Una orden de facturación es un acuerdo escrito o verbal que permite a una empresa (es decir, el comitente) delegar la emisión de facturas en un tercero o cliente (es decir, el agente) en pleno cumplimiento de la normativa. Una orden de facturación suele realizarse entre empresas que mantienen relaciones comerciales habituales entre sí o cuando el comitente solicita la asistencia de una firma de contabilidad para determinadas tareas. Las facturas emitidas por orden deben indicar claramente que han sido elaboradas por un agente. Si no se cumplen los requisitos de facturación o del impuesto al valor agregado (IVA), el comitente sigue siendo el único responsable.

En este artículo, explicamos qué son las órdenes de facturación, cómo funcionan, cuáles son sus requisitos y cómo establecerlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una orden de facturación?
  
• ¿Por qué establecer una orden de facturación?
  
• Diferentes tipos de órdenes de facturación
  
• Cómo funcionan las órdenes de facturación
  
• Configuración de una orden de facturación
  
• Requisitos de la orden facturación para cada parte
  

¿Qué es una orden de facturación?

Una orden de facturación es un acuerdo que una empresa utiliza para autorizar a un tercero a emitir facturas en su nombre y por cuenta de esta. Esto permite a la empresa delegar ciertas tareas administrativas mediante la asignación de la emisión y la gestión de las facturas a otra entidad.

Este acuerdo es entre dos partes: el comitente (el vendedor que desea delegar la facturación en un tercero) y el agente asignado a la tarea. El agente suele ser el cliente de la empresa o una empresa subcontratada.

Una orden de facturación es el documento formal que establece, define y estructura la colaboración entre las dos partes. Para evitar malentendidos y disputas, la orden define las funciones y responsabilidades de cada parte.

¿Por qué establecer una orden de facturación?

Por lo general, el vendedor crea y emite facturas, pero el artículo 289 del Código General de Impuestos (Code général des impôts o CGI) permite a las empresas asignar esta tarea a un tercero o cliente. Las órdenes de facturación son alternativas legales atractivas para las empresas que gestionan grandes volúmenes de transacciones, pero no desean crear facturas.

Autofacturación

En su mayoría, las órdenes de facturación se utilizan entre socios comerciales regulares y a largo plazo. El vendedor puede proponer una orden de facturación que le permita al cliente emitir y pagar facturas, lo que se denomina autofacturación. Esta práctica es común en ciertos sectores, incluidos la agricultura y la distribución mayorista, para simplificar el procesamiento de los pago.

Cuando un cliente emite una factura en nombre y representación del vendedor, la factura debe mostrar la palabra «autofacturación».

Subcontratación de facturas

Una empresa también puede asignar la emisión de facturas a un proveedor de servicios externo, como un contador certificado, para subcontratar el proceso de emisión de factura. La delegación de este procesado administrativo en un experto tiene varias ventajas, como reducir el riesgo de errores y facturas que no cumplen con la normativa. La empresa también se beneficia de un ahorro sustancial de tiempo, lo que le permite centrarse más en sus operaciones principales.

El subcontratista puede cobrar comisiones por este servicio, especialmente si se trata de una empresa de contabilidad. Con la aprobación previa del comitente, el agente también puede asignar el proceso de facturación a un subcontratista.

Diferentes tipos de órdenes de facturación

Por lo general, los acuerdos de facturación se celebran por escrito, lo que puede ayudar a evitar ambigüedades y utilizarse como evidencia en caso de disputa. El acuerdo especifica los procedimientos de las órdenes y define claramente la función de cada parte. Si se trata de un acuerdo comercial puntual, también es posible formalizar la orden de forma verbal.

Cómo funcionan las órdenes de facturación

Debe establecerse una orden de facturación antes de que el agente comience la emisión de facturas en nombre y por cuenta del comitente. No se requiere que el acuerdo tenga un formato específico y puede ser verbal o por escrito. Sin embargo, si se solicita, ambas partes deben poder probar a la agencia fiscal francesa que existe la orden de facturación.

Según la normativa fiscal francesa, cada factura debe emitirse en virtud de la orden, con la misma información obligatoria que las facturas tradicionales y con una indicación clara de que el agente la ha emitido. Se recomienda incluir una nota en todas las facturas ordenadas, por ejemplo, «Factura creada por X en nombre y por cuenta de Z» (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

El comitente debe aceptar las facturas emitidas en virtud de una orden antes de que se emitan. Las facturas emitidas por orden suelen validarse mediante la firma o el sello del comitente.

Cómo configurar una orden de facturación

Las dos partes establecen las condiciones del acuerdo. Como mínimo, la orden debe especificar lo siguiente:

• Su duración
  
• Plazo para que el comitente impugne una factura emitida en su nombre
  
• Procedimiento para aceptar facturas
  
• Alcance de la orden (p. ej., cómo gestionar las facturas iniciales y las facturas correctivas, si se trata de una transacción única o de una serie de transacciones recurrentes, etc.)
  

Este es un modelo de orden de facturación para usar como plantilla.

Requisitos de la orden de facturación para cada parte

Para una orden de facturación, el comitente y el agente tienen obligaciones diferentes. El comitente debe hacer lo siguiente:

• Proporcionar al agente toda la información necesaria para crear facturas que cumplan con la normativa
  
• Indicar al agente cualquier cambio en la información de la empresa principal (p. ej., un cambio en la dirección de facturación o en el número del Sistema de Identificación del Registro de Empresas (SIRET))
  
• Solicitar una copia de la factura, si no se recibió
  
• Declarar, cobrar y remitir el IVA a la agencia fiscal francesa, según corresponda para las facturas emitidas en nombre del comitente
  

El agente debe hacer lo siguiente:

• Llevar a cabo la tarea asignada
  
• Separar las facturas creadas para su propio uso de las facturas que emite en nombre del comitente
  
• Emitir facturas por duplicado y cumplir con la normativa fiscal correspondiente al comitente
  

Incluso si se ha emitido una orden de facturación, el comitente sigue siendo totalmente responsable si el agente no sigue la normativa fiscal o del IVA (p. ej., no incluir información obligatoria, indicar un importe incorrecto del IVA). El comitente no está exento de responsabilidad si el agente no cumple con las obligaciones de fiscales o del IVA.

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