Au premier abord, un appel d’offres (RFP) peut sembler simple : définition des exigences, lancement d’un appel d’offres et sélection de l’offre la plus pertinente. Cependant, les décisions peuvent devenir complexes lorsqu’elles impliquent des enjeux financiers, des risques commerciaux ou des obligations réglementaires. En effet, si un commerçant conteste votre décision ou une autorité de réglementation vous interroge sur la manière dont vous y êtes parvenu, la fiabilité de votre processus est alors mise à l’épreuve.

Un appel d’offres repose sur la preuve que les décisions ont été prises sur la base de critères documentés, mises en œuvre de manière cohérente et protégées de toute interprétation subjective ou influence officieuse. Les équipes commerciales qui gèrent les sélections de fournisseurs à enjeux élevés, surtout ceux qui concernent les services de nature complexe, les infrastructures et les achats technologiques essentiels, ont besoin de garde-fous solides. Mais le nombre de professionnels des achats qui estimaient que leur gestion des risques atteignait ses objectifs a diminué de 7 % entre 2023 et 2025.

Dans cet article, nous présenterons en détail les stratégies de conformité qui permettent de garantir l’intégrité des appels d’offres de sorte que les décisions résistent à un examen approfondi.

Contenu de cet article

• Quelles sont les stratégies de conformité qui permettent d’assurer l’intégrité des appels d’offres ?
  
• Comment les organisations mettent-elles en place un processus d’appel d’offres équitable et dûment documenté ?
  
• Quels outils et mécanismes de contrôle aident les équipes à garantir la cohérence et la transparence des appels d’offres ?
  
• Que font les équipes pour réduire les biais et prévenir les erreurs lors de l’évaluation des commerçants ?
  
• Quels sont les défis susceptibles de mettre l’intégrité des appels d’offres en péril ?
  
• Comment les organisations peuvent-elles vérifier et améliorer leurs pratiques liées aux appels d’offres ?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider ?
  

Quelles sont les stratégies de conformité qui permettent d’assurer l’intégrité des appels d’offres ?

Les stratégies de conformité servent à structurer le processus d’appel d’offres et constituent un élément clé de l’onboarding des commerçants. Elles définissent la manière dont les décisions de sélection sont prises, les responsabilités à chaque étape et les éléments à documenter. Leur objectif est de réduire l’ambiguïté, de détecter rapidement les conflits et de garantir que les décisions reposent sur des critères précis plutôt que sur des préférences ou des habitudes.

Ces stratégies visent à rendre les achats plus flexibles et prévisibles pour les entreprises. Elles permettent de créer une compréhension commune de ce à quoi ressemble un appel d’offres bien organisé, même lorsque ce sont différentes personnes ou différents services qui s’en chargent.

Voici les principaux éléments habituellement inclus dans de telles stratégies :

• Politiques internes claires : un cadre décrivant les cas dans lesquels un appel d’offres est requis, comment il est lancé et quels sont les rôles concernés.

• Modèles standard : un modèle uniforme pour le champ d’application, les grilles d’évaluation et les instructions aux commerçants

• Déclaration des conflits d’intérêts : un moyen de détection précoce des risques, avec une obligation de récusation le cas échéant.

• Mécanismes de contrôle des protocoles de communication : un système visant à garantir que tous les commerçants reçoivent les mêmes informations

• Étapes d’approbation bien définies : la supervision des appels d’offres est intégrée à des étapes spécifiques du processus, telles que lors du lancement, l’évaluation et l’attribution.

La mise en place de l’ensemble de ces pratiques peut apporter l’organisation, la cohérence et la responsabilisation souhaitées pour que l’évaluation des commerçants reste axée sur les aspects essentiels.

Comment les organisations mettent-elles en place un processus d’appel d’offres équitable et dûment documenté ?

Un processus d’appel d’offres conforme repose sur des règles claires. Celles-ci devraient être applicables de manière équitable à tous les commerçants et soutenues par une documentation pouvant rester valide et vérifiable des mois ou des années plus tard.

Voici les étapes à suivre pour mener à bien un processus conforme.

