Las comprobaciones de Conocimiento de tu empresa KYB) es la forma en que las empresas verifican que otra empresa es legítima y que es seguro trabajar con ella. A medida que la normativa se endurece y las relaciones entre empresas se extienden más allá de las fronteras, las comprobaciones KYB han cobrado mayor importancia. Las comprobaciones KYB ya son una parte fundamental del cumplimiento de la normativa, la gestión de riesgos y la verificación de la identidad de la empresa.

A continuación, explicamos cómo funciona las comprobaciones KYB en la práctica, qué información implica y cómo mantienen actualizados las empresas los datos de KYB a través de los cambios en los niveles de riesgo y los cambios en la titularidad.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el Conocimiento de tu empresa (KYB)?
  
• ¿Cómo funcionan las comprobaciones KYB?
  
• ¿Qué tipos de empresas están obligadas a realizar las comprobaciones KYB?
  
• ¿Por qué necesitan las empresas las comprobaciones KYB?
  
• ¿Cómo se identifica a los beneficiarios efectivos durante las comprobaciones KYB?
  
• ¿Cómo se actualizan las comprobaciones KYB?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

¿Qué es el Conocimiento de tu empresa (KYB)?

Las comprobaciones KYB son el procesa que utilizan las empresas para verificar que otra empresa es real, legítima y que es seguro trabajar con ella. Analiza quién está detrás de la empresa en cuestión y si es fiable.

¿Cómo funcionan las comprobaciones KYB?

Las comprobaciones KYB utilizan fuentes fiables para recoger y verificar hechos sobre una empresa. También mantienen actualizada la información a medida que evoluciona la relación.

Estos son los pasos a seguir:

• Recoge los datos de la empresa: un revisor comenzará a procesar las comprobaciones KYB recogiendo información básica sobre la empresa en cuestión, como su nombre legal, número de registro, jurisdicción, dirección y estructura jurídica. A continuación, esta información se coteja con los registros oficiales de la empresa para confirmar que existe y está activa.

• Revisa los documentos: se le pedirá a la empresa que proporcione documentación, como actas de constitución, estatutos y licencias o permisos pertinentes. Los revisores los utilizan para confirmar cómo se constituye la empresa y si está debidamente autorizada.

• Mapea la propiedad: las comprobaciones KYB requieren la identificación de los directores, las partes encargadas del control y los beneficiarios efectivos. Para ello, se mapea la propiedad a través de cualquier empresa matriz para saber quién controla en última instancia la empresa. Una vez identificadas, estas personas se someten a controles de identidad.

• Examina el riesgo elevado: la empresa y sus personas asociadas son objeto de un control comparando sus datos con listas de sanciones, listas de personas políticamente expuestas y fuentes mediáticas para detectar riesgos legales, normativos o reputacionales.

• Evalúa el nivel de riesgo general: la información verificada se evalúa para determinar el perfil de riesgo general de la empresa. Esta evaluación también tiene en cuenta el sector, la localización, los patrones de las transacciones y la complejidad de la propiedad. Las empresas consideradas de mayor riesgo pueden requerir pasos adicionales de verificación, como una revisión financiera más profunda, un análisis de las fuentes de financiación la aprobación del responsable de cumplimiento.

• Conserva los registros: los hallazgos de KYB, los documentos de apoyo y la justificación de la aprobación están registrados y almacenados para cumplir con los requisitos normativos y apoyar cualquier auditoría futura.

• Monitoriza a lo largo del tiempo: tras la incorporación, la empresa es monitorizada periódicamente en busca de cambios en la titularidad, la actividad o las señales de riesgo. La información de KYB se actualiza cuando se producen cambios significativos.

¿Qué tipos de empresas están obligadas a realizar las comprobaciones KYB?

El hecho de que una empresa necesite realizar comprobaciones KYB depende de varios factores. Un aspecto importante es la función que desempeña una empresa en el movimiento de dinero o valor.

Estos son algunos de los tipos de empresa que deben realizar comprobaciones KYB:

• Bancos e instituciones de crédito: las instituciones financieras deben realizar comprobaciones KYB de los clientes que son empresas antes de abrir cuentas, emitirles créditos o prestarles servicios financieros continuos.

• Proveedores de servicios de pagos y plataformas fintech: las empresas que facilitan los pagos, movimientos de dinero o servicios empresariales deben realizar comprobaciones KYB en las empresas que utilizan sus plataformas.

• Proveedores de servicios de criptomonedas y activos digitales: las bolsas, los custodios y otras empresas relacionadas con las criptomonedas están sujetos a requisitos de KYB.

• Proveedores de servicios fiduciarios y empresariales: las empresas que constituyen sociedades, proporcionan domicilios sociales o gestionan estructuras corporativas están obligadas a verificar las empresas y las personas a las que prestan apoyo.

• Servicios jurídicos y financieros: los abogados, contables, auditores y asesores fiscales suelen realizar comprobaciones KYB cuando ejecutan transacciones o gestionan fondos de clientes.

