor incurra en mora si se ha acordado una fecha concreta para el pago. Lo mismo se aplica si el deudor se niega definitivamente a pagar o si circunstancias especiales justifican la mora inmediata.

Los deudores se consideran en mora a más tardar 30 días después de la fecha de vencimiento y la recepción de la factura. Sin embargo, si el deudor es un particular, esta norma solo se aplica si se ha indicado explícitamente en la factura. Los deudores no se consideran en mora si no son responsables del retraso en el pago.

Si las facturas no se pagan a pesar de las múltiples cartas de reclamación del pago, las empresas pueden tomar otras medidas jurídicas, como iniciar procedimientos judiciales para obtener una orden de pago o emprender acciones de ejecución de la deuda. Como alternativa, las empresas pueden vender sus cuentas por cobrar pendientes a un tercero mediante un procesado conocido como factoring, que es una forma de garantizar su liquidez a corto plazo.

Tipos de reclamación del pago

Las empresas en Alemania organizan sus reclamaciones del pago de dos maneras: internamente, a través de su propio equipo de contabilidad, o externamente, contratando a proveedores de servicios, como agencias de cobro de deudas o bufetes de abogados. También hay diferencias en la forma en que las empresas gestionan los aspectos organizativos de las reclamaciones del pago. Pueden llevar a cabo sus reclamaciones del pago de forma manual o mediante flujos de trabajo automatizados.

¿Cuáles son los requisitos formales para que una carta de reclamación del pago sea ejecutable?

Para que una carta de reclamación sea legalmente vinculante, el acreedor debe indicar claramente al deudor que está reclamando el pago. La ley no estipula la información obligatoria que debe contener una carta de reclamación. Lo más importante es que la solicitud de pago se exprese de forma clara e inequívoca. Sin embargo, ciertas prácticas establecidas aumentan la seguridad jurídica y la transparencia entre las empresas.

Etiquetado claro e identificación de la cuenta

Una carta de reclamación debe identificarse claramente como tal. Etiquétala explícitamente como «Carta de reclamación del pago» para garantizar que se trate claramente de una solicitud formal de pago. Haz referencia a la cuenta pendiente en cuestión e indica un número de factura o similar. Esto permite al destinatario cotejarla con tus registros y puede evitar malentendidos. También es buena idea añadir una nota indicando que se ha incumplido el plazo de pago acordado y que el deudor se encuentra ahora en mora.

Plazos específicos de pago

Una carta de reclamación del pago debe indicar tanto la fecha de vencimiento original como una nueva fecha de vencimiento concreta. Especifica la fecha de vencimiento original para indicar cuánto tiempo lleva pendiente el pago y establece una nueva fecha de vencimiento para dejar clara la fecha de liquidación de la cuenta. Indicar una fecha concreta facilita el cobro de la deuda y no deja lugar a interpretaciones.

Resumen transparente de los costes

Si el acreedor reclama costes adicionales en la carta de reclamación del pago, estos deben indicarse de forma clara y transparente. Los costes adicionales podrían incluir reclamaciones del pago o intereses de demora. Proporcionar una visión general clara de estos costes puede garantizar una mayor seguridad jurídica, reducir el número de consultas y aclarar las exigencias de pago al deudor. Al final de la carta de reclamación del pago, indica claramente el importe total, que incluye el importe total de la factura original, más los gastos adicionales y los intereses.

¿Cómo calculan las empresas alemanas los gastos de reclamación y los intereses de demora?

Las empresas cobran a sus clientes comisiones por reclamación e intereses de demora como forma de compensar el tiempo dedicado y los efectos negativos que los retrasos en los pagos tienen en las finanzas de la empresa. En Alemania, la base jurídica para las comisiones por reclamación y los intereses de demora se rige por los artículos 286 a 288 del BGB.

Reclamación del pago

Los gastos de reclamación cubren los costes de materiales, envío y tramitación de las reclamaciones pendientes. Por ejemplo, estos costes pueden derivarse del envío de cartas de reclamación o de devoluciones y investigaciones de direcciones con cargo. Los gastos de personal no pueden incluirse en los gastos de reclamación, ya que se consideran gastos generales de funcionamiento.

La ley no define con precisión el importe de los gastos de reclamación de pagos. Sin embargo, deben ser razonables y no pueden superar los costes reales incurridos. Los tribunales consideran inadmisibles los gastos de reclamación excesivos. En la práctica, los gastos de reclamación estándar por carta oscilan entre 2,50 y 5 euros. Solo se permiten gastos más elevados si la empresa puede demostrar que ha realizado una cantidad de trabajo proporcionalmente mayor.

