Un mandato de facturación es un acuerdo escrito o verbal que permite a una empresa (es decir, el mandante) delegar la emisión de facturas a un tercero o cliente (es decir, el agente) en pleno cumplimiento de la normativa. Los mandatos de facturación suelen darse entre empresas que mantienen relaciones comerciales habituales entre sí o cuando el mandante solicita la asistencia de una empresa de contabilidad para determinadas tareas. Las facturas emitidas en virtud de un mandato deben indicar claramente que han sido creadas por un agente. Si no se cumplen los requisitos de facturación o del impuesto sobre el valor añadido (IVA), el mandante sigue siendo el único responsable.

En este artículo explicamos qué son los mandatos de facturación, cómo funcionan, cuáles son sus requisitos y cómo establecerlos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es un mandato de facturación?
  
• ¿Por qué establecer un mandato de facturación?
  
• Diferentes tipos de mandatos de facturación
  
• Cómo funcionan los mandatos de facturación
  
• Configuración de un mandato de facturación
  
• Requisitos del mandato de facturación para cada parte
  

¿Qué es un mandato de facturación?

Un mandato de facturación es un acuerdo mediante el cual una empresa autoriza a un tercero a emitir facturas en su nombre y por cuenta propia. Esto permite a la empresa delegar ciertas tareas administrativas, asignando la emisión y la gestión de las facturas a otra entidad.

Este acuerdo se celebra entre dos partes: el mandante —el vendedor que desea delegar la facturación a un tercero— y el agente al que se le ha encomendado la tarea. El agente suele ser un cliente de la empresa o una empresa subcontratada.

Un mandato de facturación es el documento formal que establece, define y estructura la colaboración entre las dos partes. Para evitar malentendidos y disputas, el mandato define las funciones y responsabilidades de cada parte.

¿Por qué establecer un mandato de facturación?

Por lo general, es el vendedor quien crea y emite las facturas. Sin embargo, el artículo 289 del Código General de Impuestos francés (Code général des impôts, o CGI) permite a las empresas delegar esta tarea a un tercero o al cliente. Los mandatos de facturación son alternativas legales muy interesantes para las empresas que gestionan grandes volúmenes de transacciones pero no desean crear facturas.

Autofacturación

Los mandatos de facturación se utilizan principalmente entre socios comerciales habituales y de larga duración. El vendedor puede proponer un mandato de facturación que permita al cliente emitir y pagar las facturas, lo que se denomina autofacturación. Esta práctica es habitual en determinados sectores —como la agricultura y la distribución mayorista— para simplificar el proceso de pago.

Cuando un cliente emite una factura en nombre y por cuenta del vendedor, la factura debe incluir la mención «autofacturación» (autofacturation).

Subcontratación de la facturación

Una empresa también puede encargar la emisión de facturas a un proveedor de servicios externo —como un contable certificado— para subcontratar el proceso de facturación. Delegar este proceso administrativo a un experto tiene varias ventajas, como reducir el riesgo de errores y de facturas no conformes. La empresa también se beneficia de un ahorro de tiempo considerable, lo que le permite centrarse más en sus operaciones principales.

El subcontratista puede cobrar una tarifa por este servicio, especialmente si se trata de una empresa de contabilidad. Con la aprobación previa del mandante, el agente también puede asignar el proceso de facturación a un subcontratista.

Diferentes tipos de mandatos de facturación

Los acuerdos de facturación suelen formalizarse por escrito, lo que puede ayudar a evitar ambigüedades y servir como prueba en caso de litigio. El acuerdo especifica los procedimientos del mandato y define claramente las funciones de cada parte. Si se trata de un acuerdo comercial puntual, también es posible formalizar un mandato de forma verbal.

Cómo funcionan los mandatos de facturación

Es necesario formalizar un mandato de facturación antes de que el agente empiece a emitir facturas en nombre y por cuenta del mandante. El acuerdo no tiene que seguir un formato específico y puede ser verbal o escrito. No obstante, en caso de que se solicite, ambas partes deben poder demostrar ante la administración tributaria francesa que existe dicho mandato de facturación.

De acuerdo con la normativa fiscal francesa, deben emitirse dos copias de cada factura en virtud del mandato. Estas facturas deben incluir también la misma información obligatoria que las facturas tradicionales y deben indicar claramente que las ha emitido un agente. Se recomienda incluir una nota en todas las facturas emitidas en virtud del mandato, por ejemplo: «Factura emitida por X en nombre y por cuenta de Z» (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

El mandante debe aceptar las facturas creadas en virtud de un mandato antes de su emisión. Las facturas emitidas por mandato suelen validarse mediante la firma o el sello del mandante.

Configuración de un mandato de facturación

Las dos partes establecen las condiciones del acuerdo. Como mínimo, el mandato debe incluir estos datos:

• Su duración
  
• Plazo para que el mandante impugne una factura emitida en su nombre
  
• Procedimiento para la aceptación de facturas
  
• Alcance del mandato (por ejemplo, cómo gestionar las facturas iniciales y las facturas rectificativas, si se trata de una transacción única o de una serie de transacciones continuadas, etc.)
  

Este es un ejemplo de mandato de facturación que se puede utilizar como plantilla.

Requisitos del mandato de facturación para cada parte

En un mandato de facturación, el mandante y el agente tienen obligaciones diferentes. El mandante debe hacer lo siguiente:

• Proporcionar al agente toda la información necesaria para crear facturas que cumplan con la normativa
  
• Comunicar al agente cualquier cambio en los datos de la empresa mandante (por ejemplo, un cambio en la dirección de facturación o en el número del sistema de identificación de establecimientos (SIRET))
  
• Solicitar una copia de la factura, si no la ha recibido
  
• Declarar, recaudar y remitir el IVA a la administración tributaria francesa, según corresponda para las facturas emitidas en nombre del mandante
  

El agente debe hacer lo siguiente:

• Llevar a cabo la tarea asignada
  
• Separar las facturas creadas para su propio uso de las facturas que emite en nombre del mandante
  
• Crear facturas por duplicado y cumplir la normativa fiscal aplicable al mandante
  

Aunque se haya emitido un mandato de facturación, el mandante sigue siendo plenamente responsable de que el agente cumpla con la normativa de facturación y del IVA (por ejemplo, omisión de información obligatoria o importe incorrecto del IVA). El mandante no queda exento de responsabilidad si el agente incumple las obligaciones de facturación y del IVA.

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