ドイツのビジネスの場合、未払いの顧客請求書を回収すると、リソースが割かれ、追加コストが発生する可能性があります。未払い額が多いほど、多くの時間と労力が必要になります。数十または数百の未払い額があるビジネスでは、手動の督促プロセスでは効率の維持に苦労する可能性があります。多くのビジネスは、決済のリマインダーと督促ワークフローの自動化を選択しています。

この記事では、強制力のある督促状に関する正式な要件、督促料金と決済遅延利息の計算など、督促プロセスについて説明します。また、手動督促と自動督促の違い、および自動プロセスが電子形式 (GoBD) による帳簿、記録、文書の適切な管理と保管の原則に準拠していることを確認する方法についても説明します。

目次

• 督促とは？
  
• 強制力のある督促状の正式な要件
  
• ドイツの企業における督促料と決済遅延利息の計算方法
  
• 手動督促と自動督促の違い
  
• 自動督促の GoBD 要件
  
• 自動督促: ベストプラクティス
  

督促とは？

督促とは、企業の顧客から未払い請求書を売上処理する体系的なプロセスを指します。その目的は、未払いの決済を徴収し、取引関係に不要な負担をかけずに債務不履行を回避することです。したがって、督促は売掛金 (AR) の構造化管理の中心となります。

このプロセスは、債務者が請求書の売上処理の期限を過ぎるとすぐに開始されます。通常、企業は、未処理のアカウントを顧客に通知する非公式の方法として決済リマインドメールを送信します。このリマインドメールによって顧客に決済が促されない場合、企業は 1 通以上の督促状を送付します。

督促プロセスの仕組み

督促状は、債務者に支払額の決済を促す正式な文書です。ドイツ民法 (BGB) 第 286 条によると、この督促状により、債務者 (「債務者」とも呼ばれる) は債務不履行に陥りました。ただし、督促状は必ずしも債務不履行の決済の前提条件ではありません。BGB 第 286.2 条によると、決済について特定の暦日が合意されている場合、債務者が決済不履行に陥るのに督促状は必要ありません。債務者が決済を最終的に拒否した場合、または特別な事情により即時の決済不履行が正当化される場合も同様です。

債務者は、支払期日と請求書の領収書の受領から 30 日以内に債務不履行と見なされます。ただし、債務者が個人である場合、このルールは請求書に明記されている場合にのみ適用されます。決済遅延に過失がない場合、債務者は債務不履行と見なされません。

督促状が複数回発行されているにもかかわらず請求書が未払いになった場合、企業はさらに法務手続きを取ることができます。特に、決済命令に関する司法手続きの開始や、債務執行措置の提起などが挙げられます。あるいは、ファクタリングと呼ばれるプロセスで、未払いの AR をサードパーティーに売却することもできます。これは、短期的な流動性を確保する方法です。

督促の種類

ドイツの企業は、督促を 2 つの方法で編成します。1 つは社内で自社のアカウントチームを通じて行う方法で、0もう 1 つは外部で債権回収会社や法律事務所などのサービスプロバイダを雇う方法です。また、督促の組織的な側面を管理する方法にも違いがあります。督促は、手動で行うか、自動化されたワークフローを使用して行うことができます。

強制力のある督促状の正式な要件

督促が法的強制力を持つには、債権者が債務者に対して決済に対する請求を行っていることを明確に示す必要があります。法律では、督促状に記載しなければならない必須情報は規定されていません。最も重要なのは、決済のリクエストが明確かつ曖昧なく述べられていることです。ただし、確立された慣行により、企業の法務確実性と透明性が高まります。

明確なラベル付けとアカウント識別

督促は、このように明確に識別できるものでなければなりません。「督促」として明示的にラベルを付け、決済の正式なリクエストであることを明確にします。当該の未払いアカウントを参照し、請求書番号などを記載します。これにより、受取人は記録と照合でき、誤解を防ぐことができます。また、合意された決済期限を逸脱し、債務者が債務不履行になったことを示すメモを追加することをお勧めします。

具体的な決済期限

督促は、元の決済期限と新しい具体的な期日の両方を示す必要があります。元の決済期限を指定して、決済の期間を示し、新しい決済期限を設定して、口座精算日を明確にします。具体的な日付を指定すると、債務の執行が容易になり、解釈の余地がなくなります。

