Ein Abrechnungsmandat ist eine schriftliche oder mündliche Vereinbarung, die es einem Unternehmen (d. h. dem Auftraggeber) ermöglicht, die Ausstellung von Rechnungen unter vollständiger Compliance mit den geltenden Vorschriften an einen Drittanbieter oder eine/n Kunden/Kundin (d. h. den/die Vertreter/in) zu übertragen. Ein Abrechnungsmandat erfolgt häufig zwischen Unternehmen, die regelmäßig geschäftlich miteinander in Kontakt treten, oder wenn der Auftraggeber für bestimmte Aufgaben die Unterstützung einer Buchhaltungsfirma anfordert. Einem Mandat unterliegende Rechnungen müssen deutlich darauf hinweisen, dass sie von einem/einer Vertreter/in erstellt wurden. Wenn die Anforderungen hinsichtlich Rechnungsstellung oder Umsatzsteuer (USt.) nicht erfüllt werden, ist der Auftraggeber weiterhin in vollem Umfang dafür verantwortlich.

In diesem Artikel erläutern wir Abrechnungsmandate, einschließlich ihrer Funktionsweise, ihrer Anforderungen und wie sie vorgenommen werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Abrechnungsmandat?
  
• Warum sollten Sie ein Abrechnungsmandat einrichten?
  
• Verschiedene Arten von Abrechnungsmandaten
  
• Funktionsweise von Abrechnungsmandaten
  
• Einrichten eines Abrechnungsmandats
  
• Anforderungen bei Abrechnungsmandaten an jede Partei
  

Was ist ein Abrechnungsmandat?

Ein Abrechnungsmandat ist eine Vereinbarung, mit der ein Unternehmen Dritte autorisiert, Rechnungen in seinem Namen und in seinem Auftrag auszustellen. Auf diese Weise kann das Unternehmen bestimmte administrative Aufgaben auslagern, indem es eine andere Stelle mit der Ausstellung und Verwaltung von Rechnungen beauftragt.

Diese Vereinbarung gilt zwischen zwei Parteien: dem Auftraggeber – dem/der Verkäufer/in, der/die die Rechnungsstellung auf Dritte übertragen möchte – und dem/der Vertreter/in, der/die mit der Erledigung dieser Aufgabe beauftragt wird. Der/Die Vertreter/in ist häufig der Kunde/die Kundin des Unternehmens oder ein als Subunternehmer fungierendes Unternehmen.

Ein Abrechnungsmandat ist das formelle Dokument, das die Zusammenarbeit zwischen den beiden Parteien festlegt, definiert und strukturiert. Um Missverständnisse und Streitfälle zu vermeiden, legt das Mandat die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Partei fest.

Warum sollten Sie ein Abrechnungsmandat einrichten?

In der Regel erstellt der/die Verkäufer/in eine Rechnung und stellt diese aus. Artikel 289 des allgemeinen französischen Steuergesetzbuchs (Code général des impôts, CGI) ermöglicht es Unternehmen jedoch, diese Aufgabe auf einen Drittanbieter oder eine/n Kunden/Kundin zu übertragen. Abrechnungsmandate sind rechtliche Alternativen, die für Unternehmen attraktiv sind, die große Transaktionsvolumina verwalten, aber keine Rechnungen erstellen möchten.

Selbstfakturierung

Abrechnungsmandate werden am häufigsten zwischen Geschäftspartnern/-partnerinnen mit einer regelmäßigen, langfristigen Geschäftsbeziehung verwendet. Verkäufer/innen können ein Abrechnungsmandat vorschlagen, das es dem Kunden/der Kundin ermöglicht, Rechnungen auszustellen und zu bezahlen, was als Selbstfakturierung bezeichnet wird. Diese Praxis ist in bestimmten Branchen – darunter Landwirtschaft und Großhandelsvertrieb – üblich, um den Zahlungsprozess zu vereinfachen.

Wenn ein/e Kunde/Kundin eine Rechnung im Namen und im Auftrag des Verkäufers/der Verkäuferin ausstellt, muss die Rechnung den Begriff „Selbstfakturierung“ („autofacturation“) enthalten.

Rechnungen durch Subunternehmer/innen

Ein Unternehmen kann die Aufgabe des Ausstellens von Rechnungen auch an externe Dienstleister/innen übertragen – wie z. B. zertifizierte Buchhalter/innen – und den Rechnungsprozess so an Subunternehmer/innen vergeben. Die Übertragung dieses administrativen Prozesses an eine/n Experten/Expertin hat mehrere Vorteile, wie z. B. ein geringeres Risiko von Fehlern und nicht konformen Rechnungen. Das Unternehmen profitiert außerdem von erheblichen Zeiteinsparungen, sodass es sich stärker auf seine Kerngeschäfte konzentrieren kann.