Se aplica una disposición separada a las cuentas pendientes con otras empresas u organismos públicos. Esto permite a los acreedores cobrar una tarifa fija de 40 € tan pronto como el deudor incumpla el pago. Esta comisión fija cubre los costes de las acciones legales, independientemente del importe adeudado originalmente. Si los acreedores desean cobrar gastos de reclamación del pago más elevados, deben demostrar que el daño real que han sufrido es superior a 40 €.

Intereses de demora

Además de los gastos de reclamación, las empresas pueden cobrar intereses de demora. Esto sirve como compensación por el hecho de que una empresa no puede utilizar el importe adeudado hasta que se efectúe el pago (por ejemplo, para inversiones o ingresos por intereses).

Las disposiciones legales establecen el importe de los intereses de demora que puede cobrar un acreedor El importe depende del tipo de deudor. Las deudas de los particulares suscitan un interés legal del 5% por encima del tipo básico, que publica bianualmente el banco central de Alemania, el Deutsche Bundesbank. En el caso de las cuentas entre empresas o con organismos públicos, el interés legal es del 9% por encima del tipo básico. Los intereses de demora se calculan generalmente sobre una base diaria. Esto significa que el importe de los intereses que debes pagar depende del número de días de retraso en el pago.

¿Cuál es la diferencia entre el cobro manual y el cobro automatizado?

La liquidación de las cuentas por cobrar pendientes es una de las tareas más urgentes para una empresa. Cada empresa debe decidir si organizar sus reclamaciones de forma manual o utilizar procesos automatizados. Ambas opciones tienen ventajas e inconvenientes, especialmente en lo que respecta a la eficiencia, la tasa de error y el cumplimiento normativo.

Reclamación del pago manual

Con el proceso manual de reclamación del pago, los empleados de contabilidad o finanzas generan facturas individuales, recordatorios de pago y cartas de reclamación del pago manual. Este enfoque permite dar un toque personal al contactar con los clientes y ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para adaptarse a casos especiales. Sin embargo, también conlleva importantes retos:

• Índice de error: Las cantidades, los plazos de pago y las fases de reclamación pueden confundirse fácilmente, lo que requiere correcciones y puede provocar pérdidas económicas.
  
• Tiempo: Con el proceso manual de reclamación de impagos, cada paso del proceso (comprobar, generar, enviar y realizar el seguimiento de las facturas) debe realizarse de forma individual, lo que puede llevar mucho tiempo.
  
• Comunicación inconsistente: si varios empleados son responsables de gestionar los recordatorios de pago en una empresa, pueden surgir diferencias en la redacción o en los plazos. Esto puede generar confusión o conflictos con los deudores.
  
• Riesgos de cumplimiento: Las cartas de reclamación incorrectas o incompletas se consideran legalmente ineficaces, lo que dificulta el cobro de la deuda.
  

A pesar de estos inconvenientes, algunas pequeñas empresas y startups siguen confiando en los procesos manuales, ya que el volumen de facturas es bajo y el tiempo dedicado es manejable.

Reclamación de pagos automatizada

Con la reclamación del pago automatizada, las soluciones de software se encargan de todo el proceso de cobro. El software identifica automáticamente las facturas pendientes y las etapas de reclamación del pago, genera las cartas correspondientes y las envía en el momento adecuado por correo postal o electrónico. Al automatizar la reclamación del pago, las empresas pueden aumentar tanto la eficiencia como la seguridad jurídica.

Entre las ventajas de la reclamación del pago automatizada se incluyen las siguientes:

• Menos errores: los plazos, los cargos por mora y los intereses de demora se calculan automáticamente, lo que reduce la posibilidad de errores humanos.
  
• Mayor eficiencia: se procesan grandes volúmenes de facturas pendientes en menos tiempo.
  
• Estandarización: Las expresiones, los plazos y las etapas de reclamación estandarizados garantizan una comunicación coherente.
  
• Mejor trazabilidad: el sistema registra cada paso, por lo que el proceso de reclamación de impagos es transparente y a prueba de auditorías.
  
• Flexibilidad: El proceso es eficiente y controlable, incluso cuando aumenta el volumen de facturas.
  
• Seguridad jurídica: los procesos de reclamación automatizados garantizan el cumplimiento de la normativa legal en materia de plazos, fases de reclamación e intereses de demora. Esto puede reducir significativamente el riesgo de impugnaciones legales.
  

Factores que influyen en la toma de decisiones

Una empresa debe tener en cuenta varios factores a la hora de decidir si trabajar manualmente o automatizar sus reclamaciones. Entre los factores clave se incluyen el volumen de facturas de la empresa y los recursos disponibles.