• Empresas de sectores de alto riesgo o de alto valor: las empresas de juegos de azar, bienes inmuebles, metales preciosos y bienes de lujo a menudo deben verificar a las contrapartes corporativas.

• Plataformas de onboarding de vendedores o socios externos: incluso cuando la ley no lo exige explícitamente, muchos marketplaces y plataformas B2B realizan comprobaciones KYB para gestionar el riesgo de fraude y cumplir con las expectativas de los socios.

• Cualquier empresa sujeta a las leyes de prevención del blanqueo de capitales (AML) o sanciones: las comprobaciones KYB suelen formar parte de las obligaciones de diligencia debida de las empresas cubiertas por la normativa de prevención del blanqueo de capitales, las sanciones o los delitos financieros.

¿Por qué las empresas necesitan las comprobaciones KYB?

Muchas empresas operan transfronterizamente y a través de capas de entidades jurídicas. Las comprobaciones KYB son una forma de que estas empresas gestionen el riesgo mientras tratan entre sí.

Las comprobaciones KYB ayudan a las empresas a:

• Cumplir las obligaciones normativas: las empresas de los sectores regulados a menudo están legalmente obligadas a verificar la identidad y la propiedad de las empresas con las que trabajan antes de proporcionar sus servicios. No realizar una comprobación KYB adecuada puede dar lugar a sanciones normativas, medidas coercitivas e incluso responsabilidad si una empresa es vinculada más tarde a una actividad ilícita.

• Prevenir los delitos financieros: las comprobaciones KYB ayudan a detectar y bloquear las empresas fantasma, organizaciones pantalla y estructuras de propiedad ocultas que con frecuencia ocultan el blanqueo de capitales y la evasión de sanciones.

• Proteger la credibilidad: las comprobaciones KYB reducen el riesgo de hacer negocios con entidades ilegítimas o de alto riesgo, lo que evita que se dañe la confianza del cliente y la reputación de la marca.

• Permitir un crecimiento más seguro: a medida que las empresas crecen e incorporan a más empresas como clientes, las comprobaciones KYB proporcionan un marco repetible para mantener los estándares sin depender de valoraciones emitidas en el momento.

• Crea documentación preparada para posibles auditorías: las comprobaciones KYB bien dirigidas crean registros claros que muestran cómo se tomaron las decisiones. Esto es fundamental cuando los reguladores o socios preguntan cómo evaluó el riesgo la empresa.

¿Cómo se identifica a los beneficiarios efectivos durante las comprobaciones KYB?

Los beneficiarios efectivos son las personas reales que, en última instancia, controlan una empresa. A veces, este control se complica con distintas capas de entidades legales. Las comprobaciones KYB cortan esas capas para descubrir quiénes son realmente los propietarios que están detrás.

Las comprobaciones KYB comienzan por aplicar umbrales regulatorios, que determinan quién califica como beneficiario efectivo. La calificación puede estar basada en el porcentaje de propiedad, los derechos de voto u otras formas de control, incluso sin equidad.

A continuación, con las comprobaciones KYB se recoge la información sobre la propiedad. Las empresas están obligadas a informar sobre los accionistas, las empresas matrices y los acuerdos de control para que la propiedad se pueda mapear completamente, desde la entidad operativa hasta las personas que ocupan los puestos superiores. Cuando la propiedad pasa por una o más empresas, los procesos de KYB siguen la cadena hasta que se identifican las personas físicas.

Una vez que se han identificado, los beneficiarios efectivos deben completar la verificación de identidad, generalmente proporcionando una identificación y una prueba de domicilio emitidas por el gobierno. Cualquier cambio en los accionistas o en los puestos de control conduce a una nueva verificación para que los registros estén actualizados.

¿Cómo se actualizan las comprobaciones KYB?

Las regulaciones y prácticas recomendadas requieren que las empresas actualicen los datos de KYB a lo largo del tiempo y se mantengan actualizados a medida que cambian los niveles de riesgo.

A continuación te explicamos cómo mantenerte al día:

• Aplicar un calendario de revisión en función del riesgo: es posible que las empresas de mayor riesgo pasen por revisiones con más frecuencia. Las de menor riesgo pueden seguir ciclos de revisión más largos siguiendo criterios como el sector, la localización y el comportamiento de las transacciones.

• Monitoriza las señales de riesgo: las actualizaciones de sanciones, la cobertura mediática adversa, las medidas reguladoras o las actividades inusuales pueden surgir en cualquier momento. Si esto ocurre, se debe reevaluar la información de KYB.

• Haz un seguimiento de los cambios materiales: los cambios en la propiedad, los directores, la actividad empresarial, la localización o los patrones de las transacciones deben generar actualizaciones inmediatas de KYB.

• Mantener unos registros listos para auditoría: documentar cada actualización con fechas, hallazgos y pruebas justificativas que demuestren el continuo cumplimiento de la normativa.

• Comprobaciones KYB como un proceso continuo: las comprobaciones KYB garantizan que las relaciones con las empresas sigan siendo transparentes y cumplan con la normativa. Debes considerarlas como una tarea continua en lugar de como algo puntual.

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