A medida que una empresa expande sus fronteras, sus productos y sus canales de venta, el impuesto indirecto comienza a tener una función más importante. Una de las primeras señales de ese cambio es cuando la empresa recibe un número en virtud del impuesto sobre bienes y servicios (GST). Este identificador impositivo determina las situaciones en las que una empresa debe aceptar pagos GST, cómo declara ese impuesto y cómo recupera el GST pagado sobre los gastos.

A continuación, te explicaremos cómo funciona el registro en el GST, cuándo se vuelve obligatorio y cómo funciona el número de GST en distintos países.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de GST?
  
• ¿Qué empresas están obligadas a registrarse a efectos del GST?
  
• ¿Cuáles son los atributos de los números de GST?
  
• ¿Cómo funciona en la práctica un número de GST?
  
• ¿Para qué le sirve el número de GST a una empresa?
  
• ¿Qué sucede si una empresa opera sin un número de GST?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es un número de GST?

Un número de GST es un identificador único que se asigna a una empresa. Conecta a esa empresa con el sistema de impuestos a los bienes y servicios de un país. Una vez que una empresa se registra en el GST, la autoridad impositiva le asigna un número de GST para llevar el seguimiento de los impuestos pertinentes sobre las ventas y las compras que realiza esa empresa. Países como Australia, Canadá, India, Nueva Zelanda y Singapur utilizan números de GST.

¿Qué empresas están obligadas a registrarse a efectos del GST?

El registro en el GST se establece en función de lo que vendes, dónde lo vendes y cuántos ingresos generas. En algunas situaciones, los umbrales específicos determinan cuándo es el momento de crear cuentas. En otras, depende de la categoría de la empresa.

A continuación, te contamos quiénes tienen que registrarse:

• Empresas que superan un umbral de registro: la mayoría de los sistemas de GST fijan un umbral de ingresos. Una vez que las ventas sujetas a impuestos superan ese umbral, el registro es obligatorio. Estos umbrales varían según el país y, por lo general, se miden durante un período de 12 meses consecutivos. Las empresas deben supervisar constantemente sus ingresos para determinar si han superado el umbral y, por ende, deben registrarse.

• Empresas que esperan superar el umbral pronto: en varias jurisdicciones, el registro se establece en función de las previsiones razonables y de las ventas pasadas. Si los contratos firmados, los compromisos a futuro o los planes conocidos de expansión indican que la empresa superará el umbral, se requiere registro anticipado.

• Empresas que realizan entregas sujetas a impuestos: cuando vendes bienes o servicios que están clasificados como sujetos a impuestos según la legislación local, se aplica el registro GST. Incluso las pequeñas empresas o las empresas en etapa inicial pueden entrar en esta categoría siempre que sus ventas estén sujetas al GST y se cumplan otras condiciones.

• Empresas extranjeras o no residentes que venden localmente: muchos países exigen a las empresas extranjeras que se registren en GST cuando venden a clientes locales, incluso si no tienen presencia física. Esto es habitual en servicios digitales, software y comercio electrónico transfronterizo.

• Vendedores en línea y participantes del Marketplace: en algunas jurisdicciones, vender a través de Marketplaces en línea requiere el registro en el GST, independientemente de los ingresos. La aplicación de las reglas puede variar si el Marketplace recauda impuestos en tu nombre o transfiere esa responsabilidad a los vendedores.

• Empresas que operan más allá de las fronteras estatales o regionales: ciertos sistemas impositivos exigen que una empresa se registre en GST en cuanto empiece a hacer ventas internacionales, aunque la facturación total sea baja. Estas reglas garantizan que los impuestos se distribuyan correctamente entre regiones.

• Empresas que realizan actividades reguladas específicas: las empresas de algunos sectores están obligadas a registrarse para GST desde la primera venta. Estas suelen incluir servicios de transporte, operaciones de importación y exportación, y empresas establecidas en plataformas.

• Empresas que optan por registrarse: las empresas que estén por debajo del umbral obligatorio pueden registrarse de forma voluntaria. Esto suele ocurrir cuando las empresas quieren reclamar créditos fiscales soportados, trabajar con clientes registrados en GST o prepararse para el crecimiento a corto plazo.

¿Cuáles son los atributos de los números de GST?

Los números de GST pueden ser numéricos o alfanuméricos. En las jurisdicciones, la mayoría tiene una longitud fija de caracteres y la misma estructura interna. Algunos segmentos pueden codificar información particular, como el país, la región o el tipo de empresa. El número de GST suele basarse en una identificación nacional de la empresa existente, que sirve para que las autoridades impositivas relacionen la actividad del GST con otras presentaciones oficiales, como los registros corporativos o las cuentas de impuestos a las ganancias.

Se debe usar el mismo número de GST en las facturas, los ingresos, las declaraciones impositivas, las solicitudes de reembolso y la correspondencia oficial de una empresa. En muchas jurisdicciones, cualquier persona puede verificar si un número de GST es válido con las herramientas en línea que proporciona la autoridad impositiva. Por lo general, un número de GST permanece activo hasta que la empresa solicita la baja o la autoridad impositiva lo cancela. Después de la cancelación, el número permanece en el registro impositivo histórico.

¿Cómo funciona en la práctica un número de GST?

Un número de GST funciona en ventas, contabilidad, informes y cumplimiento de la normativa. Conecta la actividad diaria con el sistema impositivo general.

A continuación, te contamos lo que pueden (y deben) hacer las empresas que tienen un número de GST:

• Cobrar el GST sobre las ventas sujetas a impuestos: a partir de la fecha de registro efectiva, la empresa debe aplicar la tasa correspondiente del GST a los bienes y servicios que califican.

