La procédure Know Your Business (KYB) permet aux entreprises de vérifier la légitimité et la fiabilité d’une autre entreprise. Face au durcissement des réglementations et à la multiplication des relations commerciales internationales, les vérifications KYB ont pris une importance croissante. Elles constituent désormais un élément essentiel de la conformité, de la gestion des risques et de la vérification de l’identité des entreprises.

Nous expliquons ci-dessous comment fonctionne concrètement le KYB, quelles informations il implique et comment les entreprises maintiennent leurs données KYB à jour malgré l’évolution des niveaux de risque et les changements de propriété.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que le Know Your Business (KYB) ?
  
• Comment fonctionne le KYB ?
  
• Quels types d’entreprises sont tenus d’effectuer le KYB ?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de contrôles KYB ?
  
• Comment les bénéficiaires effectifs sont-ils identifiés lors de la procédure KYB ?
  
• Comment les contrôles KYB sont-ils mis à jour ?
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Qu’est-ce que le Know Your Business (KYB) ?

Le processus KYB permet aux entreprises de vérifier qu’une autre entreprise est réelle, légitime et sûre. Il consiste à examiner qui se cache derrière l’entreprise en question et à déterminer si cette personne est digne de confiance.

Comment fonctionne le KYB ?

Le KYB utilise des sources fiables pour recueillir et vérifier les informations relatives à une entreprise. Ces informations sont également mises à jour régulièrement au fil de l’évolution de la relation.

Voici les étapes à suivre :

• Collecter des informations sur l’entreprise : un examinateur commencera le processus KYB en recueillant les informations essentielles concernant l’entreprise, telles que sa dénomination sociale, son numéro d’immatriculation, sa juridiction, son adresse et sa structure juridique. Ces informations seront ensuite vérifiées auprès des registres officiels du commerce afin de confirmer l’existence et l’activité de l’entreprise.

• Vérifier les documents : l’entreprise devra fournir des documents tels que ses statuts, son acte constitutif et les licences ou permis nécessaires. Ces documents permettent aux examinateurs de vérifier la structure juridique de l’entreprise et de s’assurer qu’elle est dûment autorisée.

• Cartographie de la propriété : la procédure KYB exige l’identification des administrateurs, des parties exerçant un contrôle et des bénéficiaires effectifs. Cette identification s’effectue en remontant la chaîne de propriété à travers les sociétés mères afin de déterminer qui contrôle l’entreprise en dernier ressort. Une fois identifiées, ces personnes font l’objet d’une vérification d’identité.

• Évaluation des risques élevés : l’entreprise et les personnes qui y sont associées sont comparées aux listes de sanctions, aux listes de personnes politiquement exposées et aux sources médiatiques afin de signaler les risques juridiques, réglementaires ou de réputation.

• Évaluer le niveau de risque global : les informations vérifiées sont analysées afin de déterminer le profil de risque global de l’entreprise. Cette évaluation prend également en compte le secteur d’activité, la situation géographique, les habitudes de transaction et la complexité de la structure de propriété. Les entreprises considérées comme présentant un risque plus élevé peuvent nécessiter des vérifications supplémentaires, telles qu’un examen financier approfondi, une analyse des sources de financement ou l’approbation de la direction en matière de conformité.

• Conserver les dossiers : les conclusions de KYB, les documents justificatifs et les motifs d’approbation sont consignés et conservés afin de satisfaire aux exigences réglementaires et de faciliter tout audit futur.

• Suivi régulier : après l’intégration, l’entreprise fait l’objet d’un suivi régulier afin de détecter tout changement de propriétaire, d’activité ou tout signal de risque. Les informations KYB sont mises à jour en cas de changements importants.

Quels types d’entreprises sont tenus d’effectuer le KYB ?

La nécessité pour une entreprise d’effectuer des KYB dépend de plusieurs facteurs. Une considération importante est le rôle qu’une entreprise joue dans le transfert de fonds ou de valeur.

Voici quelques types d’entreprises qui doivent effectuer des KYB :

• Banques et établissements de crédit : les institutions financières sont tenues d’effectuer une vérification KYB de leurs clients professionnels avant d’ouvrir un compte, de leur accorder un crédit ou de leur fournir des services financiers continus.

• Prestataires de paiement et plateformes fintech : Les entreprises qui facilitent les paiements, les transferts d’argent ou les services aux entreprises doivent effectuer une vérification KYB sur les entreprises utilisant leurs plateformes.

• Fournisseurs de services de cryptomonnaies et d’actifs numériques : les plateformes d’échange, les dépositaires et autres entreprises liées aux cryptomonnaies sont soumis aux exigences KYB.

• Fournisseurs de services fiduciaires et d’entreprises : les entreprises qui créent des sociétés, fournissent des sièges sociaux ou gèrent des structures d’entreprise sont tenues de vérifier les entreprises et les personnes qu’elles soutiennent.

• Services juridiques et financiers : les avocats, les comptables, les auditeurs et les conseillers fiscaux effectuent souvent des vérifications KYB lorsqu’ils exécutent des transactions ou gèrent les fonds de leurs clients.