Las empresas con pocas facturas pendientes suelen poder gestionar el proceso de reclamación de forma manual. Sin embargo, cuando el volumen de facturas aumenta, la automatización de las reclamaciones cobra importancia para mantener una visión general y trabajar de forma eficiente.

La reclamación del pago manual requiere personal debidamente cualificado que pueda gestionar todo el proceso de forma fiable y puntual, desde la comprobación de las cuentas por cobrar pendientes hasta la creación y el envío de cartas de reclamación del pago, pasando por el seguimiento y la documentación. Las empresas también deben tener en cuenta los aspectos financieros. La implementación de una solución de software para la automatización de las reclamaciones de pagos supone una inversión inicial en licencias y puesta en marcha. Sin embargo, la automatización puede suponer un ahorro a largo plazo para las empresas, ya que permite al personal utilizar su tiempo de forma más eficiente y reduce los errores y los retrasos.

¿Cuáles son los requisitos del GoBD para la reclamación del pago automatizadas?

Las empresas alemanas que utilizan procesos empresariales digitales deben cumplir con la normativa GoBD. Esta normativa establece los requisitos que deben cumplir las empresas en materia de registro, gestión y archivo de la documentación fiscal, incluidos los recordatorios de pago, las cartas de reclamación del pago y los registros de reclamación del pago.

Cuando las empresas alemanas automatizan vuestro proceso de reclamación del pago, deben documentar cada acción individual de forma trazable y auditable. Esto garantiza que toda la información relevante se archive correctamente y se pueda consultar durante las auditorías.

Documentación y acceso

El GoBD exige que todos los procesos de reclamación del pago se registren cronológica e íntegramente. Esto incluye registrar lo siguiente:

• Facturas salientes
  
• Avisos de pago
  
• Confirmación de entrega y recibo de cartas de reclamación del pago
  
• Cambios en las etapas o plazos de reclamación del pago
  
• Notas sobre consultas o acuerdos con deudores
  

Además, el acceso a estos datos debe ser posible en cualquier momento a efectos de las auditorías financieras. El período de retención estándar para la documentación fiscal en Alemania es de 10 años.

Documentación inviolable y auditable

Los sistemas que cumplen con la normativa GoBD deben garantizar que los datos no puedan modificarse retroactivamente sin dejar rastro. Todos los cambios deben registrarse con una marca de tiempo y el nombre de la persona que los realiza. Esto es especialmente importante si las soluciones de software generan documentos o determinan plazos de forma independiente durante el proceso de reclamación del pago.

Reclamación del pago automatizada: prácticas recomendadas

Con soluciones de software modernas como Stripe Billing, las empresas alemanas pueden automatizar sus procesos de reclamación sin perder la atención personalizada a los clientes. Las siguientes prácticas recomendadas ilustran las oportunidades que ofrece la automatización de las reclamaciones.

Automatización

Con Billing, las empresas pueden gestionar tareas recurrentes, identificar automáticamente las facturas pendientes y enviar recordatorios de pago o cartas de reclamación del pago en el momento adecuado. Esto ayuda a reducir los errores y permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de facturas. El sistema se integra fácilmente en la gestión de cuentas y cuentas por cobrar, concilia automáticamente los pagos entrantes, prioriza las partidas pendientes y prepara las medidas legales necesarias.

Personalización

Los recordatorios de pago y las cartas de reclamación estandarizados garantizan la coherencia y la seguridad jurídica. También es importante tener en cuenta las situaciones individuales y añadir una nota personal a cada carta de reclamación. Con Billing, las empresas pueden personalizar las cartas de reclamación, ajustar las cadencias y personalizar la redacción para cada cliente.

Reintentos inteligentes

La facturación reintenta automáticamente los pagos fallidos y elige un momento y una cadencia diseñados para maximizar el éxito. Esto reduce el volumen de pagos pendientes y refuerza la liquidez de la empresa.

Documentación compatible con los GoBD

Registra y marca con fecha y hora todas las acciones en su totalidad. Las facturas emitidas, los recordatorios de pago, las cartas de reclamación y los cambios en los plazos se archivan de forma segura y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Esto ayuda a las empresas a cumplir con confianza los requisitos de documentación y auditabilidad de GoBD.

Mejora continua

El departamento de facturación analiza continuamente los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la duración media de los recordatorios de pago y la tasa de éxito. Esto te ayuda a establecer los intervalos de los recordatorios, los plazos y las estrategias de comunicación para mejorar.