Als het gaat om B2B-betalingen in Duitsland, zijn twee dingen enorm belangrijk: veiligheid en efficiëntie. Hoewel moderne betalings-API's (application program interfaces) worden gezien als de toekomst van het bankwezen, blijven veel bedrijven vertrouwen op het EBICS-systeem, een standaard die zich in de loop der tijd heeft bewezen.

Maar wat is EBICS precies? Waar wordt het gebruikt, wat zijn de vereisten en wanneer is het zinvol om het te implementeren? In dit artikel bekijken we de sterke punten en beperkingen van een van de pijlers van het Europese betalingsverkeer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is EBICS?
  
• Waar wordt EBICS gebruikt?
  
• Wat zijn de technische en operationele vereisten voor EBICS?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen ten opzichte van moderne API-oplossingen?
  
• Wanneer is het handig om EBICS te gebruiken?
  

Wat is EBICS?

EBICS (elektronische bankinternetcommunicatiestandaard) is een algemeen aanvaarde Europese procedure voor de veilige overdracht van betalingsgegevens tussen ondernemingen en banken.

EBICS is vooral veel gebruikt in zakelijk bankieren. De standaard maakt versleutelde communicatie via internet mogelijk, zonder dat je daarvoor speciale banksoftware nodig hebt. Dit betekent dat ondernemingen betalingsopdrachten rechtstreeks vanuit hun enterprise resource planning (ERP)-systeem, gedigitaliseerde boekhoudsysteem of treasury management systeem (TMS) naar hun bank kunnen overmaken, waarbij de rekeninginformatie automatisch wordt opgehaald.

Hoe EBICS tot stand is gekomen

EBICS is halverwege de jaren 2000 in Duitsland bedacht als een manier om bedrijfsbetalingen aan te passen aan de eisen van het digitale tijdperk en om verouderde, eigen systemen zoals FTAM (file transfer, access, and management), een gestandaardiseerd gegevenscommunicatieprotocol van de voor veilige bestandsoverdracht, geleidelijk uit te faseren.

Het EBICS-project werd geleid door de Duitse bankverenigingen, die een standaard wilden creëren die onafhankelijk was van een bepaalde bank en gebaseerd was op moderne internettechnologieën. De focus lag op hoge veiligheid door middel van sterke cryptografie, de mogelijkheid van automatisering via directe systeemverbindingen en een duidelijke scheiding van gebruikersrollen om te voldoen aan de wettelijke vereisten.

Latere versies van EBICS, versies 2.0 en 3.0, hebben het mechanisme verder geharmoniseerd en de toegang tot heel Europa uitgebreid, grotendeels door de samenvoeging van Duitse en Franse specificaties als onderdeel van het SEPA-initiatief (Single Euro Payments Area). Ook vandaag de dag wordt EBICS verder ontwikkeld als een manier om een betrouwbare, toekomstbestendige, internationale standaard voor elektronische betalingen te garanderen.

Waar wordt EBICS gebruikt?

EBICS wordt gebruikt voor het veilig en automatisch uitwisselen van betalingsgegevens tussen ondernemingen en banken. Dit omvat bankoverschrijvingen, automatische incasso's en het opvragen van rekeninginformatie. De standaard wordt het meest gebruikt in B2B-bankieren, waar ondernemingen veel betalingen moeten verwerken en moeten voldoen aan wettelijke vereisten voor de goedkeuringsprocessen. Door ERP-, salarisadministratie- of boekhoudsystemen direct te verbinden met de bank, zorgt EBICS voor efficiënte, foutloze processen tijdens de hele betalingsstroom. Typische toepassingen van EBICS zijn onder andere:

• Salarisadministratie: automatische overschrijvingen naar de bank als onderdeel van de maandelijkse salarisadministratie. EBICS maakt een betrouwbare verwerking van betalingen voor grote aantallen werknemers mogelijk zonder handmatige tussenkomst.

• Betalingen aan leveranciers en crediteuren: bankoverschrijvingen worden gedaan vanuit de boekhouding of het ERP-systeem. Dit vermindert het aantal fouten in vergelijking met individuele betalingen en versnelt de algehele factuurverwerking.

• SEPA-incasso's: voor regelmatige betalingen. Hiermee kunnen bedrijven zorgen voor stabiele en voorspelbare inkomende betalingen.

• Multibanking en financieel overzicht: bekijk rekeningtransacties en saldi bij meerdere banken. Hierdoor kunnen ondernemingen hun liquiditeit centraal beheren en krijgen ze meer transparantie over alle rekeningen.