Partir de critères précis et officiellement publiés

Précisez ce qui est évalué, comment fonctionne le système d’évaluation et les critères qui comptent le plus. Fondez-vous sur la pondération et convertissez les termes vagues (par exemple, « innovant », « de premier plan ») en critères objectifs. Une telle précision peut contribuer à prévenir l’improvisation et à garantir la comparabilité des évaluations.

Adopter un seul canal de communication

Si un commerçant pose une question sur les moyens de paiement B2B, tous les fournisseurs doivent avoir accès à la réponse. Diffusez publiquement les corrections, les changements de dates limites et les clarifications. Assurez-vous que la communication soit traçable et uniforme.

Respecter les règles que vous avez définies

Les dates limites, les méthodes d’évaluation et les grilles d’évaluation doivent être respectées de manière cohérente. Les exceptions, qu’elles soient mineures ou non, introduisent le doute et affaiblissent le résultat.

Documenter au fur et à mesure

Consignez par écrit les personnes ayant vérifié les propositions, la méthode d’évaluation et les points abordés lors des réunions de consensus. Conservez les notes initiales ainsi que les justifications finales. Une documentation rigoureuse garantit l’intégrité de la décision d’attribution.

Quels outils et mécanismes de contrôle aident les équipes à garantir la cohérence et la transparence des appels d’offres ?

Un processus d’appel d’offres n’est efficace que s’il est reproductible. L’utilisation d’outils et de mécanismes de contrôle peut contribuer à standardiser la manière dont les appels d’offres sont élaborés, évalués et consignés. Voici quelques exemples qui contribuent à assurer la cohérence et la transparence de l’évaluation des appels d’offres.

Modèles standard et listes de contrôle pour les évaluateurs

Les modèles d’appels d’offres bien structurés permettent de s’assurer que chaque projet comprend les éléments appropriés. Les listes de contrôle des évaluateurs permettent de confirmer que les conflits d’intérêts ont été déclarés, que les grilles d’évaluation ont été finalisées et que les registres de communication ont été complétés.

Systèmes d’évaluation garantissant une organisation structurée

Les modèles d’évaluation partagés, qu’ils soient intégrés à une plateforme ou à une feuille de calcul protégée, peuvent automatiser le calcul d’une pondération et exiger une justification pour chaque évaluation. De plus, ils permettent de réduire les incohérences et d’accélérer les audits.

Canaux de soumission et de communication centralisés

Adoptez une seule boîte de réception ou plateforme pour y recevoir les propositions et pour servir d’espace partagé pour les questions et réponses. Ce canal centralisé permet de constituer un historique complet et horodaté sans avoir recours aux adresses e-mail personnelles.

Gestion des versions et contrôle des droits d’accès

Sécurisez les documents d’appel d’offres avant leur publication et limitez les modifications apportées aux fichiers d’évaluation. Utilisez des systèmes qui surveillent les modifications ou exigent l’approbation de chaque modification. Ce sont là les types de dispositifs de sécurité qui peuvent empêcher toute modification accidentelle ou intentionnelle.

Que font les équipes pour réduire les biais et prévenir les erreurs lors de l’évaluation des commerçants ?

L’étape d’évaluation est souvent celle où le niveau de risque est le plus élevé. Les biais, les évaluations incohérentes ou manquantes peuvent compromettre un processus pourtant rigoureux. Pour éviter ces risques, il convient de mettre en place une structure qui guide les comités d’évaluation des appels d’offres avant, pendant et après l’étape d’évaluation.

Voici quelques méthodes efficaces pour mener à bien l’évaluation des appels d’offres :

• Définir des critères solides et justifiables : assurez-vous que chaque critère soit spécifique, observable et lié à la proposition. Publiez votre système de pondération afin que l’évaluation reste centrée sur ce qui compte le plus pour votre entreprise.

• Former et préparer vos évaluateurs : avant l’ouverture des propositions, mettez-vous d’accord sur le fonctionnement de la grille d’évaluation et sur ce que chaque évaluation représente. Examinez ensemble un exemple de réponse afin d’harmoniser les attentes et exigez la déclaration de tout conflit d’intérêts avant toute évaluation.

• Évaluer individuellement avant de se réunir : recueillez les évaluations initiales séparément afin d’éviter la pensée collective. Ensuite, discutez des divergences, mettez-vous d’accord sur les interprétations et documentez la justification de tout réajustement.

