การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินคือข้อตกลงที่ทำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา ซึ่งอนุญาตให้ธุรกิจ (คือ ตัวการ) สามารถมอบหมายการออกใบแจ้งหนี้ให้แก่บุคคลที่สามหรือลูกค้า (คือ ตัวแทน) ได้ โดยปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างครบถ้วน การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินมักเกิดขึ้นระหว่างธุรกิจที่มีการติดต่อค้าขายกันเป็นประจำ หรือเมื่อตัวการขอความช่วยเหลือจากสำนักงานบัญชีสำหรับงานบางอย่าง ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมอบอำนาจจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าสร้างโดยตัวแทน หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตัวการก็จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว

ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน รวมถึงหลักการทำงาน ข้อกำหนด และขั้นตอนการจัดตั้งการมอบอำนาจนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินคืออะไร
  
• เหตุใดจึงต้องกำหนดการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน
  
• การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินประเภทต่างๆ
  
• การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินมีรูปแบบการทำงานอย่างไร
  
• การจัดตั้งการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน
  
• ข้อกำหนดของการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินสำหรับแต่ละฝ่าย
  

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินคืออะไร

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินคือข้อตกลงที่ธุรกิจใช้เพื่ออนุญาตให้บุคคลที่สามออกใบแจ้งหนี้ในนามและทำแทนธุรกิจของตน วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจลดภาระงานธุรการบางส่วนได้ด้วยการมอบหมายการออกและการจัดการใบแจ้งหนี้ให้กับนิติบุคคลอื่น

ข้อตกลงนี้ทำขึ้นระหว่างสองฝ่าย ได้แก่ ตัวการ (ผู้ขายที่ต้องการมอบหมายการออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลที่สาม) และตัวแทนที่ได้รับมอบหมายงานดังกล่าว ซึ่งบ่อยครั้งตัวแทนก็คือลูกค้าของธุรกิจหรือบริษัทผู้รับช่วงต่อ

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินเป็นเอกสารทางการที่จัดทำ กำหนด และจัดโครงสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างทั้งสองฝ่าย เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและข้อพิพาท การมอบอำนาจจึงกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายไว้อย่างชัดเจน

เหตุใดจึงต้องกำหนดการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน

โดยปกติแล้ว ผู้ขายจะเป็นผู้สร้างและออกใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม มาตรา 289 ของประมวลรัษฎากรทั่วไปของฝรั่งเศส (Code général des impôts หรือ CGI) อนุญาตให้ธุรกิจสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับบุคคลที่สามหรือลูกค้าได้ การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินเป็นทางเลือกทางกฎหมายที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจที่จัดการธุรกรรมจำนวนมากแต่ไม่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

การเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินมักถูกใช้ระหว่างพันธมิตรทางธุรกิจที่ทำธุรกิจกันเป็นประจำและในระยะยาว ผู้ขายอาจเสนอการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินที่ให้ลูกค้าออกและชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งเรียกว่าการเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง แนวทางปฏิบัตินี้พบได้บ่อยในบางอุตสาหกรรม รวมถึงการเกษตรและการจัดจำหน่ายแบบขายส่ง เพื่อทำให้ขั้นตอนการชำระเงินง่ายขึ้น

เมื่อลูกค้าออกใบแจ้งหนี้ในนามและทำแทนผู้ขาย ใบแจ้งหนี้จะต้องแสดงคำว่า "การเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง" (autofacturation)

การรับช่วงออกใบแจ้งหนี้

นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถมอบหมายให้ผู้ให้บริการภายนอก เช่น นักบัญชีที่ผ่านการรับรอง เป็นผู้รับช่วงในการออกใบแจ้งหนี้ได้ การมอบหมายกระบวนการทางธุรการนี้ให้กับผู้เชี่ยวชาญมีข้อดีหลายประการ เช่น การลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดและใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องตามข้อกำหนด ธุรกิจยังได้รับประโยชน์จากการประหยัดเวลาอย่างมาก ทำให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานหลักของธุรกิจได้มากขึ้น

ผู้รับช่วงสามารถคิดค่าธรรมเนียมสำหรับบริการนี้ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นสำนักงานบัญชี ด้วยการอนุมัติล่วงหน้าจากตัวการ ตัวแทนยังสามารถมอบหมายกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ให้กับผู้รับช่วงต่อได้อีกด้วย