Typische sectoren die met EBICS werken

In de praktijk wordt EBICS vooral gebruikt door sectoren die vaak veel automatische betalingen doen of veel bankrekeningen beheren. Het gaat vooral om:

• Energie- en nutsbedrijven: gemeentelijke nutsbedrijven, energieleveranciers en waterbedrijven verwerken vaak duizenden SEPA-incasso's per maand en hebben behoefte aan betrouwbare automatisering om gemiste betalingen te voorkomen.

• Verzekeraars en financiële dienstverleners: regelmatige bijdragen en premie-incasso's, evenals complexe betalingsprocessen in geval van een claim, maken EBICS tot een stabiele basis voor betalingsverwerking.

• Industriële en productiebedrijven: betalingen aan leveranciers en crediteuren worden vaak in grote hoeveelheden en soms internationaal uitgevoerd, waardoor beveiliging en multibanking van essentieel belang zijn.

• Handelsbedrijven en logistieke dienstverleners: talrijke leveranciers, filialenrekeningen en geautomatiseerde betalingsstromen vereisen een schaalbare en robuuste bankverbinding.

• Overheidsinstanties en instellingen: administratieve processen en budgettaire middelen vragen om maximale veiligheid, traceerbaarheid en een duidelijke scheiding van rollen voor betalingsgoedkeuringen.

EBICS is enorm handig voor deze sectoren, omdat het stabiel is, onderworpen is aan regelgevende controles en ontworpen is voor grote hoeveelheden gegevens.

Alternatieven voor EBICS

Hoewel EBICS in Duitsland veel wordt gebruikt voor B2B-transacties, zijn er verschillende alternatieven die, afhankelijk van wat een onderneming nodig heeft, misschien beter passen.

Moderne API's voor bankieren

Een alternatief voor EBICS zijn bank-API's, die zijn ontwikkeld als onderdeel van PSD2 (de herziene richtlijn betalingsdiensten) en open banking. Ze maken directe communicatie (meestal in realtime) tussen softwareoplossingen en banken mogelijk, zonder dat daarvoor aanvullende banksoftware nodig is. Voor digitale bedrijfsmodellen, e-commerce of SaaS-platforms bieden ze de flexibiliteit om direct toegang te krijgen tot accountinformatie of betalingen uit te voeren via .

SWIFT en host-to-host-verbindingen

Ondernemingen die internationaal actief zijn, kunnen ook kijken naar SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) en host-to-host-verbindingen. Beide oplossingen ondersteunen wereldwijd gestandaardiseerde betalingsprocessen en zijn zeer handig voor complexe treasury-structuren met veel buitenlandse rekeningen. Ze zijn wel duurder en het kost meer tijd om ze te implementeren, en de kosten zijn meestal hoger dan die voor EBICS.

Stripe: een moderne alles-in-één oplossing

Een derde optie is een betalingsdienstaanbieder (PSP) die meerdere betaalmethoden, fraudepreventie en uitbetalingen samenbrengt en via één interface toegang biedt tot het volledige pakket. Stripe gaat nog een stap verder: ondernemingen integreren hun betalingen, uitbetalingen en wereldwijde betaalmethoden via een moderne API en automatiseren complexe processen direct binnen hun systemen.

SaaS-platforms en marktplaatsen gebruiken Stripe Connect om bulkbetalingen te regelen, onboardingprocessen te integreren en cashflows tussen meerdere partijen slim te beheren. Dankzij snelle onboarding via gehoste of integreerbare componenten kunnen ondernemingen vaak binnen een paar weken live gaan, zonder hoge startkosten of lange ontwikkelingstijden. Ze krijgen ook toegang tot tools voor margeverantwoording, risicobeheer, belastingformulieren, onboarding-compliance en geautomatiseerde belastingberekening. Geïnteresseerde partijen kunnen zelfs nieuwe inkomstenbronnen aanboren via transactiekosten, directe uitbetalingen, financieringsoplossingen of bedrijfskaarten.

Wat zijn de technische en operationele vereisten voor EBICS?

Om EBICS te kunnen gebruiken, moet een onderneming voldoen aan zowel de technische als de operationele vereisten. Deze zorgen ervoor dat betalingen veilig, conform de voorschriften en volledig digitaal kunnen worden verwerkt, zonder onderbrekingen.

Technische vereisten

• EBICS-compatibele bankverbinding
  Elke onderneming die EBICS wil gebruiken, moet beroep doen op een bank die EBICS ondersteunt. Hoewel dit bij de meeste banken in Duitsland de standaardpraktijk is, kunnen er beperkingen zijn, vooral als het gaat om internationale instellingen. Daarom moet je, voordat je begint, controleren welke formaten en EBICS-versies je bank aanbiedt en of deze voldoen aan de behoeften van je bedrijf.