コストの透明性の高い概要

債権者が督促状に追加費用を請求する場合は、これらの費用を明確かつ透明に記載する必要があります。追加費用には、督促料や決済遅延利息が含まれる場合があります。これらの費用の概要を明確に提示することで、法務上の確実性を高め、問い合わせの量を減らし、決済要求を債務者に明確に示すことができます。督促状の最後に、元の請求書の合計を含む合計金額と、追加の決済と利息を明確に示します。

ドイツの企業における督促料と決済遅延利息の計算方法

企業は、費やした時間と決済遅延が事業財務に及ぼす悪影響を補う手段として、顧客に督促料と決済遅延利息を請求します。ドイツでは、督促料と決済遅延利息の法的根拠は BGB 第 286 条から第 288 条に規定されています。

督促料

督促料は、材料費、配送費、未払いの請求の処理費に充当されます。たとえば、督促状を郵送した場合や、差戻し引き落としや有料の住所調査が発生する場合があります。人件費は一般経費と見なされるため、督促料に含めることはできません。

法律では、督促料の金額は厳密に定義されていません。ただし、妥当な金額でなければならず、実際に発生した費用を超えることはできません。裁判所は、過度な督促料を不当と判断しています。実際のところ、標準的な督促料は 1 通あたり約 2.50 ユーロから 5 ユーロの範囲です。より高い金額が認められるのは、それに相当する高い作業量を実行したことを企業が証明できる場合に限ります。

別の規定が、他の企業や公的機関との未払い債権に適用されます。これにより、債務者が支払いを滞納するとすぐに、債権者は定額の €40 を請求できます。この定額手数料は、当初支払うべき金額に関係なく、法的措置の費用をカバーします。債権者がより高い督促料を請求する場合は、実際に受けた損害が €40 を超えていることを証明する必要があります。

決済遅延利息

督促料に加えて、企業は決済遅延利息を請求することができます。これは、決済が行われるまで企業が支払うべき金額 (投資や利子収入など) を使用できないことへの補償として機能します。

法的規制は、債権者が請求できる延滞利息の金額を定めています。金額は債務者の種類によって異なります。個人に対する債務には、ドイツの中央銀行であるドイツ連邦銀行が半年に 1 回発表する基準金利に 5% 上乗せした法定利息が課されます。企業間または公的機関との口座については、法定利息は基準金利に 9% 上乗せされます。延滞利息は通常、日割りで計算されます。つまり、債務者が支払うべき利息の額は、支払いが何日遅延したかによって異なります。

手動督促と自動督促の違い

未払いの AR を処理することは、企業にとって最も時間的制約のあるタスクの 1 つです。すべての会社は、手動で督促を整理するか、自動化されたプロセスを使用するかを決定する必要があります。どちらの方法にも、特に効率、エラー率、法令遵守の点で長所と短所があります。

手動督促

手動督促では、経理または財務部門の担当者が個人請求書、決済のリマインドメール、督促状を手作業で生成します。このアプローチにより、顧客に連絡する際に個人的な対応が可能になり、企業は特別なケースでも柔軟に対応できるようになります。ただし、これには大きな課題も伴います。

• エラー率: 金額、決済期限、督促の段階が混同されやすく、修正が必要になり、経済的損失につながる可能性があります。
  
• 時間: 手督促では、請求書の確認、生成、送信、追跡など、プロセスのすべてのステップを個別に行う必要があり、時間がかかる場合があります。
  
• 意思疎通の不一致: 1 つのビジネスで複数の従業員が督促の管理を担当する場合、文言や期限に差異が生じる可能性があり、債務者との混乱や対立につながる可能性があります。
  
• 法令遵守のリスク: 不正確または不完全な督促状は法的に無効と見なされ、債務の執行が困難になります。
  

これらの欠点にもかかわらず、一部の中小企業やスタートアップは、請求書の量が少なく、費やす時間が管理しやすい一方で、手作業のプロセスに依存し続けています。

自動督促

自動督促では、ソフトウェアソリューションが督促プロセス全体を処理します。ソフトウェアは未払い額と督促の段階を自動的に特定し、対応する手紙を生成し、適切なタイミングで郵送またはメールで送信します。督促を自動化することで、企業は効率性と法務確実性の両方を高めることができます。

