En el caso de las empresas de Alemania, el hecho de cobrar una factura pendiente de un cliente puede desviar recursos y crear costos adicionales. Cuantas más facturas pendientes haya, más tiempo y esfuerzo se requerirá. Es posible que las empresas que tienen decenas o cientos de facturas pendientes tengan dificultades para mantener la eficiencia de los procesos manuales de reclamación de pagos. Muchas optan por automatizar los recordatorios de pago y los flujos de trabajo de reclamación de pagos.

En este artículo, explicamos el proceso de reclamación de pagos, incluidos los requisitos formales que debe incluir una carta de reclamación de pagos exigible, así como los cálculos de los cargos por reclamación de pagos y los intereses por pago atrasado. También explicamos las diferencias entre la reclamación de pagos manual y la automatizada, y cómo garantizar que los procesos automatizados cumplan con los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa una reclamación de pagos?
  
• ¿Cuáles son los requisitos formales para enviar una carta de reclamación de pagos legalmente exigible?
  
• ¿Cómo calculan las empresas de Alemania los cargos por reclamación de pagos y los intereses por pago atrasado?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una reclamación de pagos manual y una automatizada?
  
• ¿Cuáles son los requisitos de la normativa GoBD con respecto a las reclamaciones de pagos automatizadas?
  
• Reclamación de pagos automatizada: prácticas recomendadas
  

¿Qué significa una reclamación de pagos?

La reclamación de pagos se refiere al procesamiento sistemático de las facturas abiertas de los clientes de una empresa. El objetivo es cobrar pagos pendientes y evitar la morosidad sin generar una tensión innecesaria en la relación con la empresa. Por lo tanto, la reclamación de pagos es fundamental para la gestión estructurada de las cuentas por cobrar (AR).

El proceso comienza cuando el deudor no cumple el plazo para liquidar una factura. Por lo general, la empresa envía un recordatorio de pago como forma informal de notificar al cliente la cuenta pendiente. Si con este recordatorio, no se incita al cliente a pagar, la empresa envía una o más cartas de reclamación de pagos.

Cómo funciona el proceso de reclamación de pagos

Una carta de reclamación de pagos es una carta formal en la que se insta al deudor a pagar la suma adeudada. De conformidad con el artículo 286 del Código Civil Alemán (BGB), el deudor (también conocido como «sujeto obligado») se encuentra en situación de incumplimiento como consecuencia de esta carta de reclamación de pagos. Sin embargo, esta carta no siempre es un requisito previo para que un pago se considere atrasado. Según el artículo 286.2 del BGB, no es necesario recurrir a una carta de reclamación de pagos para que el deudor incurra en incumplimiento de pago si se acuerda una fecha calendario de pago determinada. Lo mismo ocurre si el deudor se niega definitivamente a pagar o si circunstancias especiales justifican el incumplimiento inmediato del pago.

Los deudores se consideran en mora, a más tardar, 30 días después de la fecha de vencimiento de la factura y de su recepción. Sin embargo, si el deudor es una persona particular, esta regla solo se aplica si esto se mencionó explícitamente en la factura. Los deudores no se consideran en mora si no son responsables del retraso del pago.

Si las facturas no se pagan a pesar del envío de múltiples cartas de reclamación de pagos, las empresas pueden adoptar otras medidas legales. En particular, pueden iniciar procedimientos judiciales para obtener una orden de pago o emprender una acción de ejecución de deuda. Como alternativa, las empresas pueden vender sus cuentas por cobrar (AR) pendientes a un tercero mediante un proceso conocido como factorización, que es una forma de garantizar su liquidez a corto plazo.

Tipos de reclamación de pagos

Las empresas en Alemania organizan sus reclamaciones de pagos de dos maneras: de manera interna a través de su propio equipo de cuentas o de forma externa, para lo que contratan proveedores de servicios, como agencias de cobro o estudios de abogados. También hay diferencias en la forma en que las empresas gestionan los aspectos organizativos de la reclamación de pagos. Pueden realizar la reclamación de pagos de forma manual o a través de flujos de trabajo automatizados.

¿Cuáles son los requisitos formales para enviar una carta de reclamación de pagos legalmente exigible?

Para que una carta de reclamación de pagos sea legalmente exigible, el acreedor debe manifestar de forma clara al deudor que está reclamando el pago. La ley no estipula cuál es la información obligatoria que debe incluir una carta de reclamación de pagos. Lo más importante es que la solicitud de pago se exprese de manera clara e inequívoca. Sin embargo, ciertas prácticas establecidas aumentan la seguridad legal y la transparencia entre las empresas.

