Mit Know Your Business (KYB) überprüfen Unternehmen, ob ein anderes Unternehmen legitim ist und sie mit ihm auf sichere Weise zusammenarbeiten können. Da die Vorschriften strikter werden und mehr Geschäftsbeziehungen über Grenzen hinweg reichen, gewinnen KYB-Prüfungen an Bedeutung. KYB-Prüfungen sind jetzt ein zentraler Bestandteil von Compliance, Risikomanagement und Verifizierung der Unternehmensidentität.

Im Folgenden erklären wir, wie KYB in der Praxis funktioniert, welche Informationen der Prozess beinhaltet und wie Unternehmen KYB-Daten bei sich verändernde Risikostufen und Inhaberwechseln aktuell halten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Know Your Business (KYB)?
  
• Wie funktioniert KYB?
  
• Welche Arten von Unternehmen müssen KYB durchführen?
  
• Warum benötigen Unternehmen KYB-Prüfungen?
  
• Wie werden die wirtschaftlichen Eigentümer/innen im KYB-Prozess identifiziert?
  
• Wie werden KYB-Prüfungen aktualisiert?
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

Was ist Know Your Business (KYB)?

KYB ist der Prozess, mit dem Unternehmen überprüfen, ob ein anderes Unternehmen echt, legitim und sicher ist. Er untersucht, wer hinter dem jeweiligen Unternehmen steht und ob es vertrauenswürdig ist.

Wie funktioniert KYB?

KYB nutzt zuverlässige Quellen, um Fakten über ein Unternehmen zu erfassen und zu verifizieren. Außerdem hält es die Informationen auf dem neuesten Stand, wenn sich die Beziehung weiterentwickelt.

Hier sind die einzelnen Schritte.

• Erfassen der Unternehmensdetails: Ein/e Prüfer/in leitet den KYB-Prozess ein, indem er/sie wesentliche Informationen über das betreffende Unternehmen sammelt. Dazu gehören der rechtsgültige Name, die Registrierungsnummer, der rechtliche Zuständigkeitsbereich, die Adresse und rechtliche Struktur. Diese Informationen werden dann mit offiziellen Unternehmensregistern abgeglichen, um zu überprüfen, dass das Unternehmen existiert und aktiv ist.

• Prüfen von Unterlagen: Das Unternehmen wird aufgefordert, Unterlagen wie Gründungsdokumente, seine Satzung und einschlägige Lizenzen oder Genehmigungen vorzulegen. Anhand dieser Unterlagen können Prüfer/innen überprüfen, wie das Unternehmen strukturiert und ob es ordnungsgemäß autorisiert ist.

• Abbilden der Inhaberschaft: Im Zuge von KYB müssen die Vorstandsmitglieder, kontrollierenden Parteien und wirtschaftlichen Eigentümer/innen identifiziert werden. Dazu wird die Inhaberschaft durch alle Muttergesellschaften zurückverfolgt, um herauszufinden, wer die Kontrolle über das Unternehmen letztendlich ausübt. Sobald diese Personen identifiziert sind, werden sie einer Identitätsprüfung unterzogen.

• Überprüfen auf erhöhtes Risiko: Das Unternehmen und die mit ihm verbundenen Einzelpersonen werden anhand von Sanktionslisten, Listen politisch exponierter Personen und Medienquellen überprüft, um rechtliche, regulatorische oder Reputationsrisiken zu ermitteln.

• Bewerten des Gesamtrisikoniveaus: Anhand verifizierter Informationen wird das Gesamtrisikoprofil des Unternehmens bestimmt. Bei dieser Bewertung werden auch die Branche, die Region, Transaktionsmuster und die Komplexität der Eigentumsverhältnisse berücksichtigt. Unternehmen, die als risikoreicher gelten, müssen möglicherweise zusätzliche Überprüfungsschritte durchlaufen. Dabei kann es sich um eine eingehendere finanzielle Prüfung, eine Analyse der Finanzierungsquellen oder eine erweiterte Compliance-Genehmigung handeln.