• Dissocier l’évaluation des prix de l’évaluation technique : examinez les réponses techniques sans connaître le coût afférent, ou confiez l’évaluation des prix à une équipe distincte. Ne combinez les résultats qu’une fois les deux évaluations terminées, et ce, afin d’éviter tout biais involontaire.

• Exiger la justification des évaluations, surtout en cas d’écarts significatifs : si une personne attribue une évaluation particulièrement basse ou élevée, demandez-lui d’en expliquer la raison. Le fait d’exiger une justification permet d’éviter une évaluation impulsive et force les évaluateurs à fonder leurs décisions sur la proposition elle-même. Ces notes sont indispensables en cas de contestation ultérieure des résultats.

• Vérifier attentivement les calculs : avant d’attribuer un contrat, vérifiez les formules, les barèmes d’évaluation et l’exhaustivité des résultats. De petites erreurs peuvent nuire à la crédibilité si elles ne sont pas rectifiées.

Quels sont les défis susceptibles de mettre l’intégrité des appels d’offres en péril ?

Il existe plusieurs défis récurrents qui peuvent miner la confiance dans le processus. En effet, des problèmes d’intégrité peuvent résulter d’une chronologie précipitée, d’exigences vagues ou d’une évaluation qui ne résiste pas à un examen approfondi.

Si vous êtes un responsable des achats stratégiques et des appels d’offres, vous devez porter votre attention à ce qui suit :

• Conflits d’intérêts : les relations non divulguées entre les évaluateurs et les commerçants peuvent compromettre les évaluations. Des déclarations formelles et des récusations obligatoires sont nécessaires.

• Critères ambigus ou changeants : des critères non définis ou changeants entraînent des incohérences dans l’évaluation. Si le champ d’application du projet évolue de manière significative, il convient de relancer l’appel d’offres plutôt que d’y apporter des réajustements en cours de route.

• Biais structurel dans le système d’évaluation : les critères qui favorisent les entreprises en place, tels que des exigences d’expérience trop restrictives, pourraient involontairement exclure de nouveaux commerçants compétents.

• Documentation insuffisante ou manquante : en l’absence de notes d’évaluation, de justifications des évaluations et de registres de communication, l’équité serait difficile à prouver.

• Pression temporelle : des calendriers trop serrés peuvent conduire à des raccourcis (par exemple, un moindre nombre d’évaluateurs, des décisions non documentées, des étapes omises). Élaborez des calendriers réalistes et, si l’urgence est inévitable, mettez en place un processus d’exception officiel.

Comment les organisations peuvent-elles vérifier et améliorer leurs pratiques liées aux appels d’offres ?

Les programmes d’appel d’offres efficaces évoluent en permanence. Les équipes changent, les priorités évoluent et la tolérance au risque fluctue. Les programmes les plus performants sont ceux qui évaluent régulièrement leur déroulement et s’adaptent en fonction des besoins.

Voici quelques conseils pour améliorer constamment vos programmes d’appels d’offres.

Effectuer un bilan après l’appel d’offres

Réunissez l’équipe après chaque projet important. Identifiez les points de blocage, les critères ambigus ou les systèmes d’évaluation irréguliers. De petites améliorations peuvent rapidement faire la différence.

Proposer des comptes rendus aux commerçants

Le partage de commentaires globaux peut aider les commerçants à progresser et révèle les points où votre appel d’offres aurait pu être imprécis ou involontairement restrictif.

Réaliser des audits périodiques

Des examens internes ou effectués par des tiers peuvent confirmer si la pratique réelle correspond aux procédures documentées. Vous devez rechercher les problèmes répétitifs plutôt que les erreurs ponctuelles.

Actualiser les outils et les modèles

Actualisez la terminologie, les formulaires d’évaluation et les exigences en fonction de l’évolution des risques et des priorités de votre organisation. Par exemple, si de nouveaux risques apparaissent concernant l’IA, la confidentialité ou le développement durable, vos appels d’offres doivent en tenir compte. Vos outils doivent permettre la prise en charge des crédits directs pour les paiements B2B et des solutions de paiement transfrontalières si vous travaillez à l’international.

Comment Stripe Payments peut vous aider

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