Der/Die Subunternehmer/in kann für diese Dienstleistung eine Gebühr verlangen, insbesondere wenn es sich um eine Buchhaltungsfirma handelt. Mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers kann der/die Vertreter/in den Prozess der Rechnungsstellung auch an eine/n Subunternehmer/in übertragen.

Verschiedene Arten von Abrechnungsmandaten

Abrechnungsvereinbarungen werden in der Regel schriftlich getroffen, was dazu beitragen kann, Unklarheiten zu vermeiden, und bei Streitfällen als Beweis dienen kann. Die Vereinbarung legt Verfahren für Mandate fest und enthält eine eindeutige Definition der Rolle jeder der Parteien. Wenn der Prozess eine einmalige geschäftliche Übereinkunft sein soll, ist auch eine mündliche Mandatsvereinbarung möglich.

Funktionsweise von Abrechnungsmandaten

Ein Abrechnungsmandat muss erstellt werden, bevor der/die Vertreter/in im Namen des Auftraggebers und in seinem Auftrag Rechnungen ausstellt. Die Vereinbarung muss nicht in einem bestimmten Format getroffen werden und kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Auf Verlangen müssen beide Parteien jedoch dem französischen Finanzamt nachweisen können, dass das Abrechnungsmandat vorliegt.

Gemäß den französischen Steuervorschriften müssen im Rahmen des Mandats zwei Exemplare jeder Rechnung ausgestellt werden. Diese Rechnungen müssen zudem die gleichen Pflichtangaben enthalten wie herkömmliche Rechnungen und darüber hinaus deutlich machen, dass ein/e Vertreter/in sie ausgestellt hat. Es wird empfohlen, allen im Rahmen eines Mandats erstellten Rechnungen einen entsprechenden Vermerk beizufügen, wie z. B. „Rechnung erstellt von X im Namen und im Auftrag von Z“ („Facture établie par X au nom et pour le compte de Z“).

Der Auftraggeber muss Rechnungen akzeptieren, die im Rahmen eines Mandats erstellt wurden, bevor sie ausgestellt werden. Im Rahmen eines Mandats erstellte Rechnungen werden oft durch Hinzufügen der Unterschrift oder des Stempels des Auftraggebers validiert.

Einrichten eines Abrechnungsmandats

Die beiden Parteien legen die Konditionen der Vereinbarung fest. Das Mandat muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Seine Laufzeit
  
• Die Frist, innerhalb derer der Auftraggeber eine in seinem Namen ausgestellte Rechnung anfechten darf
  
• Das Verfahren zum Akzeptieren von Rechnungen
  
• Umfang des Mandats (z. B. Umgang mit Erst- und Korrekturrechnungen, ob es sich um eine einmalige oder fortlaufende Reihe von Transaktionen handelt usw.)
  

Hier ist ein Beispiel für ein Abrechnungsmandat, das Sie als Vorlage verwenden können.

Anforderungen bei Abrechnungsmandaten an jede Partei

Bei Abrechnungsmandaten haben der Auftraggeber und der/die Vertreter/in unterschiedliche Verpflichtungen. Der Auftraggeber muss Folgendes tun:

• Dem/Der Vertreter/in alle Informationen zur Verfügung stellen, die zum Erstellen konformer Rechnungen erforderlich sind
  
• Dem/Der Vertreter/in jede Änderung der Informationen des auftraggebenden Unternehmens (z. B. Änderung der Rechnungsadresse oder der SIRET-Nummer (Nummer im System zur Erfassung von Betriebsstätten)) mitteilen
  
• Eine Kopie der Rechnung verlangen, falls nicht eingetroffen
  
• Umsatzsteuer melden, einziehen und an das französische Finanzamt abführen, je nachdem, welche Rechnungen im Namen des Auftraggebers ausgestellt werden
  

Der/Die Vertreter/in muss Folgendes tun:

• Die zugewiesene Aufgabe ausführen
  
• Rechnungen, die für den eigenen Gebrauch erstellt werden, von den Rechnungen trennen, die er/sie im Namen des Auftraggebers ausstellt
  
• Rechnungen in zweifacher Ausfertigung erstellen und die für den Auftraggeber geltenden Steuervorschriften erfüllen
  

Auch wenn ein Abrechnungsmandat erteilt wurde, trägt der Auftraggeber dennoch die volle Verantwortung, wenn der/die Vertreter/in Vorschriften zur Rechnungsstellung oder Umsatzsteuer nicht befolgt (z. B. Versäumnis, verpflichtende Angaben zu machen, falscher Umsatzsteuerbetrag). Der Auftraggeber ist nicht von der Haftung befreit, wenn der/die Vertreter/in Verpflichtungen hinsichtlich Rechnungsstellung und Umsatzsteuer nicht erfüllt.

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