自動督促のメリットは次のとおりです。

• エラーの減少: 期限、督促料、決済遅延利息が自動的に計算されるため、人為的ミスの可能性が低くなります。
  
• 効率性の向上: 未払い額を大量に短時間で処理できます。
  
• 標準化: 言い回し、期限、督促の段階を標準化することで、コミュニケーションの一貫性を確保します。
  
• トレーサビリティの向上: システムはすべてのステップをログにログするため、督促プロセスは透明性が高く監査に耐えられます。
  
• 柔軟性: 請求書の量が増加しても、プロセスは効率的で制御可能です。
  
• 法務確実性: 自動督促プロセスにより、期限、督促段階、決済遅延利息に関する法務規制を確実に法令遵守できます。これにより、法務課題のリスクを大幅に軽減できます。
  

意思決定要因

企業は、手動で作業するか、督促を自動化するかを決定する際に、いくつかの要因を考慮する必要があります。主な要因には、企業の請求書量と利用可能なリソースが含まれます。

未払い額が数件しかないビジネスは、通常、督促プロセスを手動で管理できます。しかし、請求書の量が増えると、概要を維持し、効率的に作業するために、自動督促が重要になります。

手動の督促には、未払いの AR の確認から督促状の作成と送信、追跡と文書化まで、督促プロセス全体を確実かつスケジュールどおりに管理できる適切な資格を持つスタッフが必要です。企業は財務面も考慮する必要があります。自動の督促ソフトウェアソリューションを実装するには、ライセンスと展開に先行投資する必要があります。しかし、自動化により、スタッフは時間をより効率的に使用できるようになり、エラーや遅延が減るため、長期的には企業のコストを節約できます。

自動督促の GoBD 要件

ドイツのデジタルビジネスプロセスを使用する企業は、GoBD に準拠する必要があります。GoBD は、決済のリマインドメール、督促状、督促記録など、税務書類を記録、処理、アーカイブする方法に関する要件を定めています。

ドイツのビジネスが督促を自動化する場合、督促プロセスの個人のアクションを追跡および監査可能な方法で文書化する必要があります。これにより、すべての関連情報が正しくアーカイブされ、監査中にアクセスできるようになります。

ドキュメントとアクセス

GoBD では、すべての督促プロセスを時系列で完全に記録する必要があります。これには、次の記録が含まれます。

• 送信請求書
  
• 決済のリマインドメール
  
• 督促状送付の確認と領収書
  
• 督促の段階または期限の変更
  
• 債務者との照会または合意に関する注意事項
  

さらに、財務監査のために、このデータにいつでもアクセスできるようにする必要があります。ドイツで課税される書類の標準保存期間は 10 年です。

改ざん防止および監査可能な文書

GoBD 準拠のシステムでは、データを遡及的に修正して痕跡を残さないように保証する必要があります。すべての変更は、タイムスタンプと変更を行う人の名前とともに記録する必要があります。これは、ソフトウェアソリューションがドキュメントを生成したり、督促プロセス中に期限を個別に決定したりする場合に特に重要です。

自動督促: ベストプラクティス

Stripe Billing などの最新のソフトウェアソリューションにより、ドイツの企業は顧客への個別の注意を散漫にすることなく督促を自動化できます。以下のベストプラクティスは、自動督促がもたらす機会を示しています。

自動化

Billing を使用すると、企業は継続タスクの管理、未払い額の自動識別、決済のリマインドメールや督促を適切なタイミングで送信できます。これにより、エラーが減り、大量の請求書を管理できます。このシステムはアカウントや AR 管理に簡単に導入でき、受領した決済を自動的に照合し、未払いのアイテムに優先順位を付け、必要に応じて法務手段を準備できます。

パーソナライズ

決済のリマインドメールと督促を標準化することで、一貫性と法務確実性を確保できます。また、個人の状況を考慮し、督促に個人的なメモを追加することも重要です。Billing を使用すると、企業は督促をパーソナライズし、頻度を調整し、個人の顧客に合わせて文言をパーソナライズできます。

インテリジェントな再試行

Billing は、失敗した決済を自動的に再試行し、成功を最大化するように設計された時間と頻度を選択します。これにより、未払いの決済額が減り、ビジネスの流動性が高まります。

GoBD に準拠した文書化

Billing は、すべてのアクションのログとタイムスタンプをすべて記録します。送信請求書、決済のリマインドメール、督促状、期限の変更はすべて安全にアーカイブされ、いつでもアクセスできます。これにより、企業は自信を持って GoBD ドキュメントと監査可能性の要件を満たすことができます。

継続的な機能強化

Billing は、督促の平均所要時間や成功率などの重要業績評価指標 (KPI) を継続的に分析します。これにより、督促の頻度、期限、改善のためのコミュニケーション戦略のターゲットを絞り込むことができます。