• Aufbewahren der Aufzeichnungen: KYB-Befunde, unterstützende Dokumente und Genehmigungsgründe werden aufgezeichnet und gespeichert, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und zukünftige Prüfungen zu unterstützen.

• Überwachung im Zeitverlauf: Nach dem Onboarding wird das Unternehmen regelmäßig auf Änderungen der Inhaberschaft, der Aktivitäten oder der Risikosignale überwacht. Bei wesentlichen Änderungen werden KYB-Informationen aktualisiert.

Welche Arten von Unternehmen müssen KYB durchführen?

Ob ein Unternehmen KYB durchführen muss, hängt von mehreren Faktoren ab. Ein wichtiger Punkt ist die Rolle eines Unternehmens bei Geld- oder Wertbewegungen.

Hier sind einige Arten von Unternehmen, die KYB durchführen müssen:

• Banken und Kreditinstitute: Finanzinstitute müssen KYB für Unternehmen durchführen, bevor sie Konten eröffnen, ihnen Kredite gewähren oder ihnen laufende Finanzdienstleistungen erbringen.

• Zahlungsdienstleister und FinTech-Plattformen: Unternehmen, die Zahlungen, Geldbewegungen oder Geschäftsdienstleistungen ermöglichen, müssen KYB für die Unternehmen durchführen, die ihre Plattformen nutzen.

• Dienstleister für Kryptowährungen und digitale Vermögenswerte: Börsen, Verwahrer und andere Krypto-Unternehmen unterliegen den KYB-Anforderungen.

• Treuhand- und Unternehmensdienstleister: Unternehmen, die Unternehmen gründen, eingetragene Firmensitze bereitstellen oder Unternehmensstrukturen verwalten, müssen die von ihnen unterstützten Unternehmen und Einzelpersonen verifizieren.

• Rechts- und Finanzdienstleistungen: Anwältinnen und Anwälte, Buchhalter/innen, Wirtschaftsprüfer/innen und Steuerberater/innen führen häufig KYB durch, wenn sie Transaktionen abwickeln oder Kundengelder verwalten.

• Unternehmen in Hochrisiko- oder Hochwertbranchen: Glücksspiel-, Immobilien-, Edelmetall- und Luxusgüterunternehmen müssen häufig ihre geschäftlichen Gegenparteien verifizieren.

• Plattformen, die Drittverkäufer/innen oder Partner onboarden: Obwohl es nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben ist, führen viele Marktplätze und B2B-Plattformen KYB durch, um das Betrugsrisiko zu kontrollieren und Partnererwartungen zu erfüllen.

• Jedes Unternehmen, das Geldwäschebekämpfungs- (AML) oder Sanktionsgesetzen unterliegt: KYB ist in der Regel Teil der Due-Diligence-Verpflichtungen für Unternehmen, für die Vorschriften zu Geldwäschebekämpfung, Sanktionen oder Finanzkriminalität gelten.

Warum benötigen Unternehmen KYB-Prüfungen?

Viele Unternehmen sind grenzüberschreitend und unter Beteiligung verschiedener juristischer Personen tätig. KYB bietet diesen Unternehmen eine Möglichkeit, Risiken im Umgang miteinander zu managen.

KYB-Prüfungen helfen Unternehmen bei Folgendem:

• Erfüllen regulatorischer Verpflichtungen: Unternehmen in regulierten Branchen sind oft gesetzlich verpflichtet, vor der Dienstleistungserbringung die Identität und Inhaberschaft der Unternehmen zu überprüfen, mit denen sie zusammenarbeiten. Wenn ein Unternehmen später mit illegalen Aktivitäten in Verbindung gebracht wird, kann eine unzureichende KYB-Prüfung zu regulatorischen Sanktionen, Durchsetzungsmaßnahmen und sogar Haftung führen.

• Verhindern von Finanzkriminalität: KYB hilft beim Erkennen und Blockieren von Mantelgesellschaften, Frontunternehmen und versteckten Eigentumsstrukturen, hinter denen sich häufig Geldwäsche und Sanktionsumgehung verbergen.

• Schutz der Glaubwürdigkeit: KYB verringert das Risiko, mit illegitimen oder risikoreichen Unternehmen Geschäfte zu machen. Das beugt der Schädigung des Kundenvertrauens und des Rufs der Marke vor.

