Una richiesta di proposte può sembrare, all'inizio, un'attività piuttosto lineare: definire i requisiti, raccogliere le offerte e individuare la soluzione più adeguata. In realtà, le scelte si complicano non appena entrano in gioco risorse economiche concrete, rischi operativi per l'attività o possibili implicazioni normative. E quando un fornitore contesta l'esito o un'autorità di vigilanza chiede conto del percorso decisionale, è in quel momento che la solidità del processo viene realmente messa alla prova.

Una richiesta di proposte si regge sulla capacità di dimostrare che ogni decisione si è fondata su criteri documentati, applicati con coerenza e al sicuro da interpretazioni arbitrarie o da pressioni informali. I team dell'attività che trattano approvvigionamenti ad alta criticità, in particolare per servizi complessi, infrastrutture e investimenti tecnologici di rilievo, devono operare entro confini metodologici ben definiti. Tuttavia, tra il 2023 e il 2025 la quota di professionisti del settore approvvigionamenti che riteneva adeguata la propria gestione del rischio è diminuita del 7%.

Di seguito analizzeremo le strategie di conformità che assicurano l'integrità della richiesta di proposte, così che le decisioni risultino solide in caso di verifiche approfondite.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono le strategie di conformità per garantire l'integrità di una richiesta di proposte?
  
• In che modo le organizzazioni gestiscono una procedura di richiesta di proposte equo e ben documentato?
  
• Quali strumenti e controlli aiutano i team a mantenere le richieste di proposte coerenti e trasparenti?
  
• In che modo i team possono ridurre i pregiudizi e prevenire errori durante la valutazione dei fornitori?
  
• Quali criticità possono mettere a rischio l'integrità delle richieste di proposte?
  
• In che modo le organizzazioni possono verificare e rafforzare le proprie pratiche nella gestione delle richieste di proposte?
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Strategie di conformità per garantire l'integrità di una richiesta di proposte

Le strategie di conformità danno struttura al processo di richiesta di proposte e rappresentano una parte fondamentale del processo di attivazione dei fornitori. Definiscono come vengono prese le decisioni di approvvigionamento, chi è responsabile di ogni fase e quali elementi devono essere documentati. Sono in atto per ridurre l'ambiguità, individuare tempestivamente i conflitti e garantire che le decisioni si basino su criteri definiti anziché su preferenze o abitudini.

Queste strategie mirano a rendere l'approvvigionamento flessibile e prevedibile per le attività. Creano una comprensione condivisa di che cosa significhi gestire correttamente una richiesta di proposte, anche quando a condurla sono persone o dipartimenti diversi.

Ecco gli elementi principali solitamente inclusi:

• Politiche interne chiare: una descrizione di quando è necessaria una richiesta di proposte, come viene avviata e quali ruoli sono coinvolti

• Modelli standard: un formato uniforme per ambito, criteri di valutazione e istruzioni ai fornitori

• Dichiarazioni di conflitto di interessi: un meccanismo per segnalare tempestivamente i rischi, con obbligo di astensione quando necessario

• Controlli sui protocolli di comunicazione: un sistema che garantisca che tutti i fornitori ricevano le stesse informazioni

• Punti di approvazione definiti:una supervisione integrata in momenti specifici del processo, ad esempio, al momento della pubblicazione, durante la valutazione e in fase di aggiudicazione.

Insieme, queste pratiche forniscono struttura, coerenza e responsabilità, mantenendo la valutazione dei fornitori focalizzata sugli elementi sostanziali.

Modalità con cui le organizzazioni gestiscono un processo di richiesta di proposte equo e ben documentato

Una procedura di richiesta di proposte conforme si basa su regole chiare. Devono valere per ogni fornitore e disporre di una documentazione che rimanga solida anche a distanza di mesi o anni.

Ecco i passaggi per condurre una procedura conforme

Inizia con criteri espliciti e pubblicati

Chiarisci che cosa viene valutato, come funziona il sistema di punteggio e quali aspetti hanno maggiore peso. Definisci le ponderazioni e traduci le espressioni vaghe (ad esempio "innovativo", "di riferimento") in criteri oggettivi. Questo chiarimento può evitare improvvisazioni e consente di comparare le valutazioni.