• Entreprises opérant dans des secteurs à haut risque ou à forte valeur ajoutée : les entreprises des secteurs des jeux d’argent, de l’immobilier, des métaux précieux et des produits de luxe doivent souvent vérifier leurs contreparties.

• Plateformes intégrant des commerçants ou partenaires tiers : même lorsque la loi ne l’exige pas explicitement, de nombreuses places de marché et plateformes B2B effectuent une vérification KYB pour gérer les risques de fraude et répondre aux attentes des partenaires.

• Toute entreprise soumise aux lois anti-blanchiment d’argent (AML) ou aux sanctions : le KYB fait généralement partie des obligations de diligence raisonnable des entreprises couvertes par les réglementations anti-blanchiment d’argent, les sanctions ou les réglementations relatives à la criminalité financière.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de vérifications KYB ?

De nombreuses entreprises opèrent à l’échelle internationale et à travers plusieurs structures juridiques. Le protocole KYB leur permet de gérer les risques liés à leurs relations interpersonnelles.

Les contrôles KYB aident les entreprises à :

• Respecter vos obligations réglementaires : les entreprises opérant dans des secteurs réglementés sont souvent tenues légalement de vérifier l’identité et la propriété des entreprises avec lesquelles elles collaborent avant de leur fournir des services. Le non-respect de cette obligation de vérification d’identité et de propriété peut entraîner des sanctions réglementaires, des poursuites et même une mise en cause de la responsabilité de l’entreprise si celle-ci est ultérieurement impliquée dans une activité illicite.

• Prévenir la criminalité financière : KYB aide à détecter et à bloquer les sociétés écrans, les organisations de façade et les structures de propriété cachées qui dissimulent fréquemment le blanchiment d’argent et le contournement des sanctions.

• Protéger sa crédibilité : KYB réduit le risque de faire affaire avec des entités illégitimes ou à haut risque. Cela permet de préserver la confiance des clients et la réputation de la marque.

• Permettre une croissance plus sûre : à mesure que les entreprises se développent et accueillent davantage de clients professionnels, le processus KYB fournit un cadre reproductible pour maintenir les normes sans avoir à s’appuyer sur des décisions ponctuelles.

• Créer une documentation conforme aux exigences d’audit : un processus KYB bien mené produit des enregistrements clairs expliquant comment les décisions ont été prises. Ceci est essentiel lorsque les organismes de réglementation ou les partenaires demandent comment l’entreprise a évalué les risques.

Comment les bénéficiaires effectifs sont-ils identifiés lors du KYB ?

Les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui, en définitive, contrôlent une entreprise. Ce contrôle est parfois complexe en raison de la présence de plusieurs entités juridiques. KYB simplifie cette structure pour révéler l’identité réelle des propriétaires.

La méthode KYB commence par l’application de seuils réglementaires, qui déterminent qui est considéré comme bénéficiaire effectif. Cette qualification peut reposer sur le pourcentage de participation, les droits de vote ou d’autres formes de contrôle, même sans détenir d’actions.

Le KYB recueille ensuite les informations relatives à la propriété. Les entreprises sont tenues de déclarer leurs actionnaires, leurs sociétés mères et leurs structures de contrôle afin que la structure de propriété puisse être entièrement cartographiée, de l’entité opérationnelle jusqu’aux personnes physiques qui la dirigent. Lorsque la propriété transite par une ou plusieurs sociétés, le KYB remonte la chaîne jusqu’à l’identification des personnes physiques.

Une fois identifiés, les bénéficiaires effectifs doivent procéder à une vérification d’identité, généralement en fournissant une pièce d’identité officielle et un justificatif de domicile. Tout changement d’actionnaires ou de contrôle entraîne une nouvelle vérification afin de maintenir les informations à jour.

Comment les contrôles KYB sont-ils mis à jour ?

La réglementation et les bonnes pratiques exigent que les entreprises mettent à jour leurs données KYB au fil du temps et restent informées de l’évolution des niveaux de risque.

Voici comment rester à jour :

• Appliquer un calendrier d’examen basé sur les risques : les entreprises à risque élevé peuvent être examinées plus fréquemment. Celles à faible risque peuvent suivre des cycles d’examen plus longs, en fonction de facteurs tels que le secteur d’activité, la situation géographique et le comportement transactionnel.

• Surveiller les signaux de risque : des mises à jour concernant les sanctions, des articles de presse défavorables, des mesures réglementaires ou des activités inhabituelles peuvent survenir à tout moment. Le cas échéant, les informations KYB doivent être réévaluées.

• Suivi des changements importants : les changements de propriété, de direction, d’activité commerciale, de situation géographique ou de modèles de transactions doivent entraîner des mises à jour immédiates des informations KYB.

• Conserver des dossiers prêts pour l’audit : documentez chaque mise à jour avec les dates, les constatations et les preuves justificatives pour démontrer la conformité continue.

• Considérer la procédure KYB comme un processus continu : la procédure KYB garantit la transparence et la conformité des relations commerciales. Il s’agit d’un effort constant et non d’une action ponctuelle.

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