Etiquetado claro e identificación de cuentas

Una carta de reclamación de pagos debe poder identificarse de forma clara como tal. Debes etiquetarla explícitamente como «carta de reclamación de pagos» para asegurarte de que no haya dudas de que se trata de una solicitud formal de pago. Haz referencia a la cuenta pendiente en cuestión e indica un número de factura o algún dato similar. Esto permite que el destinatario la coteje con sus registros, además de que permite evitar malentendidos. También es una buena idea agregar una nota en la que se indique de que se cumplió el plazo de pago acordado y que el deudor está en mora.

Plazos de pago específicos

Una carta de reclamación de pagos debe indicar tanto el plazo de pago original como una nueva fecha de vencimiento concreta. Especifica la fecha de vencimiento original para demostrar cuánto tiempo lleva pendiente el pago, y define un nuevo plazo de pago a fin de establecer claridad en cuanto a la fecha de acreditación de fondos de la cuenta. Indicar una fecha concreta facilita la ejecución de la deuda y no deja margen a la interpretación.

Detalle transparente de los costos

Si el acreedor reclama costos adicionales en la carta de reclamación de pagos, estos deben enumerarse de manera clara y transparente. Entre los costos adicionales, pueden incluirse cargos por reclamación de pagos o intereses por pago atrasado. Proporcionar un resumen claro de estos costos puede garantizar una mayor seguridad legal, reducir el número de consultas y dejar claras las demandas de pago al deudor. Al final de la carta de reclamación de pagos, indica de forma clara el importe total, que incluye el total de la factura original, más los cargos e intereses adicionales.

¿Cómo calculan las empresas de Alemania los cargos por reclamación de pagos y los intereses por pago atrasado?

Las empresas cobran a sus clientes por las reclamaciones de pagos y los intereses por pago atrasado como forma de compensar el tiempo dedicado y los impactos negativos que generan los retrasos en los pagos en las finanzas de las empresas. En Alemania, la base legal para el cobro por reclamaciones de pagos e intereses por pago atrasado se rige de acuerdo con los artículos 286 a 288 del Código Civil Alemán (BGB).

Cargos por reclamación de pagos

Los cargos por reclamación de pagos cubren los costos de los materiales, el envío y el procesamiento de las reclamaciones pendientes. Por ejemplo, estos costos pueden generarse a partir del envío por correo de cartas de reclamación de pagos o de las investigaciones de débitos por rechazo de operación y de domicilios con cargo. Los costos de personal no pueden incluirse en los gastos de reclamación de pagos porque se consideran gastos generales de funcionamiento.

La ley no define con precisión el importe de los cargos por reclamación de pagos. Sin embargo, deben ser razonables y no pueden superar los costos reales incurridos. En los tribunales, se clasifican como inadmisibles las comisiones excesivas por recordatorio. En la práctica, los cargos estándar por envío de reclamación de pagos por carta oscilan entre €2.50 y €5. Solo se permiten cargos más altos si una empresa puede demostrar que realizó una cantidad de trabajo proporcionalmente mayor.

Se aplica una disposición aparte a las cuentas pendientes de otras empresas u organismos públicos. De esta forma, los acreedores pueden cobrar una comisión fija de €40 en cuanto el deudor no paga. Con esta tarifa, se cubren los costos de las acciones legales, independientemente del importe adeudado en un principio. Si los acreedores desean cobrar tarifas más elevadas por las reclamaciones de pagos, deben demostrar que el daño real que han sufrido es superior a €40.

Intereses por pago atrasado

Además de los cargos por reclamación de pagos, las empresas pueden cobrar intereses por pago atrasado. Esto sirve como compensación por el hecho de que una empresa no puede utilizar el importe adeudado hasta que se realiza el pago (por ejemplo, para inversiones o ingresos por intereses).

La normativa legal establece cuál es el importe de los intereses por pago atrasado que un acreedor puede cobrar. El importe depende del tipo de deudor. Las deudas de personas particulares generan intereses legales del 5 % por encima de la tasa básica, que publica dos veces al año el banco central de Alemania, el Deutsche Bundesbank. En el caso de las cuentas entre empresas u organismos públicos, los intereses legales corresponden al 9 % por encima de la tasa básica. Los intereses por pago atrasado se calculan, en general, de forma diaria, lo que significa que el importe de los intereses que debe un deudor depende de cuántos días se retrasa el pago.