Usa un unico canale per le comunicazioni

Se un fornitore pone una domanda sui metodi di pagamento B2B, ogni fornitore deve poter vedere la risposta. Le correzioni, le variazioni delle scadenze e i chiarimenti devono essere condivisi pubblicamente. Mantieni le comunicazioni verificabili e uniformi.

Rispetta le regole stabilite

Scadenze, modalità di punteggio e criteri devono essere applicati in modo coerente. Le eccezioni, anche minime, generano incertezza e indeboliscono l'esito.

Documenta mentre procedi

Registra chi ha esaminato le proposte, come sono stati assegnati i punteggi e che cosa è stato discusso nelle riunioni di allineamento. Conserva gli appunti grezzi e le giustificazioni finali. Una buona documentazione tutela l'integrità della decisione di aggiudicazione.

Strumenti e controlli che aiutano i team a mantenere le richieste di proposte coerenti e trasparenti

La procedura di richiesta di proposte funziona solo se può essere replicata. L'uso di strumenti e controlli può contribuire a standardizzare il modo in cui le richieste di proposte vengono strutturate, valutate e registrate. Ecco alcuni elementi utili a mantenere la valutazione coerente e trasparente.

Modelli standard e liste di controllo per i valutatori

Modelli strutturati per la richiesta di proposte aiutano a garantire che ogni progetto includa gli elementi necessari. Le liste di controllo per i valutatori consentono di verificare che eventuali conflitti siano stati dichiarati, che i criteri di punteggio siano stati definiti e che i registri siano stati completati.

Sistemi di punteggio che garantiscono una struttura coerente

I modelli di valutazione condivisi, sia all'interno di una piattaforma sia su un foglio di calcolo protetto, possono applicare automaticamente le ponderazioni e richiedere una motivazione per ogni punteggio. Possono anche ridurre le incoerenze e velocizzare le verifiche.

Canali centralizzati per invii e comunicazioni

Utilizza una casella unica o una piattaforma dedicata per le proposte e uno spazio condiviso per domande e risposte. Questo canale centralizzato può contribuire a creare un registro completo e con marca temporale senza dipendere da indirizzi email personali.

Controllo delle versioni e limitazioni di accesso

Blocca i documenti della richiesta di proposte prima della loro diffusione e limita le modifiche ai file di valutazione. Utilizza sistemi che tracciano le variazioni o richiedono approvazioni per ogni aggiornamento. Sono misure di tutela che possono prevenire alterazioni accidentali o intenzionali.

Ecco come i team possono ridurre i pregiudizi e prevenire errori durante la valutazione dei fornitori

La fase di valutazione è spesso quella con il rischio più elevato. Pregiudizi, punteggi incoerenti e note mancanti possono compromettere un processo altrimenti solido. Per evitare questi rischi, occorre creare una struttura che guidi i comitati di valutazione della richiesta di proposte prima, durante e dopo l'assegnazione dei punteggi.

Ecco alcuni modi per gestire in modo efficace la valutazione di una richiesta di proposte:

• Definisci criteri solidi e difendibili: assicurati che ogni criterio sia specifico, verificabile e collegato alla proposta. Rendi pubbliche le ponderazioni così da mantenere la valutazione allineata alle priorità operative e al profilo di rischio della tua attività.

• Forma e prepara i valutatori: prima di aprire le proposte, allineatevi sul funzionamento della scala di punteggio e su che cosa rappresenti ogni valore. Esaminate insieme una risposta di esempio per calibrare le aspettative e richiedete dichiarazioni sui conflitti di interesse prima che chiunque inizi a valutare.

• Attribuisci i punteggi in modo indipendente e poi confrontati: raccogli i punteggi iniziali separatamente per evitare condizionamenti reciproci. Quindi, discuti le discrepanze, allinea le interpretazioni e documenta la motivazione di eventuali adeguamenti.

