Ett faktureringsmedgivande är ett skriftligt eller muntligt avtal som gör det möjligt för ett företag (dvs. uppdragsgivaren) att delegera utfärdandet av fakturor till en tredje part eller klient (dvs. ombudet) samtidigt som man följer gällande bestämmelser. Ett faktureringsmedgivande sker ofta mellan företag som regelbundet samarbetar kommersiellt eller när uppdragsgivare ber om hjälp från en redovisningsbyrå för vissa uppgifter. På fakturor som omfattas av medgivande måste det tydligt anges att de har skapats av ett ombud. Om kraven på fakturering eller mervärdesskatt (moms) inte uppfylls förblir uppdragsgivaren ensam ansvarig.

I den här artikeln förklarar vi faktureringsmedgivanden, inklusive hur de fungerar, vilka krav de ställer och hur du upprättar dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett faktureringsmedgivande?
  
• Varför upprätta ett faktureringsmedgivande?
  
• Olika typer av faktureringsmedgivanden
  
• Hur faktureringsmedgivanden fungerar
  
• Konfigurera ett faktureringsmedgivande
  
• Krav på faktureringsmedgivande för varje part
  

Vad är ett faktureringsmedgivande?

Ett faktureringsmedgivande är ett avtal som ett företag använder för att ge en tredje part behörighet att utfärda fakturor i dess namn och för dess räkning. Detta gör det möjligt för företaget att avlasta vissa administrativa uppgifter genom att tilldela utfärdande och hanteringen av fakturor till en annan enhet.

Detta avtal är mellan två parter: uppdragsgivaren – säljaren som vill delegera fakturering till en tredje part – och det ombud som har tilldelats uppgiften. Ombudet är ofta företagets klient eller ett underleverantörsföretag.

Ett faktureringsmedgivande är det formella dokument som etablerar, definierar och strukturerar samarbetet mellan de två parterna. För att undvika missförstånd och tvister definierar medgivandet varje parts roller och ansvarsområden.

Varför upprätta ett faktureringsmedgivande?

Vanligtvis skapar och utfärdar säljaren fakturor. Artikel 289 i den franska allmänna skattelagen (Code général des impôts, CGI) tillåter dock att företag tilldelar denna uppgift till en tredje part eller klient. Faktureringsmedgivanden är lagliga alternativ som är attraktiva för företag som hanterar stora transaktionsvolymer men inte vill skapa fakturor.

Självfakturering

Faktureringsmedgivanden används oftast mellan regelbundna, långsiktiga företagspartner. Säljaren kan föreslå ett faktureringsmedgivande som gör det möjligt för klienten att utfärda och betala fakturor, vilket kallas självfakturering. Denna praxis är vanlig i vissa branscher – inklusive jordbruk och grossistdistribution – för att förenkla behandlingen av betalningar.

När en kund utfärdar en faktura i säljarens namn och för säljarens räkning måste ordet ”självfakturering” (autofacturation) anges på fakturan.

Utläggning av fakturor

Ett företag kan också överlåta utfärdande av fakturor till en extern tjänsteleverantör – till exempel en auktoriserad revisor – för att lägga ut den fakturaprocessen på entreprenad. Att delegera denna administrativa process till en expert har flera fördelar, till exempel att minska risken för fel och fakturor som inte uppfyller kraven. Företaget drar också nytta av betydande tidsbesparingar, vilket gör att det kan fokusera mer på sin kärnverksamhet.

Underleverantören kan ta ut en avgift för den här tjänsten, särskilt om det är en revisionsbyrå. Med uppdragsgivarens förhandsgodkännande kan ombudet också låta en underleverantör behandla faktureringsprocessen.

Olika typer av faktureringsmedgivanden

Faktureringsavtal ingås i allmänhet skriftligen, vilket kan bidra till att undvika tvetydigheter och användas som bevis i händelse av en tvist. Avtalet specificerar medgivandeprocesser och definierar tydligt varje parts roll. Om processen ska behandlas som en engångsföreteelse är ett muntligt medgivande också möjligt.

Hur faktureringsmedgivanden fungerar

Ett faktureringsmedgivande måste upprättas innan ombudet börjar utfärda fakturor i uppdragsgivarens namn och för dennes räkning. Avtalet behöver inte vara i ett specifikt format och kan vara antingen muntligt eller skriftligt. På begäran måste dock båda parter kunna bevisa för det franska skattekontoret att faktureringsmedgivandet finns.

Enligt franska skatteregler måste två kopior av varje faktura utfärdas enligt medgivandet. Dessa fakturor måste också innehålla samma obligatoriska information som traditionella fakturor och måste också tydligt ange att ett ombud har utfärdat dem. Det rekommenderas att inkludera en anteckning på alla fakturor som omfattas av ett medgivande, till exempel ”Faktura skapad av X i Z:s namn och för dess räkning” (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

Uppdragsgivaren måste godkänna fakturor som skapats med medgivande innan de utfärdas. Fakturor med medgivande valideras ofta genom att bifoga uppdragsgivarens underskrift eller stämpel.

Konfigurera ett faktureringsmedgivande

De två parterna fastställer villkoren för avtalet. Medgivandet måste innehålla följande uppgifter:

• Dess varaktighet
  
• Tidsfrist för uppdragsgivaren att bestrida en faktura som utfärdats för dennes räkning
  
• Förfarande för att ta emot fakturor
  
• Medgivandets omfattning (t.ex. hur man hanterar initiala och korrigerande fakturor, oavsett om det är en engångstransaktion eller löpande transaktionsserie)
  

Här är ett exempel på faktureringsmedgivande som kan användas som mall.

Krav på faktureringsmedgivande för varje part

För faktureringsmedgivande har uppdragsgivaren och ombudet olika skyldigheter. Uppdragsgivaren måste göra följande:

• Förse ombudet med all information som krävs för att skapa fakturor som uppfyller kraven
  
• Ange för ombudet alla ändringar av det uppdragsgivarens uppgifter (t.ex. ändringar av faktureringsadress eller SIRET-nummer)
  
• Begära en kopia av fakturan, om den inte har mottagits
  
• Deklarera, ta ut och betala in moms till det franska skattekontoret, beroende på vad som gäller för fakturor som utfärdas för uppdragsgivarens räkning
  

Ombudet måste göra följande:

• Utföra den tilldelade uppgiften
  
• Separera fakturor som skapats för eget bruk från fakturor som utfärdas för uppdragsgivarens räkning
  
• Skapa fakturor i två exemplar och följ de skatteregler som gäller för uppdragsgivaren
  

Även om faktureringsmedgivande har utfärdats förblir uppdragsgivaren fullt ansvarig om ombudet inte följer reglerna för fakturering eller moms (t.ex. om obligatorisk information inte har angetts, felaktigt momsbelopp). Uppdragsgivaren är inte befriad från ansvar om ombudet inte efterlever skyldigheterna avseende fakturering och moms.

Stripe Invoicing behandlar faktureringsprocessen från början till slut och hjälper dig att efterleva skatteregler och juridiska regler. Invoicing gör det enklare att behandla kundfordringar – från skapande av fakturor till inkassering av betalningar. Invoicing automatiserar intäktsredovisning och gör betalningen snabbare utan att någon kodning krävs. Med Invoicing kan du uppdatera, duplicera och återbetala fakturor, och registrera betalningar utanför Stripe i Dashboard.