• Wachstum mit mehr Sicherheit: Wenn Unternehmen wachsen und mehr Unternehmenskunden onboarden, bietet KYB einen wiederholbaren Rahmen für die Einhaltung von Standards und beseitigt die Abhängigkeit von Einzelentscheidungen nach eigenem Ermessen.

• Erstellen prüffähiger Dokumentation: Ein gut geführter KYB-Prozess liefert klare Aufzeichnungen darüber, wie Entscheidungen getroffen wurden. Das ist wichtig, wenn Aufsichtsbehörden oder Partner nachfragen, wie das Unternehmen Risiken bewertet hat.

Wie werden die wirtschaftlichen Eigentümer/innen im KYB-Prozess identifiziert?

Wirtschaftliche Eigentümer/innen sind die echten Personen, die ein Unternehmen letztendlich kontrollieren. Manchmal wird diese Kontrolle durch Schichten juristischer Personen erschwert. KYB durchschneidet diese Schichten, um herauszufinden, wer diese Eigentümer/innen wirklich sind.

KYB beginnt mit der Anwendung regulatorischer Schwellenwerte, die bestimmen, wer als wirtschaftliche/r Eigentümer/in gilt. Die Qualifikation kann auf Eigentumsanteilen, Stimmrechten oder anderen Formen der Kontrolle beruhen. Eigenkapital wird nicht unbedingt vorausgesetzt.

KYB erfasst dann Offenlegungen zur Inhaberschaft. Unternehmen sind verpflichtet, Anteilseigner/innen, Muttergesellschaften und Kontrollvereinbarungen offenzulegen, damit die Inhaberschaft von der operativen Einheit bis hin zu den Einzelpersonen an der Spitze vollständig abgebildet werden kann. Wenn die Inhaberschaft ein oder mehrere Unternehmen durchläuft, folgen KYB-Prozesse der Kette, bis natürliche Personen identifiziert werden.

Sobald sie identifiziert sind, müssen die wirtschaftlichen Eigentümer/innen eine Identitätsprüfung abschließen. In der Regel müssen Sie dazu einen behördlich ausgestellten Ausweis und einen Adressnachweis vorlegen. Jede Änderung der Anteilseigner/innen oder der Kontrolle führt zu einer erneuten Verifizierung, damit die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand bleiben.

Wie werden KYB-Prüfungen aktualisiert?

Vorschriften und Best Practices verlangen, dass Unternehmen KYB-Daten im Laufe der Zeit aktualisieren und bei sich ändernden Risikoniveaus auf aktuellem Stand bleiben.

So bleiben Sie auf dem Laufenden:

• Wenden Sie einen risikoorientierten Prüfplan an: Unternehmen mit höherem Risiko sollten möglicherweise häufiger geprüft werden. Unternehmen mit geringerem Risiko können längere Prüfzyklen durchlaufen, abhängig von Faktoren wie Branche, geografischer Lage und Transaktionsverhalten.

• Überwachen Sie Risikosignale: Zu Sanktionsaktualisierungen, negativen Medienberichten, regulatorischen Maßnahmen oder ungewöhnlichen Aktivitäten kann es jederzeit kommen. In solchen Fällen sollten KYB-Informationen neu bewertet werden.

• Verfolgen Sie wesentliche Änderungen nach: Änderungen der Inhaberschaft, der Geschäftsführung, der Geschäftstätigkeit, der geografischen Lage oder der Transaktionsmuster sollten sofortige KYB-Aktualisierungen veranlassen.

• Führen Sie prüffähige Aufzeichnungen: Dokumentieren Sie jede Aktualisierung mit Daten, Feststellungen und unterstützenden Beweisen, um die laufende Compliance nachzuweisen.

• Betrachten Sie KYB als fortlaufenden Prozess: KYB stellt sicher, dass die Geschäftsbeziehungen des Unternehmens transparent und regelkonform bleiben. Behandeln Sie es als kontinuierliche Bemühung und nicht als einmaliges Unterfangen.

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