• Cobrar el GST en nombre del Gobierno: el GST que se cobra a los clientes no corresponde a ingresos de la empresa. Se debe mantener en un fideicomiso hasta que se informe y remita, por lo que muchas empresas llevan registro del GST aparte del efectivo operativo.

• Registrar el GST pagado sobre los gastos de la empresa: cuando una empresa registrada paga GST a proveedores, ese impuesto se registra como soportado. La documentación adecuada respalda los reclamos de crédito a futuro.

• Reclamar créditos fiscales soportados: en cada declaración del GST, la empresa compensa el GST recaudado sobre las ventas con el GST pagado sobre los gastos que califican. Por lo general, solo las empresas registradas en el GST pueden hacer esto.

• Presentar declaraciones periódicas del GST: las empresas deben presentar declaraciones del GST en un calendario definido, que suele ser mensual o trimestral. En estas declaraciones, se resumen las ventas sujetas a impuestos, los GST cobrados, los créditos reclamados y el importe total a pagar o reembolsable.

• Aplicar el GST correctamente a través de las fronteras: cuando las empresas venden a nivel internacional, el número de GST sirve para determinar dónde se aplican los impuestos y dónde no.

Muchas empresas configuran su número de GST en plataformas de facturación y pago para que sus impuestos se calculen y muestren de forma automática. Stripe Tax, por ejemplo, permite que las empresas almacenen registros impositivos y apliquen la lógica del GST en los procesos de compra y en las facturas, lo que reduce el riesgo de manipulación manual y de error.

¿Para qué le sirve el número de GST a una empresa?

Un número de GST permite que las autoridades impositivas vean con claridad quién está cobrando impuestos. También proporciona a las empresas un mecanismo formal para aceptar pagos, presentar informes y recuperar el GST correctamente.

A continuación, te contamos lo que se puede hacer con el registro en el GST:

• Cobrar legalmente el GST sobre las ventas: una empresa no puede cobrar el GST si no tiene un número de GST activo. En la mayoría de las jurisdicciones, está prohibido cobrar el GST sin haberse registrado.

• Vincular el cobro de impuestos con una empresa en particular: el número de GST de una empresa vincula cada venta, cada devolución y cada pago sujeto a impuestos con una sola entidad jurídica. Esto permite que las autoridades fiscales concilien lo que cobra una empresa con lo que declara y remite.

• Reclamar créditos fiscales soportados: los sistemas del GST están diseñados para que las empresas puedan recuperar los GST pagados sobre los gastos que califican. Se requiere un número de GST para reclamar esos créditos. Este sistema evita que el GST se convierta en un costo acumulativo a medida que los bienes y servicios circulan por la cadena de suministro.

• Cumplir con las expectativas contractuales: muchas empresas exigen que sus proveedores estén registrados en el GST.

• Cumplir con los requisitos de documentación: en la mayoría de las facturas, se exige que el número de GST válido esté completo. De lo contrario, es posible que los clientes no puedan reclamar sus propios créditos, lo que podría provocar disputas.

• Garantizar la transparencia: el registro permite que las autoridades impositivas cotejen las presentaciones en todas las cadenas de suministro. Esta transparencia ayuda a reducir los errores, las fugas y el fraude.

• Habilitar la supervisión: las autoridades fiscales utilizan los números de GST de las empresas para gestionar las auditorías, emitir reembolsos, aplicar sanciones y comunicar el cumplimiento de la normativa.

¿Qué sucede si una empresa opera sin un número de GST?

Las empresas que están obligadas a registrarse en el GST no pueden operar si no tienen el número de GST. Si deciden operar igual sin el número de GST, corren el riesgo de sufrir sanciones económicas.

Regístrate correctamente para evitar estas consecuencias:

• Obligaciones impositivas retroactivas: las autoridades pueden registrar una empresa de forma retroactiva desde la fecha en que debería haberse registrado. Luego, las empresas deben pagar todo el GST que debería haberse cobrado durante ese período, aunque nunca hayan facturado a los clientes por ello.

• Intereses y sanciones: el registro tardío suele conllevar intereses sobre los GST no pagados, así como otras sanciones. Estos importes se devengan con el tiempo y pueden superar rápidamente el impuesto original adeudado.

• Créditos fiscales perdidos: es posible que no se recuperen los GST que se pagaron sobre los gastos de la empresa mientras no estaba registrada. Lo que debería haber sido un impuesto de transferencia se convierte en un costo permanente.

• Problemas de facturas y pagos: las facturas emitidas sin un número de GST válido pueden considerarse apócrifas. Es posible que los clientes de las empresas no puedan reclamar créditos, lo que puede retrasar los pagos o complicar los contratos.

• Registro forzoso y escrutinio adicional: las autoridades impositivas pueden registrar la empresa sin su participación, lo que conlleva plazos inmediatos para las presentaciones y los pagos. La atención particular que esto atrae puede dar lugar a auditorías.

• Interrupción logística: la falta de registro puede interferir en el acceso a la plataforma, las ventas transfronterizas, las adquisiciones y el onboarding de clientes. Registrarse con anticipación suele ser mucho más sencillo que tener que lidiar con estos problemas a futuro.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro de impuestos sobre las ventas basándose en tus transacciones de Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes y servicios físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Comienza a recaudar impuestos a nivel global, agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón en el Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos en función de tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de programación a tu integración de Stripe actual. O bien, agrega el cobro de impuestos con solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal; por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

Obtén más información sobre Stripe Tax o empieza hoy.