¿Cuál es la diferencia entre una reclamación de pagos manual y una automatizada?

Liquidar las cuentas por cobrar pendientes (AR) es una de las tareas más urgentes para una empresa. Las empresas deben decidir si organizan el proceso de reclamación de pagos de forma manual o si lo automatizan. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas, en especial, con respecto a la eficiencia, la tasa de error y el cumplimiento de la normativa.

Reclamación de pagos manual

Con las reclamaciones de pagos manuales, los empleados de los sectores de Cuentas o Finanzas generan a mano las facturas individuales, los recordatorios de pago y las cartas de reclamación de pagos. Con este enfoque, se logra ofrecer un toque personal al momento de contactar a los clientes, además de que las empresas pueden realizar adaptaciones en casos especiales. Sin embargo, también implica desafíos significativos, como los siguientes:

• Tasa de error: los importes, los plazos de pago y las etapas de reclamación de pagos pueden confundirse con facilidad, lo que requiere que se realicen correcciones y puede generar pérdidas financieras.
  
• Tiempo: cuando la reclamación de pagos es manual, cada paso del proceso (comprobación, generación, envío y seguimiento de facturas) debe realizarse de forma individual, lo que puede consumir mucho tiempo.
  
• Comunicación incoherente: si varios empleados son responsables de gestionar el proceso de reclamación de pagos en una empresa, es posible que existan diferencias en cuanto a la redacción o los plazos. Esto puede dar lugar a confusiones o conflictos con los deudores.
  
• Riesgos de cumplimiento de la normativa: las cartas de reclamación de pagos incorrectas o incompletas se consideran legalmente ineficaces, lo que dificulta la ejecución de la deuda.
  

A pesar de estos inconvenientes, algunas empresas más pequeñas y startups continúan confiando en los procesos manuales, mientras que el volumen de facturas se mantenga bajo y el tiempo dedicado se pueda gestionar.

Reclamación de pagos automatizada

Cuando la reclamación de pagos se vuelve automatizada, las soluciones de software gestionan todo el proceso de reclamación de pagos. El software identifica las facturas pendientes y las etapas de reclamación de pagos de manera automática, genera las cartas correspondientes y las envía en el momento adecuado por correo postal o electrónico. A partir de la automatización de la reclamación de pagos, las empresas pueden aumentar tanto la eficiencia como la seguridad legal.

Entre las ventajas de la reclamación de pagos automatizada, se incluyen las siguientes:

• Menos errores: los plazos, los cargos por reclamación de pagos y los intereses por pago atrasado se calculan automáticamente, lo que reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
  
• Aumento de la eficiencia: se procesan grandes volúmenes de facturas pendientes en menos tiempo.
  
• Estandarización: a partir de estandarizar las frases, los plazos y las etapas de reclamación de pagos, se garantiza que la comunicación sea coherente.
  
• Mejor trazabilidad: el sistema registra cada paso, por lo que el proceso de reclamación de pagos sigue siendo transparente y a prueba de auditorías.
  
• Flexibilidad: el proceso es eficiente y se puede controlar, incluso cuando aumentan los volúmenes de facturas.
  
• Certeza legal: gracias a los procesos automatizados de reclamación de pagos, se garantiza el cumplimiento de la normativa legal respecto a plazos, etapas de reclamación de pagos e intereses por pago atrasado. Esto puede reducir de forma significativa el riesgo de que se generen desafíos legales.
  

Factores de toma de decisiones

Una empresa debe tener en cuenta varios factores a la hora de decidir si va a realizar el proceso de reclamación de pagos de forma manual o automatizada. Entre los factores clave, se incluyen el volumen de facturas y los recursos disponibles de la empresa.

Por lo general, las empresas que solo tienen unas pocas facturas pendientes pueden procesar sus reclamaciones de pagos de forma manual. Sin embargo, cuando aumentan los volúmenes de facturas, la reclamación de pagos automatizada se vuelve importante para mantener un resumen y trabajar de manera eficiente.