• EBICS-gecertificeerde software
  EBICS heeft software nodig die de technische EBICS-standaard kan gebruiken (zoals boekhoud-, ERP- of treasury-systemen). Met deze software kun je betalingsbestanden maken, versleutelen en versturen, en rekeningafschriften en transactiegegevens opvragen.

• Sleutelpaar voor authenticatie
  EBICS gebruikt digitale certificaten en sleutelparen om de veiligheid van de communicatie te garanderen. Deze sleutelparen en certificaten worden uitgegeven aan individuele gebruikers of functionele rollen. Ze beschermen de integriteit van de gegevens en identificeren de klant bij de bank. Het genereren en beheren van deze sleutels is een essentieel onderdeel van de EBICS-configuratie.

• Veilige netwerk- en systeemomgeving
  Omdat er gevoelige financiële gegevens worden gedeeld, moet de IT-infrastructuur goed beveiligd zijn. Dit betekent beveiligde servers, duidelijke netwerktoegang, regelmatige updates en een betrouwbaar back-up- en monitoringconcept. De integratie in bestaande systemen moet ook voor de lancering worden getest om een soepele werking te garanderen.

Operationele vereisten

• Rechten en gebruikersbeheer
  EBICS vraagt meestal om een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden. Veel banken willen dat je het vierogenprincipe gebruikt, zodat rollen als 'maker', 'goedkeurder' en 'afzender' niet aan één persoon kunnen worden toegewezen. Ondernemingen hebben daarom behoefte aan duidelijk, controleerbaar gebruikersbeheer dat wordt gedocumenteerd en regelmatig wordt geëvalueerd.

• Regelmatig sleutelbeheer
  Omdat EBICS op cryptografische sleutels is gebaseerd, moeten deze sleutels veilig worden opgeslagen, regelmatig worden vernieuwd en bij elke personeelswisseling worden bijgewerkt of ingetrokken. Een goed sleutelbeheer is altijd zeer belangrijk voor de integriteit van het systeem en de autorisatiestructuur.

• Gegevenscontrole en controleerbaarheid
  Ondernemingen zijn helemaal verantwoordelijk voor de betalingsgegevens die ze versturen. Processen en systemen moeten dus zo zijn ontworpen dat betalingsgoedkeuringen altijd tot aan de bron kunnen worden getraceerd. Interne beoordelingen of externe audits – bijvoorbeeld door wettelijke auditors – zijn standaard om ervoor te zorgen dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan.

Wat zijn de voor- en nadelen ten opzichte van moderne API-oplossingen?

Hoewel EBICS een belangrijke standaard blijft voor B2B-betalingen, worden moderne bank-API's steeds populairder. Welke oplossing voor een bepaalde onderneming het beste is, hangt af van wat die onderneming nodig heeft en hoe het gebruikt wordt.

EBICS is vooral ontworpen voor hoge veiligheidseisen, wettelijke voorschriften en grote betalingsvolumes in de B2B-sector. API's maken daarentegen realtime communicatie, flexibele integraties en digitale businessmodellen mogelijk. In de praktijk worden beide mechanismen vaak naast elkaar gebruikt, waarbij EBICS stabiele batchverwerking op de achtergrond afhandelt, terwijl API's dynamische processen en bankfuncties in realtime faciliteren. Veel ondernemingen maken daarom gebruik van een combinatie van beide technologieën, afhankelijk van hun systeemlandschap, snelheid en het vereiste automatiseringsniveau.

Wanneer is het handig om EBICS te gebruiken?

Of het voor je onderneming handig is om EBICS te gebruiken, hangt echt af van je betalingsvolumes, compliancevereisten en systeemlandschap. In bepaalde scenario's heeft de standaard duidelijke voordelen.

EBICS is enorm handig als:

• Je meerdere of terugkerende betalingen automatisch verwerkt (bijvoorbeeld meer dan 1.000 betalingen per maand)
  
• Compliance en beveiliging zeer belangrijk zijn (zoals het vierogenprincipe).
  
• Het belangrijk is om te kunnen integreren met ERP- of boekhoudsystemen.
  
• Je verbinding wilt maken met meerdere banken via een multibanking-aanpak.
  
• Je veel automatische incasso's hebt (bijvoorbeeld voor energieleveranciers of leasemaatschappijen).
  

EBICS is minder handig voor:

• Start-ups met lage betalingsvolumes
  
• E-commerceondernemingen die realtime transacties nodig hebben
  
• Platforms die betalingen van eindklanten innen