• Separa la componente economica dal punteggio tecnico: esamina le risposte tecniche senza vedere i costi, oppure assegna l'analisi dei prezzi a un gruppo distinto. Combina i risultati solo quando entrambi i processi sono completati, per evitare pregiudizi inconsapevoli.

• Richiedi una giustificazione per i punteggi, soprattutto per quelli fuori scala: se qualcuno attribuisce un punteggio particolarmente basso o alto, chiedi di spiegarne il motivo. La richiesta di una motivazione aiuta a evitare valutazioni impulsive e obbliga i valutatori a basare le decisioni sulla proposta stessa. Queste note sono indispensabili nel caso in cui i risultati vengano poi contestati.

• Verifica attentamente i calcoli: prima dell’aggiudicazione, controlla formule, intervalli di punteggio e completezza. Se non correggi i piccoli errori, puoi compromettere la tua credibilità.

Criticità che possono mettere a rischio l'integrità delle richieste di proposte

Diverse criticità ricorrenti possono minare la fiducia nella procedura. I problemi di integrità possono derivare da tempistiche serrate, requisiti vaghi o sistemi di valutazione che non superano verifiche approfondite.

Se sei responsabile dell'approvvigionamento strategico e della gestione delle richieste di proposte, ecco quali aspetti devi monitorare:

• Conflitti di interesse: relazioni non dichiarate tra valutatori e fornitori possono compromettere la procedura. Servono dichiarazioni formali e astensioni obbligatorie.

• Criteri ambigui o variabili: criteri indefiniti o modificati in corso d'opera producono punteggi incoerenti. Se l'ambito cambia in modo importante, ripubblica la richiesta di proposte anziché apportare aggiustamenti a processo avviato.

• Pregiudizi strutturali nel sistema di valutazione: criteri che favoriscono i fornitori già in carica, come requisiti di esperienza eccessivamente specifici, possono escludere involontariamente fornitori più recenti ma qualificati.

• Documentazione carente o assente: senza note di valutazione, motivazioni dei punteggi e registri delle comunicazioni, è difficile dimostrare l'equità della procedura.

• Pressione temporale: tempistiche compresse portano a scorciatoie (ad esempio, meno valutatori, decisioni non documentate, passaggi saltati). Struttura calendari realistici e, se l'urgenza è inevitabile, prevedi un processo formale di eccezione.

Modalità con cui le organizzazioni possono verificare e rafforzare le proprie pratiche nella gestione delle richieste di proposte

I programmi di richiesta di proposte più efficaci evolvono continuamente. I team cambiano, le priorità si spostano e la propensione al rischio varia. I programmi più solidi sono quelli che verificano attivamente il proprio funzionamento e si adattano quando necessario.

Ecco come migliorare in modo costante i programmi di richiesta di proposte.

Conduci analisi retrospettive dopo la richiesta di proposte

Riunisci il team al termine dei progetti principali. Identifica gli intoppi, i criteri poco chiari o le irregolarità nei punteggi. Piccoli miglioramenti possono generare progressi significativi.

Offri feedback ai fornitori

Condividere osservazioni di livello elevato può aiutare i fornitori a migliorare e mette in evidenza eventuali aree in cui la tua richiesta di proposte poteva risultare poco chiara o involontariamente restrittiva.

Svolgi controlli periodici

Revisioni interne o di terze parti possono confermare se la pratica reale corrisponde alle procedure documentate. Cerca problemi ricorrenti, non errori isolati.

Mantieni aggiornati strumenti e modelli

Aggiorna linguaggio, schede di valutazione e requisiti man mano che cambiano i rischi e le priorità della tua organizzazione. Ad esempio, se emergono nuovi rischi legati all'IA, alla privacy o alla sostenibilità, le tue richieste di proposte devono rifletterli. I tuoi strumenti devono essere in grado di gestire il supporto diretto al credito per i pagamenti B2B e integrare soluzioni di pagamento transfrontaliero se operi a livello internazionale.

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

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