La reclamación de pagos manual requiere personal debidamente cualificado que pueda gestionar todo el proceso de reclamación de pagos de forma fiable y según lo previsto, desde la comprobación de las cuentas por cobrar (AR) pendientes hasta la creación y el envío de las cartas de reclamación de pagos, así como su seguimiento y documentación. Las empresas también deben tener en cuenta los aspectos financieros. La implementación de una solución de software para realizar reclamaciones de pagos automatizadas implica invertir por adelantado en licencias e implementación. Sin embargo, la automatización puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero a largo plazo, ya que, de esta manera, el personal puede utilizar su tiempo de forma más eficiente, y se reducen los errores y retrasos.

¿Cuáles son los requisitos de la normativa GoBD con respecto a las reclamaciones de pagos automatizadas?

Las empresas alemanas que utilizan procesos comerciales digitales deben cumplir con la normativa GoBD. Esta establece requisitos en relación con la forma en que las empresas deben registrar, gestionar y archivar la documentación fiscal, incluidos los recordatorios de pago, y las cartas y los registros de reclamación de pagos.

Cuando las empresas alemanas automatizan su proceso de reclamación de pagos, deben documentar cada acción particular de una forma que se pueda rastrear y auditar. De este modo, se garantiza que la información pertinente esté correctamente archivada y que se pueda acceder a ella durante las auditorías.

Documentación y acceso

De acuerdo con la normativa GoBD, todos los procesos de reclamación de pagos deben registrarse cronológicamente y por completo. Esto incluye que se registren las siguientes cuestiones:

• Facturas salientes
  
• Recordatorios de pago
  
• Confirmación de envío y recepción de cartas de reclamación de pagos
  
• Cambios en las etapas o los plazos de las reclamación de pagos
  
• Notas sobre consultas o acuerdos con los deudores
  

Además, debe ser posible acceder a estos datos en cualquier momento a efectos de las auditorías financieras. El período de retención estándar de la documentación fiscal en Alemania es de 10 años.

Documentación a prueba de manipulaciones y que se puede auditar

Los sistemas que cumplen con la normativa GoBD deben garantizar que los datos no puedan modificarse de forma retroactiva sin dejar rastro. Todos los cambios deben registrarse con una marca de tiempo y el nombre de la persona que realiza el cambio. Esto es especialmente importante si las soluciones de software generan documentos o determinan plazos de forma independiente durante el proceso de reclamación de pagos.

Reclamación de pagos automatizada: prácticas recomendadas

Gracias a las soluciones de software modernas como Stripe Billing, las empresas alemanas pueden automatizar sus reclamaciones de pagos sin perder la atención personalizada de los clientes. En las prácticas recomendadas que se mencionan a continuación, se ilustran las oportunidades que ofrece la reclamación de pagos automatizada.

Automatización

Con Billing, las empresas pueden gestionar tareas recurrentes, identificar automáticamente las facturas pendientes y enviar recordatorios de pago o cartas de reclamación de pagos en el momento adecuado. De esta forma, se reducen los errores, y las empresas pueden gestionar grandes volúmenes de facturas. El sistema se integra con facilidad en el proceso de gestión de cuentas y cuentas por cobrar (AR), concilia de forma automática los pagos entrantes, prioriza las partidas pendientes y prepara los pasos legales según sea necesario.

Personalización

Los recordatorios de pago y las cartas de reclamación de pagos estandarizados garantizan la coherencia y la seguridad a nivel legal. También es importante tener en cuenta las situaciones particulares y agregar una nota personal a cada carta de reclamación de pagos. Con Billing, las empresas pueden personalizar las cartas de reclamación de pagos, ajustar las cadencias y adaptar la redacción a cada cliente particular.

Reintentos inteligentes

Billing reintenta automáticamente los pagos fallidos y elige un momento y una cadencia diseñados para maximizar el éxito. De esta forma, se reduce el volumen de pagos pendientes y se refuerza la liquidez de la empresa.

Documentación compatible con la normativa GoBD

Billing registra todas las acciones en su totalidad y les coloca marcas de tiempo. Las facturas salientes, los recordatorios de pago, las cartas de reclamación de pagos y los cambios en los plazos se archivan de forma segura, además de que es posible acceder a ellos en cualquier momento. De esta forma, las empresas pueden cumplir con la documentación relacionada con la normativa GoBD y con los requisitos de auditoría con confianza.

Mejora continua

Billing analiza continuamente los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la duración promedio de la reclamación de pagos de pagos y la tasa de éxito. De esta manera, optimiza las cadencias de reclamación de pagos, los plazos y las estrategias de comunicación para lograr mejores resultados.