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินประเภทต่างๆ

โดยทั่วไปแล้ว ข้อตกลงการเรียกเก็บเงินจะทำเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความคลุมเครือและใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีข้อพิพาทได้ ข้อตกลงจะระบุขั้นตอนการมอบอำนาจและกำหนดบทบาทของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน หากกระบวนการดังกล่าวเป็นข้อตกลงทางธุรกิจแบบครั้งเดียว ก็สามารถทำข้อตกลงการมอบอำนาจด้วยวาจาได้เช่นกัน

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินมีรูปแบบการทำงานอย่างไร

การมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินต้องจัดทำขึ้นก่อนที่ตัวแทนจะเริ่มออกใบแจ้งหนี้ในนามและทำแทนตัวการ ข้อตกลงนี้ไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบเฉพาะเจาะจง และทำด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรก็ได้ อย่างไรก็ตาม หากได้รับการร้องขอ ทั้งสองฝ่ายจะต้องสามารถพิสูจน์ต่อสำนักงานภาษีฝรั่งเศสได้ว่ามีการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินอยู่จริง

ตามกฎระเบียบด้านภาษีของฝรั่งเศส จะต้องมีการออกใบแจ้งหนี้เป็นคู่ฉบับภายใต้การมอบอำนาจ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะต้องมีข้อมูลบังคับเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป และจะต้องระบุอย่างชัดเจนด้วยว่าตัวแทนเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ดังกล่าว ขอแนะนำให้ระบุหมายเหตุในใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมอบอำนาจทั้งหมด เช่น "ใบแจ้งหนี้สร้างขึ้นโดย X ในนามและทำแทน Z" (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z)

ตัวการจะต้องยอมรับใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นภายใต้การมอบอำนาจก่อนที่จะมีการออกใบแจ้งหนี้ โดยใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมอบอำนาจมักจะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องด้วยการประทับตราหรือลงลายมือชื่อของตัวการ

การจัดตั้งการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน

ทั้งสองฝ่ายจะเป็นผู้กำหนดเงื่อนไขของข้อกำหนด อย่างน้อยที่สุด การมอบอำนาจจะต้องระบุข้อมูลดังต่อไปนี้

• ระยะเวลา
  
• กำหนดเวลาสำหรับตัวการในการคัดค้านใบแจ้งหนี้ที่ออกในนามของตน
  
• ขั้นตอนการยอมรับใบแจ้งหนี้
  
• ขอบเขตของการมอบอำนาจ (เช่น วิธีจัดการใบแจ้งหนี้แรกเริ่มและใบแจ้งหนี้ที่แก้ไข ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกรรมแบบครั้งเดียวหรือต่อเนื่อง เป็นต้น)
  

นี่คือตัวอย่างการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินสำหรับใช้เป็นเทมเพลต

ข้อกำหนดของการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินสำหรับแต่ละฝ่าย

สำหรับการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงิน ตัวการและตัวแทนจะมีภาระผูกพันที่แตกต่างกัน โดยตัวการจะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้

• ให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามข้อกำหนดแก่ตัวแทน
  
• แจ้งให้ตัวแทนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบริษัทของตัวการ (เช่น การเปลี่ยนที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน หรือหมายเลขระบบระบุรายชื่อสถานประกอบการ (SIRET))
  
• ขอสำเนาใบแจ้งหนี้ หากยังไม่ได้รับ
  
• สำแดง จัดเก็บ และนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้กับสำนักงานภาษีของฝรั่งเศส ตามที่ใช้บังคับสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกในนามของตัวการ
  

ตัวแทนต้องดำเนินการดังต่อไปนี้

• ปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย
  
• แยกใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้เองออกจากใบแจ้งหนี้ที่ออกในนามของตัวการ
  
• ทำใบแจ้งหนี้เป็นคู่ฉบับ และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีที่ใช้บังคับกับตัวการ
  

แม้จะมีการมอบอำนาจการเรียกเก็บเงินแล้ว แต่ตัวการก็ยังคงต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่หากตัวแทนไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้หรือกฎระเบียบด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น ไม่ใส่ข้อมูลบังคับ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง) โดยตัวการจะไม่ได้รับการยกเว้นความรับผิดหากตัวแทนไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันด้านการออกใบแจ้งหนี้และภาษีมูลค่าเพิ่ม

Stripe Invoicing จะจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบ และช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีและกฎหมาย Invoicing ช่วยให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน Invoicing จะทำให้การรับรู้รายรับเป็นไปโดยอัตโนมัติและทำให้การชำระเงินรวดเร็วขึ้นโดยไม่ต้องเขียนโค้ด เมื่อมี Invoicing คุณก็จะอัปเดต ทำสำเนา และคืนเงินตามใบแจ้งหนี้ รวมถึงบันทึกการชำระเงินที่ทำนอกระบบ Stripe จากแดชบอร์ดได้